4- هيكلة التواصل الفعال Flashcards
ادوات التواصل المختلفة
وتشمل وسائل التواصل الأكثر شيوعًا على:
- الهاتف
- الزسائل النصية والفورية
- البريد الإلكتروني
- مواقع التواصل الإجتماعي
- منتديات النقاش
- المواد المكتوبة
- الاجتماع عبر الفيديو او الانترنت
اختيار وسيلة التواصل الصحيحة
إن تحديد وسيلة التواصل التي يجب استخدامها تعتبر عنصرًا مهمًا من عناصر التواصل الفعال والناجح، وهذا يعتمد على نوعية الرسالة التي ترغب في إيصالها، وكيف تريد للمتلقي استقبالها. إن العاملين عن بُعد وبشكل عام، لا يتفاعلون وجهًا لوجه بشكل دائم مع الآخرين، لذا فإن اختيار الوسيلة المناسبة في التواصل يعتبر أمرًا في غاية الأهمية بالنسبة لهم. وفيما يلي بعض الأمثلة حول المواضيع الشائعة التي قد يواجهها العاملون عن بُعد ويرغبون في التواصل من أجل تحقيقها، بالإضافة إلى المبادئ التوجيهية اللازمة لتحديد أفضل وسيلة اتصال في كل حالة.
المسائل الهامة أو المعقدة: عندما تكون بحاجة إلى مناقشة مسألة هامة أو معقدة، يكون الخيار الأفضل عادة هو إجراء اتصال هاتفي، إذ أن ذلك يُساعد على علاج المسألة بشكل سريع وفوري، بعكس ما إذا تم التواصل بطرق أخرى، كالتواصل عبر البريد الإلكتروني مثلًا.
المحادثات الشخصية: إذا كان مكنون الرسالة يحمل في طيّه نقلًا لمشاعر وأحاسيس، فيصبح خيار التواصل الهاتفي مرة ثانية بمثابة الوسيلة الأفضل، حيث أنها تتميّز بالخصوصية وتتم بصورة شخصية، كما أنها تتيح لك قياس ردود أفعال الآخرين بسهولة بالغة من خلال نبرة صوتهم وغيرها من الإشارات غير اللفظية الأخرى.
تكليف المهام وتبادل المعلومات: عند نقل المعلومات الأساسية للمهمة أو تبادل المعلومات، مثل طرح سؤال ما أو طلب توضيحٍ معين، حينها تكون وسيلة التواصل المكتوبة عبر البريد الإلكتروني هي الخيار الأمثل، وغالبًا ما يكون هذا النوع من التواصل موجز وفي صميم الموضوع، وذو نبرة بسيطة غير حادة بغية توصيل الرسالة بشكل فعّال.
التواصل بشكل رسمي: عندما تكون بحاجة إلى توصيل معلومات تجارية رسمية مثل معلومات عقود أو مقترحات عمل أو غيرها من الاتفاقيات، تكون حينها الوثيقة المكتوبة هي الخيار الأفضل. يتناسب هذا النوع من التواصل مع المعلومات ذات الصفة الإلزامية القانونية ، وفي كثير من الحالات، قد يكون هناك حاجة إلى طباعة نسخ إضافية من تلك الوثائق.
مشاركة الأفكار: عندما تأتيك فكرة ما ترغب في مشاركتها مع زميل لك، يمكنك غالبًا استخدام أي أداة تواصل تراها مناسبة، ولكن عادة ما يكون خيار إرسال رسالة نصية فورية هو الأفضل نظرًا للطبيعة المباشرة لتلك الوسيلة. وبمجرد أن يقوم زميلك باستلام تلك الرسالة النصية، بإمكانه إما أن يرد على الفور باستخدام نفس الوسيلة، أو أن يستخدم وسيلة أخرى يعتقد أنها أفضل من تلك، أو بمقدورها أن تحقق قدرًا أكبر من المنفعة، كالاتصال الهاتفي مثلًا.
الاتصالات الودية: تعد مواقع التواصل الاجتماعي هي الطريقة المثلى للتواصل مع الزملاء والأصدقاء بشكل ودّي في بيئة اليوم المتداخلة. وبصفتك عاملًا عن بُعد، تعد تلك وسيلة جيدة لوضع الحدود بين علاقاتك المهنية والشخصية، حيث من المحتمل أن تختلف نبرتك وطبيعتك الشخصية على مواقع التواصل الاجتماعي إلى حد كبير عن ما تكون عليه خلال اتصالاتك المهنية.
الاتصال عبر المسافات: عند محاولة التواصل بشكل دائم مع شخص ما في مكان آخر، مثل مشرفك، ستجد أن هناك العديد من الوسائل التي تُمكّنك من القيام بهذا الأمر، ولكن يُعد الفيديو أو الاجتماع عن طريق شبكة الويب هو الخيار الأفضل على الأغلب، نظرا لإمكانية مشاهدة المتصلين لبعضهم البعض. وهذا من شأنه أن يُساعد على تعزيز روح التواصل فيما بين الأطراف؛ الأمر الذي تعجز عن توفيره سبل التواصل الأخرى مثل التواصل عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو المحادثات الهاتفية.
هيكل التواصل
عندما تتلقى الكثير من المعلومات، قد يصبح من الصعب أن تتذكر كل ما تقرأه أو تسمعه. ولكن من خلال إنشاء هيكل حول المعلومات، فقد يكون الأمر أسهل بكثير أن نتذكر ونحتفظ بكافة التفاصيل الهامة. لماذا يعتبر ذلك صحيحًا؟ تعمل عقولنا من خلال تجميع الأشياء التي نراها ونسمعها ضمن فئات. إنَّها عملية نطلق عليها اسم التصنيف.
التصنيف - أو العملية التي من خلالها يتم التعرُّف على الأفكار والأشياء وتمييزها وفهمها – هي الطريقة التي يستخدمها الجميع لتأطير وتبسيط كميات كبيرة من المعلومات. عندما نقوم بتصنيف الأشياء من حولنا، يمكننا عندها البدء في النظر إليها على أنَّها أكثر وضوحًا، وبالتالي فهم علاقتها بفكرة أو شيء أكبر.
التصنيف عبارة عن مفهوم قاد التفاهم بين البشر على مر التاريخ. على سبيل المثال، التصنيف (أو علم تصنيف الكائنات) هو وسيلة نستخدمها لتمييز القطة عن الشخص، أو النبات عن الجمل. وبالمثل، فإنَّنا نستخدم الألعاب الترابطية مع الفرضية الأساسية وهي”أنَّ هذه الأشياء ليست مثل غيرها” لاكتساب فهم أساسي للأشياء وكيفية ارتباطها ببعضها البعض.
يساعد التصنيف على منعنا من الشعور بالحيرة والارتباك بشأن العالم من حولنا، وبدلًا من ذلك يسمح لنا أن نرى الأشياء بطريقة واضحة ويمكن التحكم بها.
في الأجزاء التالية، سوف نتعلم طريقة تصنيف يُطلق عليها اسم التفكير التنازلي لغرض تنظيم وهيكلة عمليات التواصل المختلفة بشكل فعَّال. هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بإيصال الأفكار الأكثر تعقيدًا لمختلف الجهات المعنية.
