12 Projekte produktiv abschließen Flashcards
Projektenden
Ein Projekt ist zu Ende, wenn
- der Auftrag erfüllt ist
- die Ziele erreicht sind
- das Budget erschöpft ist
- das Projektteam keine weiteren Lösungen bieten kann
- das Projekt aus übergeordneten Erwägungen gestoppt wird
- die Arbeit eingestellt wird
Projektende: Aushandlungsprozesse (Perspektiven)
Auftraggeber: gutes Verhältnis Aufwand - Erttrag? Trägt das Projekt zu meinen Zielen bei?
Projekt-Leitung: Guter Job? Wird das gebraucht? Wo kann ich diese Erfahrungen nutzen? Wofür qualifiziert mich der Erfolg?
Projekt-MA: Kompetenzen erweitert? Anteil am Erfolg? Ziele und Chancen für mich?
Projekt-Beratende: Trägt das Ergebnis zu meinem Image bei? Kompetenzen vertieft? Folgeprojekte / Aufträge?
Projektziele als Bezugskriterien
Ergebnisse des Projekts (entwickelte Verfahren, gefundene Methoden, ausgearbeitete Strategien / Konzepte etc.) -> Lösungen für eine Herausforderung / Problem, das zur Einrichtung des Projekts geführt hat
Zielbereiche -> Ergebnis (z.b. Zeitergebnis, Kostenergebnis, Qualitätsergebnis, Sachergebnis etc) -> Erfolge -> Nutzen (Nutzen, Verwertung, Gewinne)
Projektbilanzen
- Auswirkungen unplanmäßiger Veränderungen im Verlauf auf die Bilanz
- -> Planung wird geändert
- Quellen sind intern (selten) oder extern (meistens)
auch zusätzliche, unerwartete und langsfristige Ergebniss sind Teil der Gesamtbilanz:
- Hauptergebnisse
- Neben-Effekte
- Zusatz-Ergebnisse
- langfristige Folgen / Effekte
Zusatz-Effekte müssen erst sichtbar gemacht werden
Projekterfolge
Vorbereitung durch Einigung:
- ob die Projektergebnisse messbar sein sollen (und wie gemessen wird)
- wie und durch wen ersatzweise Erfolgsschätzungen vorgenommen werden sollen
- nach welchen Kriterien Projekt-Erfolg beurteilt und bewertet werden soll
- wie zu diesem Zweck Projektergebnisse erfasst, beschrieben und zu dokumentieren sind
Projektergebnisse messbar machen / Aufbereiten
Projektergebnisse messen (messbare Größen genau und zuverlässig messen)
Projektergebnisse schätzen (nicht messbare durch akzeptierte Experten einschätzen lassen)
Projektergebnisse bewerten (gemessene / geschätzt Werte nach zuvor festgelegten Kriterien bewerten (Ranking, qualitativ))
Projektergebnisse positionieren (Teil- und Gesamtergebnis hinsichtlich des Beitragsanteils als Leistung positionieren / würdigen)
Projektnutzen entfalten
Projektergebnisse:
umsetzen (unter Real- / Alltagsbedinungen)
weitergeben (an geeignete Bereiche, die es umsetzen)
nutzen (nicht 1:1 umsetzbar -> in geeigneten Formen den größtmöglichen Nutzen realisieren)
auswerten (Erfahrungen / Ergebnisse für weitere (Projekt-) Arbeit nutzen -> Dokumentation / Auswertung)
Abschluss-Reviews
Gesamtrückschau im Projekt-Team (Teamarbeit / Brainstorming) - Was ist gelungen / nicht gelungen, was war unerwartet und warum? War Kommunikation hilfreich und gelungen? Wenn nicht, warum? Was hat Zusammenarbeit gefördert? Was war produktiv in externer Kommunikation?
kritische Abweichungsanalyse (Teamarbeit / Teilteams, Analyse) - Wo Aufwand / Kosten über/unterschätzt? Warum? Wessen Leistung war anders als geschätzt? Wer hat Prozesse beschleunigt/verlangsamt? Wer/was wurde besonder gefördert? Wo hat das Controlling besonders gefördert?
Eigenreview (Einzelarbeit, Checkliste: Selbst-Managament, Konflikt-Management) - Fehler, Nachlässigkeiten? Wie effektiv war Zeit/Eigenmanagement? Als PL anerkannt und unterstützt? Risiken richtig eingeschätzt? Erfolgreiche Lösungsversuche?
Lessons learned als Beitrag zu Wissensmanagement und Projektkultur
systematisch angelegter Prozess zur Aufbereitung
Informationen verfügbar und zugänglich machen
Empfehlungen sollen konkret, knapp und begründet sein
Projekte beenden, bei denen nichts mehr zu gewinnen ist
zwei Methoden:
systemisches Konsensieren (Verständigung ohne Verlierer) -> Projekt von innen geschlossen und begründet beenden, Fokus nicht auf das Optimum, sondern auf ein “akzeptables Level”
Return on Failure (RoF) -> Auch aus Scheitern / Fehlern kann man etwas lernen/gewinnen (Verfahren, Perspektiven, Teillösungen, “Not-to-dos”) -> Aufgabe der für das Projekt Verantwortlichen, diese Aspekte ins Gespräch zu bringen
