Formulário Flashcards
o que vem a ser um formulário?
Trata-se de um documento padronizado e estruturado, segundo sua finalidade específica, com características e campos apropriados, que
tem como objetivos RECEBER, PRESERVAR e TRANSMITIR informações sobre FLUXOS DE TRABALHO, desde sua ORIGEM até a CONCLUSÃO.
Os formulários são os que mantêm a mais
estreita relação com o fluxograma, em vista do papel que cada um exerce em uma
organização.
CERTO
Toda comunicação formal é expressa em formulários
CERTO
possuem campos desenhados e pré-impressos em PAPEL
padronizado. São, usualmente, ESTOCADOS para PREENCHIMENTO MANUAL, ainda bastante difundidos, por razões diversas, como a praticidade de uso:
formulários planos
Tipos de formulários:
formulários planos
formulários contínuos
formulários eletrônicos
preenchidos por IMPRESSORAS e, geralmente, em
GRANDE ESCALA. Seu desenho obedece ao espacejamento de uma impressora, permitindo dimensionar os campos e tamanhos para dados e informações a serem dispostos; têm facilidade em atender às necessidades, em organizar um
arquivo, assim como o ACESSO A DADOS ARQUIVADOS:
formulários contínuos
elaborados por softwares aplicativos que, por meio
de redes, estão à disposição de todos. Podem ser preenchidos, SEM ULTILIZAÇÃO DE PAPEL.
formulários eletrônicos
Alvarez (1991) considera o formulário como um instrumento voltado ao recebimento de informações ( ) e ( ), tendo como objetivo possibilitar leitura, interpretação,
armazenamento e uso por qualquer agente de uma organização.
constantes
variáveis
ETAPAS DE ELABORAÇÃO:
Levantamento das necessidades
Crítica do levantamento
Planejamento da solução
Crítica do planejamento
Implantação e controle dos resultados
- fase de coleta de dados, voltada ao estudo da
finalidade do formulário, do exame dos instrumentos normativos ou objetivos que
justificam a criação, apontando as características do formulário, quantidade de vias,
bem como as unidades internas e externas à organização envolvidas em sua
manipulação:
Levantamento das necessidades
– nesta etapa é fundamental descrever os passos do
formulário, desde sua emissão até seu arquivamento. Para tanto, o analista deve
utilizar instrumentos normativos, os fluxogramas;
Crítica do levantamento
– envolve a elaboração do formulário ou a racionalização do
existente, para que sejam atendidas as necessidades da organização. Nessa etapa,
consideram-se os dados coletados e merece cuidado especial o layout do formulário.
As instruções de preenchimento, o fluxo e a rotina do formulário são tratados nesta
fase
Planejamento da solução
– etapa em que o analista criticará a solução proposta,
apresentando-a aos usuários para análise e possíveis contribuições. Vale lembrar que a aceitação dos usuários é indispensável para a implantação do formulário;
Crítica do planejamento
etapa na qual o formulário é aprovado e
começa a ser utilizado pela organização. O trabalho do analista não se extingue aqui;
deve haver o acompanhamento do formulário para verificar se ajustes são necessários.
Implantação e controle dos resultados
O processo de controle de formulários pode se dar com a utilização de uma
sistemática integrada de dois arquivos, a saber:
um arquivo numérico e um índice funcional.
Os formulários não precisam oferecer um campo destinado às observações.
Errado. Todo formulário deve oferecer um campo destinado às observações, que se fizerem necessárias.
São exemplos de formulários nas organizações ficha de informações pessoais: nome e endereço; requisições de material, questionários, recados, protocolos e outros.
Certo
O formulário se configura como um importante instrumento para a organização, eficiência e comunicação empresarial.
Quanto aos formulários, assinale a alternativa INCORRETA.
Alternativas
A
Os formulários são codificados segundo um sistema adotado pela empresa que os utiliza.
B
O formulário não deve estar voltado a trabalhar apenas com informações importantes, que, em algum momento, poderão influenciar as decisões dentro do sistema considerado ou rotina da empresa.
C
O formulário é um instrumento do processo administrativo de uma empresa constituído de palavras e números compostos de dados fixos (impressos antes do uso) e dados variáveis (anotados posteriormente).
D
A necessidade dos formulários se justifica também pelo apoio ao treinamento de funcionários, pois, ao consolidar um conjunto de dados e informações, possibilita ao funcionário uma decisão mais estruturada ou segura.
B
O formulário não deve estar voltado a trabalhar apenas com informações importantes, que, em algum momento, poderão influenciar as decisões dentro do sistema considerado ou rotina da empresa.
A maioria das organizações reconhece a importância de formulários bem planejados. Assim sendo, pode-se destacar como uma das principais funções dos formulários:
Alternativas
A
facilitar a compreensão e o entendimento da informação.
B
facilitar o preenchimento e compreensão dos dados variáveis a transmitir.
C
facilitar o preenchimento e compreensão dos dados fixos a transmitir.
D
facilitar a leitura e compreensão das instruções de preenchimento dos campos.
E
facilitar a compreensão, o preenchimento e arquivamento da documentação de sistemas.
A
facilitar a compreensão e o entendimento da informação.
Etapas segundo outros autores:
1° - o estudo das necessidades.
2° - o desenho do formulário.
3° - a organização do layout.
4° - a avaliação das opções de impressão.
Com relação à análise e ao desenho de formulários, analise as afirmativas a seguir.
I. Os dados e as informações devem se transmitidos e recebidos de uma pessoa para outra ou de um órgão para outro.
II. Os campos são espaços, casas ou boxes desenhados no formulário, para serem preenchidos com economia de tempo e trabalho.
III. Uma das funções do formulário é facilitar o processamento das informações consolidadas.
Todas estão corretas.
Objetivos do uso de formulários:
Facilitar o fluxo de informações na organização;
Uniformizar procedimentos;
Centralizar controles;
Fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários;
