Séance 6: La définition du projet : La logique horizontale du projet, les modalités de gestion et les prévisions budgetaires

Question 1

Ce que contient un cadre logique

Answer 1

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Question 2

Nommer les utilités du cadre logique

Answer 2

• Présente une synthèse du projet incluant ses objectifs globaux, ses objectifs spécifiques, ses résultats et souvent les activités.
• Facilite la préparation d’une stratégie de gestion des risques (hypothèses) et des responsabilités de gestion.
• Outil clef pour la planification et le suivi des opérations.
• Cadre de référence et base pour l’évaluation.
• Ses information et les activités identifiées sont utiles pour l’élaboration de la planification opérationnelle (durée, liens, interdépendances, responsabilités, etc.)
• Il contient un résumé de ce que le projet doit faire pour obtenir les résultats planifiés. Il nous donne les éléments suffisants pour passer à l’étape de planification opérationnelle.

Question 3

Décrire la relation entre la logique d’intervention et les hypothèses

Answer 3

mettre diapo 11

Question 4

Sous quelle forme doivent-être les indicateurs?

Answer 4

sous forme d’objectif SMART

Question 5

Qu’est-ce qu’un cadre de mesure de rendement?

Answer 5

mettre diapo 12

Question 6

Qu’est-ce que le tableau de bord?

Answer 6

L’outil de mesure de la performance du projet basé sur des indicateurs regroupés en 5 axes d’évaluation

mettre diapo 14

Question 7

Qu’est-ce que présente le cadre logique?

Answer 7

• présente un récapitulatif des éléments clés du projet, dans un format facile à utiliser (très populaire dans les projets réalisés dans le cadre de la coopération internationale)
• présente une base sur laquelle il est possible d’établir et de détailler la planification opérationnelle.
• ses objectifs spécifiques associés à la planification des activités, des coûts et des ressources, donnent l’information pour l’analyse des coûts/avantages du projet.
• ses indicateurs sont employés afin de mesurer et de rendre compte de la réalisation des objectifs en termes de quantité, qualité ou temps. Ils sont la base d’un système de suivi et contrôle (évaluation).
• permets d’identifier les facteurs externes qui peuvent avoir une incidence sur la mise en œuvre du projet et sur la durabilité à long terme de ses résultats, ainsi comme leur probabilité d’occurrence et leur importance.
• les hypothèses représentent la base d’un plan de gestion des risques

Question 8

Analyse de faisabilité:

1. Son but
2. Ce qu’elle couvre

Answer 8

L’analyse de faisabilité permet de répondre à la question suivante: Le projet est réalisable?

Elle permet aussi de définir les hypothèses et les conditions de succès de la réalisation du projet.

L’analyse couvre plusieurs dimensions:

▪ Faisabilité technique,

▪ Faisabilité géographique,

▪ Faisabilité politique,

▪ Faisabilité légale,

▪ Faisabilité sociale,

▪ Faisabilité environnementale ,

▪ Faisabilité organisationnelle,

▪ Faisabilité financière.

Question 9

analyse de faisabilité du projet: technique

Answer 9

• Doit statuer sur la possibilité de produire l’extrant du projet
• Représente l’aspect le plus substantiel du projet
• Est-ce que la méthodologie/procédés envisagés pour produire les extrants du projet existent et sont éprouvés?
• Les outils technologiques requis existent-ils?
• Sera-t-il nécessaire d’effectuer des recherche pour adapter méthodologie, procédés ou technologie?
• Sera-t-il nécessaire de procéder à des essais ou à du travail préliminaire?

Question 10

analyse de faisabilité du projet: géographique

Answer 10

• Localisation du projet doit être étudiée (accessibilité, avantages comparatifs, approvisionnement)
• Le site est-il bien desservi par les moyens de transport nécessaires?
• Le site est-il bien desservi par les réseaux de communication nécessaires?
• Le site est-il situé à proximité d’un réservoir de main d’oeuvre qualifié?
• Le site est-il facilement accessible par les bénéficiaires ou les utilisateurs de l’extrant du projet?
• Le site présente-t-il des difficultés climatiques? ou des conditions de vie difficiles pour le personnel?

Question 11

analyse de faisabilité du projet: politique

Answer 11

• Déterminer les facteurs qui pourraient rendre la réalisation du projet difficile/impossible
• Stabilité du régime en place
• Position des acteurs politiques nationaux, régionaux et locaux pour le projet
• Rapport de force entre les partisans et opposants au projet
• Proximité d’une échéance électorale ou référendaire
• Nécessité d’obtenir des autorisations ou la signature d’une entente avec les acteurs politiques en place

Question 12

analyse de faisabilité du projet: légale

Answer 12

• Respect des lois et des règlement en vigueur dans la réalisation du projet
• Aménagement du territoire
• Appels d’offres et passation des marchés
• Normes à respecter et Conditions de travail
• Importation et fiscalité
• Peut nécessiter des activités spécifiques causés par la modification requise à des lois, etc… attn aux délais ou activités requis pour ces modifications

Question 13

analyse de faisabilité du projet: sociale & culturelle

Answer 13

• Quels sont les impacts sociaux prévisibles du projet?
• Le projet favorisera-t-il certains groupes sociaux au détriment d’autres groupes?
• Le projet contribuera-t-il à corriger des inégalités sociales?
• Le projet est-il de nature à susciter ou à envenimer un conflit?
• Le projet est-il en accord avec les valeurs de la société?
• Le projet prend-il en compte les savoirs et pratiques traditionnelles des partenaires et bénéficiaires du projet

Question 14

analyse de faisabilité du projet: environnementale

Answer 14

• Étude d’impact sur l’environnement à mener
• Le projet aura-t-il des effets néfaste sur la qualité de l’air
• Le projet polluera-t-il un ou plusieurs cours d’eau? pollution par le bruit?
• Le projet contaminera-t-il le sol? produira-t-il des déchets dangereux?
• Effets négatifs sur aspect visuel de l’environnement
• Au contraire, aura-t-il des effets bénéfiques

Question 15

analyse de faisabilité du projet: organisationnelle

Answer 15

• Organisation peut-elle gérer et réaliser le projet?
• Capacités de gestion? Capacité technique?
• Ressources nécessaires? ou pourra- t-elle recruter?
• RH avec formation requise? RH motivée?
• Climat organisationnel adéquat? structure org compatible?
• Style de gestion compatible?

Question 16

analyse de faisabilité du projet: financière

Answer 16

• Statuer sur rentabilité du projet et possibilité de le financer
• Effectuer une analyse financière du projet (investissement rentable?) – surtout projets à caractère commercial
• Si organisation n’a pas les fonds requis, il faut chercher aide financière, subventions
• Élaborer plan de financement
• Rechercher un organisme bailleur de fonds

Question 17

analyse de faisabilité du projet: économique

Answer 17

• Est-ce que le projet est bénéfique pour la société dans son ensemble?
• Enjeux par rapport au type de système économique et/ou la situation générale économie?
• Niveau inflation et de chômage, balance des paiements
• Niveau endettement et situation budgétaire de l’État
• Politiques fiscale et monétaire, niveau de taxation en vigueur

Question 18

Le calendrier de réalisation de projet

Answer 18

À la phase de définition, on s’en tient généralement à situer dans le temps l’exécution des activités principales du projet (ex.: celles mentionnées dans cadre logique), sans oublier les activités de gestion

Il faut:

• Déterminer date de début du projet
• Ordonnancer les activités principales
• Estimer la durée des activités
• Faire un Gantt (cédule)

Question 19

Quel est l’outil de référence pour les activités?

Answer 19

le WBS

Question 20

Nommer les différentes structures types

Answer 20

Les structures organisationnelles sont souvent représentées sous l’angle de l’autorité décisionnelle.

Question 21

Le projet p/r à la structure permanente de l’organisation

Answer 21

Lorsque les expertises requises par le projet sont localisées dans une unité administrative, il est possible d’envisager confier le projet à cette unité.

La situation est plus complexe lorsque les expertises requises par le projet sont dispersées dans l’organisation.

Question 22

Décrire la structure fonctionnelle

Answer 22

Question 23

Décrire la structure par projet

Answer 23

Certaines organisations se prêtent à une structure par projets: le personnel appartient alors à des projets plutôt qu’à des unités administratives.

Question 24

Décrire la structure matricielle

Answer 24

La structure matricielle superpose à l’horizontal une structure par projets sur la structure permanente de l’organisation. Le projet n’est pas une structure indépendante de l’organisation; les personnes affectées au projet ne le sont pas nécessairement à temps plein, et elles demeurent au sein de leur unité administrative.

Lorsque les projets sont d’envergure et en grand nombre, il peut s’avérer nécessaire d’avoir recours à un gestionnaire des projets qui coordonne les projets et gère l’interface entre la haute direction et les gestionnaires de projet.

Question 25

Décrire les différentes types de structure matricielle

Answer 25

Question 26

Synthèse

Answer 26

Question 27

Comment savoir comment organiser son projet?

Answer 27

Question 28

Quoi se poser comme question pour cartographier l’environnement de l’équipe de projet?

Answer 28

Qui fait partie de l’équipe de travail, qui fait partie de l’équipe élargie?

Si, en tant que gestionnaire, j’ai des problèmes avec certaines personnes ou certains groupes, qui devrais-je rencontrer?

Quel est le niveau de confiance des intervenants en présence?

Est-ce que certains intervenants devraient être rencontrés en face à face?

Quelles sont les intentions des différents intervenants (économiques, politiques, marketing, techniques)? Ces intentions peuvent-elles être bénéfiques ou nuisibles à l’équipe?

Avec qui devrais-je faire des ententes formelles?

Question 29

Aspects à aborder pour l’organisation de la structure de gestion

Answer 29

Différents types de structures (fonctionnel, projet, matriciel)

Structures virtuelles/faisabilité géographique

Sélection de la structure selon type de projet (envergure,

nombre de pays, innovation, etc.)

Désignation du gestionnaire de projet (expérience)

Désignation de l’équipe

Comité de pilotage

Processus de communication (langues et culture)

Question 30

Identification des rôles et responsabilités

Answer 30

Rôles et responsabilités

– Organisation (gestionnaires, équipe)

– Clients

– Autres parties prenantes

Éléments à considérer

– Individualisme

– Orientation sur la tâche

– Orientation sur les résultats

– Dimension séquentielle du travail

Question 31

Prévisions budgétaires

Answer 31

• Affectation des ressources et niveau d’effort des ressources selon les salaires des différents pays
• Frais de voyage
• Ressources matérielles
• Équipements
• Sous contractants/partenaires
• Formation selon les différents niveau d’expertise
• Aspects légaux
• Etc.

Question 32

Énoncé des travaux (Statement of work): Ce qu’il contient

Answer 32

Titre du projet

Identifications fournisseur de services et clients

Objectifs

Étendu (portée)

Principales activités et échéancier

Les ressources

Rôles et responsabilités

Livrables/résultats

Échéancier

Coût/budget

Appendices

Question 33

Plan de projet lors de la conception d’un projet international

Answer 33

• Le contexte et la justification du projet (bien fondé)

– Pertinence du projet et établissement de la problématique

• La formulation du projet

– Cadre logique

– Risques anticipés

• La faisabilité du projet

– Évaluation globale de la faisabilité

– Parties prenantes et bénéficiaires du projet

– La stratégie de durabilité

• La planification du projet

– Planification de la dimension portée (structure des activités)/temps (calendrier)/coûts (budget)

• La gestion du projet

– Structure du projet

– Mécanismes de suivi et d’évaluation

Question 34

But & formes d’organisation des projets internationnaux

Answer 34

But de l’organisation de projets internationaux:
– Réduire la complexité par la simplification de la structure et du design organisationnel.

Formes d’organisation d’un projet international:

– Structure fonctionnelle.

– Structure ‘Projectized’ (par projet)

– Structure matricielle.

– Include la consideration de l’aspect virtuel de la structure.

Question 35

Quels facteurs prendre en compte pour déterminer la structure de projet la plus appropriée?

Answer 35

– Taille et durée du projet.

– Importance stratégique du projet.

– Nouveauté et besoin d’innovation.

– Besoin d’intégration.

– complexité de l’environnement.

– Budget et contraintes de temps.

– Localisation du projet.

Question 36

Impact de la culture sur l’organisation du projet

Answer 36

Les structures organisationnelles ont les objectifs suivants:

– Aider à atteindre les objectifs du projet.

– Fournir aux membres du projet un cadre d’orientation, de hiérarchie et de liens hiérarchiques.

➢ Les structures répondent aux besoins d’appartenance et d’estime. Celles-ci peuvent différer entre les individus, mais aussi entre les cultures nationales.

Gardez à l’esprit l’enracinement culturel des structures matricielles et des tableaux de responsabilité, tous deux basés sur:

– Faible distance du pouvoir.

– Faible évitement de l’incertitude.

– Individualisme.

– Forte orientation vers les tâches.

– Forte orientation vers la performance.

– Travail en mode séquentiel.

Question 37

Moyens de coordination interne et externe d’un projet internationnal

Answer 37

Moyens de coordination interne du projet:

– Bureau de projet.

– Comité directeur.

– Commanditaire/promoteur du projet.

– Cellule de crise.

– Double leadership.

– Minimisation des interfaces et des nœuds de communication.

Moyens de coordination externe du projet:

– Gestion systématique des parties prenantes

– Contrats

• Contrats à prix fixe.
• Contrats de remboursement des coûts (temps et matériel).
• Contrats incitatifs.

– Moyens informels

• Réunions institutionnalisées à haut niveau.
• Continuité dans les relations personnelles.

Question 38

Exemple

Answer 38

.

Question 39

Les contrats des formes particulières de coordination externe

Answer 39

Question 40

Contrats dans les projets internationaux

Answer 40

Il est recommandé d’utiliser les normes mondiales de l’industrie si elles sont disponibles.

La Commission des Nations Unies pour le droit commercial international (CNUDCI ou UNCITRAL) est un bon point de départ.

Il est également recommandé de se référer aux INCOTERMS comme langage commun et cadre de référence afin de réduire les malentendus.

Question 41

Particularités de l’organisation de projets internationaux

Answer 41

Taille de l’équipe:

– En raison de la grande hétérogénéité des équipes dans les projets internationaux, les équipes plus importantes sont plus difficiles à gérer que les équipes plus petites.

– Une équipe de 10 membres est considérée comme une taille appropriée (bien que cela dépende de la nature du projet).

– Mesures pour garder les équipes petites:

• Avoir plusieurs sous-projets.
• Créer une équipe de base (core) et une équipe élargie.
• Définir les contributions externes à l’équipe et les sous-traiter.
• Gardez les membres de l’équipe uniquement pour des phases de projet spécifiques.

Utiliser la structure pour surmonter les barrières linguistiques et culturelles.

– Bénéficiez de similitudes en matière de formation et de langage de fonctionnement.

Question 42

Comment relier les structures, les tâches et les personnes?

Answer 42

• Les structures fournissent le cadre de coordination des activités des membres du projet et des parties prenantes.
• La structure de découpage du travail (WBS) contient toutes les activités que les membres du projet doivent effectuer pour obtenir le résultat du projet.
• La charte de responsabilité de la matrice des responsabilités combine les structures, les activités et les personnes:
• Sur la ligne verticale, il y a les activités tirées du WBS.
• Sur la ligne horizontale, il y a les rôles existants dans un projet. Les rôles de base peuvent être résumés par le système RASIC (ou RACI) comme illustré sur la diapositive suivante.