6- التواصل المهني Flashcards
التواصل المهني
يبدو التواصل المهني وكأنَّه تحدٍّ، فالمخاطر عالية والقواعد غير مكتوبة. لكن إسقاط قواعد التواصل في مكان العمل هو أسهل مما يبدو عليه الأمر. لكيفية فهم أنَّ التواصل قد يخدم الغرض المقصود منه، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار الجمهور والوضوح والشكل.
● الجمهور: سوف يؤثر جمهورك على نبرة وصيغة تواصلك وانتظامه. على سبيل المثال، تقديم ملخص سريع للمستجدّات إلى زميلٍ حول مشروعٍ تعملان عليه معًا على الأرجح سوف يتخذ صيغة ونبرة مختلفة تمامًا عن تقرير تُقدِّمه إلى رئيسك. خذ دائمًا بعين الاعتبار جمهورك وكيف يمكنك الوصول إليهم بشكل أكثر فعاليةً.
● الوضوح: يقف خلف التواصل المهني في كثير من الأحيان العديد من الأهداف. يهدف التواصل المهني النموذجي لتقديم التحديثات ونقل المعلومات الجديدة، وتوفير بنود العمل. من المهم أن تختار بُنية بسيطة من شأنها مساعدة جمهورك على فهم الغايات الرئيسية من تواصلك معه. وقد يساعدك استخدام النقاط والإيجاز في ذلك.
● الصيغة: لاختيار الصيغة الأنسب لتواصلك، خذ في عين الاعتبار مستوى تعقد المعلومات التي تُقدِّمها وحساسية الموضوع ومدى سهولة مقدرة جمهورك على فهم رسالتك في شكلٍ معين. عملية تحديث سريعة تتناسب تمامًا مع رسالة البريد الإلكتروني، ولكن تغيير الهدف والاتجاه لمشروع كبير من الأفضل أن يكون ضمن اجتماع، سواءٌ أتواصلًا شخصيًا كان أم عبر الهاتف أو عبر الإنترنت.
سوف تشعر بأنَّ التواصل المهني أسهل بكثير عندما تكون مجهزًا بالأدوات اللازمة لبناء عملية التواصل بدقة. طالما أنَّك تأخذ بعين الاعتبار الجمهور والوضوح والصيغة عند صياغة اتصالاتك، فإنَّك سوف تتمكن من إيصال رسائلك بشكلٍ فعَّال.
اهمية التواصل الفعال المفتوح والشفاف
التواصل المفتوح والشفاف أمرٌ ضروري لتحقيق النجاح المهني، بغض النظر عن مهنتك أو مُسمّاك الوظيفي. ولتطبيق ذلك، ينبغي عليك: إعطاء المعلومات التي يحتاجها الآخرون في الوقت الذي يحتاجون إليها بالفعل، تجنب المفاجآت، متابعة أية مخاوف تم الإفصاح عنها، احرص على أن تكون متّسقًا في كل من المحتوى والعملية، قم بوضع توقعات قابلة للتحقيق. هذه الخصائص من شأنها أن تبني الثقة. ولكن هنالك عنصران عادةً ما يعملان على إضعاف الثقة في مكان العمل ألا وهما المفاجآت والتوقعات، التي غالبًا ما تكون متداخلة. كلما كان تواصلك أكثر انفتاحًا وشفافية، كلما تمكنت بشكل أكبر من تقليل المفاجآت والتوقعات التي لم يتم تحقيقها. دعونا نلقي نظرةً أكثر تفصيلًا:
المفاجآت: غالبًا ما تكون ردود فعل الآخرين على المفاجآت سلبية، لا سيَّما في مجال الأعمال. إن لم يتم تحقيق التوقعات، سوف يصاب الناس بالذهول، ويميلون إلى عدم الثقة في الشخص المسؤول. ومع ذلك، فإذا تم تقديم تفسيرات لنا وكانت منطقية، يمكننا التخلي عن توقعاتنا وإنشاء أخرى جديدة. وإذا قمنا باتخاذ إجراءات بناءً على توقعات مسبقة، فقد يستغرق الأمر مدة أطول بالنسبة لنا للتخلي عن هذه التوقعات؛ وهذا هو السبب في أنَّه من المهم التواصل بشكل استباقي.
بناء وتنفيذ التوقعات: كل شخصٍ منّا يبنى توقعاتٍ عند التواصل مع الآخرين طوال الوقت، وعندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة، تقل الثقة، وكلما ازدادت التوقعات التي لم يتم تحقيقها، كلما تأثرت الثقة سلبًا. من المهم أن تكون واعيًا للتوقعات التي تبنيها. بشكل عام؛ نحن نميل إلى مسامحة أنفسنا بسهولة لعدم قدرتنا على تحقيق التوقعات، ولكنَّنا لا نسامح الآخرين بتلك السهولة، وقد يتصرف الآخرون بنفس المنطق.
أفضل وسائل معالجة التوقعات الزائفة هي توضيح التوقعات في أقرب وقت ممكن، والاعتذار. فإذا كان هناك من يعتقد أنَّك تعمّدت بناء توقعات زائفة فذلك يزيد الأمر سوءًا، كن منفتحًا وشفافًا بشأن التوقعات التي تبنيها لدى الآخرين حتى تتجنب مثل هذا الوضع.
بنية التواصل في مكان العمل / التواصل مع الادارة والإدارة العليا
تحديد ماهيّة وكيفية التواصل مع المدراء وأصدقاء العمل والعملاء والزملاء والموجّهين والإدارة العليا يبدو في كثير من الأحيان كأنَّه أحجية. إنَّ فهم بُنية التواصل في مكان العمل تساعدك على معرفة مداخل ومخارج التواصل مع مختلف الجهات المعنية في العمل. للبدء، عليك مراعاة الأطراف الرئيسية الأربعة التي تتعامل معها في العمل: الزملاء والإدارة والإدارة العليا والعملاء.
التواصل مع الإدارة
التواصل مع الإدارة يُحدِّد علاقتك مع مديرك، ويمكن أن يؤثر على ماهيّة المسؤوليات المسندة إليك أو متى يمكنك الحصول على ترقية. يجب أن يكون التواصل مع الإدارة ودّيًا ولكنَّه يتّسم بالرسمية، وعادةً ما يكون خلال الاجتماعات الشخصية وعبر البريد الإلكتروني. من خلال التواصل مع الإدارة، سوف تقوم بمناقشة ما يلي:
• المستجدات.
•التقاريرالمرحلية.
• معلومات حول حجم العمل.
• المصالح المهنية.
التواصل مع الإدارة العليا
قد يكون التواصل مع الإدارة العليا أمرًا مُربكًا، فعندما تتفاعل مع القيادة في شركتك، حاول أن تتواصل بوضوح وتقدّم نفسك بطريقة مُتّسقة ومهنية. عادةً ما يقتصر التواصل مع الإدارة العليا على:
• اجتماعات ربع سنوية.
• تقارير في نهاية المشاريع أو المهام الهامة.
• عمليات التواصل الأخرى التي تتسم بالشفافية العالية
بنية التواصل في مكان العمل / التواصل مع الزملاء والعملاء
التواصل مع الزملاء
يضع التواصل مع الزملاء لهجة لمكان عملك. سيشكل التواصل المباشر والدردشات غير الرسمية معظم صور التواصل اليومية بين زملائك. يشمل التواصل مع الزملاء عادةً:
• أفضل الممارسات والنصائح المتصلة بالعمل.
• معلومات جديدة عن الشركة والمشاريع.
• المستجدات المتعلقة بالعمل والمشاريع.
التواصل مع العملاء
التواصل مع العميل هو فرصة لبناء علاقات إيجابية من شأنها زيادة ولاء العملاء. ينبغي أن يكون التواصل مع العميل منتظمًا واعتياديًا ورسميًا. يحدث هذا التواصل عادةً عن طريق اجتماع عبر الفيديو أو مكالمة هاتفية أو عبر البريد الإلكتروني، ولكن يجب عليك جدولة اجتماعات شخصية مع العملاء عندما يكون ذلك ممكنًا. ويشمل التواصل مع العميل على ما يلي:
• المستجدات.
• التغييرات التي تطرأ على مشروع ما أو عمليات البيع.
• التواصل لبناء العلاقات.
بغض النظر عما إذا كنت تتواصل داخل أو خارج المؤسسة، احرص على استخدام لهجة مهنية واضحة مهذبة لبناء العلاقات الإيجابية وتطوير مهنتك!
اختيار الاداة المناسبة
بمجرد تحديدك لنوع الرسالة التي ترغب في إيصالها وكيفية تلقيها من قبل الطرف الآخر، يجب عليك تحديد الأداة التي سوف تستخدمها. وفيما يلي بعض الأمثلة على الحالات الشائعة التي قد تواجهها، والمبادئ التوجيهية لتحديد أفضل وسيلة تواصل تتناسب مع كل حالة.
المسائل الهامة والمعقدة: عندما تكون بحاجة لمناقشة قضية هامة أو معقدة، فإنَّ عقد اجتماع شخصي أو مكالمة هاتفية هو بشكل عام أفضل خيار لذلك، حيث يمكنك مناقشة هذه المسألة بشكل فوري ومكتمل أكثر من الخيارات الأخرى.
المسائل الشخصية: إذا كان من الممكن أن تميل محادثة ما لتصبح عاطفية، فإنَّ التواصل شخصيًا أو عبر الهاتف هو الخيار الأفضل لذلك. الاجتماعات الشخصية المباشرة أو التحدث عبر الهاتف يسمح لك بقياس ردود فعل الشخص الآخر بشكل أكثر سهولة من خلال نبرته وإشاراته غير اللفظية .
إسناد المهام وتبادل المعلومات: عند نقل معلومات أساسية حول مهمة ما، أو تبادل معلومات معينة، مثل طرح سؤال أو طلب توضيح، فإنَّ البريد الإلكتروني غالبًا ما يكون أداةً مثالية للقيام بذلك. استخدام البريد الإلكتروني هو وسيلة مريحة للطرفين للتواصل خطيًا وطريقة فعَّالة لتبادل الرسائل الأساسية والمعقدة على حد سواء.
تبادل الأفكار العاجلة: عندما تخرج بفكرة عاجلة تريد مشاركتها مع أحد الزملاء، فإنَّ إرسال رسالة نصية أو فورية هو وسيلة سريعة للتواصل بشأن ذلك. بمجرد أن يتلقى زميلك الرسالة، يستطيع إما أن يجيب فورًا باستخدام نفس الأداة، أو أن يقرر الخوض بمزيد من المناقشة باستخدام أداة أخرى، على سبيل المثال محادثة هاتفية.
التواصل عن بعد: هنالك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها عند القيام بمحاولة التواصل مع شخص ما في مكان آخر، مثل أعضاء فريق أو عملاء. استخدام أداة إجراء الاجتماعات عبر الفيديو أو عبر شبكة الإنترنت تُمكِّنك من رؤية بعضكم البعض، الأمر الذي يساعدك على إنشاء اتصال أقوى من محادثات البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الهاتف.
