03 Konzeptvarianten im Projekt-Management Flashcards
Zweckbestimmung klassisches Projektmanagement
- Risiko kann gemindert werden (v.a. bei IT Investitionen)
- Risiko kann kontrolliert werden (bei bereichsübergreifenden Aktivitäten)
- PM verbessert die Führung derartiger Aktivitiäten (Führungskonzept)
- PM hat Vorteile bei einmaligen, neuartigen und komplexen Aufgaben
- PM macht (reaktions-) schneller, überschaubarer und erfolgreicher
Nutzenaspekte für (klassisches) PM
- bessere Beherrschbarkeit von Anforderungen, Aufgaben und Problemen, für die in der Routine zu wenig Vorgehensmodelle u. Instrumente verfügbar sind
- Strukturierung von (Sub-) Organisationen und (Arbeits-) Prozessen
- Planung wappnet für kommende Anforderungen und Risiken
- Kontroll- und Überprüfungsinstrumente
- Zerlegung in beherrschbare (Teil-) Aufgaben und Sequenzen
- Leitung geregelt und Anbindung an die Stammorganisation
Organisationsverständnis des klassischen PM
- Unternehmen / Organisationen sind zweckrational und primär hierarchisch organisiert
- Handeln in U. folgt primär strategischen und operativen Zielsetzungen
- Unternehmensentwicklung und -steuerung werden durchgängig geplant und gemäß den Planungsprioritäten durch das Management gesteuert
- Unternehmen ist nach Bereichsfunktionen oder als Matrix gegliedert
- Humanressourcen besetzen “Stellen” oder Positionen mit Aufgaben, Rechten u. Zuständigkeiten (Elemente in Strukturen)
- Erledigung v. Aufgaben erfolgt im Koordinierten zusammenspiel mehr oder minder hochspezialisierter Bereiche u. Kompetenzen
- Wenn möglich werden Abläufe standardisert und kontrolliert
- Projekte sind Sonderfälle, die sowohl ausgegliedert, als auch eingebunden werden müssen
Was meint Komplexität?
(Systemtheorie)
Als “komplex” kann man soziale Verhältnisse (oder Systeme) bezeichnen, die eine Zahl sowie eine Art interner Interdependenzen (Abhänigkeiten) von Elementen aufweisen, die nicht mehr berechenbar sind und sich daher im Grunde auch nicht mehr wirklich kontrollieren oder steuern lassen.
- Probehandeln statt berechnen und planen
- Ensteht aus unübersichtlichen Wechselbeziehungen und Einflüssen
- Veranschaulichen und teilw. nachvollziehbar, nie gänzlich erfassbar / kontrollierbar
Was meint Kontingenz?
(Systemtheorie)
Als kontignent bezeichnet man alles, das so, wie es erscheint, möglich und zugleich nicht notwendig ist.
Kann unter gegebenen Bedingungen vorkommen, muss aber nicht.
Was meint Konstruktivismus?
(Systemtheorie)
Verweist darauf, dass man es in der Regel nicht mit objektiv gegebenen Sachverhalten, sondern mit konstruierenden / konstruierten Beobachtungen zu tun hat.
Bezugskonzept Systemisches PM
Umgang mit Veränderungen, meist ausgelöst durch Komplexität
Komplexität ist eine Charakterisierung der Art eines Systems
Bezugskonzept Adaptives PM
Umgang mit Veränderungen, meist ausgelöst durch Dynamik
Dynamik beschreibt bestimmte Prozesse und Formen der Produktivität
Dynamik steht für Veränderlichkeit von Bedingungen und Wirkungsfaktoren
Gründe für Anpassungsbedarf in Projekten
- Projektziele können nicht oder kaum längerfristig sinnvoll konzipiert bzw. festegelegt werden
- Projekt-Umwelten erweisen sich zunehmend als instabil
- Projekte selbst erscheinen weniger stabil (sowohl Planung als auch Steuerung betreffend)
- Lösungsansätze und -technologien sind deutlich offener, Projekte damit riskanter
- Erwartungen an Projekte ändern sich (werden größer, fundamentaler, dynamischer)
- Projektmethodik erscheint zunehmend un- bis kontraproduktiv (“Projektbürokratie”)
- Plan- und Steuerbarkeit nimmt generell ab in modernen Organisationen / Unternhemen
Was meint Adaptivität?
“Sich an variable Umstände anpassend” -> impliziert Anpassungsfähigkeit
3 Typen / Variationen adaptiven PMs
agiles PM
evolutionäres PM
dynamisches PM
Agiles PM (Agiles Manifest)
Agil = Beweglich, wendig, flink/schnell
Konzept hat Ursprung in der (agilen) Softwareentwicklung
- Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Tools
- Funktionierende Programme sind maßgeblicher als umfangreiche Dokumentationen
- Die stetige Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über Verträgen
- Zutrauen und Offenheit für Änderungen stehen über dem Befolgen eines festgelegten Plans
Abkehr von Kerngedanken, Vorgehensmodellen und Routinen des klassischen PM
“Leicht” auch in Hinblick auf Management-Aufwand
Ziele agilen PMs
- Einführungszeit für neue Entwicklungen verkürzen
- Ausschuss (d.h. mängelbehaftete Produktion) verringern
- Moral und Produktivität im Team verbessern
- Die Qualität der Produkte verbessern
- Die Voraussagbarkeit von Ergebnissen verbessern (Verlässlichkeit)
Wie erreicht man die Ziele des agilen PM?
Motivierte Teams und gute Kommunikation
funktionierende Zwischenergebnisse
abgeschlossene Arbeitseinheiten
Förderung von Vertrauen
Nutzen von Erfahrungen und Lernprozessen
Bewusstes Lernen
Auswahl bewährter Vorgehensweisen
kleine Teams von Vorteil
Aufbrechen funktionaler Strukturen
Routinisierung von Standardabläufen
Gründe für scheitern agilen PMs
Hängt in Hohem Maße von Unternehmenskultur ab
Kann nicht einfach “verordnet” werden
Furcht vor Fehlern darf nicht zu groß sein
Selbstorganisation und beratenden Eingriffe müssen möglich sein
Muss fraglose Unterstützung des Top-Managements haben
Insbesondere Abhängig von der Führungs und dem Management
Eigenschaften agilen PMs
- setzt in hohem Maße auf Kommunikation und (relativ) spontane Entscheidungen
- gibt sich extrem Markt- bzw. Kunden-Orientiert
- geht aufgrund geringer vertraglicher Festelegungen gewisse rechtliche Risiken ein
- eigene Systematiken und Vorgehensweisen werden entwickelt und propagiert (z.B. SCRUM)
- hebt sehr auf fachliche und methodische Kompetenz ab und betont diese
- wird zunehmend interessant für Bereiche außerhalb der SW Entwicklung
evolutionäres PM (Definition)
Evolutionäres Projekt-Management besagt, dass Projekte in Ihren Wirkungszusammenhängen selbstorganisierte Systeme bilden, deren tatsächlicher Verlauf nur in begrenztem Umfang und auf eine bestimmte Art und Weise durch Planung vorbestimmt und gesteuert werden kann. Es ist gekennzeichnet durch ein evolutionäres, inkrementelles, iteratives, durch Veränderungen der Rahmenbedinungen und Anforderungen getriebenes Vorgehen. (Litke)
Gründe für evolutionäres PM
- Probleme frühzeitig erkennen
- Veränderungen vorwegnehmen können
- -> Kenntnis von Einflüssen von Außen und deren Interdependenzen sind nötig (zussätzlich zum Inneren des Projekts)
- Dynamik des Projektverlaufs und Ausprägung der Unternehmenskultur bestimmen wesentlich den Projekterfolg
- Strategien müssen in immer kürzeren Zeiträumen entwickelt werden
- ganzheitliche Problemlösungsmethodik ist bei komplexen Veränderungsprojekten unabdingbar
Eigenschaften evolutionären PMs
Projektsystem mit seinen Abläufen, Dynamiken und Produktivität im Zentrum
Grundlegend basierend auf Iterationen, die zu (Teil-) Ergebnissen führen können
Relevante Ereignisse und Entwicklungen sind außerhalb des Projekts angesiedelt (extern), z.B. Kunden oder Beobachter die durch Interessen den Verlauf des Projekts beeinflussen, direkt oder indirekt
Informationen werden durch das (relativ autonom) arbeitende Projektsystem aufgenommen und bearbeitet
Unterschied zu klassischem PM: externe Dynamik ist kein “Störfall”, sondern wird beobachtet und ist relevant
Unterschiede evolutionäres PM - klassisches PM
- im klassischen PM sind Zielvorgaben als wesentliches Voraussetzung angesehen
- im evolutionären PM werden auch Ziele definiert, sie werden jedoch nach jedem Zyklus kritisch hinterfragt und Veränderungen im Projektumfeld werden aufgegriffen und Erfahrungen eingebunden
- definierte Ziele werden mit fortschreitenedem Projekt verstärkt in Frage gestellt
- evolutionäres PM braucht autonome Entscheidungs- und Koordinations-Instanzen und eigenständige Überwachungsinstanzen, die Abweichungen systematisch erfassen und bewerten. Das gelingt besser bei selbstorganisierten Systemen (statt hierarchischen)
Charakterisierung evolutionäres PM
- teilt beschleunigende Aspekte mit agilem PM (iteratives Vorgehen)
- betont systemische Eigenständigkeit (im Kontext einer kybernetischen Systemtheorie)
- betont gleichzeitig ausgeprägten Kundenkontakt
- behält einiges klassische Plaungselemente bei und bringt sie in eine adaptive Perspektive
- betont v.a. die Adaptivität des PM in Bezug auf Umweltbedingungen
- denkt und steuert insofern v.a. “von außen nach innen” (von der Umwelt ins Projekt)
dynamisches PM
iteratives Vorgehen (wie bei agil und evolutionär)
anders als bei evolutionärem Vorgehen achtet dynamisches PM nicht darauf, welche Dynamiken das Projekt von außen beeinflussen könnnten, sondern entwickelt seinerseits die Perspektive, wie das Projekt relevante Umwelten sinnvoll beeinflussen kann
sucht nach Beiträgen, Wirkungen und Potenzialen, die aus dem Projekt heraus aktuell sinnvoll in relevante Umwelten transportiert werden sollten
Prozesse nicht von Umwelt-Themen und Aufträgen getrieben, sondern Projekte werden selbst zum Treiber für Produktivität
Konzeption dynamischen PMs
übergreifendes Konzept für das Umgehen mit Dynamik
extern induzierte Anspassungen werden erweitert durch interne selbst erzeugte Dynamiken (aus eigenen, im Projekt entstehenden Kompetenzen/Lösungen für PM, Prozessgestaltung und Problemlösen) und diese für mögliche Dynamisierung nutzen
situationsgemäß die Verwendung von Planungsmustern, Tools und Verfahren auch aus dem klassischen PM ergebnisorientiert kombiniert mit flexiblem Vorgehen
Dynamik und Wandel im relevanten Projektumfeld aktiv im Blick behalten und PM und dessen Beiträge nutzen
Charakterisierung dynamisches PM
nimmt Dynamik auf (Adaptivität) und treibt sie selbst noch voran, wo es nützlich oder notwendig erscheint (Aktivität, Treiber)
verknüpft die Außen- mit der Innenperspektive und betont so die innovative Produktivität des PM selbst
behält den Nutzen von Planungs-Tools je nach Bedarf und Situation bei
setzt v.a. auf gelingende System(Projekt-)-Umwelt-Kommunikation (nicht primär auf die Selbstorganisation des Projekt-Management-Systems)
Kritik an klassischem PM
Klassisches vs Systemisches PM
