09 Projekte sinnvoll unterstützen, sichern und positionieren Flashcards
Projekte sichern: Kommunikation, Politik, Marketing: Kräfte- und Einflussfelder
Auftraggeber / Topmanagement:
Info-Zuflüsse, Info-Rückflüsse, Abstimmung (bedarfsgerecht)
Projekt-Umwelten:
Kontakt/Austausch mit Kunden, Fachwelt und Forschung
Unternehmensumfeld (beob.):
Informationen für Außenwelt: Aktuelles, Neuerungen, Kooperationen
Unternehmensumfeld (Partner):
Entwicklungsstand des Projekts: Kooperationsbedarf, Synergien, Abstimmung
Projekte sichern: Positionierungen
Gründe für Aufmerksamkeit und Pflege für Schnittstellen:
- Charakter von Projekten als organisatorische Ausgliederungen
- Kooperations-, Wettbewerbs- und Innovationsdynamik in Verbindung mit Projekten
zu 1: da funktional temporär ausgegliedert: Pflege v. Schnittstellen um Kontaktverlust, Irrelevant und Irritation zu verhindern
zu 2: auch andere Bereiche sind aktiv / innovativ! Konkurrenz, knappe Ressourcen und Konflikte möglich!
Lösung: produktive Verbindung mit der Umwelt und Kommunikatio!
Erfolgskommunikation bei Projekten
Erfolgsfrage nicht erst am Ende stellen, sondern laufend! Erfolge kommunizieren!
Erfolgskommunikation: richtige Ergebnisse? Ergebnisse noch gebraucht? Erfolgsfaktoren aus Projekt / PM heraus?
Kommunikation, indem Ergebnisse auf Ziele bezogen werden (Nutzen, Verwertung, Gewinne)
Projekte sichern: Projektzwischenbilanzierung
ist das Projekte noch produktiv, notwendig, erfolgreich?
Projekt-Gesamtbilanz:
- Hauptergebnisse (geplant, vereinbart, gezielt bearbeitet)
- zusätzliche Ergebnisse (Überschreiten der Ziele)
- langfristige Effekte (verzögerte und indirekte Wirkungen des Projekts)
- Neben-Effekte (“Beiprodukte / Abfallprodukte”)
Projekte sichern: Kritische Abweichungsanalyse
Überprüfung des Projektverlaufs zwischen Plan und Realität, um Erfolgskommunikation zu betreiben
Abweichungen nicht direkt als Scheitern betrachten, sondern als Bild des tatsächlichen Verlaufs
Abweichungen im Anschluss einschätzen mit Blick auf die Ergebniserwartungen, Veränderungen des Projektumfelds und Nutzenbeitrags des Erreichten
Vorgehen:
- Wo Kosten / Aufwände über/unterschätzt? Gründe?
- Wessen Leistung/Beitrag war anders als geschätzt?
- Wer hat Prozesse verzögert/beschleunigt?
- Wo hat das Controllig gefördert?
- Wer hat das Projekt besondes gefördert (und wie)?
Projekte sichern: Projektmarketing
Vermarktung ist wichtig, wird aber oft ignoriert (ungeliebt) - Komminkationsprozess
Wichtig weil:
- Projekte folgen unternehmerischem / organisatorischem Geschehen -> Wettbewerb und Konkurrenz (Finanzen, Einfluss, Strategie, Technologie)
- Experten kämpfen um Beachtung und setzen dazu auch Projekte ein -> Karrierechancen für alle Projekt-MA
- Projekte stehen für Innovationskraft (Konkurrenzkampf zu anderen Unternhmen)
- Projekte sind für Auftraggeber “Aktivitäten unter anderen” -> Behauptung zur Laufzeit und zum Abschluss nötig
- 2 wichtige Dimensionen: Prozess- und Produkt-Marketing
Projekte sichern: Prozess- und Produkt-Marketing
Prozess-Marketing:
Aufmerksamkeit der Auftraggeber sinkt nach Beginn rapide -> Prozess-Marketing um das Projekt im Verlauf präsent und interessant zu halten (“Projekt läuft erfolgreich” und “Es sind interessante / nützliche Ergebnisse zu erwarten”)
Produkt-Marketing:
Bei Projekt-Ende zählt primär das Ergebnis, Interesse richtet sich auf Ergebnis, Nutzen, Verwertbarkeit, Ausstrahlung, Perspektiven, Innovationssprung etc.
Projekte sichern: Prozess-Marketing: Inhalte und Orte/Instrumente
Prozess-Marketing Inhalte:
- Fortschritte
- Realisierung
- Ergebniserwartung
- Highlights
- Projekt-Kultur
Prozess-Marketing Orte:
- Infos/Bulletins
- Berichte
- Präsentationen
- Projekt-Events
- Besprechungen
Projekte sichern: Produkt-Marketing: Inhalte und Orte/Instrumente
Produkt-Marketing Inhalte:
- Ergebnisse
- Entdeckungen
- Nutzen / Gewinn
- Zusatz-Nutzen
- Kosten
Produkt-Marketing Orte:
- Info-Börsen
- Info-Stände
- Broschüren / Werbeauftritte
- Messen / Communities
- Tagungen / Workshops
Projekte sichern: Informationsmanagement vs. Marketing
- Verknüpfung von beiden sinnvoll
- Informationsmanagement stellt produktiv Informationen für Projekt-Marketing bereit (die sowieso erfasst wurden)
- Nutzen Infromations-Datenbank und Kommunikationsnetz
Unterschiedliche Zwecke:
- Infomationsmanagement: sichern und fördern interner Arbeitsabläufe und Koordination im Projekt und zum Umfeld
-
Marketing: wecken, erhalten und fördern von Aufmerksamkeit und Beachtung / Nutzung des Projekts
*
Projekte sichern: Projektpräsentation
Ausgerichtet auf Zuhörerkreis / Zielgruppe! Sonst droht Spezialwissen zu “langweilen”
unterschiedliche Erwartungsrahmen:
Projekt-Betroffene, -Nutzer, -Kunden: Welche Auswirkungen, Chancen und Folgen hat das Projekt / Ergebnis für uns?
Projekt-Auftraggeber, -Sponsoren, -Promoter: Welchen Nutzen / Vorteile bieten das Projekt / das Ergebnis und was sind Begleiterscheinungen für unsere Ziele?
Projekt-Partner, -Experten, -Kooperationsnetze: Wie ging das Projekt vor? Was haben wir davon? Welcher Nutzen?
Projekte sichern: Multi-Projekt-Management
Neue Aufgaben, wenn eine Organisation mit mehreren Projekten zu tun hat:
- Verschärfung des Problems Linie <-> Projekt-Organisation (Konkurrenz zur Linie / Bedrohung)
- Abstimmung / Koordination der Aufgabenstellungen, Ziele, Ressourcen etc. zw. den Projekten
- Koordinationsaufwand (im Verhältnis zur Projektarbeit) darf nicht überhand gewinnen
- Synergien / Querverbindungen müssen identifiziert und produktiv genutzt werden (um Ressourcen nicht zu verschwenden)
- Leitungsrollen und Verantwortung muss ähnlich sorgfältig geregelt werden, wie in Linien-Orga
Projekte sichern: Multi-Projekt-Management: Koordinationsaufgaben
Aufgabenstellung und Zielsetzung (Überschneidung vermeiden, Arbeitsteilung)
Zeit und Kosten (Planung, Verteilung, Controlling)
Gesamtplanung und Präsentation (keine Terminkonkurrenzen, Synergien fördern)
Sichern von Lernerfahrungen (Wissenmanagement)
Projekte sichern: Projekt-Unternehmen
“Sonderfall Projekt” wird zur Regel -> Einführung des PM muss unternehmensweit als Organisationsentwicklung angelegt werden
Zentrale Elemente:
Methodenkenntnis, Organisationsentwicklung, Strategie, Gesamtsteuerung, Veränderungspromotoren, Management Know-How
