Spørgsmål 13 - Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse, samt partshøring

Question 1

Indledende om sagsbehandling

Answer 1

Sagsbehandlingsreglerne er processuelle regler, som forvaltningen skal overholde i sagsbehandlingen. Sagsbehandlingsreglerne er således formelle regler, som omhandler, hvordan myndighederne skal behandle sager, herunder træffe afgørelser. Sagsbehandlingsreglerne skal sikre grundig sagsbehandling og tilsidesættelse af reglerne kan medføre at en afgørelse bliver ugyldig.

Question 2

Forvaltningsloven

Answer 2

Forvaltningsloven indeholder de grundlæggende sagsbehandlingsregler om bl.a. habilitet, partsaktindsigt, partshøring, begrundelse og klagevejledning og fastsætter mindstekravene vedrørende de mest centrale og grundlæggende rettigheder for borgere, der er parter. Forvaltningsloven kodificerer mange, men ikke alle forvaltningsretlige grundprincipper, hvorfor der ved siden af loven gælder en række grundsætninger, herunder officialprincippet

Question 3

Indledende om sagsoplysning

Answer 3

Grundlæggende forvaltningsretligt princip, at det påhviler den enkelte forvaltningsmyndighed selv at oplyse sagen tilstrækkeligt til, at der kan træffes afgørelse på forsvarligt grundlag (official princippet). FVL §§ 27 – 32 er ikke begrænset til afgørelsesvirksomhed, men gælder for al virksomhed der udøves af den offentlige forvaltning, jf. FVL § 2, stk. 3

Question 4

Officialprincippet

Answer 4

Gælder på ulovbestemt grundlag og indebærer, at myndighederne har ansvaret for at en sag bliver oplyst tilstrækkeligt omfang. Retter sig mod både det faktiske og retlige grundlag for afgørelsen.

Question 5

Hvor grundigt skal sagen oplyses?

Answer 5

Officialprincippet forpligter den myndighed, der skal træffe afgørelse i en sag, til at tilvejebringe korrekte og tilstrækkelige oplysninger, til at der kan træffes en materielt rigtig afgørelse. Hvorvidt oplysningsgrundlaget er tilstrækkeligt afhænger af følgende:

• Hvilken type sag er der tale om (indgribende)?
• Hvilke oplysninger myndigheden allerede er i besiddelse af
• Myndighedens praksis på området

Question 6

Særligt om anonyme oplysninger

Answer 6

Oplysninger, der alene fremtræder som anonyme, eller oplysninger, der af anden grund ikke kan kontrolleres af myndigheden, kan ikke i sig selv indgå i grundlaget for en indgribende afgørelse over for en borger. Anonyme anmeldelser vil derimod kunne benyttes som anledning til overvejelser om, hvorvidt der i det hele taget bør indledes en sag.

Question 7

Retsvirkning af tilsidesættelse af officialprincippet

Answer 7

Hensynet er således, at myndighederne træffer rigtige og lovlige afgørelser, hvorfor der er tale om en garantiforskrift. Dette kan i yderste konsekvens medføre aftalens ugyldighed

Question 8

Notatpligt

Answer 8

I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., skal den pågældende myndighed m.v., når den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gære notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Udtagelser hvis informationerne allerede findes eller det er inden for strafferetsplejen.

Question 9

Betingelser for notatpligt

Answer 9

Ifølge OFL § 13 skal der være tale om en afgørelsessag, oplysningerne skal enten vedrøre sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger eller et væsentligt sagsbehandlingsskridt. Derudover må oplysningerne ikke allerede fremgå af sagens dokumenter.

Question 10

Retsvirkningen af tilsidesættelse af notatpligt

Answer 10

Notatpligten er en ordensforskrift, og tilsidesættelsen af pligten kan derfor ikke medføre afgørelsens ugyldighed. Tilsidesættelse kan dog efter omstændighederne medføre, at en klageinstans eller en domstol må lægge borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysninger i øvrigt, dvs. en form for processuel skadevirkning.

Question 11

Oplysninger fra parten

Answer 11

For så vidt angår oplysninger fra parten sondres mellem partens oplysningspligt (afsnit 8.4.1) og partens oplysningsret

Question 12

Partens oplysningspligt

Answer 12

Afgørende for partens oplysningspligt afhænger af, om sagen er rejst af parten selv (afsnit 8.4.1.1.) eller ej. I det omfang myndigheden beder parten om at fremkomme med oplysninger, følger det af FVL § 7, stk. 1, og god forvaltningsskik, at myndigheden skal vejlede parten om, hvilke oplysninger myndigheden har brug for, og hvordan oplysningerne tilvejebringes. Myndighederne kan i øvrigt normalt ikke uden særlig hjemmel kræve, at en borger udfylder særlige ansøgningsskemaer eller andre blanketter i forbindelse med sagsoplysningen.

Question 13

Ansøgningssager

Answer 13

Ansøgningssager er sager rejst på partens initiativ, fx en ansøgning om sociale ydelser. I sådanne sager har parten som regel en særlig tilskyndelse til at bidrage til sagsoplysningen. Hvis ikke parten ønsker at medvirke ved sagens oplysning, kan myndigheden ikke blot med henvisning hertil undlade at behandle sagen, der da må afgøres på det foreliggende grundlag, eventuelt således at den manglende eller utilstrækkelige medvirken tillægges processuel skadevirkning.
Det er i øvrigt almindeligt antaget, at parten ikke uden særlig hjemmel kan mødes med processuel skadevirkning over for oplysninger, som det vil være særligt belastende, besværligt eller omkostningskrævende for parten at skaffe

Question 14

Andre sager end ansøgningssager

Answer 14

Parten er ikke forpligtet til at medvirke ved sagens oplysning, og myndigheden kan derfor ikke tillægge manglende medvirken processuel skadevirkning. Undtagelser hvis det fremgår ved lov og hvis oplysningerne er let tilgængelige for parten.

Question 15

Partens oplysningsret

Answer 15

En part kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen, jf. FVL § 21, stk. 1. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af udtalelsen. Undtagelse, hvis udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse eller hvis partens interesse i at sagen udsættes findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse og til sidst, hvis der ved lov er fastsat særlige bestemmelser.

Question 16

Myndighedens egne oplysninger

Answer 16

FVL’s regler om videregivelse af fortrolige oplysninger regulerer alene adgangen til, at videregive oplysninger mellem myndigheder. Reglerne angår derimod ikke adgangen til at videregive oplysninger inden for samme myndighed eller til at anvende offentligt tilgængelige oplysninger.

Inden for myndigheden er adgangen til at udveksle oplysninger alene begrænset af reglerne om tavshedspligt i FVL § 27 og af reglen i FVL § 32 om, at man ikke må skaffe sig andre oplysninger end dem, der er nødvendige for at behandle sagen. Adgangen til denne form for udveksling af oplysninger er forholdsvis vid, og må som hovedregel anses for berettiget, såfremt den, der modtager oplysningerne, har en klar og saglig interesse heri.
Særregel vedr. ansøgningssager (FVL § 29).

Behandlingen, herunder videregivelse, skal overholde Databeskyttelsesforordningen/Databeskyttelsesloven bestemmelser i det omfang loven finder anvendelse

Question 17

Oplysninger fra andre myndigheder

Answer 17

Reglerne om udveksling af oplysninger mellem myndigheder kan forekomme komplicerede, men falder overordnet set i tre dele:

• Hvilke oplysninger må myndighed A indhente fra myndighed B?
• Hvilke oplysninger må myndighed B videregive til myndighed A?
• Hvilke oplysninger skal myndighed B videregive til myndighed A?

Question 18

Hvilke oplysninger må myndighed A indhente fra myndighed B?

Answer 18

Der sondres mellem ansøgningssager og andre sager end ansøgningssager.
Ved ansøgningssager må der ikke indhentes oplysninger om ansøgerens rent private forhold fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed, jf. FVL § 29, stk. 1. Undtagelser, hvis ansøgeren har givet samtykke jf. FVL § 29, stk. 2, nr. 1, hvis andet følger af lov jf. FVL § 29, stk. 2, nr. 2 og hvis særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand overstiger ansøgerens interesse, i at oplysningen indhentes, jf. FVL § 29, stk. 2, nr. 3.
Ved andre sager er Indhentelse af oplysninger inden for forvaltningen i andre sager end ansøgningssager er som udgangspunkt kun begrænset af FVL § 32 om, at man ikke må indhente irrelevante oplysninger: Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.

Question 19

Hvilke oplysninger må myndighed B videregive til myndighed A?

Answer 19

Reglerne om, hvilke oplysninger én myndighed må videregive til en anden, afhænger af, hvilke oplysninger, der er tale om. Der gælder således forskellige regler, alt efter om der er tale om personoplysninger eller andre oplysninger end personoplysninger. Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person

Question 20

Hvilke oplysninger må myndighed B videregive til myndighed A

Answer 20

Reglerne om, hvilke oplysninger én myndighed må videregive til en anden, afhænger af, hvilke oplysninger, der er tale om. Der gælder således forskellige regler, alt efter om der er tale om personoplysninger eller andre oplysninger end personoplysninger. Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

FVL regulerer ikke direkte spørgsmålet om videregivelse af oplysninger til andre end forvaltningsmyndigheder. Uden for FVL falder derfor bl.a. offentlige myndigheders udveksling af oplysninger med borgere eller virksomheder. Dette spørgsmål må bedømmes på grundlag af FVL § 27 om tavshedspligt, medmindre forholdet er omfattet af en særlig regel om tavshedspligt

Question 21

Hvilke oplysninger skal myndighed B videregive til myndighed A?

Answer 21

FVL § 31 bestemmer, at en forvaltningsmyndighed, der er berettiget til at give en oplysning videre, og som fra en anden myndighed får anmodning om oplysninger, også har pligt til at videregive disse.

Den myndighed, der er i besiddelse af oplysningerne, afgør, om det er berettiget at give oplysningerne videre, dvs. om oplysningerne er relevante for den anden myndighed.. åbenbart irrelevante oplysninger må ikke udleveres. Det er den myndighed, der beder om oplysningerne, der skal sørge for samtykke fra borgeren. Pligten til at videregive oplysninger indtræder dog ikke, hvis arbejdet med at give oplysningen medfører et merarbejde, der væsentligt overstiger den interesse, som den anden myndighed har i at få oplysninger, jf. FVL § 31, stk. 2 (værdispringsregel).

Question 22

Partshøring

Answer 22

Giver den der er part i en afgørelsessag mulighed for at kommentere det faktiske afgørelsesgrundlag inden sagen afgøres. Reglerne skal ses i lyset af officialprincippet, da myndighederne er forpligtet til at tilstrækkeligt oplyse sagen. Formålet med partshøring er at styrke tilliden til forvaltningen samt give borgeren følelsen af, at der ikke bliver truffet afgørelser bag om ryggen på denne.

Question 23

Betingelser for partshøring

Answer 23

Betingelser for partshøringspligt er følgende, jf. FVL § 19, stk. 1:

• Myndigheden skal være i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger (afsnit 9.2.1),
• Parten må antages ikke at være bekendt med, at disse oplysninger eller vurderinger indgår i afgørelsesgrundlaget (afsnit 9.2.2),
• Oplysningerne skal være til ugunst for den pågældende part (afsnit 9.2.3), og
• Oplysningerne skal være af væsentlig betydning for sagens afgørelse (afsnit 9.2.4).

Question 24

Oplysninger vedrørende sagens faktiske grundlag m.v.

Answer 24

Høringspligten vedrører ”bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger”. Udtrykket omfatter enhver oplysning der bidrager til at skabe klarhed om en (påtænkt) afgørelses faktiske og bevismæssige grundlag, og vil således også kunne omfatte vurderinger vedrørende faktiske forløb og omstændigheder, uanset at der ikke herved i sig selv bringes nye faktiske oplysninger frem.
I klagesager skal der kun partshøres, hvis der indgår nye oplysninger i klagesagen

Question 25

Manglende kendskab til oplysningerne indgår

Answer 25

Parten må ikke være bekendt med, at bestemte oplysninger indgår i afgørelsesgrundlaget for sagen. Det afgørende er således konteksten.

Der er normalt en formodning for, at parten ikke har kendskab til, at en oplysning indgår i afgørelsesgrundlaget for en bestemt sag, medmindre parten selv har givet oplysningen til brug for behandlingen af den pågældende sag, eller det i øvrigt klart fremgår af omstændighederne, at oplysningerne indgår i afgørelsesgrundlaget, jf. FVL-forarbejderne

Question 26

Oplysninger til ugunst for parten

Answer 26

Oplysningerne skal være til ugunst for parten – ellers er der ikke noget beskyttelseshensyn. Normalt vil forbud, påbud og fratagelse af rettigheder m.v. altid være til ugunst for parten. Afgrænsningsvanskeligheder opstår bl.a. i relation til økonomiske ydelser.
I sager, hvor der er er flere end én part, består høringspligten kun i relation til de parter, der opfylder betingelserne. I partstvister vil en afgørelse, der er til ugunst for én part, ofte være gunstig for en anden part. Hvilke parter der skal høres, beror derfor på en konkret vurdering i forhold til hver enkelt part. Er det tvivlsomt om oplysningen er til ugunst for parten, vil der altid være pligt at foretage partshøring.

Question 27

Oplysninger af væsentlig betydning

Answer 27

Der må foretages en konkret vurdering af, om oplysningerne er af væsentlig betydning i den konkrete sag.

Question 28

Undtagelser til partshøringspligt

Answer 28

FVL § 19, stk. 2 og § 20 fastsætter en række – snævre- undtagelser til hovedreglen om partshøringspligt.

• Ubetænkeligt at træffe afgørelse uden partshøring, jf. FVL § 19, stk. 2, nr. 1.
• Partshøring vil medføre overskridelse af lovbestemt frist, jf. FVL § 19, stk. 2, nr. 2.
• Værdispringsregel, jf. FVL § 19, stk. 2, nr. 3.
• Parten har ikke ret til partsaktindsigt i oplysningerne, jf. FVL § 19, stk. 2, nr. 4
• Ubestemt kreds af personer eller væsentlige vanskeligheder, jf. FVL § 19, stk. 2, nr. 5
• Særlige bestemmelser ved lov, jf. FVL § 19, stk. 2, nr. 6
• Sager der kan genoptages, jf. FVL § 20

Question 29

Ulovbestemt udvidet partshøring

Answer 29

Ved siden af partshøringspligten i FVL gælder der en række ulovbestemte retsgrundsætninger, som i nogle tilfælde indebærer videregående pligt til partshøring. Et afgørende moment er, hvorvidt parten skønnes at kunne have interesse i at få lejlighed til at se og eventuelt kommentere afgørelsesgrundlaget

Question 30

Disciplinære afskedigelsessager

Answer 30

Ved siden af FVL § 19 gælder en ulovbestemt retsgrundsætning, som indebærer en videregående pligt til parthøring i disciplinære afskedigelsessager (samarbejdsvanskeligheder, uegnethed m.v.), jf. ombudsmanden og domstolenes praksis.

Question 31

Partstvister

Answer 31

Når forvaltningen træffer afgørelser i tvister mellem private parter, er der en videregående forpligtelse – baseret på almindelige retsgrundsætninger- til at foretage partshøring,

Gennemførelse af partshøring

Question 32

Gennemførelse af partshøring

Answer 32

Hvis betingelserne i FVL § 19, stk. 1 er opfyldt, og partshøring i det konkrete tilfælde ikke kan undlades med hjemmel i FVL § 19, stk. 2 eller § 20, er der partshøringspligt. Dette gælder også, hvis der er pligt til partshøring på ulovbestemt grundlag.

Partshøringspligt medfører, at der ikke må træffes afgørelse i sagen, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse, jf. FVL § 19, stk. 1, 1. pkt.

Question 33

Hvornår skal parten høres?

Answer 33

Som det udtrykkeligt fremgår af § 19, skal parten have lejlighed til at fremkomme med en udtalelse inden myndigheden træffer afgørelse i sagen. Myndigheden kan ifølge stk. 1, sidste pkt., fastsætte en frist for afgivelsen af udtalelsen. Hvor langt betænkningstid parten skal have til at udtale sig, er ikke reguleret – betænkningstiden skal blot være rimelig

Question 34

Hvad skal parten høres over?

Answer 34

Det er det endelige oplysningsgrundlag, som parten skal høres over, jf. FOB 1995.335 (den fyrede universitetslektor)

Question 35

Formkrav til høringsproceduren

Answer 35

FVL § 19, stk. 1, indeholder ingen formkrav til selve høringsproceduren. Den kan gennemføres skriftlig eller mundtligt, og den vil kunne ske under fx et møde. Den kan ske i form af en fremsendelse af sagens dokumenter eller ved at myndigheden udarbejder en – korrekt og dækkende – sagsfremstilling af de oplysninger, der er undergivet partshøringspligt.

Question 36

Retsvirkning af undladt partshøring

Answer 36

Partshøringsreglerne anses for garantiforskrifter, dvs. regler der har til formål at garantere afgørelsens rigtighed. Det følger heraf, at manglende eller mangelfuld partshøring generelt bedømt anses for væsentlig. Udgangspunktet er derfor, at afgørelsen anses for ugyldig. Imidlertid er det i praksis anerkendt at afgørelserne kan opretholdes som gyldige, hvis der kan påvises at fejlen i det konkrete tilfælde ikke har haft indflydelse på afgørelsen