7- التواصل عبر البريد الالكتروني Flashcards
نصائح وأمثلة للمراسلات الفعَّالة عبر البريد الإلكتروني
فيما يلي قائمة بالعادات الجيدة للتواصل في العمل عبر البريد الإلكتروني:
فكّر في حلول أخرى غير البريد الإلكتروني (مثل، الهاتف، التواصل الشخصي).
نسّق أفكارك. فكر حول الناتج المرغوب فيه والإجراءات الضرورية.
اختصر رسالتك في سطر الموضوع.
ارفق الملفات الضرورية إلى الرسالة.
اكتب رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. والآن اختصر نصف عدد الكلمات. احترم وقت مستلم الرسالة.
حوَل الفقرات الطويلة إلى قائمة من النقاط.
اضبط نبرة الحديث بشكل مناسب (مثل: رسمي أو غير رسمي؟).
راجع النص. والآن راجعه ونقحه مرة أخرى.
تأكد من قائمة مستلمي الرسالة. تأكد من أن جميع من هم في القائمة يحتاجون إلى رؤية هذه الرسالة.
إن كنت متأثرًا بحالة شعورية ما، ابتعد لفترة وأجر التعديلات قبل الإرسال.
ضع في اعتبارك آداب البريد الإلكتروني في موقع العمل. وكن سريعًا في إجراءاتك أيضًا.
مع وضع هذه الأمور في الاعتبار، سننظر إلى رسالة بريد إلكتروني مكتوبة بصورة سيئة، ثم سنقوم بتحسينها. يرجى تسجيل التغييرات التي ستراها في الرسالتين. حاول أن تقوم بتطبيق هذه النصائح في الرسالة المقبلة التي تقوم بإرسالها.
دعوة عبر التقويم الزمني
الاجتماعات هي مصدر لا يُقدّر بثمن. فهي توفر تنظيم ليومك وتخصِّص وقتًا لك ولزملائك ورؤسائك والعملاء للعمل معًا على مناقشة المشاريع واتخاذ القرارات وصياغة خطط العمل. لتحقيق أفضل النتائج من الاجتماعات وتجنب إضاعة وقت الآخرين، أنت بحاجة إلى إرسال دعوة واضحة وإعداد جدول الأعمال ودعوة الجهات المعنية الرئيسية فقط.
• إرسال دعوة واضحة: من شأنه مساعدة الحضور على التخطيط للاجتماع. تمكّن الدعوات المشاركين من الوصول في الوقت المحدد بغض النظر عما إذا كان اجتماعًا شخصيًا مباشرًا أو افتراضيًا.
الموضوع: احرص أن يكون موضوع الاجتماع هو نفس عنوان دعوتك التي أرسلتها لكي تتمكن من مشاركة الغرض من هذا الاجتماع بشكل واضح .
المكان: احرص دائمًا على تحديد مكان الاجتماع لمساعدة المشاركين على معرفة الموقع مُسبقًا. إذا قمت بجدولة اجتماع عبر الهاتف أو عبر الفيديو، لا تنسَ تضمين معلومات الاتصال الهاتفي أو رابط مكالمة الفيديو.
الوقت: حدِّد بوضوح تاريخ ووقت الاجتماع. إذا كنت تعمل على تنسيق مكالمة عبر مواقع متعددة، تأكَّد من تضمين المنطقة الزمنية للاجتماع لمنع أي ارتباك.
• إعداد جدول الأعمال: توفير جدول أعمال الاجتماع سيساعد الحضور على الاستعداد مقدمًا للاجتماع.
أرسل جدول الأعمال كجزء من دعوتك. ففهم الغرض من الاجتماع سوف يجعله على رأس قائمة أولويات الحضور.
أطلب من الحضور التفكير في نقاط النقاش وجمع البيانات المتصلة قبل الاجتماع. سوف تؤدي هذه الخطوة الإضافية للاستعداد إلى محادثات أكثر إنتاجية واجتماعات مثمرة بشكل أكبر.
• دعوة الجهات المعنية الرئيسية فقط: قم بدعوة الجهات المعنية الرئيسية إلى الاجتماع مما يؤدي الى زيادة الكفاءة عن طريق توفير المزيد من التركيز على موضوع أو قرار معين.
التقليل من عدد الأشخاص الذين قد يكونوا مهتمين في المناقشة، ولكن ليس لديهم الكثير من الإسهامات.
ضع علامة “اختياري” بالنسبة للحضور من المشاركين غير الأساسيين على دعوات رقمية وأرسل لهم ملاحظات الاجتماع، بحيث تبقيهم على علم بالتقدم المحرز.
إن إرسال دعوات مفصّلة في الوقت المناسب إلى الجهات المعنية الرئيسية سوف يساعدك على المشاركة بشكل فعَّال باجتماعات مثمرة. تمرَّن على هذه المهارات، وسوف ترى كيف أنَّ اجتماعاتك سوف تصبح أكثر ديناميكية وأكثر فائدة!
إدارة صندوق الوارد في البريد الإلكتروني
التواصل عبر البريد الالكتروني هو الوسيلة الرئيسية لتبادل واستقبال المعلومات المتعلقة بالعمل. مما يؤدي الى وجود كمّ هائل من الرسائل. فمن الضروري الحفاظ على بريدك الإلكتروني مُنظَّمًا للتأكد من متابعة الرسائل الهامة. هناك العديد من الاستراتيجيات حول كيفية متابعة البريد الإلكتروني الخاص بك، بما في ذلك أن يكون صندوق الوارد (صفر)، مما يعني تحديد الرسائل الجديدة فقط المعروضة في صندوق الوارد. كيف يمكنك القيام بذلك؟
لإدارة صندوق بريدك الإلكتروني، اتّبع الإرشادات التالية:
- الحذف: هناك الكثير من الرسائل التي تتلقاها لست بحاجة لحفظها. تخلَّص من هذه الرسائل بمجرد تفحصها وأخذ المعلومات الهامة منها.
- الرّد: قم بالرد على الرسائل التي تحتاج إلى 2-5 دقائق أو أقل للانتهاء منها.
- التفويض: إذا تلقيت رسالة ما تحتاج إلى شخص آخر لمساعدتك على الرد عليها، قم بإعادة إرسال هذه الرسالة إلى الاسم الصحيح بأسرع وقت ممكن.
- التأجيل: إذا كانت الرسالة تحتوي على إجراءات معينة لا يمكنك العمل عليها فورًا، قم بتحديد موعد على جدولك الزمني لإنجاز ذلك.
يجب عليك أيضًا أن تأخذ في عين الاعتبار عدد المرات التي تقوم فيها بإدارة صندوق البريد الوارد الخاص بك. على سبيل المثال، تفحٌّص بريدك الإلكتروني بشكل متواصل يمكن أن يُقلِّل بشكل كبير من الإنتاجية. تعتمد الوتيرة التي تحتاج إليها للتحقق من البريد الوارد الخاص بك على دورك وتوقعاتك للعملاء والمشرفين. فمن المستحسن التقليل من التحقق من البريد الإلكتروني لتكون إما مرّة واحدة كل ساعة أو عدّة مرات في اليوم. إن تحديد أوقات معينة في جدول أعمالك لإدارة البريد الوارد الخاص بك يساعدك على ضمان الوقت الكافي لتنفيذ العناصر الهامة الأخرى المرتبطة بدورك.
