08 Projekte steuern: Projektprozesse zielorientiert zu Ergebnissen führen Flashcards
Projekte steuern: Start / Navigation / Controlling
Steuern umfasst:
- gelingender Start
- produktive Navigation durch die Prozesse
- durchgängiger, aber auch schlankes Conrtolling/Monitoring im Projektverlauf
Voraussetzung für erfolgreichen Verlauf:
- gute Koordination der verschiedenen Beteiligten und Teilarbeiten
- Impulse, Belohnungen und Raum für kreative Ideen und Lösungen
- passende und mit der Entwicklung mitgehende Kommunikationsregeln und -räume
- aktives und sensibles Handling von Konflikten und Brüchen im Verlauf
Projekte professionell steuern
- Projekte moderieren und koordinieren
- methodisches und kreatives Arbeiten im Projekt fordern, fördern und aufrechterhalten
- eine gute Kommunikations- und Kooperationskultur schaffen und stützen
- Konflikte annehmen, konstruktiv bearbeiten und für Projekt nutzen
Projekte steuern: Handlungsempfehlungen
- Gesamtablauf und seine Komponenten (Ablaufschritte, Aufgabenzuordnung und Arbeitsteilung) im Blick haben
- Projekt-Meetings gut vorbereiten und sichtbar auf den Ablauf des Projekt beziehen
- Rechtzeitig einladen (schriftlich mit Vorschlags zum Arbeitsprogramm u. erfoderlichen Unterlagen)
- zügige Moderation des Meetings, ohne Raum für Klärung einzuschränken
- Entscheidungen ankündigen, vorbereiten, diskutieren (im Anschluss) und dann klar und verbindlich treffen
- Entscheidungen für alle sichtbar festhalten
- Gegenmeinungen aufnehmen, abwägen, diskutieren und einbeziehen
- “Störmanöver” (offensichtlich oder verdeckt) schnell unterbinden
Kreativität nutzen
Projektarbeit braucht kreative (Er-)Findungsphasen
- Jedes zu seiner Zeit (Kreativ- und Produktivphasen)
- Spezialisten sind nötig (hinzuziehen / Kompetenz integrieren) Aber: einkaufen / auslagern schafft Aufwand (Kommunikation, Integration, Koordination)
- alternative: interne Spezialisten (falls verfügbar), brauchen Raum, Zeit und Gehör
Methoden: Brainstorming, Brainwriting 6-3-5, Moderation, Synetik (Lösungen auf ähnliches Problem anwenden und Ergebnis vergleichen)
Kreativität ist nötig, stört aber erstmal (“Wozu brauchen wir das?” “Keine Zeit” etc)
Kreativität fördern
- deutlich / nachdrücklich auf Notwendigkeit kreativer Lösungen/Ideen hinweisen
- Beschreiben, wie mit diser Aufgabe umzugehen ist (Optionen, Präferenzen)
- Kreativitätsphasen bewusst inszenieren
- Bewertungskriterien für gute kreative Lösungen aus Projektzielen ableiten und kommunizieren
- Kreativität systematisch beobachten und in der Projektkommunikation lebendig halten
Kommunikation
geeignete Mittel und Netzwerke schaffen (z.B. zu ähnlichen Projekten) -> Synergien nutzen, Experten / Know-How teilen, Aufgaben teilen etc.
Regeln für Kommunikation definieren und kultivieren (offen und ehrlich, vertraulich, knapp und konkret etc.)
Grenzen der Projektorganisation festlegen (z.B. nur Ideen finden, Innovation aber nicht selbst in Gang bringen)
Verantwortlichkeit kann geteilt werden (zwischen Team und PL, muss aber klar vereinbart werden)
Achtsamkeit üben
5 Grundsätze, um möglichst wenig Fehlentscheidungen zu treffen:
- Konzentration auf Fehler
- Abneigung gegen vereinfachende Interpretationen
- Sensibilität für betriebliche Abläufe
- Streben nach Flexibilität
- Respekt vor fachlichem Wissen und Können
-> alle beteiligten Personen einbeziehen und ermutigen weiche Faktoren / frühe Warnzeichen zu beachten und zu kommunizieren
Konflikte bearbeiten
Konflikte nicht per se schädlich -> zeigen übersehen Faktoren oder Wege die für das Ergebnis von nutzen sein können
Beziehungs- oder Sachproblem
Beziehungsproblem oft “getarnt” als Sachproblem -> Einfühlungsvermögen, Kontakt und Distanz zum Konfliktgegenstand nötig
Förderung von Produktivität
- inhaltlich, sozial und zeitlich klare Struktur schaffen
- Diskussion moderieren (klar, freundlich, konsequent)
- Regeln für Fehler und Versäumnisse
- Einhalten erwachsener Verbindlichkeit
- klare und abgrenzbare Verantwortlichkeiten schaffen und kommunizieren
- Entscheidungen kommunizieren
- faire Relation zw. Leistung und Belohnung kommunizieren
- verfügbare Ressourcen faier und zielgerichtet einsetzen
- klare und zugewandte Sprache
- aufmerksam sein und Prozesse abschließen
Projekt-Controlling
zu geeignete Zeitpunkten werden Projekt-Parameter erfasst (Termine, Kosten, Leistungen)
- Instrument, um fortlaufend mit Unsicherheiten im Projektverlauf umzugehen (z.B. replanning)
- Voraussetzung einer fortlaufend angepassten Steuerung (findet in Schleifen statt)
- in Verantwortung der PL
-> aktives und zielorientiertes Steuerungs-Element, das allen Beteiligten nutzt
Controlling Dreieck
- Zeit / Termine
- Kosten
- Leistung / Qualität
Controlling Sechseck
- Fortschritt
- Kosten
- Leistung
- Umfeld-Passungen
- Dokumentation
- Nahtstellen / Koordination
Projektcontrolling: Nutzen
nur wertvoll, wenn die Ergebnisse genutzt werden um neue Entscheidungen zu treffen (einbezogen werden)
nutzlos ohne unmittelbare Vewendung im PM
Umfang abhängig von Projekt-Koplexität
bei Abweichungen lokale Wirkungen und mittelfristige Wirkungen in deb Blick nehmen (schlimmeres verhindern!)
Gründe für Planabweichungen identifizieren und Folgen ausmachen
Controlling: Zeit-Dimension
Probleme:
Grad der Fertigstellung lässt sich schwer schätzen (Lösung: Aufgaben untergliedern, Expertenschätzungen einbeziehen)
Teilgruppe macht geschönte Angaben um nicht als “Versager” dazustehen (Lösung: Ergebnisse vorführen lassen, Team in Bewertung einbeziehen)
Teilaufgaben werden zu verschiedenen Zeitpunkten fertig -> gravierende Gesamtverzögerung (Lösung: Aufgabenumfang / -komplexität und Ressourcen überprüfen, ggf. neu aufteilen und Verknüpfungen entkoppeln)
Controlling: Kosten-Dimension
Überschreitungen sind häufig -> nicht immer Folge von Fehlhandlung oder Missmanagement
Abweichungen aufdecken:
Gab es Mehraufwand?
Unrealistisch kalkuliert? (um Vorteile zu bekommen)
Arbeiten erledigt, die nicht Teil des Projekts sind?
Führen sachliche / qualitative Leistungsprobleme zu teuren Nacharbeiten / Zukäufen?
etc
