9. Chap 3 - Le design organisationnel Flashcards
En quoi consiste le design organisationnel?
Processus récurrent de conception du système de l’organisation, qui touche à sa forme (structures et processus) et à la mobilisation des ressources.
Démarche de différenciation (diviser le travail le plus efficacement possible) et d’intégration (coordonner le travail entre chaque unité) des tâches.
En tant que forme d’organisation, en quoi le système mécaniste se distingue-t-il du système organique?
Le système mécaniste
- Organisation centralisée.
- Activités décomposées en tâches et les rôles sont spécialisés.
- Structure hiérarchique de contrôle, d’autorité et de communication, renforcée par la convergence et la concentration des informations au sommet de la hiérarchie.
- Interactions se font principalement à la verticale entre supérieurs et subordonnés.
Le système organique
- Organisation décentralisée.
- Spécialisation individuelle sert à la réalisation de la tâche globale de l’entreprise. Les tâches individuelles sont déterminées par la situation de l’entreprise, adaptées et redéfinies continuellement.
- Responsabilité est partagée entre tous les participants à une même tâche.
- Structure de contrôle, d’autorité et de communication prend la forme d’un réseau.
- Communications entre personnes de différents niveaux hiérarchiques se font grâce à la consultation.
Existe-t-il une forme idéale d’organisation?
Il n’existe pas de forme idéale d’organisation. Le design organisationnel adopté par une entreprise dépend surtout des caractéristiques de l’environnement.
Un système mécaniste, donc centralisé et bureaucratique, convient à des environnements économiques et concurrentiels stables.
Un système organique, décentralisé et faisant appel à un assouplissement des structures, est approprié à des environnements plus turbulents.
On peut ajouter que dans la réalité, on retrouve souvent des formes d’organisations hybrides.
La mise en œuvre du design organisationnel implique un dialogue entre une variété d’acteurs. Qui sont-ils et quels sont leurs rôles respectifs?
- Instigateurs et promoteurs (Cadres supérieurs, DG)
- Animateurs (Directeurs de projets, de départements)
- Opérateurs (Ressources spécialisées, Consultants)
Le design organisationnel vise à la fois l’efficience à court terme et l’adaptation à moyen ou à long terme. Quelles qualités devraient être harmonisées par le biais du design organisationnel?
- L’efficience des opérations de fabrication, de marketing et d’acquisition des ressources;
- L’adaptation aux variations de la demande et de la disponibilité des ressources;
- La modification de la stratégie à moyen et à long terme;
- La flexibilité de la structure permettant à l’organisation de s’adapter aux stratégies futures.
La structure sociale de l’entreprise provient à la fois des structures formelles mises en place par la direction et de l’organisation informelle qui émerge des interactions spontanées entre les membres. Qu’advient-il si l’une ou l’autre de ces structures supplante l’autre?
Si l’organisation formelle supplante l’organisation informelle, le caractère de l’entreprise est alors mécaniste et les membres ont peu de marge de manœuvre.
Si l’organisation informelle domine, elle peut amener les membres à adhérer à des valeurs qui appuient celles de la direction (approche collaborative) ou à l’inverse, qui s’y opposent (approche d’affrontement).
Bien que l’organisation informelle soit invisible dans un organigramme, elle peut pourtant peser lourd dans les résultats d’une organisation.
Le design organisationnel suppose de décrire et d’analyser les tâches clés dans l’organisation. Distinguez « tâche », « activité » et « fonction ».
Tâche : travail déterminé que le titulaire d’un poste doit exécuter et qui correspond à la division d’une activité spécifique. La tâche est habituellement considérée comme la plus petite division du travail à effectuer.
Activité : ensemble de tâches ou de travaux exécutés par un individu ou un groupe et qui conduisent à la réalisation de biens ou de services;
Fonction : ensemble des activités d’une entreprise qui sont orientées vers les mêmes objectifs et qui sont généralement regroupées au sein d’un même service.
Quelles sont les trois propriétés des tâches? Explicitez.
La complexité, qui se rapporte à la difficulté à comprendre ou à faire un travail;
Le degré de formalisation, qui est relatif à la capacité de découper un travail en étapes précises en vue de le standardiser;
La variété, qui porte sur le nombre et la nature des changements qui surviennent dans le travail à effectuer au cours d’une période donnée, et sur la prévisibilité de ces changements.
Quelles sont les quatre catégories de tâches?
Les tâches routinières : ce sont les tâches répétitives dont la complexité se limite à des connaissances et à un savoir-faire bien circonscrit.
Les tâches artisanales : bien que peu variées, ces tâches peuvent difficilement être découpées en étapes précises. Elles impliquent un certain apprentissage. Ces tâches sont peu programmables et leur degré de complexité peut parfois être très grand.
Les tâches techniques : dans ce type de tâches, les problèmes à traiter, tout en étant peu prévisibles, sont appelés à changer; les méthodes et la procédure pour les régler sont, en revanche, bien établies. Le degré de connaissance est important.
Les tâches de recherche ou de conception : ces tâches ne comportent pas de méthodes bien définies pour l’atteinte des objectifs. On procède plutôt par tâtonnement. Ces tâches requièrent souvent des connaissances techniques importantes ainsi que de l’expérience.
Selon Henry Mintzberg, quelles sont les éléments de base d’une organisation? Détaillez.
Un centre opérationnel, composé de tous les opérateurs dont les tâches sont liées à la production de biens de consommation.
Un sommet stratégique, composé du directeur général et des cadres dirigeants, et dont la tâche est de s’assurer que l’entreprise remplit sa mission efficacement tout en satisfaisant aux attentes de ses parties prenantes.
Une ligne hiérarchique, soit le chemin des échelons intermédiaires d’autorité qui mène du centre opérationnel à la direction.
Une technostructure qui, à mesure que l’organisation grandit ou se complexifie, a comme mission de rendre le travail plus efficace, souvent en le standardisant.
Des fonctions de support logistique : fournisseurs de services internes, de support indirect de la mission de l’entreprise et de ses activités opérationnelles.
Le degré de centralisation du pouvoir dans la structure reflète la répartition de l’autorité. Nommez quelques-uns des avantages de la structure centralisée, d’une part et de la structure décentralisée, d’autre part.
Avantages de la structure centralisée
- Facilite la mise en œuvre de politiques uniformes.
- Permet une meilleure coordination des activités.
- Facilite le contrôle des activités.
- Favorise les économies d’échelles.
- Favorise la diffusion de l’information.
- Rend l’organisation plus efficace dans un environnement stable.
Avantages de la structure décentralisée
- Décharge la direction générale d’une partie du fardeau de la prise de décision.
- Encourage la prise de décision et la prise en charge de l’autorité et des responsabilités.
- Donne aux gestionnaires une plus grande marge de manœuvre.
- Facilite la diversification des produits.
- Permet à l’organisation de s’adapter plus vite aux changements.
- Encourage la créativité et l’innovation.
Henry Mintzberg relève plusieurs mécanismes globaux de coordination des tâches en entreprise. Quels sont-ils?
Ajustement mutuel : la coordination s’effectue par le simple contact direct et la communication informelle entre employés;
Supervision directe : une seule personne est chargée de l’autorité et donne les directives aux autres employés qui travaillent ensemble sous sa supervision;
Standardisation des procédés de travail : la coordination résulte de la spécialisation des tâches et de leur interdépendance dans des procédés de travail formalisés par la technostructure;
Standardisation des résultats : la coordination émerge de la spécification des résultats attendus des différentes tâches; ces résultats sont ici aussi formalisés par la technostructure;
Standardisation de la qualification : la coordination résulte de la formation particulière de la personne qui exécute et connaît son travail; cette formation répond à des standards souvent établis de l’extérieur par des corporations professionnelles;
Standardisation des normes : la coordination émerge de l’assimilation par tous les membres de l’organisation des normes sociales et des croyances culturelles qui guident les comportements.
En quoi consiste la forme organisationnelle dite entrepreneuriale?
La forme entrepreneuriale est simple et adaptable.
- Petites entreprises tâches sont peu différenciées et la division du travail peu poussée.
- Structure simple, la ligne hiérarchique est courte et les décisions sont centralisées vers le dirigeant-leader.
- Stratégie intuitive et s’appuie généralement sur la vision stratégique personnelle mûrie et adaptée par l’entrepreneur.
En quoi se distingue la forme fonctionnelle de la forme divisionnaire?
Le principe de base de la forme fonctionnelle consiste à regrouper les activités semblables sous la responsabilité des dirigeants fonctionnels qui, à leur tour, se rapportent à une administration centrale. Cette forme est efficiente pour les grandes entreprises qui offrent une gamme de produits limitée.
La forme divisionnaire consiste à regrouper les activités des unités administratives qui visent les mêmes industries en entités administratives distinctes. Contrairement au modèle fonctionnel, il ne s’agit plus ici de regrouper des activités logistiques similaires. Chaque unité productrice comporte un trio produit-compétence-marché distinct et est confiée à un cadre supérieur responsable des décisions dans le secteur qui lui est dévolu (c’est le modèle des grandes firmes américaines comme General Motors ou canadiennes comme Power Corporation).
En quoi consiste la forme professionnelle?
La forme professionnelle est une organisation au sein de laquelle la base opérationnelle est prépondérante et agit comme si chacun de ses membres était son propre patron en fonction des standards dictés par sa profession.
Cette base opérationnelle se compose de professionnels dont la compétence relève d’un savoir-faire particulier doublé d’une capacité de jugement propre. Ce savoir repose sur des savoirs formalisés acquis dans des universités ou institutions spécialisées.
Les hôpitaux, les universités et les firmes d’architectes constituent de bons exemples de ce que peut être une organisation de forme professionnelle.
