07 Projekte planen: Arbeitsaufgaben, Abläufe und Erfolgsbedingungen Flashcards
Planung: Bedeutung
Ein komplexes, unüberschaubares System / Projekt:
- in sinnvolle Teile zerlegen
- in Aufgaben-gemäße Schritte und Abfolgen zu bringen
- künftiges Handeln systematisch vorauszudenken
- eine gedankliche “Brücke” zwischen Auftrag, Ziel, Arbeitsprozess und Ergebnis zu bauen
Planungs-Viereck
Definition -> Planung -> Durchführung -> Abschluss ->
Planung: Definitionsphase
- Projekt-Situation und -Problem analysieren
- Auftrag und Ziele des Projekts klären
- Ressourcen und Chancen des Projekts klären
- Machbarkeit unter gegebenen Bedingungen abschätzen
- Projekt-Auftrag formulieren und entscheiden lassen
Planung: Planungsphase
- Arbeitsbereiche und -pakete des Projektes klären (lassen)
- Zeiträume und -abschnitte planen (v.a. Meilensteine definieren)
- Ressourcenbedarf und -bereitstellung abklären und festlegen
- Projekt-Team und Projekt-Umfeld strukturieren (Stakeholder u.a.)
- Informationsprozesse und Schnittstellen definieren und planen
Planung: Durchführung
- Arbeitsfelder und -pakete sinnvoll aufteilen und bearbeiten
- Arbeitsprozesse moderieren, unterstützen und steuern
- Teilprojekte, Sub-Teams und Stakeholder koordinieren
- Aufgabenerfüllung, Abweichung und Kontextentwicklung prüfen
- zeitliche Abläufe, Kooperationen und Beiträge produktiv gestalten
Planung: Abschluss
- Ergebnisse zusammenfassen, bewerten und bilanzieren
- Abschluss-Präsentation und/oder Bericht erstellen und abgeben
- Ergebnisse, Nutzen und mögliche Folgerungen kommunizieren
- formale Entlastung und Weiterarbeit regeln
- Projekt formal abschließen, ggf. Folgeprozesse regeln
Planungsbereiche
- Projektstrukturplan
- Projektablaufplan
- Ressourcenplan
- Kostenplan
- Risikoplanung
- Informations- und Kommunikationsplanung
Projektstrukturplan (PSP)
Anfordeurngs- und Aufgabenrahmen, der dem Projekt eine Struktur gibt
Planung einzelner Schritte (Abfolge, Dauer, Zuordnunng zu Leistungsbeitrögen, Ressourcen)
Aufgabenstellung besteht aus Hauptaufgabe (Gesamtauftrag), Teilaufgaben (Aufgabenblöcke) und Arbeitspaketen (kleiner Planungseinheit)
Zeitplan
eine der kritischen Dimensionen im PM
- zur Verfügung stehende Zeit festzulagen / vereinbaren
- Zeit gut gliedern
- Zeitrahmen einhalten
- Prjektaktivitäten koordinieren, damit aufeinanderfolgende Teile ineinandergreifen
Komponenten der Zeitplanung
Zeitplan (vorher)
Zeitsteuerung (fortlaufend)
Meilenstein Planung
- allgemeine Gliederung in Abschnitte
- entweder extern vorgegeben (Auftraggeber) oder intern festgelegt
- geben Überblick was geschafft ist und was bevorsteht
Festlegung:
- Meilensteine häufig genug, um Orientierung und Kontakt für alle beteiligten zu geben
- Meilensteine weit genug entfernt, dass es sich lohnt ein Fazit zu ziehen
Terminplan erstellen
Tabellenförmige Auflistung aller Zeitbedarfe und Zeitpunkte/räume
Ausgangpunkt: Liste der Arbeitspakete
Darstellung entweder als Gantt-Diagramm (horizontale Balken) oder als Netzplan (sehr detailliert, kritischer Pfad)
Problem: Zeitaufwand realistisch schätzen:
- Wie viel Aufwand aufgrund früherer Projekterfahrung nötig?
- Welcher Aufwand ist unabhängig vom Abschlusstermin nötig?
- Welcher Aufwand ist unabhängig von den verfügbaren Personalressourcen nötig?
Projekte agil planen
Statt Aufgaben über einen Zeitraum zu planen, plant man erste sinnvolle Ergebnisse in einem festen Zeitraum
Frage: Was können wir in einer bestimmten Zeit schaffen, das bereits funktioniert? -> Iteration im Anschluss
Zeitraum werden der Erstellung des (Teil-) Ergebnis ist geblockt (keine Änderungen). Prioritäten statt Aufgabenplanung.
Methoden: SCRUM
Team Planung
Ressourcen + Know How
allgemeine psychologische Personen-Typologien nicht brauchbar als Grundlage zur Auswahl
Optionen zur Zusammensetzung:
- Ausschreibung (Pro: Nur Leute, die Lust haben; Contra: Manche werden enttäuscht, Kosten sind hoch, manchmal bekommt man Leute die man nicht möchte)
- Auswahl und Abordnung (nach fachlichen, sozialen oder organisatorischen Fähigkeiten)
Ressourcen und Kostenplanung
i.d.R. erst schätzbar, nachdem andere Planungsschritte (Aufgaben, Struktur, Zeit und Personalressourcen) erledigt sind
direkte und indirekte (Mit-Nutzung betrieblicher Ressourcen, nicht unmittelbar in Rechnung gestellt) Kosten
Ressourcen und Kostenplanung: Vorgehen
4 Schritte
- Ressourcen-Planung (Übersicht der nötigen Ressourcen: Personen, Ausstattung/Infrastruktur, Material)
- Aufwands- und Kostenschätzung (Kapazitätsplanung) (genau und belastbar abschätzen, wie viel an Personen, Material, Infrastruktur ind welchem Zeitraum zu kalkulieren ist - Erfarhungswerte helfen! KLR-Elemente)
- Aufstellen eines Projektbudgets (Definition des Planungsergebnis als verbindlich und Basis des Kostencontrollings/Projektcontrollings, Budget pro Aufgabenelement)
- Ressourcen-Management / Kostenkontrolle (Fakotren im Blick behalten, die die Kostensituation (positiv oder negativ) beeinflussen um Chancen zu erkennen und Probleme zu bearbeiten, Information über Änderungen, u.U. neue Kostenplanung)
Risikoplanung und Risikomanagement
Risikofaktoren aus Erfahrungswerten und Vorkenntnissen erkennen
Risikomanagement umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um möglichst alle Risiken im gesamten Projektverlauf erkennen und einschätzen zu können und das Projekt trotz Risiken erfolgreich zu steuern.
4 Schritte:
- Risiken erkennen (interne/externe)
- Risiken einschätzen (Toleranzen, Störungspotential, Prioritäten etc)
- Risiken managen (vermeiden, umgehen, Schäden minimieren)
- Erfolge & Wirkungen verfolgen, bewerten, auswerten (tatsächliche Wirkungen der getroffenen Maßnahmen beobachten, u.U. nachbessern, Erfahrungen ins Risikomangement aufnehmen)
Informationsmanagement
oft vernachlässigt, aber sehr relevant
Planung von:
- Kommunikation
- Information
- Dokumentation
Viele Faktoren hängen von Informationsmanagement ab (Arbeitsaufteilung/-ablauf, Koordination, Unterstützung der Entscheider, Aufmerksamkeit der Umwelt)
Welche Information (welche Form / Frequenz / Umfang) muss an wen? Bring- oder Holschuld?
Projekt-Dokumentationssystem
Projektauftrag, Planungspapiere, Einladungen/Protokolle, Skizzen/Entwürfe, allg. relevante Quellen werden allen Projektbeteiligten transparent zur Verfügung gestellt
Kommunikationssystem / Kommunikationsstruktur / Kommunikationsnetz
gelingende Kommunikation ist essentiell
passende Kommunikations- und Informationsstruktur ist nötig
immer wieder prüfen und u.U. anpassen
Fragen:
- Zu welchen Anlassen und Zwecken wird informiert? (wer ist eingeladen / bekommt Protokolle, wann sonstige Information? Wer ist für Informationsfluss verantwortlich?)
- Wie wird informiert? (Äußere Form der Information, Vorlagen, Bereitstellund auf Aufbereitung durch wen?)
- Womirt wird informiert (Informationsmittel und Medien) (welche Standardformen, schriftlich / elektronisch / mündlich, wann Unterschriften? Formen der elektronischen Kommunikation)
