8- مهارات التواصل في الاجتماعات Flashcards
خطوات الاستعداد للاجتماعات
الخطوة الأولى: خطِّط لحضور الاجتماع، وأعِدَّ له قبل بدئِه، ولعلَّ من أبرز ما يحقِّق ذلك:
- أكِّدْ حضورَك للاجتماع, خصوصاً في حال ارسال طلب اجتماع. إعمل على تأكيد حضورك حتى وإن قمت بالإبلاغ الشفوي. عليك بالرد على طلب الاجتماع بتأكيد الحضور.
- تعرَّف على هدف الاجتماع، و الغاية منه، و أعمل على الحصول على المعلومات اللازمة عنه.
- تعرَّف على دَوْرك في الاجتماع، وأعدَّ مسبقًا ما هو مطلوب منك.
- اقرأْ جدول الأعمال وملخَّصات الأوراق، وسجِّل ملحوظاتِك عليها وأعطِ اهتمامًا خاصًّا للبنود التي لها صِلة مباشرة بك.
- خطِّط للمشاركات والمداخلات التي يمكن أن تُقدِّمها للاجتماع.
- اصطحبْ معك المعلوماتِ والبيانات ذات العَلاقة بموضوعات الاجتماع.
- تعرَّف على زمان الاجتماع ومكانه.
الخطوة الثانية: كن متفاعلاً وإيجابيًّا أثناءَ الاجتماع، ولعلَّ من أبرز ما يُعين على تحقيق ذلك:
- احضرْ مبكِّرًا إلى مكان الاجتماع.
- ركِّز الانتباهَ للمتحدِّث، واستمعْ له بعمق، واحذَرْ من مقاطعته أو تقويم رأيه أثناءَ تحدُّثِه، وحين تتوارد عليك الخواطرُ والأفكار فدَوِّنْها، حتى تتاحَ لك الفرصة المناسبة لعرضها.
- تحكَّم بمشاعرِك وكن موضوعيًّا في طرْحك، وحين تقوم بنَقْد فكرة أو التحفُّظ على رأي، فاجعلْ ذلك متجهًا إلى صُلْب الفكرة لا إلى مَن طرحها أو يتبنَّاها.
- كن هادئًا ولا تتحدَّث إلا عندما تشعر بأنَّ لديك إسهامًا مفيدًا أو حين تريد أن تستوضح أمرًا أو يُطلب منك إبداءُ الرأي.
- لا تُشتِّت نفسك والآخرين، والْتزم بوَحْدة الحوار، وبتركيز حديثِك حولَ الموضوع المطروح للنِّقاش وعدم الخروج عنه حتى يتمَّ الإنتهاء منه.
- لا تسيطر على جوِّ النِّقاش، وشجِّع الآخرين على أن يتحدَّثوا بعمق وحرية.
- الْتزمْ بالقواعد الإجرائية المنظَّمة للاجتماع، ودعِّم السلوكَ المنضبط، واحْذر من أن تُثير المشكلات.
- دوِّن ملحوظاتِك حولَ القرارات والتوصيات وإسنادات العمل التنفيذيَّة التي تتعلَّق بك.
الخطوة الثالثة: اقرأْ محضرَ الاجتماع وبادِرْ إلى وضْع خطَّة تمكّنك من تنفيذ ما طُلِب منك.
الخطوة الرابعة : أرسل للمعنيين أي ردود أو طلب منك بعد الاجتماع عبر بريد العمل الإلكتروني.
قواعد عامة للاجتماعات
لا تتململ في الاجتماعات:
هزّ ساقك، النقر بأصابعك على الطاولة، أرجحة قدمك، أو رسم خطوط عشوائية في ورقة أمامك. كلها علامات على أنك تشعر بالملل من الاجتماع، وكلها تصرفات تُعطي رسالة خاطئة عنك فتجعلك تبدو عصبيًا وغير محترف ومستهترا أيضًا، وهو ما يجب أن تتجنبه لتبدو أكثر مهنية.
وضع الهاتف على الصامت:
رنة هاتفك في منتصف اجتماع هي أسوأ ما يمكن أن يحدث على الإطلاق. لذا لضمان عدم حدوث هذا, ضع هاتفك على الوضع الصامت فور دخولك قاعة الاجتماعات، والأفضل من هذا هو أن تترك “الموبايل” في مكتبك قبل الاجتماع.
تجنب اللعثمة واعرف جيدًا ما تريد أن تقوله:
اللعثمة ليس لها مكان في المكتب، سواء كنت تتحدث إلى زميل لك أو لعملاء محتملين أو إلى مديرك. ولتتجنبها قدر الإمكان, يجب أن تعرف جيدًا ماذا تريد أن تقول قبل أن تتكلم، وترتّب أفكارك وكلماتك بدلاً من الاضطرار إلى التلعثم والمماطلة في الكلام لكسب الوقت للتفكير فيما تريد قوله.
احترم المساحة الشخصية للآخرين:
هذا لا يقتصر فقط على احترام مساحتهم من الفراغ حولهم وعدم الاقتراب منهم بدرجة مزعجة، ولكنه يمتد أيضًا إلى عدم مضايقتهم حتى بروائح مزعجة. فلا تأكل في مكتبك مثلاً طعام ذو رائحة نفّاذة، ولا تدخن بالطبع، وحاول أن تتحدث بالهاتف بصوت غير مزعج.
صافح الآخرين بطريقة جيدة:
تشكل المصافحة جزءًا كبيرًا من الانطباع الأول الذى تتركه لدى الآخرين. لذا أحرص على أن تستمر مصافحتك لفترة وجيزة تترك انطباعًا بالثقة عنك ولكن في الوقت نفسه لا تكون مبالغة.
لا تتأخر عن عملك:
أحيانًا يكون من الصعب مغادرة السرير والاستعداد للذهاب للعمل. كلنا نعاني من هذا الأمر أحيانًا، ولكنه ليس عذرًا للتأخر على العمل. بالتأكيد هي ليست نهاية العالم لو تأخرت مرة عن الموعد المحدد، ولكن لا يجب أبدًا أن تجعل هذه عادة, فالتأخر يجعلك تبدو غير مهني.
قدّم نفسك بالاسمين الأول والأخير:
للوهلة الأولى حين يسألك أحدهم عن اسمك تخبره بالأول، ولكن في عالم الأعمال يجب أن تتدرب على تعريف نفسك بالاسمين الأول والأخير، لأن هذا أكثر مهنية كما ويساعد الناس على معرفة من تكون وتذكّرك أكثر.
لا تتحدث إلا في العمل:
عندما تتحدث مع الناس في مكان العمل يجب ألا تبتعد عن موضوع الحديث عن العمل. لا يجب أبدًا أن تتطرق إلى الحديث عن حياتك الشخصية أو عائلتك أو أصدقائك. حاول أن تكون كل المحادثات حول العمل فقط، وإذا كانت تجمعك صداقة بزملاء العمل، يمكنك أن تتحدث معهم في هذه الموضوعات أثناء استراحة الغداء.
خاطب الآخرين بمسمّاهم الوظيفي:
من غير المهني أن ترسل لشخص ما رسالة بريد إلكترونى وتكتب قبل اسمه “السيد” بينما هو في الحقيقة يحمل لقب “دكتور”، حتى إذا لم تكن تعرف المسمّى الوظيفي الدقيق له يجب أن تبحث عن هذه المعلومات على الإنترنت مثلاً أو تسأل آخرين.
ارتداء ملابس مناسبة:
الملابس المناسبة هي مفتاح الحفاظ على مظهر احترافي لك، فيجب أن ترتدي ما يلائم العمل. إذا كنت في مكتب رسمي مثلا, يجب أن تحافظ على ملابس كلاسيكية ورسمية أو حتى شبه رسمية، وفي كل الأحوال احرص ألا تكون ملابسك مبالغا بها أو لافتة للنظر بدرجة كبيرة .
