Séance 12 - Approches pour bien clôturer le déroulement d'une réunion Flashcards
Importance des réunions…
Les équipes accomplissent une partie importante de leur travail au cours de réunions.
Attention*** ne pas tenir de réunion si…
- manque de préparation
- les participants clés ne peuvent être présent
- le coût de la réunion dépasse les bénéfices possibles
- aucun avantage majeur à tenir cette réunion.
Préparation d’une réunion…
Qui?
Où?
Quand?
Pourquoi?
Déroulement d’une réunion…
A) Accueillir les membres B) Maintenir un climat d'ouverture C) Gérer les comportements perturbateurs D) Gérer les différences E) Réduire la confusion F) Clôturer les activités
Le suivi d’une réunion…
Suite à la réunion on doit…
- Les tâches cléricales, dont le tableau de bord
- Les activité de rechercher d’informations et de consultations
- Maintenir un contact avec les mandataires pour les encourager à aller de l’avant et de s’assurer qu’ils vont pouvoir transmettre les résultats à l’équipe au début de la prochaine réunion.
Les approches pour bien clôturer une réunion:
1- S’entendre sur ce qu’il convient de faire avec les points non couverts ou non complètement traités faute de temps.
2- Résumer chacun des points discutés, réviser les décisions prises et mettre l’accent sur le contenu des mandats attribués
3- Souligner les points nouveaux et à prévoir à la prochaine séance.
4- Prendre 5 à 10 minutes pour évaluer les processus de groupe pour favoriser les manières d’améliorer la qualité des prochaines réunions.