V Projektabschluss Flashcards
Warum Projektabschluß-Phase?
Projekte sind zeitlich begrenzt
- Ergibt sich aus der Definition eines Projektes
Projektmitarbeiter ggf. auch Räumlichkeiten, Geräte usw. werden für andere Aufgaben bzw. neue Projekte benötigt
- Freigabe der eingesetzten Ressourcen erforderlich
Projektergebnis (Produkt) muss an Auftraggeber übergeben und von
diesem abgenommen werden
- Bei Softwareprojekten definiert in der Regel der Meilenstein „Übergabe“ das formale Ende des Projektes
Abschlussimpuls bietet sauberen emotionalen Abschluss
- „Das Projekt soll einen klar abgegrenzten Platz im persönlichen Tagebuch des Lebens erhalten.“ (schön, wa?)
Überführung in die Primärorganisation
- Verankerung der Verantwortung in der Dauerorganisation, nachhaltige Sicherung, Nutzung und Weiterentwicklung der Ergebnisse
Formaler Projektabschluss
Dokumentation
Projekt-Abschlußbericht
- Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes
- Adressat: Lenkungsausschuss/Projektbüro
Projektdokumentation
- Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich
- Nach Wichtigkeit zusammenstellen
- „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten
- Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen
- Im Bereich Produktentwicklung: Produkt-Dokumentation
o z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung
o Teil der Projektabnahme
o Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit
Formaler Projektabschluß
Abschlusspräsentation
ZIELGRUPPE
- Projekt Sponsor / Steering Committee
ZIELE
- Primäres Ziel: Projektabnahme, bestehen des abschliessenden Meilensteines
- Sekundäres Ziel: Follow-Up, inhaltlich und persönlich
INHALT der Präsentation
- Darstellung: Ziele – Ergebnisse
- Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes
- Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick)
STELLENWERT der Präsentation
- Sehr hoch
- Daher intensive Vorbereitung nötig
- Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern
Formaler Projektabschluß
Projektabnahme
Abnahmeverfahren
- Festlegung zu Beginn des Projektes
- Durchführung am Ende des Projektes
Alternativen
- Empfehlenswert: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme
- Abnahme bei den Sitzungen des Steering Committees, typischerweise pro Phase
- „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden
- Dann sollten zumindest Vorentwicklungen bereits abgenommen sein
Formaler Prozess
- Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber
- Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab
Ohne formale Abnahme kein Projektabschluss
Formaler Projektabschluß
Abnahmetest
Wird z.B. bei Softwareprojekten durchgeführt
Überprüfung der Anwendung
- Installation und Tests in Testumgebung
- Vollständige Funktionalität?
- Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten)?
- Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten)?
- Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch?
- Vollständigkeit der Dokumentation?
Üblicherweise ist Auftraggeber verantwortlich für:
- Aufbau der Testumgebung
- Bereitstellung von Testszenarien und –daten
… da ansonsten Definition der Testszenarien durch den Auftragnehmer (Selbstkontrolle!)
Formaler Projektabschluß
Ressourcen-Freigabe
Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Server etc.)
- sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt
- müssen wieder freigegeben werden
- ggf. rechtzeitig Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen
Persönliche Zielkonflikte beim Projektende
- Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen
- Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben
Projektleiter besonders gefordert
- Projektabschluss und Auflösung des Teams gemeinsam planen
Nachbetrachtung
Warum?
Ziel: Erfahrungssicherung
- Zeitpunkt ist günstig: Erfahrungen sind noch „frisch“
Aktivitäten
- Nachkalkulation und Kostenabweichungsanalyse
- Wirtschaftlichkeitsanalyse; Nachbetrachtung
- Identifikation von Restaufgaben
- Kritische Würdigung und Bewertung
- „Lessons learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern
Nachbetrachtung
Nachkalkulation
Ziele
- Finanzielles Projektergebnis feststellen
- Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Projektes
- Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln
Vorgehensweise
- Gegenüberstellung: Tatsächliche vs. geplante Kosten
o Auf Aktivitätenebene
o Auf Ressourcenebene
o Konzentration auf die Hauptabweichungen
Kostenabweichungsanalyse
- Analyse und Bewertung der festgestellten Abweichungen
- Feststellung der Ursachen
o Vermeidbar?
o Unvermeidbar?
- Ableitung von Maßnahmen (Vorschlägen) für zukünftige Projekte
Nachbetrachtung
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Business Case ist normalerweise Bestandteil des Projektauftrages
- Nachträgliche Kontrolle kommt häufig zu kurz!
Ziel:
- Aufzeigen von Abweichungsursachen
- Verbesserung zukünftiger Kosten-Nutzenrechnungen
Nachbetrachtung
Projekt-Abschlußbesprechung
Kritische Würdigung
- Projektleitung
- Projektorganisation
- Projektergebnis
- Zusammenarbeit
- Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren zukünftige Erledigung
- Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen
Feedback formalisiert (z.B. über Fragebogen) einholen
Projektabschluß
Überblick
Formaler Projektabschluß
- Abschluß der Projekt-Dokumentation
- Abschlußpräsentation
- Projektabnahme durch den Auftraggeber
- Freigabe der Projektmitglieder und –ressourcen
Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit
- Nachkalkulation und Kostenabweichungsanalyse
- Wirtschaftlichkeitsanalyse; Nachbetrachtung
- Identifikation von Restaufgaben
- Kritische Würdigung und Bewertung
- „Lessons learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte
- sammeln, auswerten und sichern
nach Abschluss…
- Party
- Follow-Up sicherstellen
Programmmanagement: Projektportfolio (klassischer Ansatz) –> Beschreibung und Vorgehen
x-Achse: Kosten
y-Achse: Dringlichkeit
Größe des jeweiligenKreises: Strategische Bedeutung des Projektes
Vorgehen
- Projekte identifizieren
- Projekte klassifizieren
- Abhängigkeiten identifizieren
- Portfolio bereinigen
- Portfolio managen
