Séance 11 - Le suivi/contrôle du projet – La clôture et l’évaluation du projet Flashcards
Définir en gros en quoi consiste le suivi et le contrôle
Le suivi de projet fait référence à la surveillance ou à la vérification d’une situation dans un but particulier.
Le contrôle de projet implique un élément d’influence et un exercice de pouvoir pour remédier à des situations indésirables:
– Contrôle direct (sujet du chapitre 7): Contrôle factuel des ressources avec des outils et des techniques.
– Contrôle indirect (sujet d’autres chapitres): Contrôle axé sur la personne, utilisant la gestion des parties prenantes, le leadership, la motivation, la négociation, la gestion des conflits.
Les intrants et résultats détaillés de ces activités seront expliqués sur la diapositive suivante.
Décrire le cycle de suivi et de contrôle
Définir le suivi
Le suivi d’un projet est:
– Une activité continue qui recueille les données de façon systématique afin de fournir aux responsables et aux parties prenantes des indications ainsi que des conseils sur:
- l’utilisation des ressources,
- la réalisation des activités, et
- les progrès réalisés dans la production des extrants et l’atteinte des objectifs de développement.
– Une forme d’autoévaluation continue du déroulement et du rendement du projet
Suivi: Nommer les éléments à suivre
Effectuer le suivi du projet est une des tâches des plus critiques du gestionnaire de projet. Entre autre, celui-ci doit suivre:
- L’utilisation des ressources lors de l’exécution du projet
- La réalisation des activités
- La production des extrants
- Le respect du budget
- L’atteinte des résultats
Suivi: Nommer les démarches
Collectes des données
Analyse des données/outils
– Approches des feux de circulation
– Analyse des jalons
– Analyse de la valeur acquise
– Tableau de bord
– Gestion des écart et des changements
Production de rapports
Définir le contrôle
- Le contrôle d’un projet est l’action de prendre en temps réel, et au besoin, des mesures correctives pendant le cycle de vie du projet.
- Ceci accroît la probabilité d’obtenir les résultats escomptés et d’assurer la durabilité du projet.
- Les décisions prises sont basées sur les résultats de la phase de suivi.
Le défi de la mise en œuvre et de la maîtrise d’un projet international
L’efficience et l’efficacité des processus et activités de la phase d’execution dépendent fortement de la qualité des extrants des phases de définition et de planification.
Les principales activités de la phase de mise en oeuvre suivent le cycle Plan-Do-Check-Act:
– Effectuer les activités selon le plan de management du projet.
– Vérifier l’état d’avancement du projet à intervalles réguliers.
– Comparer les résultats de ces vérifications d’état avec le plan.
– Agir en cas de divergence entre le plan et l’avancement réel en mettant en place des mesures correctives.
Mesure de la performance du projet basée sur des indicateurs regroupés en 5 axes d’évaluation
Impact culturel sur la mise en œuvre du projet
L’application de l’analyse des écarts culturels aide le chef de projet à sélectionner des techniques de contrôle et de suivi adéquates.
Cela le sensibilise également aux éventuelles différences de comportement au sein de l’équipe lors de la phase de mise en œuvre.
Une différence importante à garder à l’esprit:
– Dans les cultures orientées tâches, le contrôle à distance ou virtuel fonctionne généralement.
– Dans les cultures axées sur les relations, le contrôle et le soutien personnels sont difficiles à remplacer par des techniques de contrôle à distance.
Dans une culture qui évite la prise de risque, les décisions/changements sont plus difficiles à prendre.
Dans une culture plus individualisée, les personnes sont plus à l’aise à répondre aux questions/outils de suivi et à faire évaluer leur performance.
Dans un culture pragmatique, les actions sont prises plus rapidement et moins analysées au plan théorique
Particularités du suivi des projets internationaux
– A tendance à être plus complexe que le suivi de projets standard.
– Le contexte joue un grand rôle.
– Les rapports doivent être personnalisés en fonction des attentes des destinataires susceptibles d’être influencés par la culture.
– Une attention particulière doit être portée aux développements à l’intérieur du projet, mais également à l’extérieur du projet.
– La matrice de suivi illustrée dans les diapositives suivantes facilite cette tâche.
Matrice de suivi pour les projets internationaux
Outils et techniques de suivi
- Collecte de données:
- Documentation.
- Reporting des informations du projet:
- Rapports de routine.
- Rapports spéciaux d’analyse.
- Rapports d’exception.
Prérequis: Existence d’indicateurs de performance pertinents, appelés indicateurs clés de performance (KPI).
Zones à surveiller:
– Faits «concrets»: temps, coût, qualité mesurable.
– Aspects «soft»: engagement de l’équipe de projet et clarté initiale des objectifs, établissement d’une communication claire, capacités adéquates de l’équipe de projet, culture du projet.
Techniques de contrôle
Outils de contrôle à faible teneur technologique:
Approche par feux de circulation:
– Plutôt une méthode de visualisation qu’un outil de contrôle générique. Son efficacité dépend des critères sous-jacents (voir l’exemple sur la diapositive suivante).
– En raison de son code couleur explicite, très approprié pour les projets internationaux.
Analyse des jalons:
– Les réunions de revue sont organisées autour de jalons prédéfinis.
– Important d’avoir des critères clairs pour passer une étape importante.
– L’approche est facile à utiliser et à apprendre.
– Peut être combiné avec des événements de team-building.
Outils de contrôle plus compliqués (3)
Nommer et décrire les outils de contrôle plus compliqués
Analyse de la valeur acquise (EVA):
– Affiche la relation entre les écarts de coût, de cédule et de performance du projet.
– Convient pour contrôler des projets internationaux complexes et durables.
– La valeur acquise est la valeur exprimée du travail accompli à un moment donné en fonction de la valeur prévue ou budgétisée du travail.
Automatisation du contrôle par l’utilisation de systèmes experts:
– Les systèmes experts sont basés sur les TI.
– L’entrée des données repose sur des méthodes traditionnelles de collecte de données.
Tableau de bord équilibré (BSC):
– Outre le contrôle financier, des domaines de performance plus intangibles tels que la satisfaction du client, les processus d’entreprise internes, l’apprentissage et la croissance doivent être surveillés.
Comment calculer les indices de performance?
Changement dans le cycle de suivi et contrôle
Principaux intrants et extrants de la phase de clôture
Les livrables de clôture d’un projet
Clôture: ce que contient le rapport de fin de projet
Mesure de la performance du projet basé sur des indicateurs regroupés en 5 axes d’évaluation
Décrire le contenu du rapport d’évaluation
