T4: La comunicación organizacional. Tipos según función

Question 1

¿Por qué es importante prestar atención a la comunicación?

Answer 1

Porque si no funciona la comunicación, no funcionará ninguna intervención. Sin la comunicación, además, no existirían las organizaciones.

Question 2

¿Cómo se pueden concebir los procesos de comunicación y su utilidad?

Answer 2

Como “herramientas sociales” esenciales que posibilitan la interacción humana y el entendimiento mutuo

Question 3

¿Cuál es la función más importante de un directivo?

Answer 3

Desarrollar y mantener un buen sistema de comunicación dentro de la organización

Question 4

¿Qué 2 definiciones existen de “comunicación”?

Answer 4

• Centrada en la transmisión de información (proceso)
• Centrada en los elementos que intervienen en el proceso de la comunicación

Question 5

¿Qué es la comunicación según la definición centrada en la transmisión de información?

Answer 5

Es un sistema o proceso de transmisión de información y significado

Question 6

¿Qué es la comunicación según la definición centrada en los elementos que la componen?

Answer 6

Un proceso en el que se transfiere una idea de una fuente a un receptor, con la intención u objetivo de cambiar su comportamiento.

Es una perspectiva más analítica

Question 7

¿Qué se necesita saber para averiguar si una comunicación está siendo eficaz? Entonces, ¿qué es una comunicación eficaz?

Answer 7

Conocer los objetivos de la comunicación. Una comunicación eficaz es aquella que cumple el objetivo con el cual se lleva a cabo

Question 8

Objetivos de la comunicación

Answer 8

1) tratar de controlar el comportamiento de otra persona
2) motivar a la persona a actuar
3) transmitir a otra persona una información de cualquier tipo
4) expresar sentimientos y emociones. Aunque esto no es tanto un objetivo como una función

Question 9

Tipos de comunicación. ¿Cuáles nos interesan?

Answer 9

• Intrapersonal. El sujeto consigo mismo
• Interpersonal. Entre individuos
• Intraorganizacional. Dentro de la organización, entendida como un todo
• Interorganizacional. Entre organizaciones.

Nos interesan la interpersonal e intraorganizacional

Question 10

¿Qué función cumple la comunicación intrapersonal?

Answer 10

La creación del mensaje que se va a transmitir a otro. No podemos contarle algo a alguien si antes no nos lo contamos a nosotros mismos

Question 11

¿Cómo ocurre un episodio de comunicación? ¿Qué veracidad tiene el esquema fuente-mensaje-destinatario? ¿Cuál es el nuevo modelo?

Answer 11

Ese modelo es demasiado simple. Hay muchos más factores.
El nuevo modelo es el Modelo General del Sistema de Comunicación de C. Shannon. Ya se usa en cualquier disciplina que trata el proceso de la comunicación

Question 12

¿Qué elementos hay en el proceso de comunicación según C. Shannon?

Answer 12

• Fuente
• Transmisor. La entidad que transmite el mensaje, p. ej. ondas sonoras (el estímulo físico)
• Medio. Es por donde se transmite el estímulo físico/transmisor. P. ej., el aire que transporta las ondas sonoras.
• Receptor
• Destinatario: mensaje final

Question 13

Según C. Shannon, ¿qué procesos median entre los elementos del proceso comunicativo?

Answer 13

• Codificación: entre fuente y transmisor, porque es convertir el mensaje en el estímulo físico.
• Decodificación: entre receptor y destinatario, porque es reconvertir el estímulo físico en mensaje.
• Retroalimentación/feedback: asegurarse de que el mensaje ha llegado al destinatario correctamente. Conviene cuando el mensaje es importante.

Question 14

¿Por qué es importante el feedback con el destinatario en la comunicación?

Answer 14

Porque puede fácilmente haber malentendidos y rumores. Según la Clínica del Rumor en la 2ª GM, se encontraron 3 leyes. Una de ellas fue la ley de simplificación (por nuestra capacidad limitada de MT/MCP)

Question 15

¿Qué procesos pueden dar lugar a una comunicación no eficiente?

Answer 15

• Codificación: no expresar correctamente lo que se quiere decir. Las personas no están en nuestra cabeza, por lo que solo entenderán lo que expresamos en el estímulo físico.
• Decodificación: puede ocurrir si se usa un código que el destinatario no entiende o no domina.
• Ruido: problemas en el medio. Cualquier variable que dificulte o imposibilite una comunicación interpersonal

Question 16

¿Cuáles son algunos tipos de ruido?

Answer 16

• Variables físicas
• Variables fisiológicas: p. ej. persona cansada
• Comunicación no verbal: p. ej. tono de voz. Si se habla de forma rara, la persona estará más preocupada de eso que del mensaje en sí
• Ruido social: p. ej. si se humilla a alguien al llamarle la atención, no va a recibir el mensaje de lo que hizo mal, porque lo otro tendrá prioridad.

Question 17

¿Cómo solemos responder al ruido en el día a día?

Answer 17

Somos insensibles a él. Tratamos de hablar por encima de él, y eso no funciona

Question 18

3 subtipos de comunicación intraorganizacional. ¿Según qué criterio se han clasificado así, y cuáles son?

Answer 18

Según su función dentro del organigrama:
- Comunicación vertical ascendente
- Comunicación vertical descendiente
- Comunicación horizontal

Question 19

¿Cuáles son los contenidos de la comunicación vertical ascendente y entre qué personas se produce?

Answer 19

• De puestos jerárquicos inferiores a superiores
• Se comunican los resultados del trabajo, si va bien, si hay dificultades… Y también conflictos, problemas, quejas, sugerencias de mejora.

Question 20

¿Por qué es importante la comunicación ascendente actualmente en contraposición al modelo de Taylor?

Answer 20

Taylor tenía el modelo planificadores/ejecutores. Pero actualmente, todos los trabajadores de la organización piensan y contribuyen a su mejora. Todos tienen algo que aportar desde sus puestos

Question 21

¿Por qué resulta muy útil la comunicación vertical ascendente?

Answer 21

Para la supervivencia de la organización y la competitividad con otras organizaciones

Question 22

Enumera algunos métodos de comunicación vertical ascendente

Answer 22

• “Puertas abiertas”
• Encuesta de actitudes
• Sistema de buzones
• “Enlace”/”Ombudsperson”

Question 23

¿Por qué no suelen llegar las quejas con tanta facilidad en la comunicación vertical ascendente?

Answer 23

Porque no queremos dar malas noticias. Nos intimida. Pero cuanto más rápido se transmitan, más rápido se solucionan los problemas, así que es importante. Los empleados temen que vaya a tener consecuencias negativas para ellos.

Question 24

“Puertas abiertas”
- ¿En qué consiste?
- ¿Cuándo es menos recomendable?
- ¿Qué alternativa se suele escoger? ¿Qué otro riesgo entraña?

Answer 24

• Es un sistema mediante el cual cualquiera de los subordinados de cualquier nivel puede comunicarse con el puesto jerárquico más amplio de forma directa
• Es menos recomendable en organizaciones grandes: menos posible y eficaz, y el sistema y el superior acabarían por colapsar
• Lo común es un sistema serial: cada uno a su superior, hasta llegar a arriba. Pero tiene el riesgo del que el mensaje se puede dañar o modificar

Question 25

Encuesta de actitudes:
- ¿Cada cuánto tiempo se suelen hacer?
- ¿Cómo suelen ser las preguntas?
- ¿Qué hay que tener en cuenta para que sea eficaz

Answer 25

• 1 vez al año por sus altos costes.
• Preguntas cerradas tipo Likert, y al final de todo, preguntas abiertas para expresar quejas o sugerencias
• Es importante dar respuesta a los resultados de la encuesta

Question 26

Sistema de buzones:
- ¿Cuáles son sus principales ventajas?

Answer 26

• No es apenas costoso
• La info es inmediata

Question 27

¿Qué reglas existen para el sistema de buzones?

Answer 27

1) No poner 1 solo buzón. Si hay uno para quejas y otro para sugerencias, será más probable la participación (con solo 1 temerán que se piense que están poniendo una queja)
2) Recoger los papeles con cierta periodicidad. Si se acumulan y nadie los recoge, la imagen sería muy mala.
3) Responder con relativa rapidez a las quejas y sugerencias

Question 28

¿Por qué sería positivo conseguir una mayor participación en la comunicación vertical ascendente?

Answer 28

Porque se cambia la cultura de la organización a una de participación

Question 29

¿Pueden hacerse anónimas las quejas en los buzones?

Answer 29

Puede ser una buena forma de empezar para acostumbrarles al sistema. Pero tiene el problema de que no se puede responder a la queja de una persona concreta (al no saber quién es)

Question 30

“Enlace”/”Ombudsperson”:
- ¿Quién es?
- ¿Cómo se escoge?
- ¿Por qué es útil?

Answer 30

• Una persona dentro de un puesto jerárquico que abandonará sus funciones habituales para dedicarse a recoger mensajes y aportaciones de sus compañeros, para llevarlas directamente al puesto superior.
• Se escoge por votación, normalmente.
• Es útil para que lo que ocurre abajo no se quede abajo, que se transmita lo antes posible y se pueda solucionar pronto

Question 31

¿Entre quiénes se produce la comunicación vertical descendente? ¿Cuáles son sus contenidos?

Answer 31

De puestos jerárquicos superiores a inferiores.
Contenidos: Objetivos, procedimientos, reglamentos, plazos, retroalimentación a las quejas y sugerencias…

Question 32

¿Qué diferentes canales o métodos se utilizan para la comunicación vertical descendente?

Answer 32

• Oral: no funciona bien, sobre todo para mensajes importantes.
• Escrita: Informe Escrito, Memorandum…
• Telefonía convencional
• Internet e Intranet
• Tablón de anuncios
• Publicaciones internas

Question 33

Comunicación escrita en vertical descendente: ventajas

Answer 33

• Mensaje más estable
• Permite comunicarse con muchos a la vez

Question 34

Comunicación escrita en vertical descendente: desventajas y balance final

Answer 34

Desventajas:
- Cada uno puede interpretarlo de forma diferente. Sigue siendo necesario el feedback
- Se abusa tanto de este medio que las personas terminan por ignorar todo lo que llegue en un papel escrito. Por tanto, no se enteran de las cosas

Balance: es un buen método mientras no se abuse de él. Solo lo necesario: máximo, medio folio

Question 35

La telefonía convencional en comunicación vertical descendente: ventajas y desventajas. Variantes y uso hoy en día

Answer 35

Ventaja: inmediatez, útil para asuntos urgentes.
Desventaja: sigue siendo comunicación oral.
Variantes: fax, multiconferencia, videoconferencia.
Uso: ya apenas se usa; sustituida por Internet

Question 36

Internet e Intranet para comunicación vertical descendente: ventajas y desventajas

Answer 36

Ventajas: mucho más barato que la telefonía convencional
Desventajas: sigue teniendo una base física, lo que trae limitaciones, y en una organización grande esos límites se sobrepasan fácilmente. Se sigue recurriendo al teléfono, por tanto.

Question 37

Tablón de anuncios para comunicación vertical descendente: ventajas y desventajas

Answer 37

Ventajas:
- Más económico
- Comunicación inmediata
Desventajas:
- Se usa mal, por lo que está desprestigiado

Question 38

Reglas para el tablón de anuncios

Answer 38

1) No se debe poner todo tipo de información; eso hará que se deje de prestar atención a él
2) Hay que mantenerlo actualizado
3) Deben colocarse en posiciones sociópetas (zonas de paso)

Question 39

Publicaciones internas para comunicación vertical descendente
- ¿En qué consisten?
- ¿Qué tipos hay y cuáles son las más importantes?

Answer 39

• Son todo tipo de material impreso que usan las organizaciones para comunicarse con sus miembros

Tipos:
- Revistas, boletines, periódico, etc.
- El Manual de la Empresa. Es un doc. que recoge todos los procedimientos, normas y políticas. Problema: nadie los lee
- El Libro del Trabajador. Es un resumen del manual de la empresa, pero resumido para el trabajador concretamente (lo que necesita saber). Lenguaje menos jurídico, más agradable -> motivar a leer.

Los dos últimos son los más importantes

Question 40

Comunicación horizontal: ¿entre quiénes se da? ¿Cuáles son sus canales más frecuentes? ¿Qué dos tipos hay?

Answer 40

• Entre miembros situados en un mismo nivel jerárquico
• Canales de comunicación informal
• Hay intragrupal e intergrupal

Question 41

Comunicación horizontal intragrupal. ¿Entre quiénes se da? ¿Qué función desempeña?

Answer 41

Entre compañeros de un mismo grupo de trabajo (en la misma unidad).
Orientada a la coordinación y solución de problemas, a la vez que sirve de soporte emocional y aumenta la satisfacción.

Question 42

Comunicación horizontal intergrupal. ¿Entre quiénes se da? ¿Qué función desempeña?

Answer 42

Entre diferentes grupos de trabajo en el mismo nivel de la jerarquía.
Para coordinar actividades, hacer circular la información, resolver problemas y solucionar conflictos entre esas unidades.