Manuais da organização Flashcards
Para Oliveira (1986), manuais são todo e qualquer conjunto de:
normas, procedimentos, funções, atividades, políticas e outras orientações que devem ser obedecidas e cumpridas por todos os agentes de uma organização.
D’Ascenção (2001), Araújo (2008), Oliveira (1986) e
Alvarez (1991), apontam vantagens para a adoção de manuais:
dispor de um instrumento importante e constante fonte de informação;
facilitar a efetivação e cumprimento de normas, procedimentos necessários para o bom desempenho das atividades;
auxiliar na uniformização e uso de terminologias técnicas;
ser a fonte de consulta permanente e atualizada;
viabilizar aumento da eficiência dos procedimentos administrativos e operacionais;
tornar-se um instrumento auxiliador na gestão de processos, efetuando análise e
avaliação constante;
dificultar a execução improvisada de uma atividade;
estimular os agentes para uma postura mais formal que informal, tendo em vista a
normatização de suas atividades;
minimizar conflitos entre agentes de uma área ou atividade,
demonstrar uma ordenação na execução de atividades e a definição de responsabilidades de seus agentes,
construir um sistema de informações evoluído e atualizado.
Por outro lado, os manuais têm restrições e limitações, como a de:
estimular a excessiva burocratização quando apresentam normas a obedecer, procedimentos a cumprir e processos a executar.
Quando as
relações informais são acentuadas, um manual perde expressiva importância para aquele universo de agentes.
Certo
uma vez normatizados os passos ou as
etapas de uma atividade, um manual pode ( ) a iniciativa individual.
enfraquecer
Para Araújo (2008), a consolidação do uso correto de manuais implica quatro etapas:
- Itemizar todos os manuais que a organização possui e verificar que função cada um
exerce, seu uso, sua utilidade no momento, quais os tipos e em que áreas se localizam
para, em seguida, verificar que demandas se fazem presentes; - Fazer a manualização das demandas detectadas. Em outras palavras, selecionar o
modelo de acordo com o detalhamento e a qualificação que atendam a cada sistema; - Elaborar o manual que coloque em prática os estudos preliminares realizados;
- Distribuir o manual aos agentes participantes do processo.
D’Ascenção (2001) defende que há questões comuns às quais os manuais devem responder,
com maior ou menos profundidade e abrangência:
O que deve ser feito?
Como deve ser feito?
Quando deve ser feito?
Onde deve ser feito?
Quem deve fazer?
Porque deve ser feito?.
Independe do objetivo a que se destina, aqui aparece uma estrutura mínima que deve
orientar a formatação de um manual:
introdução/apresentação
sumário ou índice numérico
instruções para uso e atualização
conteúdo
anexos, apêndices e glossário
referências
Tipos de Manuais:
Manual da Organização, manual de estrutura
Manual de Instruções, Manual de Normas e procedimentos, Manual de Processo, Manual
de procedimentos, Manual de serviços
Manual de formulários
Manual de Sequência administrativa
Trata de aspectos formais e de relações entre as unidades ou áreas de trabalho de uma
organização.
Define deveres e responsabilidades inerentes a cada um, além de tratar dos
níveis hierárquicos.
Pode se referir à descentralização/centralização, departamentalização, aos
sistemas de comunicação e à especialização de trabalho, entre outros fatores que influenciam
a natureza da estrutura organizacional e, por consequência, a linguagem do próprio manual.
Seu conteúdo, portanto, contempla: a definição de objetivos de cada área de trabalho,
dentro de uma organização; a criação e atualização de organograma com definição clara dos
níveis hierárquicos; a identificação das relações operacionais entre linha e assessoria, do grau
de autoridade de decisão e execução em cada área de trabalho e dos níveis de interação com
os sistemas de comunicação.
Para algumas organizações esse manual corresponderia a um regimento interno, cuja
base se define a partir da estrutura de cada área de trabalho, do elenco de atividades inerente
à área e o que compete a cada cargo ou função.
(IMPORTANTE) Manual da Organização, manual de estrutura
Reúne leis, normas disciplinares, normas técnicas, éticas e morais, além de normas de funcionamento. Oferece instruções de funcionamento e coordenação sobre métodos
adequados que orientem a execução de atividades, bem como normas que definam regras comportamentais ,do ponto de vista profissional. Descreve funções e cargos para efetuar uma avaliação quanto ao cumprimento dos temas de que trata.
Seu conteúdo contempla as normas que levam à identificação do nível de poder e a quem é atribuído; as formas de execução das atividades, em termos de procedimentos; e os
direcionamentos para o aperfeiçoamento em procedimentos adotados. Também é necessário
verificar o suporte de que esse manual dispõe para sua efetividade, como, por exemplo, que formulários permitem juntar informações em nível comportamental de um agente.
Este manual, comparado aos demais, tem maior relação com a análise organizacional
em nível de cumprimento de normas e procedimentos operacionais.
Manual de Instruções, Manual de Normas e procedimentos, Manual de Processo, Manual
de procedimentos, Manual de serviços
O objetivo deste manual é definir a finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários utilizados na organização. Complementa o Manual de Instruções.
Manual de formulários
Descreve as fases e as operações de cada processo, identificando as unidades e as
pessoas que as executam, os volumes de trabalho em cada fase, os tempos de execução e as distâncias percorridas. Esse tipo de manual conjuga informações obtidas pela análise da distribuição do trabalho e da análise de processos.
Manual de Sequência administrativa
No que concerne aos manuais administrativos, julgue o item.
Alguns tipos de manuais utilizados nas organizações são: manual da organização; manual de políticas; manual de normas e procedimentos; manual de instruções especializadas; e manual do colaborador.
Alternativas
Certo
Errado
Alternativa correta: C - certo
Explicação:
Os manuais administrativos são instrumentos essenciais para a organização e o controle das atividades dentro de uma empresa. São documentos que reúnem informações detalhadas sobre procedimentos, políticas, normas e diretrizes que devem ser seguidas pelos colaboradores.
A questão aborda diferentes tipos de manuais utilizados nas organizações, que são fundamentais para garantir a padronização e a eficiência dos processos internos.
Vamos detalhar brevemente cada tipo de manual mencionado na questão:
Manual da Organização: Descreve a estrutura organizacional, funções e responsabilidades dos diferentes departamentos e cargos.
Manual de Políticas: Contém as diretrizes e normas gerais que orientam o comportamento e as decisões dos colaboradores.
Manual de Normas e Procedimentos: Detalha os procedimentos operacionais padrão, instruções e normas técnicas que devem ser seguidas para a realização das tarefas.
Manual de Instruções Especializadas: Fornece instruções detalhadas para atividades específicas que requerem conhecimento técnico especializado.
Manual do Colaborador: Contém informações essenciais para novos colaboradores, incluindo direitos, deveres, benefícios e políticas da empresa.
Esses manuais são importantes porque:
Facilitam a comunicação interna e garantem que todos os colaboradores tenham acesso às mesmas informações;
Promovem a uniformidade nas operações, evitando erros e inconsistências;
Ajudam na integração de novos colaboradores, proporcionando um guia inicial sobre os procedimentos e cultura da empresa;
Servem como referência para a tomada de decisões e resolução de dúvidas operacionais e administrativas.
Quanto aos manuais administrativos, julgue o item.
Os manuais administrativos aprimoram o sistema de autoridade da organização, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao gestor controlar apenas os fatos que saem da rotina normal.
Alternativas
Certo
Errado
Certo.
De acordo com a questão, os manuais administrativos aprimoram o sistema de autoridade na organização de várias formas:
Melhoria da delegação de tarefas: Por meio de instruções escritas claras e detalhadas, os gestores conseguem delegar tarefas com mais eficiência. Isso reduz ambiguidades e garante que todos saibam exatamente o que fazer.
Controle gerencial aprimorado: Com os procedimentos bem documentados, os gestores podem se concentrar em monitorar e controlar apenas os fatos que se desviam da rotina normal, permitindo uma gestão mais focada e eficiente.
