5- التواصل في بيئة العمل

Question 1

المبادئ التوجيهية للتواصل الفعال في بيئة العمل

Answer 1

١- العقلية المنفتحة
٢- مهارات الاستماع الجيد
٣- التركيز على هدف مشترك
٤- الالتزام والمتابعة

Question 2

نصائح لجذب جمهورك

Answer 2

يجب عليك دائمًا حينما تصمم رسالة أن تضع جمهورك في الاعتبار، بغض النظر عن شكل التواصل أو نوع الرسالة. من أجل الوصول إلى جمهورك بفعالية، عليك تضمين الأشياء التي يهتمون بها في رسالتك، وتكييف رسالتك وفق توقعاتهم، وإيجاد السبل التي تجعلها جذابة لهم، وبذل قصارى جهدك لمساعدتهم على الاحتفاظ برسالتك فهذه الخطوات هامة جدًا لنجاح إيصال رسالتك.

اقرأ التالي للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية تفصيل أي رسالة بشكل يتناسب مع جمهورك:

اعرف جمهورك – ينبغي أن يكون جمهورك هو من يحدد شكل رسالتك دائمًا. هم من يجب أن يحددوا مقدار المعلومات التي ينبغي نقلها لهم، ونوع ومستوى التفاصيل التي يجب أن تضمنها، والمفاهيم الأكثر ملاءمة، والنبرة التي ستستخدمها.

كيّف رسالتك – يجب أن تكون رسالتك مخصّصة ومصمّمة لجمهورك. للقيام بذلك، تعرف على الفئات الفرعية في جمهورك، وحدد توقعاتها، وقم بصقل رسالتك من حيث الهيكل، والنبرة، والتنظيم.

اجذب جمهورك – يجب أن تكون رسالتك جذابة. لجذب الجمهور، استخدم أمثلة ملموسة، ولتكن الإحصاءات التي توردها لخدمة هدف معين، واستخدم التشبيهات لجعل الموضوع الذي تتناوله يبدو أكثر قبولًا لدى الجمهور وذا صلة أكبر بهم.

عزّز رسالتك – لا شك أنك تريد أن يتذكر جمهورك رسالتك. للتأكد من أن جمهورك يحتفظ برسالتك، أخبرهم بما سوف يستفيدونه من الاستماع لك، وقم بتقديم المعلومات بطرق متنوعة، وكُن موجزًا.

إذا أبقيت هذه الخطوات في اعتبارك، سوف تكون مجهَّزًا تجهيزًا جيدًا للعثور على أنجح وسيلة للوصول إلى جمهورك ونقل رسالتك لهم، بغض النظر عن الظروف.

Question 3

اللغة والنبرة

Answer 3

اللغة والنبرة التي تستخدمها في عمليات التواصل الكتابية واللفظية تعملان معًا لنقل رسالتك بصورة فعَّالة لجمهور معين.

اللغة هي كيفية التعبير عما تريد أن تقوله. اللغة التي نختارها قد تُغيِّر من مدلول رسالتنا. قد تواجه أنواع مختلفة من اللغات في عملك وتفاعلاتك الشخصية، ولكن بالنسبة لعمليات التواصل في مجال الأعمال، فمن المهم الحفاظ على نبرة مهنية وتجنب كل ما هو مثير للجدل أو مربك أو حساس أو مسيء إلى جمهورك.

النبرة هي الطريقة أو العاطفة التي تستخدمها عند التحدث أو الكتابة. في بيئة العمل، من المهم استخدام نبرة تتوافق مع الموقف أو الجمهور المستهدف للتأكد من وصول الرسالة بوضوح. يجب أن تتّسم جميع المراسلات المهنية بالثقة والكياسة والصدق، وخاصةً عند إرسال رسالة سلبية.

غالبًا ما تكون المراسلات المهنية مكتوبة في نبرة رسمية ومهنية. ينبغي أن تكون المراسلات الرسمية والمهنية على النحو التالي:

● استخدام المبني للمعلوم حيث يظهر الفعل والفاعل بشكل واضح.

● كن دقيقًا. كن واضحًا في أهدافك، وتجنب شرح التفاصيل التي لا داعي لها.

● تحقق دائمًا من عدم وجود أخطاء في قواعد اللغة وعلامات الترقيم.

في المرة القادمة التي تقوم فيها بكتابة رسالة عمل أو إعداد عرض تقديمي، خذ بعين الاعتبار الطرق التي تستطيع من خلالها توظيف لغتك ونبرتك للتأثير على رسالتك.

Question 4

اخطاء التواصل الشائعة

Answer 4

١- عدم تدقيق وتعديل عملك
٠ الاملاء
٠ القواعد
٠ النبرة

٢- رد الفعل، عدم الاستجابة

٣- استخدام اسلوب “ المقاس الواحد يناسب الجميع” للتواصل

٤- افتراض ان رسالتك قد وصلت للاخرين
- اذكر ان يقومو بطرح اسئلة ان لم يفهموا-

٥- انتهاك خصوصية الاخرين عن طريق الخطأ
- اي ارسال وثائق وصور حساسة-