Résumé du chapitre - La coordination et les communications Flashcards
L’objectif de la coordination
S’assurer que tous les intervenants aient, en temps voulu, toute l’information nécessaire pour bien exercer leurs responsabilités et harmoniser leurs interventions
La coordination interne
Communication continuelle avec l’équipe de projet et les autres ressources, au moyen de discussions informelles, de réunions fréquentes, etc.
Fonction de gestion exercée au cours de la phase d’exécution d’un projet, ayant pour objectif de s’assurer que les actions des ressources soient bien agencées et, notamment, de s’assurer que chacune d’elles dispose en temps voulu de l’information dont elle a besoin pour s’acquitter correctement de ses rôles et responsabilités
La coordination externe
Communication régulière avec le promoteur et les autres protagonistes externes au moyen de réunions périodiques, de correspondance, de transmission de rapports, etc.
Fonction de gestion exercée au cours de la phase d’exécution et ayant pour objectif de s’assurer que le promoteur soit correctement informé, en temps opportun, de la progression du projet à tous égards et soit ainsi en mesure de prendre les décisions qui lui reviennent ; dans certains cas, des intervenants proactifs ou réactifs peuvent devoir être informés de certains aspects du projet
Les éléments de la communication
Les communications sont bidirectionnelles. Les informations sont partagées en fonction du besoin qu’en ont les différents intervenants, compte tenu de leurs responsabilités
Les canaux de communication
Choisis selon la nature de la communication (informationnelle ou décisionnelle) et le degré d’interaction souhaité
Les options vont du courriel (informationnelle et pas décisionnelle) à la réunion face à face, en passant par le téléphone (décisionnelle sauf les décisions délicates ou difficiles) et la réunion virtuelle
Certaines communications à caractère contractuel doivent être formalisées
Les types de réunion
Mise en route, coordination interne, coordination externe
La gestion des réunions
Les réunions, quel que soit leur type, doivent être bien préparées, bien animées et bien suivies
Étapes de la gestion d’une réunion
La préparation de la réunion
Qui? Quoi? contexte, ordre du jour Où? Quand? Comment? Pourquoi? justification de la réunion Combien?
Le déroulement
Le facilitateur
Le chronométreur
La secrétaire
Le compte-rendu
Les systèmes d’information de projet
Outre les systèmes d’information pour la gestion du projet (planification et contrôle) et la comptabilité, il peut être utile de
mettre en place un progiciel spécialisé pour la communication et la gestion des informations du projet
