06 Projekte formieren: Projekten eine konkrete und bearbeitbare Form geben

Question 1

Klärung / Entscheidung / Beauftragung

Answer 1

Ziel: Orientierung schaffen

durch:

• Projektantrag (falls nötig)
• Projektauftrag
• Eingangs- / Situationsanalyse

Question 2

Projektauftrag

Answer 2

Ein Projektauftrag formuliert:

• die Richtung (Ziele, Ergebnisse)
• die Randbedingungen (Kontext, Ressourcen, Abstimmungen)
• die Beteiligten (vgl. Rollen)

die in einem Projekt zur Bearbeitung einer definierten Aufgabe gelten sollen.

Question 3

Projektauftrag: Inhalte

Answer 3

• Aufgabenstellung und Kontext
• Zielsetzung
• Ergebniserwartung
• Projektleitung
• Budget
• weitere Ressourcen
• Termine / Meilensteine
• zu beachtende Rahmenbedingungen
• Unterschrift (Auftraggeber und PL)

Question 4

Projektauftrag: Gründe

Answer 4

• dient allen Beteligten
• erteilt durch das Management -> Verantwortung und Einbindung
• Managementebene nicht (vorranging) an Budget gebunden, sondern an Bedeutung und Verknüpfungstiefe mit dem Rest des Unternehmens
• auch vereinbaren, wenn die Idee für das Projekt “von unten” kommt

Question 5

Kontext-Analyse

Answer 5

Möglichkeit Projektaufträge zu verbessern (insb. bei schwierigen / riskanten Projekten)

Analyse von:

der Projekt-Geschichte (Problemhistorie, versuchte Lösungen etc, Interessenten an Erfolg/Scheitern)

des Projekt-Umfelds (Projektkultur, Hindernisse, Verhältnis zur Linie, Kompetenze, Prioritäten)

des Projekt-Auftrags (Ziele, Einstellung der Beteiligten zu Zielen, Geschehen bei Misserfolg etc.)

Question 6

Situationsanalyse

Answer 6

Am Beginn der Projektarbeit unverzichtbar,

1. um die konkreten Ausgangsbedingungen zu sehen und kommunizieren
2. um die aktuellen Randbedingungen zu erfassen
3. um die nächsten Schritte und Aufgaben festzulegen

Fokus auf:

• sachliches Umfeld (technisch, inhaltlich, methodisch)
• zeitliches Umfeld (Einbindung in “übergreifenden Plan”)
• soziales Umfeld (wer ist betroffen, wer hat Einfluss, wer ist Kunde etc.)

Question 7

Situationsanalyse und Diagnose (je 2 Methoden)

Answer 7

Situatiosnanalyse:

Problemanalyse in moderierter Gruppenarbeit

ISHIKAWA Diagramm

Diagnose:

Beteiligten-Umfeld-Analyse (BUA)

Beliefs-Audit per Fragebogen

Question 8

Projektziele definieren (3 Komponenten)

Answer 8

konkrete Ziele um anzuregen, zu locken, leiten, motivieren etc.

Kriterien, um abzuschätzen, inwieweit die Ziele erreicht sind

Komponenten:

Ziel-Inhalt (Was genau soll erreicht werden?)

Ziel-Umfang (Wie groß soll das Ziel bemessen sein?)

Ziel-Zeit (Wann soll das Angestrebte erreicht sein?)

Question 9

Projektziele formulieren

Answer 9

klar und konkret (specific)

messbar (measurable)

anregend und attraktiv (attractive)

realistisch und positiv formuliert (realistic)

terminiert (terminated)

Question 10

Methoden zur Ziel-Konstruktion

Answer 10

ISHIKAWA Diagramm (statt Problem als Ende Ziel als Ende)

Zielgewichtung (sammeln von Zielen, diese im Anschluss gewichten -> Ergebnis: Ziel-Baum)