Dokumentenmanagementsysteme Flashcards
Umfang vom Management von Dokumenten
Das Management von Dokumenten umfasst die „Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten.“ Im Sinne einer effizienten Verarbeitung ermöglichen sie die „Realisierung eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer Benutzer auf ein Dokument
Softwarebasierte DMS
Softwarebasierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können als anwendungsunterstützende Programme betrachtet werden. Sie helfen, das Geschäftsprozessmanagement zu optimieren. Sie unterstützt u. a. die Verwaltung und Prüfung von Dokumenten und einen gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer auf ein Dokument.
DMS regeln ggf. die Zugriffsrechte und unterstützen damit den Datenschutz, die Datensicherheit, die Datenintegrität
Wie kann ein effizientes prozessorientiertes Informationsmanagement implementiert werden
○ Die Dokumentenflut in Unternehmen ist heute ohnegleichen. Um sowohl den Anforderungen an die Quantität als auch die Qualität solcher Belege effizient zu begegnen, können Anwendungssysteme, die das Dokumentenmanagement unterstützen, genutzt werden
○ Gemeinsam mit Workflow-Management-Systemen, ERP-Systemen und weiteren Anwendungen kann so ein effizientes prozessorientiertes Informationsmanagement implementiert werden
Gründe für DMS
○ Effiziente automatisierte Ablage und Verfügbarkeit von Dokumenten/Belegen.
○ Kollaborative Bearbeitung z. B. von Geschäftsvorfällen.
○ Langfristige Sicherung (Archivierung) von Akten, Schriftstücken und Belegen
○ Automatisierung von Workflows
○ Sicherheit und Zugriffskontrolle
○ Berücksichtigung von gesetzlichen Verpflichtungen zur Digitalisierung und Belegablage und Dokumentation z. B. revisionssichere Ablage von Belegen (AO, GoBD, HGB, DSGVO, BDSG (neu) etc.)
Wieso braucht es Dokumenten Management?
Die Herausforderung an den Umgang mit Dokumenten, Belegen und Informationen in Unternehmen ist heute größer denn je. Gleichzeitig müssen Fristen, Wiedervorlagen in Unternehmen beachtet und Bearbeitungszeiten effizient gestaltet werden. Automatismen im Zuge des Dokumentenmanagements sind demnach unumgänglich.
