IV Projektdurchführung: Controlling

Question 1

Controlling (Definition)

Answer 1

Controlling ist ein Teilbereich des unternehmerischen
Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und
Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Im Controlling laufen die
Daten des Rechnungswesen und anderer Quellen zusammen.

Question 2

Projektcontrolling

Answer 2

Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind,
um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern.
„Controlling“ als Begriff ist mehr als Kontrolle sondern bedeutet im
Englischen soviel wie steuern. Dies beinhaltet natürlich auch Kontrollen,
geht aber weit darüber hinaus.

Question 3

Träger des Projektcontrollings

Answer 3

Selbstcontrolling (durch Projektmitarbeiter, Projektleiter)
Fremdcontrolling (durch Spezialisten)

Internes Controlling (durch eigene Controller, durch andere Abteilungen)
Externes Controlling (durch externe Controller)

Question 4

Ziele Projektcontrolling-Sitzung

Answer 4

• Erarbeitung einer gemeinsamen Sicht zum aktuellen Projektstatus
• Analyse von Abweichungen (Leistung, Termine, Ressourcen und Kosten) und
  Diskussion der Konsequenzen
• Erarbeitung von Strategien und Maßnahmen für die weitere Vorgangsweise

Question 5

Tagesordnung Projektcontrolling-Sitzung

Answer 5

- Einstieg, Ziele, Ablauf, Blitzlicht (Wie geht´s? Was ist (nicht) passiert? Was ist
offen?)
- Risiko-Review
- Leistungscontrolling
- Termincontrolling
- Ressourcen- und Kostencontrolling
- Review der Projektorganisation
- Entscheidungsvorbereitung für das Steering Committee

Question 6

Projektcontrolling-Sitzungen

Nötige Vorbereitung

Answer 6

• Erstellung und Aussendung der Einladung zur Projektcontrolling-Sitzung durch den Projektleiter
• Aktualisierung des Leistungsfortschritts und etwaige Kommentierung des Status der einzelnen Arbeitspakete durch die einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen
• Aktualisierung der Termine durch die einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen
• Hochrechnung der rückgemeldeten Ressourcen/Kosten durch den Projektleiter
• Sammlung aktueller Problemstellungen durch den Projektleiter
• Vorbereitung der Unterlagen für Projektcontrolling-Sitzung durch den
• Projektleiter

Question 7

Projektcontrolling-Sitzungen

Durchführung

Answer 7

• Präsentation des Projektstatus anhand des Projektfortschrittsberichtes und ausgewählter Projektpläne
• Diskussion aktueller Problemstellungen und der vom Projektteam vorgeschlagenen korrektiven Maßnahmen
  o Ggf. Entscheidungsvorlage für das Steering Committee
  o Freigabe der adaptierten Projektplanung (abgebildet im
• Projektfortschrittsbericht)
  o Ggf. Vorschlag für das Steering Committee

Question 8

Projektcontrolling-Sitzungen

Abweichungsanalyse

Answer 8

Folgende Ursachenkategorien lassen sich unterscheiden:

• normale Änderungen (aufgrund von neuen Erkenntnissen in der Durchführung, etc)
• Fehler in den frühen Phasen (z.B. Planungsfehler, zu optimistische Schätzungen)
• Fehler bei der Durchführung
• unverschuldete Änderungen (z.B. nachträgliche Kundenwünsche, Gesetzesänderungen)

Konsequenzen

• Einfluss der Abweichung auf den weiteren Projektverlauf?
• Konsequenzen auf Zeit, Budget, Ergebnisse?

Question 9

Projektcontrolling-Sitzungen

vs. Jour Fixe

Answer 9

Üblicherweise werden in Projekten ein sog. „Jour Fixe“ definiert, z.B. immer Mittwochs ab 16 Uhr.

Diese regelmäßige Sitzung dient einerseits einem
Informationsaustausch, andererseits findet ein formales und informelles Projektcontrolling statt. Probleme werden thematisiert und die Projektrisiken können neu bewertet werden.

Es hat sich bewährt, zwischen kleinen und großen Sitzungen zu unterscheiden:

• Die kleineren Sitzungen finden wöchentlich statt und dienen vor allem dem Informationsaustausch und der Diskussion weniger kritischer Punkte.
• Größere Sitzungen (Projektcontrolling-Sitzungen i.e.S.) sollten etwa monatlich stattfinden (mindestens aber im Vorfeld einer Steering-Committee-Sitzung) und haben einen formalisierten Projektreview zum Ziel. Alles Aspekte des Projektes werden beleuchtet, Schwachstellen müssen hier erkannt werden.

Das Treffen sollte entsprechend ernst genommen werden: Daher keine Vertretung der (Teil-) Projektleiter möglich.

Question 10

Termincontrolling - Darstellung

Answer 10

• Balkendiagramm

- Meilenstein-Trendanalyse

Question 11

Kostencontrolling

Answer 11

Kostenermittlung/ -erfassung

• Ermittlung und Erfassung aller Kosten
• verursachungsgerechte Zuordnung
• externe Rechnungen rechnerisch und sachlich prüfen
• Periodenzuordnung der Kosten

Regelmäßiger Soll / Ist-Vergleich

• regelmäßig (sinnvollerweise einmal pro Buchungsperiode) findet ein Review statt: Aktueller Stand (IST) gegen Planstand (SOLL)
• Bei mehrjährigen Projekten Unterteilung in Geschäftsjahre (by EFY)

Prognose

• Abschätzung der nächsten Perioden
• Kann zusätzlicher Puffer gewonnen werden? (z.B. fallen in der Endphase prozentual weniger Spesen an)
• Muss mit finanziellen Mehrbelastungen gerechnet werden? (z.B. Erhöhung der Tagessätze für einen externen Mitarbeiter bei Verlängerung oder Austausch eines Mitarbeiters?)
• Konkrete Risiken müssen durch Rückstellungen abgedeckt sein

Question 12

Leistungscontrolling

Answer 12

• spielt zentrale Rolle in der Projektüberwachung
• Abschätzung des inhaltlichen Fertigstellungsgrades
• Abschätzung des Restaufwandes
• Plan / Ist-Vergleich pro Ergebnis
• Kosten-Leistungsvergleich