Ressourcenplanung

Question 1

Welche zwei Kostenarten lassen sich unterscheiden?

Answer 1

• Externe Kosten (Realisierung des Konzepts z.B. PK-Organisation)
• Interne Kosten (Personalressourcen z.B. x Personen für x Tage)

Question 2

Auf welcher Ebene beginnt die Kalkulation?

Answer 2

In der Kalkulation beginnt man auf der Ebene der einzelnen Maßnahmen.

Question 3

Wie kann die Kostenstruktur aufgeteilt in Personalplanung intern und Kostenplanung extern für eine Bilanzpressekonferenz aussehen? (3+3)

Answer 3

Personalplanung Intern
* Reden für PK (1 Pers. XY Tage)
* Abstimmung (1 Pers. XY Tage)
* Organisation (1 Pers. XY Tage)

Kostenplanung Extern
* PK-Organisation
* Geschäftsbericht
* Pressemappe

Question 4

Wie kann man die finanziellen und personellen Ressourcen planen? (4 Arbeitsschritte)

Answer 4

1. Das Projekt wird in einzelne Arbeitsschritte zerlegt.
2. Es wird der Zeitaufwand berechnet, den Mitarbeitende für die Umsetzung benötigen.
3. Anhand dessen kann entschieden werden, was der Auftraggeber inhouse an Leistungen erbringen kann und für welche Maßnahmen man zusätzliche personelle Kapazitäten von außen einkaufen muss.
4. Dann werden die externen Kosten entlang der einzelnen Projektschritte und Maßnahmen kalkuliert.

Question 5

Wie scheinen die Kosten auf, wenn man für Maßnahmen zusätzliche personelle Ressourcen von außen zukaufen muss?

Answer 5

Dieser Aufwand erscheint bei der Kostenplanung dann als Honorarkosten für Agenturen, Texter, Webdesigner, Grafiker, Fotografen usw.

Question 6

Wie kann eine Ressourcenkalkulation im Konzept aussehen?

Answer 6

Die kosten werden in einer Tabelle gegliedert.

Auf der x Achse finden sich
* Fremdkosten und Auslagen (in EUR),
* Honorare von Dienstleistern (in EUR) und
* Personlresourcen (in h).

Auf der y Achse findet sich die
* Kostengliederung nach den einzelnen Maßnahmen (z.B. Pressemitteilung: Text erstellen, abstimmen)

Question 7

Wie geht man bei der Kalkulation der externen Kosten vor?

Answer 7

Man geht ähnlich wie bei der Angebotserstellung und Angebotsbewertung vor. Jede Maßnahme wird in einzelne Kostenpositionen zerlegt, die dann einzeln mit entsprechenden Dispositionen versehen werden.

Question 8

Warum kalkuliert man externe Kosten anhand der entsprechenden Dispositionen?

Answer 8

Damit man eine möglichst realistische Kosteneinschätzung abgeben kann.

Question 9

Vervollständige den folgenden Satz.

Kalkulation findet hier auf der betriebswirtschaftlichen ____________ statt und bezieht sich auf alle Leistungen, die ________________ werden müssen.

Answer 9

Kalkulation findet hier auf der betriebswirtschaftlichen Mikroebene statt und bezieht sich auf alle Leistungen, die eingekauft werden müssen.

Question 10

In welche drei Kostenarten lassen sich die Kosten einteilen? (3)

Answer 10

• Zeitkosten: Personalkosten, Honorare
• Fremdkosten: Produktion, Material, Mieten, Catering
• Auslagen: Spesen, Reisekosten, Bewirtung

Question 11

Nenne zwei Unterkosten der Zeitkosten. (2)

Answer 11

• Personalkosten
• Honorare

Question 12

Nenne vier Unterkosten der Fremdkosten. (4)

Answer 12

• Produktion
• Material
• Mieten
• Catering

Question 13

Nenne drei Unterkosten der Auslagen. (3)

Answer 13

• Spesen
• Reisekosten
• Bewirtung

Question 14

Was sollte man bei der Kostenkalkulation unbedingt machen, um den Kostenrahmen nicht überziehen zu müssen.

Answer 14

Man sollte Reserven iHv. 10 - 15 % einplanen.

Question 15

Was sichert die Kostenplanung auf der Mikroebene?

Answer 15

Die Kostenplanung auf der Mikroebene sichert die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit des gesamten Budgets.

Question 16

Sind Pauschalen für einzelne Maßnahmen zu inkludieren?

Answer 16

Pauschalen für einzelne Maßnahmen sollten nur dann in die Ressourcenplanung aufgenommen werden, wenn diese nachvollziehbar und für überschaubare Projekte dargestellt werden.

Question 17

Wie kann man Kosten bei schwer abzuschätzenden Prozessverläufen (z.B. bei Veränderungsprozessen, Krisenkommunikationsprojekten) angeben?

Answer 17

Bei langfristigen oder schwer abzuschätzenden Prozessverläufen kann man in Stufen kalkulieren und dann kein Gesamtbudget für die Realisierung angeben, sondern von Phase zu Phase ein aktuelle Detailkalkulation abgeben und mit dem Auftraggeber verhandeln.

Question 18

Wo werden Hilfsmittel für die Kostenplanung angeboten? (4)

Answer 18

• DPRG-Trend- und Honorar-Barometer
• Etat-Kalkulator von CCVision
• Bund deutscher Grafiker
• iBusiness Honorarleitfaden

Question 19

Woher kommt die Budgetempfehlung?

Answer 19

Die kalkulierten Maßnahmen werden zusammengerechnet.

Question 20

Wie geht man vor, wenn das ideale Konzept das im Briefing angegebene Budget übersteigt? (2)

Answer 20

• Liegt die Summe der kalkulierten Maßnahmen über dem Budget, kann man eine Empfehlung für die Basisaktivitäten abgeben, also diejenigen Maßnahmen, die dringend durchgeführt werden sollten, um das Konzept umsetzen zu können.
• Die Maßnahmen, die das Budget übersteigen, sollten so attraktiv wie möglich dargestellt werden, und müssen gut begründet werden, um ggf. zusätzliches Budget auszuhandeln.

Question 21

Was macht eine gute Budgetplanung aus? (4)

Answer 21

• Verantwortungsvoller Umgang mit den finanziellen und personellen Ressourcen
• Kosteneffizienz
• Transparenz im Projektmanagement
• Realistische Planung, die den Möglichkeiten des Auftraggebers Rechnung trägt

Sie helfen dem Auftraggeber bei der richtigen Entscheidung für die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen.

Question 22

Was ist das große Problem bei Ausschreibungen?

Answer 22

Oft erwarten sich Unternehmen, dass die Konzepte eine Vorleistung der bewerbenden Agentur ist.

Die Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie oder eines Konzepts ist nicht nur eine sehr „wertvolle“ Leistung, es ist der Kern der Dienstleistung eines guten Agenturpartners. Zu erwarten, dass diese Kompetenz gratis erbracht werden soll, ist nicht nachzuvollziehen. Gute Konzeptionen kosten Geld. Und wenn es nur eine symbolische und pauschale Aufwandsentschädigung ist. Zudem müssen vertraglich Urheber- und Nutzungsrechte geregelt sein, wenn ein Konzept an den Auftraggeber übergeben werden.

Question 23

Wovon hängt es ab, was ein gutes Konzept kostet? (2)

Answer 23

• Vom Umfang der Aufgabe
• Vom jeweiligen Marktumfeld

Question 24

Vervollständige den folgenden Satz.

Die Empfehlung an die Auftraggeber von Konzepten lautet also, bereits in der Vorbereitungsphase eine ____________ oder im internen Fall, einen __________________ ______________ für die Erstellung des Konzepts einzuplanen.

Answer 24

Die Empfehlung an die Auftraggeber von Konzepten lautet also, bereits in der Vorbereitungsphase eine Vergütung oder im internen Fall, einen zeitlichen Rahmen für die Erstellung des Konzepts einzuplanen.

Question 25

Nur zum Lesen: Zusammenfassung des Ressourcenplanung-Kapitels

Answer 25

Ressourcenplanung besteht aus drei Schritten:
1. Personalplanung,
2. Kalkulation der Einzelkosten und
3. Budgetplanung/-empfehlung

Das Budget wird nach der inhaltlichen Diskussion um das Konzept mit dem Auftraggeber verhandelt. Je genauer die Kalkulation, umso besser ist die spätere Budgetsteuerung möglich. Die Personalplanung verhindert, dass personelle Engpässe in der Umsetzung zu Verzögerungen führen. Gute und umsetzungsreife Konzepte kosten Geld. Auch diese Kosten sind bei der Planung zu einem Kommunikationsprozess zu berechnen.