07 Projekte planen: Arbeitsaufgaben, Abläufe und Erfolgsbedingungen

Question 1

Planung: Bedeutung

Answer 1

Ein komplexes, unüberschaubares System / Projekt:

• in sinnvolle Teile zerlegen
• in Aufgaben-gemäße Schritte und Abfolgen zu bringen
• künftiges Handeln systematisch vorauszudenken
• eine gedankliche “Brücke” zwischen Auftrag, Ziel, Arbeitsprozess und Ergebnis zu bauen

Question 2

Planungs-Viereck

Answer 2

Definition -> Planung -> Durchführung -> Abschluss ->

Question 3

Planung: Definitionsphase

Answer 3

• Projekt-Situation und -Problem analysieren
• Auftrag und Ziele des Projekts klären
• Ressourcen und Chancen des Projekts klären
• Machbarkeit unter gegebenen Bedingungen abschätzen
• Projekt-Auftrag formulieren und entscheiden lassen

Question 4

Planung: Planungsphase

Answer 4

• Arbeitsbereiche und -pakete des Projektes klären (lassen)
• Zeiträume und -abschnitte planen (v.a. Meilensteine definieren)
• Ressourcenbedarf und -bereitstellung abklären und festlegen
• Projekt-Team und Projekt-Umfeld strukturieren (Stakeholder u.a.)
• Informationsprozesse und Schnittstellen definieren und planen

Question 5

Planung: Durchführung

Answer 5

• Arbeitsfelder und -pakete sinnvoll aufteilen und bearbeiten
• Arbeitsprozesse moderieren, unterstützen und steuern
• Teilprojekte, Sub-Teams und Stakeholder koordinieren
• Aufgabenerfüllung, Abweichung und Kontextentwicklung prüfen
• zeitliche Abläufe, Kooperationen und Beiträge produktiv gestalten

Question 6

Planung: Abschluss

Answer 6

• Ergebnisse zusammenfassen, bewerten und bilanzieren
• Abschluss-Präsentation und/oder Bericht erstellen und abgeben
• Ergebnisse, Nutzen und mögliche Folgerungen kommunizieren
• formale Entlastung und Weiterarbeit regeln
• Projekt formal abschließen, ggf. Folgeprozesse regeln

Question 7

Planungsbereiche

Answer 7

• Projektstrukturplan
• Projektablaufplan
• Ressourcenplan
• Kostenplan
• Risikoplanung
• Informations- und Kommunikationsplanung

Question 8

Projektstrukturplan (PSP)

Answer 8

Anfordeurngs- und Aufgabenrahmen, der dem Projekt eine Struktur gibt

Planung einzelner Schritte (Abfolge, Dauer, Zuordnunng zu Leistungsbeitrögen, Ressourcen)

Aufgabenstellung besteht aus Hauptaufgabe (Gesamtauftrag), Teilaufgaben (Aufgabenblöcke) und Arbeitspaketen (kleiner Planungseinheit)

Question 9

Zeitplan

Answer 9

eine der kritischen Dimensionen im PM

• zur Verfügung stehende Zeit festzulagen / vereinbaren
• Zeit gut gliedern
• Zeitrahmen einhalten
• Prjektaktivitäten koordinieren, damit aufeinanderfolgende Teile ineinandergreifen

Question 10

Komponenten der Zeitplanung

Answer 10

Zeitplan (vorher)

Zeitsteuerung (fortlaufend)

Question 11

Meilenstein Planung

Answer 11

• allgemeine Gliederung in Abschnitte
• entweder extern vorgegeben (Auftraggeber) oder intern festgelegt
• geben Überblick was geschafft ist und was bevorsteht

Festlegung:

1. Meilensteine häufig genug, um Orientierung und Kontakt für alle beteiligten zu geben
2. Meilensteine weit genug entfernt, dass es sich lohnt ein Fazit zu ziehen

Question 12

Terminplan erstellen

Answer 12

Tabellenförmige Auflistung aller Zeitbedarfe und Zeitpunkte/räume

Ausgangpunkt: Liste der Arbeitspakete

Darstellung entweder als Gantt-Diagramm (horizontale Balken) oder als Netzplan (sehr detailliert, kritischer Pfad)

Problem: Zeitaufwand realistisch schätzen:

1. Wie viel Aufwand aufgrund früherer Projekterfahrung nötig?
2. Welcher Aufwand ist unabhängig vom Abschlusstermin nötig?
3. Welcher Aufwand ist unabhängig von den verfügbaren Personalressourcen nötig?

Question 13

Projekte agil planen

Answer 13

Statt Aufgaben über einen Zeitraum zu planen, plant man erste sinnvolle Ergebnisse in einem festen Zeitraum

Frage: Was können wir in einer bestimmten Zeit schaffen, das bereits funktioniert? -> Iteration im Anschluss

Zeitraum werden der Erstellung des (Teil-) Ergebnis ist geblockt (keine Änderungen). Prioritäten statt Aufgabenplanung.

Methoden: SCRUM

Question 14

Team Planung

Answer 14

Ressourcen + Know How

allgemeine psychologische Personen-Typologien nicht brauchbar als Grundlage zur Auswahl

Optionen zur Zusammensetzung:

1. Ausschreibung (Pro: Nur Leute, die Lust haben; Contra: Manche werden enttäuscht, Kosten sind hoch, manchmal bekommt man Leute die man nicht möchte)
2. Auswahl und Abordnung (nach fachlichen, sozialen oder organisatorischen Fähigkeiten)

Question 15

Ressourcen und Kostenplanung

Answer 15

i.d.R. erst schätzbar, nachdem andere Planungsschritte (Aufgaben, Struktur, Zeit und Personalressourcen) erledigt sind

direkte und indirekte (Mit-Nutzung betrieblicher Ressourcen, nicht unmittelbar in Rechnung gestellt) Kosten

Question 16

Ressourcen und Kostenplanung: Vorgehen

Answer 16

4 Schritte

1. Ressourcen-Planung (Übersicht der nötigen Ressourcen: Personen, Ausstattung/Infrastruktur, Material)
2. Aufwands- und Kostenschätzung (Kapazitätsplanung) (genau und belastbar abschätzen, wie viel an Personen, Material, Infrastruktur ind welchem Zeitraum zu kalkulieren ist - Erfarhungswerte helfen! KLR-Elemente)
3. Aufstellen eines Projektbudgets (Definition des Planungsergebnis als verbindlich und Basis des Kostencontrollings/Projektcontrollings, Budget pro Aufgabenelement)
4. Ressourcen-Management / Kostenkontrolle (Fakotren im Blick behalten, die die Kostensituation (positiv oder negativ) beeinflussen um Chancen zu erkennen und Probleme zu bearbeiten, Information über Änderungen, u.U. neue Kostenplanung)

Question 17

Risikoplanung und Risikomanagement

Answer 17

Risikofaktoren aus Erfahrungswerten und Vorkenntnissen erkennen

Risikomanagement umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um möglichst alle Risiken im gesamten Projektverlauf erkennen und einschätzen zu können und das Projekt trotz Risiken erfolgreich zu steuern.

4 Schritte:

1. Risiken erkennen (interne/externe)
2. Risiken einschätzen (Toleranzen, Störungspotential, Prioritäten etc)
3. Risiken managen (vermeiden, umgehen, Schäden minimieren)
4. Erfolge & Wirkungen verfolgen, bewerten, auswerten (tatsächliche Wirkungen der getroffenen Maßnahmen beobachten, u.U. nachbessern, Erfahrungen ins Risikomangement aufnehmen)

Question 18

Informationsmanagement

Answer 18

oft vernachlässigt, aber sehr relevant

Planung von:

• Kommunikation
• Information
• Dokumentation

Viele Faktoren hängen von Informationsmanagement ab (Arbeitsaufteilung/-ablauf, Koordination, Unterstützung der Entscheider, Aufmerksamkeit der Umwelt)

Welche Information (welche Form / Frequenz / Umfang) muss an wen? Bring- oder Holschuld?

Question 19

Projekt-Dokumentationssystem

Answer 19

Projektauftrag, Planungspapiere, Einladungen/Protokolle, Skizzen/Entwürfe, allg. relevante Quellen werden allen Projektbeteiligten transparent zur Verfügung gestellt

Question 20

Kommunikationssystem / Kommunikationsstruktur / Kommunikationsnetz

Answer 20

gelingende Kommunikation ist essentiell

passende Kommunikations- und Informationsstruktur ist nötig

immer wieder prüfen und u.U. anpassen

Fragen:

• Zu welchen Anlassen und Zwecken wird informiert? (wer ist eingeladen / bekommt Protokolle, wann sonstige Information? Wer ist für Informationsfluss verantwortlich?)
• Wie wird informiert? (Äußere Form der Information, Vorlagen, Bereitstellund auf Aufbereitung durch wen?)
• Womirt wird informiert (Informationsmittel und Medien) (welche Standardformen, schriftlich / elektronisch / mündlich, wann Unterschriften? Formen der elektronischen Kommunikation)