SCHEDULE Flashcards
Schedule Management
What?
- Đảm bảo project hoàn thành đúng thời hạn.
- Gồm các điều kiện và công việc để developing, monitoring, and controlling the schedule.
KEY CONCEPTS
- Đưa ra plan cụ thể về cách thức và khi nào có thể deliver được sản phẩm.
- Được dùng như là một công cụ để communicate, managing stakeholders’ expectations, and as a basis for performance reporting.
- Project Team sẽ chọn ra cách thức để làm schedule như critical path hoặc agile. Sau đó sẽ cần các data như activities, planned date, durations, resources, dependencies, contraints đưa vào công cụ tạo ra schedule để làm thành schedule model.
- Với các dự án nhỏ thì các bước này quá bé nên gần như gộp thành 1 bước và có thể thực hiện bởi 1 người.
- Kết quả cuối cùng là Project Schedule. Có thể được thể hiện qua các hình thức sau:
+ Activity List
+ Bar Chart
+ Network Diagram
- Lưu ý là project schedule sẽ được thay đổi linh động trong suốt vòng đời dự án khi có sự thay đổi bởi:
+ knowlegde gained
+ Tăng sự hiểu biết về risk
+ Các activities có giá trị được thêm vào
TRENDS AND EMERGING PRACTICES IN PROJECT SCHEDULE MANAGEMENT
- Iterative scheduling with a backlog. Agile - Adaptive. Rolling wave planning. Its welcome change.
- On-demand scheduling. Kanban. Pull-based. Theory of constraints. Limit team work in progress by balance demand against the team’s delivery throughput. Task has similar size, scope có thể chia nhỏ theo size.
TAILORING CONSIDERATIONS
- Life Cycle Approach. Agile hay Kanban hay truyền thống. Yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến mức độ detail của schedule.
- Resource availablity: yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến durations.
- Project dimensions: Kiểu dự án. Tác động đến khả năng kiểm soát schedule.
- Technology support. Tác động đến độ sẵn sàng của thông tin về schedule
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE ENVIRONMENTS
- PM Role = Servant leadership = phục vụ = carry food and water for team = Scrum Master
- Schedule sẽ follow Agile. Chú ý các khái niệm về Agile như Sprint Planning, Retrospective, backlog sẽ ở phần này
6.1 Plan Schedule Management
WHAT?
Đưa ra các policies, procedures và tài liệu cho việc plan, develope, manage, execute, control project schedule.
KEY BENEFITS
Đưa ra guide và định hướng về cách quản lý project schedule
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input = Charter, Scope Plan, Development Approach
- Output = Schedule Plan
SCHEDULE PLAN chứa thông tin gì?
- Schedule model & cách thức maintain
- Interation length
- Đơn vị đo, mức độ chính xác, ngưỡng control
- Rule để đo performance cho schedule. EVM.
- Reporting format. Cách report
6.2 Define Activities
WHAT?
Xác định và document các actions sẽ được thực hiện để có được project deliverables.
KEY BENEFITS
- Chia nhỏ Work Package thành các Activities.
- Đưa ra tiêu chuẩn để estimate, lên lịch, thực thi, kiểm tra và kiểm soát công việc của dự án.
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input = Schedule Plan, Scope Baselines (để lấy WBS)
- Output = Activitity List, Activitiy Attribute, Milestone List, Change Request.
Change Request ở đây sẽ gồm:
- Change Schedule Baseline
- Change Cost baseline
6.3 Sequence Activities
WHAT?
Xác định và document lại môis quan hệ giữa các activities.
KEY BENEFITS
Đưa ra sự sắp xếp logic thể hiện được project constaints.
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input = Plan , Scope baseline, activity list, activity attribute, Assumption Log, Milestone list
- Output = Schedule Network Diagram (Schedule Diagram/ Network Diagram)
TOOL & TECHNIQUE cần chú ý
1. Precedence diagramming method - PDM:
- FS, FF, SS, SF
2. Dependency determination and integration
- Mandatory/ Discretionary:
Mandatory = Hard Logic = legally, contractually = Schedule constraints, không thể thay đổi. Ex: physical limitations.
Discretionary = Preferrened Logic = Soft Logic = thường là parallel, có thể thay đổi = review khi mà dùng fast tracking.
- Internal / External:
External = thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động trong và ngoài dự án = ngoài tầm kiểm soát của team = dependency, liên quan đến govermance.
Internal = trong tầm kiểm soát của dự án
3. Leads and lags
Lead = negative lag
6.4 Estimate Activity Durations
WHAT?
Estimate số lượng công việc và duration để thực hiện từng activities riêng lẻ với resource đã estimate.
KEY BENEFITS
Cung cấp con số về thời gian cần để hoàn thành mỗi activity.
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input =
(1) Activity list, activity attribute, Assumption Log, Milestone list,
(2) RBS, Project team assignment, Resource Calendar, Resource Requirement
(3) Risk Register - Output = Duration Estimate, Basis of Estimate
TOOL & TECHNIQUE cần chú ý
(1) Estimate: Analogous, parametric, Three-point, bottom-up
(2) Các yếu tố ảnh hưởng đến việc estimate duration của activity:
- Law of diminishing returns. Ví dụ: cho thêm nhiều resource vào lúc đầu thì tăng hiệu quả nhưng nếu quá nhiều sẽ ko còn lợi nhuận hoặc lợi ích của việc tăng người nữa.
- Tăng số lượng ng gấp đôi ko giúp giảm 1 nửa thời gian.
- Lợi ích của công nghệ.
- Motivation people
(3) Schedule Reserve = duration estimate sẽ chứa contigency reserve được gọi là schedule reserve để phục vụ cho các schedule uncertainty.
(4) Vote in agile = fist to five
(5) Duration estimation do not include any lag
6.5 Develop Schedule
WHAT?
Phân tích sự tuần tự của các activity, thời gian cần, resource cần để thực hiện chúng, và các điều luật.
Tạo ra schedule model for project execution and monitoring and controlling.
KEY BENEFITS
Tạo ra schedule model với ngày dự tính hoàn thành cho mỗi hoạt động của dự án.
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input =
(1) Activity list, activity attribute, Assumption Log, Milestone list,
(2) RBS, Project team assignment, Resource Calendar, Resource Requirement
(3) Risk Register - Output =
(1) Schedule baseline
(2) Schedule data
(3) Project Schedule
(4) Project Calendars
TOOL & TECHNIQUE cần chú ý
(1) Schedule Model dùng để quyết định ngày dự tính bắt đầu, kết thúc của project activities, và các milestones.
(2) Schedule Network Analysis. là kỹ thuật dùng để generate ra schedule model. Nó dungf 1 số kỹ thuật khác nữa như: Critial path method, resource optimization, modeling.
How: Nó đánh giá 1 cách tổng hợp schedule reserves để giảm khả năng lệch schedule khi có nhiều điểm hội tụ tại 1 chỗ hoặc từ 1 chỗ tỏa ra nhiều điểm.
Kiểm soát critical path để giảm risk lên critical path.
(3) Critical path method:
= minimum project duration = longest path
= negative, zero, postive total float
(4) Resource optimization
= Resource leveling (shared, limitation, 1 ng 2 tasks) ==> critical path may change
= Resource smoothing (1 ng 8h only)
==> not need for all resource
(5) Schedule compression
= Crashing = Thêm người
= Fast Tracking = Làm song song
6.6 Control Schedule
WHAT?
Là bước kiểm soát status của dự án để update project schedule và quản lý các thay đổi của schedule baseline.
KEY BENEFITS
Schedule Baseline được maintain trong suốt quá trình dự án
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input =
(1) Schedule baseline, scope baseline, performance meansurement baseline.
(2) Project schedule, schedule data
(3) Work performance data - Output =
(1) Work performance information
(2) Schedule forecast
(3) CR
TOOL & TECHNIQUE cần chú ý
(1) Burndown Chart
(2) Các bước thay đổi liên quan đến Schedule
Step 1: Xác định xem status hiện tại là gì
Step 2: Xem các nhân tố ảnh hưởng đến Schedule Baseline
Step 3: Xem xét lại Schedule Reserve
Step 4: Quyết định
Step 5: Quản lý sự thay đổi
CONTROL SCHEDULE TRONG AGILE
(1) Quyết định xem status hiện tại của project schedule bằng cách so sánh phần việc được accepted với delivered.
(2) Tiến hành retrospective meeting
(3) Sắp xếp lại backlog
(4) Xác định các chỉ số như velocity, work completed, accepted…
(5) Xác định sự thay đổi và quản lý nếu có thay đổi
CONTROL SCHEDULE TRONG PROCUREMENT
(1) Khi ký hợp đồng xong, sẽ có 1 list milestone để đảm bảo nhà cung cấp phải có trách nhiệm follow đúng lịch trình đã thỏa thuận
(2) Tiến hành schedule status review và walkthrough để đảm bảo report của nhà cung cấp là đúng.
Schedule forecasts
Changes in schedule forecasts resulting from this process are recorded using schedule management processes.
