Cours 12 Flashcards
L’impartition et la gestion des relations interorganisationnelles
Que signifie l’impartition?
pour une organisation à confier en tout ou en partie une activité à un partenaire extérieur, plutôt qu’à la réaliser à l’interne.
L’organisation conserve la responsabilité de définir les résultats attendus, voire les moyens de réalisation.
L’impartition et la gestion des relations interorganisationnelles
Quelle est la différence entre l‘impartition et la sous-traitance ?
sous-traitance = court terme, impartition = long terme
Court terme: mois, semaines,
Long terme: ex plusieurs années
L’impartition et la gestion des relations interorganisationnelles
Les avantages de l’impartition (4)
La réduction des coûts.
L’achèvement plus rapide des projets.
Le haut degré d’expertise. Savoir faire, technologies
La flexibilité
L’impartition et la gestion des relations interorganisationnelles
Les désavantages de l’impartition (5)
Des failles dans la coordination.
Une perte de contrôle.
Des conflits.
Des enjeux de sécurité.
Les patates chaudes politiques.
En quoi consiste un appel d’offre
Procédure officielle consistant à solliciter, à recevoir et à apprécier des soumissions concurrentes pour un contrat de manière telle que celui-ci soit conclu avec le soumissionnaire ayant présenté l’offre la plus intéressante, sur la base de critères préalablement définis, en vue de l’attribution d’un marché.
Formule appel d’offre
ouverture de poste, tâches, salaires, horaires, expliquer l’organisation, description de tâche, y aller en sous-titre, qualifications, légalement apte à travailler au Canada, scolarité recherchée, personne contact pour postuler pour poser des questions, date butoir pour appliquer, affiche où, comment afficher, clientèle cible, type d’affichage, réseaux sociaux, contacts et organisations connexes, babillards communautaires
Le processus d’appel d’offres (9)
Le résumé des besoins et la demande d’action.
L’énoncé des travaux détaillant le contenu et les principaux livrables.
Les spécifications, les exigences et les fonctionnalités des livrables, de même que les activités.
Les responsabilités du sous-traitant et du client.
Le calendrier du projet.
Les coûts et le calendrier de paiement.
Le type de contrat.
L’expérience et le personnel requis.
Les critères d’évaluation. (annuel?, vont ressembler à quoi)
La sélection
Quoi faire quand la ressource est/n’est pas sélectionnée
La dernière étape du processus d’appel d’offres consiste à sélectionner la ressource qui répond mieux aux exigences requises.
Appel téléphonique, formation supplémentaire?,
Faire par écrit, ne pas dire qu’ils peuvent nous écrire ou nous appeler
Les meilleures pratiques d’impartition de travaux d’un projet (7)
Des exigences et des procédures bien définies.
Des formations et des activités de consolidation d’équipe.
Des procédures de gestion des conflits bien établies.
Des révisions et des mises à jour fréquentes.
Une colocation si nécessaire. Prêt de service
Des contrats équitables et incitatifs.
L’établissement de relations durables.
V ouF
Il n’est pas aisé de convaincre des personnes issues de professions diverses organisations et de cultures différentes de travailler ensemble
4 stratégies pour éviter les confits
Vrai
4 stratégies pour éviter les conflits:
- Reconnaitre différences culturelles (anticiper les clashs, comprendre mentalité
- Choisi les bons mots
- Confirmer les exigences (documenter/archiver les choses, assurer que tout est clair)
- Établir des échéances
5 étapes clés de la gestion
- planification
- préqualification
- Octroi du contrat et accueil du personnel sous-traitant
- supervision des travaux en cours
- audits
5 étapes clés de la gestion
planification
Dans sa saine gestion des sous-traitants, l’organisation doit d’abord procéder à une planification d’ensemble et, pour ce faire, elle a à:
- Définir les responsabilités.
- Détailler les travaux à effectuer.
- Préciser l’étendue des activités.
- Déterminer si des permis particuliers sont nécessaires et se les procurer.
- Déterminer si des formations particulières sont nécessaires et vérifier que tous les intervenants les ont reçues, sinon les prodiguer. - Identifier, évaluer, communiquer et contrôler les risques propres au secteur d’activité.
5 étapes clés de la gestion
préqualification
L’étape de la préqualification est très importante, car elle détermine comment choisir ceux et celles qui auront à travailler. Au-delà des coûts, il faut chercher à savoir si les futurs partenaires autonomes possèdent les qualifications et les capacités pour bien s’acquitter de leurs tâches. S’ils appartiennent à une organisation sous-traitante, il importe d’examiner le bilan de celle-ci en termes de santé et sécurité au travail. À cet égard, une bonne gestion des sous-traitants implique que des éléments précis sont à cibler:
- L’expérience du sous-traitant(elle doit être pertinente et liée au secteur d’activité en question).
- Sa politique en santé et sécurité au travail:le sous-traitant doit en posséder une, écrite et documentée, et son dossier doit être irréprochable.
- La supervision: le sous-traitant doit expliquer comment il entend superviser le travail; qui en sera responsable; comment il communiquera en cas d’incident ou d’accident.
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5 étapes clés de la gestion
Octroi du contrat et accueil du personnel sous-traitant
Après la signature du contrat arrive le moment où il faut organiser une première réunion de travail au cours de laquelle le personnel de l’organisation sous-traitante et un chargé de projet aborderont des points précis, comme les attentes relativement à la présence et à la qualité du travail ou les aspects relatifs à la sécurité (mesures d’urgence, local des premiers soins, aires interdites, etc.). Il va sans dire que lors de la gestion des sous-traitants le chargé de projet doit posséder l’autorité et les compétences nécessaires sur les plans humain, technique et de la SST, et agir en tant quepersonne-ressource pour la durée du projet.
5 étapes clés de la gestion
supervision des travaux en cours
C’est à cette étape qu’il faut s’assurer que les travaux sont réalisés selon le devis du projet et que les risques d’accident sont au plus bas. L’organisation doit mettre en place des mécanismes de suivis fréquents et de contrôle afin de mesurer le progrès et la performance du sous-traitant et/ou des travailleurs empruntés, des mécanismes qui, advenant des problèmes, permettent d’apporter rapidement des correctifs et de minimiser les risques et les dangers. Une gestion des sous-traitants efficace passe par ce type de supervision.
