Scéance 11 - Gestion des approvisionnements et fermeture des projets

Question 1

Quels est la définition de l’approvisionnement?

Answer 1

Acquisition de biens et de services auprès d’une organisation externe, d’un vendeur ou d’un fournisseur pour permettre la réalisation du projet.

Question 2

Qu’est-ce qui inclus les activités suivantes:

• Processus d’achat
• La gestion de contrat
• La gestion des obligations contractuelles

Answer 2

• Processus d’achat ou d’acquisition des produits, services ou résultats externes à l’équipe de projet.
• La gestion de contrat et de maîtrise des modifications des contrats ou bons de commande émis par l’équipe.
• La gestion des obligations contractuelles attribuées à l’équipe de projet par contrat.

Question 3

Qu’est-ce qu’un contrat?

Answer 3

Un contrat est un accord juridique mutuel qui oblige le fournisseur à fournir les produits, services
ou résultats spécifiés, et qui oblige l’acheteur à fournir une contrepartie sous forme monétaire ou tout autre forme acceptable. (“A mutually binding agreement…”). Un contrat peut être verbal ou
écrit.

Question 4

Qu’est-ce qu’un accord?

Answer 4

Un accord inclus les documents et communications entourant les relations internes et externes. Un
contrat est un agreement mais pas nécessairement le contraire.

Question 5

Qu’est-ce que les termes et condition?

Answer 5

Les termes & conditions (T&C) du contrat permettent d’éviter, d’atténuer ou de transférer au
fournisseur certains risques du projet (voir des exemples en annexe).

Question 6

Quels sont les 10 rôles du gestionnaire de projet dans les approvisionnement?

Answer 6

• Connaître les processus d’achat
• S’assurer que le contrat inclus bien la portée de tout le projet (incluant les status report, etc..)
• Identifier les risques et mesures de mitigations
• Estimer le temps requis pour préparer les contrats et faire le processus d’approvisionnement (à ne
  pas sous-estimer)
• Est impliqué pendant le processus de négociation
• Protéger l’intégrité du projet
• Comprendre les termes et conditions du contrat
• S’assurer que le travail respecte le contrat
• Ne demande pas quelque chose qui n’est pas dans le contrat
• N’est pas un expert des lois, ne signe pas les contrats

Question 7

Qu’est-ce qu’une négociation?

Answer 7

Les négociations sont les discussions requises afin d’arriver à un accord / une
entente (agreement).

Question 8

Qu’est-ce qu’achat centralisés (centralized contracting)?

Answer 8

Il y a un département centralisé qui gère les achats.
Le gestionnaire de projet fait une demande de contribution avec cette équipe quand requis

Question 9

Qu’est-ce qu’achat décentralisés (decentralized contracting)?

Answer 9

Pas de département disponible. Le gestionnaire
de projet est responsable de toutes les activités d’approvisionnements.

Question 10

Lier les définitions:

*Prix
*Côut
*Profit (honoraire)
*Prix cible
*Ratio de partage
*Prix plafond
*Accord de non-divulgation

-Prix maximum que l’acheteur peut payer (prix plafond)
-Mesure de succès (prix visé). Utile pour comparer le prix final versus le prix visé
-Accord légal indiquant que le contenu des informations échangé pendant la
négociation du contrat est confidentiel (pendant le contrat également)
-Le montant que coûte un service ou un bien (sans profit)
- Le montant que le fournisseur charge à l’acheteur
-Indique comment les coûts sauvés versus dépassés seront partagés. Ex. 80/20
-Le montant que le fournisseur (marge) ajoute à la facture après avoir payé ses
factures

Answer 10

Prix: Le montant que le fournisseur charge à l’acheteur

Coûts:Le montant que coûte un service ou un bien (sans profit)

Profit (honoraire): Le montant que le fournisseur (marge) ajoute à la facture après avoir payé ses
factures

Prix cible:Mesure de succès (prix visé). Utile pour comparer le prix final versus le prix visé

Ratio de partage: Indique comment les coûts sauvés versus dépassés seront partagés. Ex. 80/20

Prix plafond:Prix maximum que l’acheteur peut payer (prix plafond)

Accord de non-divulgation: Accord légal indiquant que le contenu des informations échangé pendant la
négociation du contrat est confidentiel (pendant le contrat également)

Question 11

Quels sont les 3 types de contrat?

Answer 11

1. À prix forfaitaire
2. Contrat en régie
3. À frais remboursables

Question 12

Quels sont les 6 type de prix forfaitaire?

Answer 12

1. À prix fixe et définit (FFP)
2. À prix fixe avec intéressement (FPIF)
3. Prix fixe avec indexation des prix (FP-EPA)
4. À prix fixe progressif
5. À prix fixe avec prime à la performance (FPAF)
6. Bon de commance

Question 13

Quels sont les 5 types à frais remboursables?

Answer 13

1. En régie avec honoraires fixes (CPFF)
2. En régie avec intéressement (CPIF)
3. En régie avec prime à la performance (CPAF)
4. À prix coûtant (sans marge)
5. Coût majoré en % (CPPF)

Question 14

Comment avoir contrat à prix forfaitaire (5)?

Answer 14

• Le prix est fixé pour un produit ou service
• Des incitatifs peuvent être entendus pour l’atteinte ou le dépassement des objectifs
  du projet
• Des pénalités peuvent aussi s’appliquer si le fournisseur ne respecte pas ses engagements
• L’acheteur doit définir avec précision le produit ou service
• Les changements au contenu sont possibles, mais peuvent entrainer une augmentation du prix (les « extras »)

Question 15

Après beaucoup de travail, l’énoncé des travaux d’approvisionnement pour le projet est terminé. Cependant, même après avoir obtenu l’approbation de l’énoncé des travaux d’approvisionnement , le gestionnaire de projet n’est pas sûr qu’il réponde réellement à tous les besoins de l’acheteur. Il est sur le point d’assister à la conférence des soumissionnaires. Il vous demande des conseils sur ce qu’il faut faire pendant la session. Lequel des conseils suivants est le meilleur que vous puissiez lui donner ?

1. Il n’a pas besoin d’assister à cette session, le responsable des approvisionnements le fera.
2. Qu’il s’assure de bien négocier le périmètre du projet.
3. Qu’il s’assurer de donner à tous les fournisseurs potentiels la possibilité de poser des questions.
   4.Qu’il laisse le sponsor du projet s’occuper de la réunion, afin qu’il puisse prendre position comme étant le gentil dans la session de négociation.

Answer 15

3. Qu’il s’assurer de donner à tous les fournisseurs potentiels la possibilité de poser des questions.

Question 16

Le gestionnaire de projet, le responsable des approvisionnements et le sponsor du projet discutent des coûts du projet et se demandent s’il est préférable de faire le travail dans leur propre entreprise ou d’engager une autre entreprise pour faire tout le travail. En général, il serait préférable pour une organisation de faire le travail à l’interne si :

1. Il y a beaucoup de données sensibles et confidentielles
2. Vous avez l’expertise mais pas les ressources disponibles
3. Vous n’avez pas besoin de contrôler le travail
4. Les ressources de votre entreprise sont limitées

Answer 16

1. Il y a beaucoup de données sensibles et confidentielles

Question 17

Vincent a engagé Outsourci, une société de développement de logiciels, pour développer une plateforme d’apprentissage en ligne en utilisant l’approche adaptative. Au cours de la deuxième itération, Vincent n’était pas satisfait de leur travail, il a donc décidé de résilier immédiatement le contrat. Il n’a payé que les frais dépensés, sans frais supplémentaires. Quel type de contrat Agile Vincent a-t-il signé avec le fournisseur?

1. Contrat à prix fixe
2. Contrat en régie (ou pièces et main d’oeuvre (T&M))
3. Bon de commande
4. Contrat de résiliation anticipée

Answer 17

2. Contrat en régie (ou pièces et main d’oeuvre (T&M))

Question 18

L’équipe de projet analyse les propositions de projet soumis par des fournisseurs potentiels. Un membre de l’équipe soutient un certain fournisseur tandis qu’un autre souhaite que le projet soit attribué à un autre fournisseur. Le gestionnaire de projet doit rappeler à l’équipe que le/les meilleur(s) moyen(s) à utiliser pour faire une sélection est :

1. Les documents d’approvisionnement
2. Les audits d’approvisionnement
3. La matrice des critères de sélection pondérés
4. Le plan de gestion des approvisionnements.

Answer 18

3. La matrice des critères de sélection pondérés

Question 19

Vous êtes le gestionnaire de projet d’un projet relativement petit visant à apporter des améliorations à un magasin dans un centre commercial. Le projet utilise un contrat en régie et vous devez participer aux négociations. Lequel des points suivants est un avantage du contrat en régie (pièce et main d’oeuvre)?

1. Un contrat en pièces et main d’oeuvre représente moins de travail à gérer pour l’acheteur.
2. Le fournisseur est fortement incité à contrôler les coûts.
3. Le coût total est connu
4. Les négociations sont moins poussées.

Answer 19

4. Les négociations sont moins poussées.

Question 20

Sacha est responsable d’un projet de construction d’un hôpital pour enfants. Elle a reçu un courriel de son équipe de contrôle de la qualité l’informant qu’ils ont de nombreux problèmes avec l’un des fournisseurs du projet. En tant que gestionnaire de projet, que doit faire Sacha en premier ?

1. Pénaliser le fournisseur
2. Organisez une réunion avec le fournisseur et l’équipe de contrôle de la qualité.
3. Résilier le contrat et discuter avec l’équipe de contrôle de la qualité des critères de sélection d’un nouveau fournisseur.
4. En discuter avec le promoteur

Answer 20

2. Organisez une réunion avec le fournisseur et l’équipe de contrôle de la qualité.

Question 21

En raison d’une crise financière, votre organisation a décidé de mettre en pause, sans date de reprise, tous les projets internes que vous gérez. Sachant que vous avez une réunion hebdomadaire avec un sous-traitant qui fournit la majorité des ressources humaines de votre projet, quel est le meilleur type de communication pour l’informer de la décision d’interruption du contrat ?

1. Informel par écrit
2. Formel par écrit
3. Informel verbal
4. Formel verbal

Answer 21

2.Formel par écrit

Question 22

Vous gérez un projet dont les honoraires entendus sont de 5 000 dollars et le coût estimé est de 50 000 dollars. Sachant que le coût réel du projet a atteint 60 000 dollars, quel est le coût total du contrat en régie avec honoraires fixes ?

1. 50 000$
   2.55 000$
2. 60 000$
3. 65 000$

Answer 22

4. 65 000$

Question 23

Lors de l’achèvement et la clôture d’un projet qui a duré 1 an, Susan est confrontée au refus d’une partie prenante clé de signer les livrables en raison de non-conformité. Sachant que Susan a adopté une approche prédictive, que peut-elle faire en premier pour s’assurer de l’acceptation de la partie prenante ?

1. Émettre une demande de changement
2. Effectuer une rétrospective du sprint
3. Changer l’énoncé des travaux d’approvisionnement
4. Effectuer une analyse des écarts

Answer 23

4. Effectuer une analyse des écarts