III Projektplanung Flashcards
Umgangssprachliche Definition “Projektplanung”
Planung ist das Ersetzen des Zufalls
durch den Irrtum
Der Plan…(ist/kann…)
- ist eine Vorausschau, welche den späteren tatsächlichen Projektverlauf abbilden soll
- kann sich im Projektverlauf ändern
- liefert mögliche alternative Lösungswege
- ist Grundlage und Bestandteil des Risikomanagements
Dimensionen der Projektplanung
Vorgangsplanung
- Vorgänge: meist in Verbform
- Ergebnisse, sog. Deliverables: meist in Substantivform
Aufwandsschätzung/-planung
- Anzahl Zeiteinheiten bei Einsatz einer Ressource
- Zeiteinheit: meist in PT (Personentagen)
Terminplanung
- Zuordnung von Ergebnissen (und damit von Vorgängen / Aktivitäten) zu konkreten Zeiten / Terminen
Kostenplanung
- Kostensätze je Ressource
- Kostenzuordnung
Ressourcenplanung
- Verfügbare Ressourcen/Aufgabe
- Anzahl Arbeitszeit/Tag, Qualifikation, …
Voraussetzung für Projektplanung
- Projektziele
- Rahmenbedingungen
- Ressourcenzusagen
- Grobplanung (Milestones, Kernaufgaben)
- Risiken
- …
- sprich … der Projektauftrag !!!
Vorgehen
- Projektstrukturplan erstellen
- (Teil)Ergebnisse und Arbeitspakete aus Projektstruktur ableiten
- Arbeitspakete durch Aufwandsschätzung bewerten
- Daraus ableiten (Ablauf- und Terminplanung, Ressourcenplanung, Kostenplanung)
- Abschließend Optimierung des Projektplanes aus gesamtheitlicher Sicht
Regeln zur Projektplanung
„Ein Plan ist nichts, Planung ist alles“
- Dwight D. Eisenhower
Verfeinerung des Projektziels in detaillierte (und messbare) Ziele
- Definition bzw Überarbeitung der Meilensteine
- Bildung von Phasen
Ergebnisse sind Eckpunkte
- Konkrete Definition der einzelnen Ergebnisdokumente
- Daraus abgeleitet die nötigen Aktivitäten
- Minimierung von Schnittstellen
- Hinterfragen „von hinten“ ( was soll ganz am Ende dabei rauskommen?)
- Streichen von Ergebnissen, die nicht in die weitere Planung einfließen
Schrittweise Verfeinerung des Projektplan
- Beginnend bei dem Projektauftrag
o Grobe Planung
o wenig Details bzgl. Vorgängen/Ressourcen
o Enthält die wichtigen Milestones
- Am Ende der Projektplanung
o Detaillierte Vorgangsplanung mit zugeordneten Ressourcen
Terminplanung - Phasen
Phasen strukturieren ein Projekt
Typischerweise definiert durch
- Phasen enden mit einem Meilenstein
- Phasen beginnen und enden durch eine SC-Sitzung
- Es wird eine Stop-Or-Go-Entscheidung getroffen
Ansatz:
- Zerlegung des Gesamtprojektes in einzelne Phasen
- Zuordnung von Arbeitspaketen zu Phasen
Vorteil:
- Überschaubarkeit
- Kontrollfähigkeit
- Erkennbarkeit von Abweichungen
- Notbremsenfunktion
Terminplanung (Bestimmung der…)
- Projektdauer
- Der Vorgangsdauer eines jeden Vorgangs
- Anfangs- und Endzeitpunkte der Vorgänge
Terminplan - Ansätze
Top-Down
- Gesamtprojektdauer –> Arbeitspakete/Aktivitäten
Bottom-Up
Arbeitspakete/Aktivitäten –> Gesamtprojektdauer
Terminplanung - Ermittlung der Vorgangsauer
- Erfahrung aus anderen Projekten
- Schätzungen
- Berechnungen
- Expertenbefragung
- Messungen
- Ausschreibungen
Scheitern der Terminplanung (Gründe für unrealistische Termine)
- Wunschdenken
- Planung aufgrund von Idealbedingungen
- vorläufige Aufwandsschätzung
- Vorspiegelung falscher Tatsachen
Scheitern der Terminplanung (Folgen eines unmöglichen einzuhaltenden Termins)
- Verlust der Projektkontrolle
- Fertigstellung von Lösungen minderer Qualität
- Motivationsschwund bei den Mitarbeitern
Arbeitspaket - Definition
- ist eine geschlossene, plausible Arbeitsmenge mit einem definierten
Arbeitsergebnis - wird von organisatorischen Einheiten (Personen) selbständig erledigt
- ist die unterste Ebene des Projektstrukturplanes
Arbeitspakete - Ziele
- Schaffung von planbaren Arbeitsvolumina
- Unterstützung der eigenverantwortlichen Durchführung von Aufgaben
- Kontrolle des Projektfortschrittes
Schnüren von Arbeitspaketen (Schritte)
- Thema und Zeitraum festlegen
- Aktivitäten sammeln
- Zusammengehöriges ordnen und Abhängigkeiten berücksichtigen
- Zeitbedarf schätzen
- Vernetzungen markieren und Meilensteine festlegen
- Verantwortlichkeiten festlegen
Aktivität (innerhalb eines Arbeitspaketes)
Klar abgegrenzte Aufgabenpakete
In einer organisatorischen Einheit zu erledigen
- Mitarbeiter, Abteilung, Bereich, Externe
Zuordnung von Kennzeichnungen:
- Verantwortlicher
- Inhalt (genaue Beschreibung)
- Erforderlicher Zeitaufwand
- Geplante Kosten
- Zuordnung zu Projektkostenstelle
Keine Darstellung von Komplexität und Dynamik
Verantwortungen / Rollenmodell
Das Rollenmodell beschreibt typische Rollen in einem Architekturprojekt. Die Zuordnung von Rollen zu Aktivitäten klärt Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Beteiligten.
Unterstützer (U)
- Know-how-Träger, die inhaltliche Aussagen treffen können. Diese sind in erster Linie Informationslieferanten, können aber auch in den Abstimmungsvorgang einbezogen sein.
Entscheider (E)
- Personen oder Stellen, die Entscheidungen treffen können bzw. müssen.
Moderator (M)
- Moderator, der die Koordination aller Beteiligten, insbesondere bei mehreren Entscheidern, übernimmt.
Verantwortlicher (V)
- Verantwortlich für das termingerechte Erreichen von Ergebnissen und das Weiterleiten dieser Ergebnisse.
Aktivitätenplanung (Fragen, Schritte)
- Welche Aufgaben sind durchzuführen?
- Wer soll diese Aufgaben durchführen?
- Welcher Aufwand ist für die Aufgaben notwendig?
- Wann sollen die Aufgaben begonnen werden und wann beendet sein?
- Gibt es fachliche Voraussetzungen für einzelne Aufgaben?
Ablaufplanung
- Schaffung einer zeitlichen und logischen Abfolge der Teilaufgaben und
Arbeitspakete - Ermittlung von Abhängigkeiten
Aufwandsschätzung - Kapazitätenplanung
- Ansatz 1: Kapazitäten anpassen
- Ansatz 2: Ergebnisse anpassen
= “einen Tod muss man sterben”
Kostenplanung Definition
+typische Kostenarten
Analyse aller im Projekt auftretenden Kosten und deren Entwicklung
- Initiale Kosten
- Laufenden Kosten
Typische Kostenarten
- Personalkosten
- Materialkosten
- Infrastrukturkosten
- Hardware
- Software
- …
Verfahren der Kostenplanung (2)
- Kalkulation
- Schätzungen
Kostenplanung (allgemein)
Wichtigste Planungsart neben Ergebnis- und Terminzielen
- Wachsende Bedeutung (Das Geld wird knapp)
- Enge Relation zu Nutzen des Projektes
In Planungsphase ist Kostenplanung eher eine Schätzung
Kosten entwickeln sich erst in „aktiver“ Phase des Projektes
- Da ist es für Änderungen meist zu spät
- Beeinflussung nur in der Planungsphase möglich
Kosten und Beeinflussbarkeit
Am Anfang: hohe Beeinflussbarkeit, geringe Kosten
Zum Ende: Hohe kosten, geringe Beeinflussbarkeit
