Kapitel 8 - Kommunikation Flashcards
Vad är viktigaste anledningarna till att studera kommunikation i organisationer?
Ny informationsteknik, förändringar i arbetslivet och samhällslivet samt nya organisationssätt gör att det är viktigare än någonsin att studera kommunikation.
Redogöra för de olika elementen i en kommunikationsprocess och relationerna mellan dem
1) Sändaren måste koda informationen, alltså formulera och uttrycka det budskap som ska förmedlas.
2) Sändaren måste välja kanal för att överföra informationen.
3) Mottagaren måste avkoda information, alltså tolka dess innebörd för att bilda sig en mening.
4) Åteerkoppling är där mottagaren svarar sämndaren på den mottagna informationen.
Beskriva vad som menas med rik information
Rik information är information som förmedlas på ett sätt som möjliggör en hög grad av förståelse och nyansering. Den kännetecknas av att den kan hantera komplexa och tvetydiga budskap effektivt. Rik information ger mottagaren möjlighet att tolka både explicita och implicita delar av kommunikationen, såsom tonfall, kroppsspråk och ansiktsuttryck, samt att ställa frågor eller ge direkt återkoppling.
Kommunikationskanaler som anses vara rika är ofta de som möjliggör interaktivitet, såsom personliga möten, videokonferenser eller telefonsamtal
Redogöra för hur olika kommunikationskanaler varierar beträffande möjligheten att förmedla rik information
Valet av kommunikationskanal bör passa till det budskap som ska förmedlas. Ju mer osäkerhet som är förknippat med budskapet, desto rikare kommunikationskanal bör man använda. Förhållanden som bör beaktas vid val av kanal:
behov av snabb återkoppliing
behov av personlig kontakt (känslomässigt innehåll)
behov av konfidentialitet
kontrollerbarhet
Diskutera fördelar och nackdelar vid kommunikation i virtuella grupper/organisationer
Fördelar:
Forskning visar på hög grad av effektivitet, särskilt gällande brainstorming
Flera personer kan delta i ett och samma samtal
Snabbare kommunikation då många samtal förs parallellt
Större möjlighet att återfinna information som förmedlats tidigare
Förmedling av rik information om elektroniska kanaler kombineras
Uttrycksformer från samtal och text kan blandas i digitala dialoger
Nackdelar:
Kan fungera dåligt om deltagarna i gruppen inte känner varandra sedan tidigare, att det finns en risk att misslyckas och där det inte finns ett grundligt förtroende för varandra.
Feltolkning av information
Selektiva med information
Dåliga på att hantera konflikter, drar sig hellre undan än att försöka hantera den
Svårt att skapa en enhetlig grupp med stark sammanhållning
Grupperna kan bli relativt splittrade
Deltagarna kan känna sig socialt isolerade
Definiera vad som kännetecknar effektiv kommunikation
Innebär att mottagaren uppfattar budskapet på det sätt som sändaren hade tänkt sig, och att sändare och mottagare utvecklar en gemensam förståelse.
Sändaren måste använda ett språk som mottagaren förstår.
Budskapet eller informationen måste sändas genom en kanal som mottagaren är bekant med och använder.
Budskapet måste ges en form och ett innehåll som gör att man lägger märke till det.
Budskapet måste tajmas så att det inte drunknar i en mängd annan information.
Kommunikationen kan bli effektivare ju bättre avsändaren är på att också förmedla budskapet genom bilder och metaforer samt på att använda flera kommunikationskanaler. Upprepning
Redogöra för vad som menas med vertikal respektive horisontell kommunikation
Vertikal - Kommunikation mellan ledare och medarbetare på olika hierarkiska nivåer. Lätt för information som går nedåt att bli förvrängd på grund av olika tolkningar, medvetna förvrängningar eller tillbakahållning av information. Problem när information går uppåt kan handla om att hierarkin undertrycker kommunikation och social samverkan mellan under- och överordnade. Hierarkin påverkar den mängd information som går att kommunicera vertikalt uppåt i organisationen. Informationen filtreras. Återkopplingen från underordnade är ofta otillräcklig och opålitlig, man vill prata om arbetet så positivt som möjligt.
Horisontell - Mellan kollegor i samma enhet eller mellan olika enheter på samma nivå. Förekommer mer omfattande kommunikation mellan anställda i en enhet än mellan olika enheter. Handlar om intressen, kompetens, ofta fysiskt samlade, relationer.
Redogöra för olika typer av kommunikationsnätverk som finns i grupper
Kommunikation mellan flera aktörer sär kommunikationen kan gå både horisontellt och vertikalt.
hjulet - centraliserat nätverk, en av gruppens medlemmar är mer central i kommunikationen än de andra. Bra för enkla och rutinbaserade uppgifter.
Cirkeln - decentraliserat nätverk, den enskilde gruppmedlemmen kan bara kommunicera med en av eller båda grannarna.
Alla kanaler - decentraliserat nätverk, varje gruppmedlem kan kommunicera med alla de andra.
Redogöra för olika kommunikationsroller som personer i organisationer kan ha
Dörrvakt - en person som andra måste gå genom för att kommunicera med andra. Stora möjligheter att filtrera.
Liaison - förmedlar information mellan olika enheter eller grupper.
Centrar - de personer som många kommunicerar med, personer som vill framstå som ledare.
Redogöra för sambandet mellan extern kommunikation och organisatoriskt anseende
Anseendet byggs genom kommunikation med omvärlden, exempelvis:
Traditionell marknadsföring, men med betoning på att dessutom framställa organisationen som något speciellt.
Organisatorisk marknadsföring med informations-/reklamkampanjer i syfte att bygga en bild av organisationen. Bygga upp historier om sig själv som får uppmärksamhet i omvärlden.
Organisatoriska handlingar som får uppmärksamhet i olika medier. Kan vara handlingar som ger tydliga signaler (ex inte investera i länder som bryter mot mänskliga rättigheter) eller regna åtgärder för att få uppmärksamhet (ex knyta sig till kändisar).
Aktiv användning av sociala medier. Ägna resurser åt att påverka diskussioner i sociala medier, berätta historier och aktivt föra dialog med olika grupper.
Diskutera hur organisationer använder sociala medier för både intern och extern kommunikation
Sociala medier används inom organisationer för att främja samarbete, kunskapsdelning och dialog mellan medarbetare. Plattformar som Slack, Microsoft Teams eller interna sociala nätverk som Yammer skapar utrymme för mer dynamisk och direkt kommunikation än traditionella e-postmeddelanden. Genom dessa verktyg kan medarbetare:
- Dela idéer och information snabbt, oavsett var de befinner sig.
- Skapa grupper och forum för att diskutera specifika projekt eller teman.
- Bygga en starkare företagskultur genom informella interaktioner som bryter ned hierarkier.
Sociala medier kan också användas strategiskt för att skapa relationer med olika externa aktörer, som media, leverantörer och kunder, genom att bygga förtroende och öka synligheten för organisationens värderingar och arbete.
Redogöra för förhållandet mellan kommunikationsprocesser och beslutsprocesser samt förklara varför kommunikation i organisationer i hög grad är bestämmande för beslutsfattandet i organisationer
Kommunikation är både en viktig förutsättning för beslutsfattande i organisationer och en integrerad del av varje beslutsprocess. Kommunikation är bestämmande för informationsunderlaget när beslut ska fattas.
Vad är affärslogik?
hur tjänar du pengar? skattemedel, riskfinansiering, intäkter
Kostnadsstruktur (rörliga eller fasta)
Marknader och kanaler
Marknadsföring
Vad är Styrlogik?
Resursallokering (fördelning, hur mkt på produktion kontra försäljning?)
målstyrning
motivation och belöning
organisering och koordinering
planering och uppföljning
beslutsfattande
Vad är verksamhetlogik?
hur producerar man mest med så lite pengar som möjligt,
vad har jag för knappa resurser för att bedriva verksamheten?
Robot/smart person/hemlös?
I vilket land?
Vilka teknologier ska jag använda? .
