Scéance 9 - Gestion des communications et parties prenantes Flashcards
Quels sont les trois groupe de processus de la gestion des communication?
- Planifier la gestion des communications
- Gérer les communications
- Maîtriser les communications
Quels sont les définition des fondements de la communication
La communication est un échange d’information intentionnel ou
involontaire d’idées, d’instructions, d’émotions
Quels sont les formes des foncement de la communication?
- Écrites (physique ou électronique)
- Parlées (face à face ou virtuellement)
- Formelles ou informelles (ex: documents officiels, medias sociaux)
- Gestes, le para-verbal et le non-verbal (ton de voix, expressions du visage)
- À travers les médias (photos, actions, choix des mots…)
- Choix des mots (différentes significations, différences subtiles)
Quels sont les facteur qui influence les communications requises? (5)
- Internes / externes (parties prenantes à l’interne vs clients, fournisseurs, gouvernement, public…)
- Formelles / informelles (rapport, rencontres, présentations vs courriels, médias sociaux, sites internet,
discussions informelles) - Intérêt hiérarchique : ascendante: haute direction; descendante : l’équipe et ceux qui accomplissent le
«travail» du projet; horizontale : les collègues de l’équipe de projet - Officielles/ non-officielles (rapports annuels pour le gouvernement vs moyens informels pour
consolider les relations entre l’équipe projet et les parties prenantes) - Écrites et verbales
Quels sont les aspects de la communication et Compétences?
- Écoute active et efficace
- Vertical / horizontal
- Interrogation, exploration
- Officiel / officieux (privé)
- Sensibilité aux différences culturelles et
personnelles - Écrit / oral
- Recherche des faits
- Identification et gestion des attentes
- Interne / externe
- Persuasion
- Négociation
- Verbal / non verbal
- Résolution de conflits
- Formel / informel
- Résumé, récapitulation
Aspect de la communication:
* Interne / externe
* Formel / informel
* Officiel / officieux (privé)
* Vertical / horizontal
* Écrit / oral
* Verbal / non verbal
Compétence:
* Écoute active et efficace
* Interrogation, exploration
* Sensibilité aux différences culturelles et
personnelles
* Recherche des faits
* Identification et gestion des attentes
* Persuasion
* Négociation
* Résolution de conflits
* Résumé, récapitulation
Les malentendus peuvents être éliminés grâce aux 5C de la communication traditionnelle:
- Correcte (grammaire, orthographe)
- Concision
- Clair (objectif, expression dirigée aux besoins du lecteur)
- Cohérent (logique)
- Contrôle (le flot des mots, images, graphiques)
Quels sont les compétences qui sont essentielles en communication?
- Écoute active, conscience des différences culturelles/personnelles, tenir compte des
attentes des parties prenantes - Persuasion, motivation, coaching et négociation
Quand utiliser les types de communication suivante:
- Formel par écrit
- Formel verbal
- Formel, mais virtuel
- Informel par écrit
-Informel verbal
- Rencontres planifiées ou non, statut avec les parties
prenantes, stand-up meeting, rétrospective
*Rencontres planifiées ou non, statut avec les parties
prenantes, stand-up meeting, rétrospective
*Courriel, note manuscrite, texte, Chat, médias sociaux
et site web
*Avec la charte de projet, les documents de
planification, le backlog, les contrats, les rapports.
*Rencontre non planifiée, conversation et tout autre
rencontre amicale
- Formel par écrit: Avec la charte de projet, les documents de
planification, le backlog, les contrats, les rapports. - Formel verbal: Rencontres planifiées ou non, statut avec les parties
prenantes, stand-up meeting, rétrospective - Formel, mais virtuel: Rencontres planifiées ou non, statut avec les parties
prenantes, stand-up meeting, rétrospective - Informel par écrit: Courriel, note manuscrite, texte, Chat, médias sociaux
et site web
-Informel verbal: ) Rencontre non planifiée, conversation et tout autre
rencontre amicale
Quels est le but de planifier la gestion des communications?
Consiste à élaborer une approche et un plan de communication
appropriés au projet.
Doit être révisé et ajusté périodiquement en cours de projet.
Que prends en compte la planification de la gestion des communications?
La gestion des communications de projet comprend les processus requis pour
assurer la création, la collecte, la diffusion, l’entreposage (storage), la
récupération et le traitement final des informations.
Pour réussir nos communications on doit… (5)?
- Demandez à vos ressources quelles informations ont-ils besoin?
- Planifier vos communications pour toutes les parties prenantes
- Adapter les pratiques de communications de votre entreprise à votre projet
- Utilisez plusieurs méthodes de communications
- Planifier comment vous allez communiquer et comment vous allez valider la
réception du message
Quels sont les outils pour analyser des exigences en communication?
- Détermine les besoins en information des différentes parties prenantes
- Les besoins sont définis en combinant
- Les ressources du projet sont uniquement utilisées
- Les informations utilisées pour déterminer les besoins de communications
comprennent
Quels sont les facteurs qui peuvent avoir un influence sur la technologie de communication?
- L’urgence du besoin en information
- La disponibilité de la technologie
- Les ressources humaines (expériences et compétences)
- La durée du projet
- L’environnement du projet
- Sensibilité et confidentialité des informations
Quels sont les composantes du modèle de communication de base doivent être pris
en compte lors de communication
- La responsabilité de l’émetteur est de fournir une information claire et complète
- La responsabilité du récepteur est de s’assurer que l’information a été reçue dans
son intégralité, correctement comprise et confirmée
Que veut dire:
-Encodage
-Transmission du message
-Décodage
-Accusé réception
-Rétroaction/Réponse
*Le récepteur peut signaler la réception du message, mais ceci n’indique
pas que le récepteur soit en accord avec le message ou même le comprend
*L’émetteur envoie le message en utilisant les canaux de
communication (medium), qui sont les méthodes pour faire passer le message. Le message
peut être compromis par différents facteurs (noise)
*L’émetteur (sender) traduit les pensées ou les idées en des termes qui seront
compris par d’autres – le message
*Une fois que le récepteur a décodé et compris le message, le
récepteur encode les idées et pensées dans un message et envoie ce message à l’émetteur
*Le récepteur (receiver) traduit le message en des pensées ou des idées qui ont
un sens
- Encodage : L’émetteur (sender) traduit les pensées ou les idées en des termes qui seront
compris par d’autres – le message - Transmission du message : L’émetteur envoie le message en utilisant les canaux de
communication (medium), qui sont les méthodes pour faire passer le message. Le message
peut être compromis par différents facteurs (noise) - Décodage : Le récepteur (receiver) traduit le message en des pensées ou des idées qui ont
un sens - Accusé réception : Le récepteur peut signaler la réception du message, mais ceci n’indique
pas que le récepteur soit en accord avec le message ou même le comprend - Rétroaction/Réponse : Une fois que le récepteur a décodé et compris le message, le
récepteur encode les idées et pensées dans un message et envoie ce message à l’émetteur
