Präsentation & Dokumentation

Question 1

Was muss man zum Schluss der Taktikplanung durchführen?

Answer 1

Es gilt einen letzten Check der Taktikplanung hinsichtlich Stringenz, Logik und Schlüssigkeit zu machen.

Werden alle zur Verfügung stehenden Kanäle genutzt, um die Botschaften bei den Zielgruppen zu setzen? Geben die Maßnahmen genügend Handlungsanreize? Fordern sie zur Auseinandersetzung mit Argumenten auf? Machen sie das Thema interessant oder attraktiv für die Zielgruppen?

Question 2

Welche Kriterien erfüllt ein gutes Konzept? (7)

Answer 2

• Verständnis für die Kommunikationsaufgabe
• Analytische Stringenz
• Strategische Lösungskompetenz
• Kreativität in allen Phasen
• Anschaulichkeit der Darstellung
• Schlüssigkeit
• Maßarbeit

Question 3

Mittels welchem Mediums gilt es den Auftraggeber zu überzeugen?

Answer 3

Mittels der Präsentation des Konzeptes.

Question 4

Was sind die drei Ziele der Präsentation des Konzepts? (3)

Answer 4

• Die Zuhörerschaft und die Entscheider von der Schlüssigkeit und Umsetzungsreife überzeugen
• In einem kurzen Zeitraum vermitteln, was gedacht und entwickelt wurde.
• Zustimmung erreichen!

Question 5

Was übergibt man den Auftraggeber nebst der Präsentation?

Answer 5

Ein Booklet.

Question 6

Wozu dient das Booklet bei der Konzeptpräsentation?

Answer 6

Das Booklet ist die ausführliche schriftliche Erläuterung des Konzepts, die Visitenkarte der Kommunikationsfachleute und Entscheidungshilfe für den Kunden. Es dokumentiert Schritt für Schritt Analyse, Strategiefindung und liefert die Argumentation und Planung der Taktik.

Question 7

Vervollständige den folgenden Satz.

Agenturen stehen bei Präsentationen fast immer in einer ________________________, denn zu jedem großen Pitch holen die Auftraggeber sinnvollerweise ____________ ________________ein. Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand ist der Angebotsvergleich sogar ____________.

Answer 7

Agenturen stehen bei Präsentationen fast immer in einer Wettbewerbssituation, denn zu jedem großen Pitch holen die Auftraggeber sinnvollerweise mehrere Vorschläge ein. Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand ist der Angebotsvergleich sogar Pflicht.

Und so kann es vorkommen, dass Agentur A, Agentur B am Präsentationstag wortwörtlich „die Klinke in die Hand gibt“. Auch unternehmensintern sind Präsentationen ausschlaggebend. Sie bestimmen den Gang eines Projektes, die Entscheidungsfindung des Bereichsleiters, Geschäftsführers oder Vorstandes – und die eigene Position.

Question 8

Wann ist ein Konzept wirklich fertig?

Answer 8

Ein gutes Konzept ist erst dann fertig, wenn es verkauft und angenommen wird.

Question 9

Vervollständige den folgenden Satz:

Die Präsentation ist so wichtig, dass man oft schon beim ____________ an die Präsentation denken muss.

Answer 9

Die Präsentation ist so wichtig, dass man oft schon beim Erstellen an die Präsentation denken muss.

Question 10

Was muss die Präsentation einer strategischen Idee beinhalten bzw. vorweisen? (4)

Answer 10

• Einen roten Faden (logische Schlussfolgerungen)
• Klare Verständlichkeit
• Gute Visualisierung
• Überzeugungs- und Argumentationskraft

Question 11

Wahr oder Falsch.

Es gilt sich, voll auf sein eigenes Konzept zu konzentrieren und davon überzeugt zu sein. Den Wettbewerb behält man aber im Hinterkopf.

Answer 11

Falsch. Es empfiehlt sich im Vorfeld über die Konkurrenz zu informieren.

Einige Auftraggeber geben selbst bekannt, wer noch „im Pitch ist“. Das kann, vorausgesetzt man ist über die Präsentationsstile und Stärken und Schwächen der anderen gut informiert, zur Entscheidung für ein kalkuliertes Kontrastprogramm führen, zumindest die Auswahl und Gewichtung der Argumente beeinflussen.

Question 12

Welche Empfehlungen gibt die Kommunikationstrainerin Gundrun Fey zur Konzeptpräsentation? (8)

Answer 12

• Strategische und kluge Planung
• Keine Masse / Arbeiten mit Grafiken & Bullet Points
• Ziel vor Augen führen
• Wissen, wer meine Zuhörer sind
• Kernbotschaft ausarbeiten und mit 3-4 Argumenten unterstreichen
• Emotionale Ansprache (Eingehen auf Bedürfnisse, Erkennen von Wertvorstellungen und Entscheidungskriterien)
• Kommunzieren statt referieren bzw. Interaktivität (z.B. mittels rheotrischer Fragen, Einholen von Meinungen, persönliche Ansprache)
• Spannende Geschichten erzählen

Question 13

Vervollständige den folgenden Satz.

Die Brillanz der ________, die Prägnanz in der ____________ und die ________________ des Gesagten sind die Hauptmerkmale einer guten, überzeugenden Präsentation. Ihre Ziele sind die ____________ des Kunden und die ____________________. Ein möglichst genaues Bild vom Auftreten des ________________ ist dazu hilfreich.

Answer 13

Die Brillanz der Logik, die Prägnanz in der Darstellung und die Visualisierung des Gesagten sind die Hauptmerkmale einer guten, überzeugenden Präsentation. Ihre Ziele sind die Zustimmung des Kunden und die Auftragsvergabe. Ein möglichst genaues Bild vom Auftreten des Wettbewerbs ist dazu hilfreich.

Question 14

Was spielt bei der Inszenierung der Präsentation eine große Rolle?

Answer 14

Das Auditorium bzw. dessen Größe.

Question 15

Vervollständige den folgenden Satz.

Das Auditorium ist eine der variablen Größen einer Präsentation. Für die Inszenierung der Präsentation ist unter anderem ausschlaggebend, wie viele ____________ und ____________ und wer davon welche ________ bezieht oder ____________ vertritt.

Zwischen Tischgespräch und multimedialer Inszenierung liegen die ________________. Immer häufiger werden auch weitere Zuhörer per Skype oder anderer Übertragungstechniken dazu geschaltet. Oder die Präsentierenden selbst sind nur über die Kamera zu sehen und zu hören.

Die ____________ zählt – und die gilt es im Voraus zu prüfen und sich darauf einzustellen.

Answer 15

Das Auditorium ist eine der variablen Größen einer Präsentation. Für die Inszenierung der Präsentation ist unter anderem ausschlaggebend, wie viele zuhören und entscheiden und wer davon welche Position bezieht oder Interessen vertritt.

Zwischen Tischgespräch und multimedialer Inszenierung liegen die Spielvarianten. Immer häufiger werden auch weitere Zuhörer per anderer Übertragungstechniken dazu geschaltet. Oder die Präsentierenden selbst sind nur über die Kamera zu sehen und zu hören.

Die Situation zählt – und die gilt es im Voraus zu prüfen und sich darauf einzustellen.

Question 16

Welche Fragen sollte man sich im Voraus hinsichtlich des Auditoriums stellen? (6)

Answer 16

• Wie viele Personen werden zuhören?
• In welcher räumlichen Atmosphäre findet die Präsentation statt?
• Welches Vorwissen der Teilnehmer besteht in Bezug auf das Konzept?
• Sind alle Anwesenden auf dem gleichen Wissensstand?
• Gibt es Präsentationsstandards des Hauses, die einzuhalten sind?
• Findet die Präsentation in einem internen oder externen Rahmen statt?

Question 17

Jede Präsentation hat im Bezug auf das Auditorium auch eine psychologische Dimension. Was bedeutet das und welche Fragen sind in dieser Hinsicht zu klären? (3)

Answer 17

• Welche Funktion haben die Anwesenden in ihren Organisationen? Sind sie zur finalen Entscheidung befugt? Sind sie Mittler, die andere Prioritäten setzen?
• Welche Einstellung und Interessen vertreten die Anwesenden? Gibt es jemanden im Präsentationspublikum, der problematisch für die Auftragsvergabe sein könnte? Wer sind unsere möglichen Verbündeten?
• Welche Erwartungen haben die Auftraggeber? Wird mehr Wert auf Strategie oder auf Taktik gelegt?

Question 18

Mit welcher Systematik kann man die fünf Typen beim Präsentationspublikum bedienen? (5)

Answer 18

• Der Macher will keine große Strategie hören, sondern Umsetzung.
• Der Gründliche will es genau wissen: Herleitungen, Analysen, Details!
• Der Spezialist will wissen, ob das Gesagte in sein Konzept passt.
• Der Problemlöser will wissen, wie das Gesagte sein Problem löst.
• Der Skeptiker zieht in Zweifel und ist schwer zu überzeugen.

Question 19

Welche fünf Typen gibt es beim Präsentationspublikum? (5)

Answer 19

• Macher
• Gründliche
• Spezialist
• Problemlöser
• Skeptiker

Question 20

Welche vier Tipps gibt es für gutes Präsentieren? (4)

Answer 20

• Nur wer überzeugt ist, kann überzeugend präsentieren.
• Freie Rede wirkt überzeugender als das Ablesen von Charts.
• Der Präsentator sollte seine Redeposition und sein Redetempo selbst bestimmen, sich also persönlich nicht verbiegen. Er muss klar verständlich sein.
• Das gilt ebenso für Mimik und Gestik: Wer seine individuell stärksten Überzeugungsinstrumente kennt, kann sie gezielt einsetzen.

Question 21

Warum muss man selbst von der Präsentation überzeugt sein, um gut zu präsentieren?

Answer 21

Wer Zweifel am eigenen Konzept hat, verfällt in Konjunktivformulierungen und vergisst, aktiv zu sprechen. Deshalb sollte kategorisch präsentiert werden.

Question 22

Wie kann man freie Rede in einer Präsentation unterstüzten?

Answer 22

Indem man keine vollen Texte auf die Folien gibt. Schriftlich fixierte Stichpunkte (Bullet-Points) auf den Charts sind erlaubt und hilfreich. Noch besser sind Bilder. Die Visualisierung unterstützt das Gesagte und lässt den Präsentator im Mittelpunkt.

Question 23

Warum sollte man seine Redeposition und sein Redetempo selbst bestimmen?

Answer 23

Damit man authentischer und überzeugender wirkt.

Ein Redefluss, in dem es auch zu kurzen Denkpausen, zuweilen zu Wiederholungen oder Versprechern kommt, wirkt authentischer und überzeugender.

Question 24

Was darf man während der Präsentation keinesfalls tun?

Answer 24

An keiner Stelle in der Präsentation darf es vorkommen, dass man dem Auditorium den Rücken kehrt. Zur guten Präsentation gehört der Kontakt zum Publikum. Blickkontakte, Blickwechsel und das Aufgreifen von Reaktionen aus dem Publikum sind für die Intensität und Steuerung der Atmosphäre sehr bedeutend.

Question 25

Vervollständige den folgenden Satz.

Die Sprache sollte möglichst frei von ____________________ ____________ und ________________ bleiben. Sie erhärten Vorurteile, können den Eindruck von Überheblichkeit wecken und unbewusste Fronten bilden. Gut hingegen sind eine ____________ Sprache, ein starker persönlicher Einstieg und ein Schlusswort, das zu einer fruchtbaren Diskussion im Anschluss anregt.

Answer 25

Die Sprache sollte möglichst frei von unverständlichen Fachbegriffen und Fremdworten bleiben. Sie erhärten Vorurteile, können den Eindruck von Überheblichkeit wecken und unbewusste Fronten bilden. Gut hingegen sind eine bildhafte Sprache, ein starker persönlicher Einstieg und ein Schlusswort, das zu einer fruchtbaren Diskussion im Anschluss anregt.

Question 26

Vervollständige den folgenden Satz.

Die Diskussion ist ____________________ zur Präsentation zu sehen. Es ist ratsam, sich in der Vorbereitungsphase auf Fragen, die kommen könnten, einzustellen. Eine ________________ in der Agentur trägt dazu bei.

Answer 26

Die Diskussion ist gleichrangig zur Präsentation zu sehen. Es ist ratsam, sich in der Vorbereitungsphase auf Fragen, die kommen könnten, einzustellen. Eine Generalprobe in der Agentur trägt dazu bei.

Question 27

Vervollständige den folgenden Satz.

Das Rehearsal hilft, die ____________, die entstehen, wenn mehrere Personen präsentieren, schon im Vorfeld fließend zu gestalten und ________________ zu vermeiden. Die Wechsel sollten nicht zu einem ____________________ beim Publikum führen, sondern dramaturgisch dazu beitragen, die ________________ durchzuhalten.

Answer 27

Das Rehearsal hilft, die Übergänge, die entstehen, wenn mehrere Personen präsentieren, schon im Vorfeld fließend zu gestalten und Redundanzen zu vermeiden. Die Wechsel sollten nicht zu einem Konzentrationseinbruch beim Publikum führen, sondern dramaturgisch dazu beitragen, die Spannungskurve durchzuhalten.

Question 28

Vervollständige den folgenden Satz.

Ein guter Selbsttest für jeden Einzelnen: Bin ich in der Lage, in wenigen ________ den ____ des Konzeptes frei zu referieren?

Answer 28

Ein guter Selbsttest für jeden Einzelnen: Bin ich in der Lage, in wenigen Sätzen den Kern des Konzeptes frei zu referieren?

Question 29

Welche Punkte sollte man bei der Zusammenstellung des Präsentationsteams beachten? (3)

Answer 29

• Der “oberste Repräsentant” oder der Projektleiter übernimmt den entscheidenden Part.
• Künftige Kundenberater sollten auch einen entscheidenden Part übernehmen und zeichnen sich durch Affinität und Kenntnisse zum Gegenstand aus.
• Ergänzen kann man den Präsentatorenkreis durch Experten mit fachlichem Input.

Question 30

Wie viele Personen sollten im Präsentationsteam maximal sein?

Answer 30

Maximal fünf Personen.

Bei mehr als drei Personen sollte eine vierte oder gar fünfte eine aktive Rolle lediglich in der anschließenden Diskussion einnehmen. Ein sehr großer Kreis aktiver Präsentatoren kann unter Umständen zur Abschwächung eines überzeugenden Gesamtvortrages führen. Der Zuhörer muss sich auf viele Wechsel einstellen, die Übergänge haken möglicherweise.

Question 31

Nach welchen drei Arten lässt sich eine Präsentation systematisieren? (3)

Answer 31

• Lexikalische Präsentation
• Punktuelle Präsentation
• Exemplarische Präsentation

Question 32

Was versteht man unter einer lexikalischen Präsentation? Was ist der Vor- und Nachteil?

Answer 32

Bei einer lexikalischen Präsentation erläutert der Präsentator sämtliche geplanten Maßnahmen. Der Vorteil: Alle Überlegungen werden dargestellt und nichts geht verloren. Das ist aber oft so viel, dass es der Zuhörer weder behalten, noch in seiner Gänze nachvollziehen kann. Präsentieren mehrere Wettbewerber in diesem Stil hintereinander, kann das für das Auditorium tödlich sein.

Question 33

Was versteht man unter einer punktuellen Präsentation? Was ist der Vor- und Nachteil?

Answer 33

Der Präsentator greift eine oder zwei strategisch wichtige Maßnahmen heraus und erläutert sie. Dies wirkt meist sehr überzeugend, weil er seine Kompetenz und das Detailgeschehen durch genaue Erläuterungen beweisen kann. Das Risiko dieser Methode: wenn gerade diese Maßnahmen in den Augen des potenziellen Kunden der falsche Schwerpunkt sind.

Question 34

Was versteht man unter einer exemplarischen Präsentation? Was ist der Vor- und Nachteil?

Answer 34

Mit dieser Methode wählt der Präsentator jene Maßnahmenbeispiele aus, die den Prozess der Veränderung auf den Meinungsmärkten deutlich markieren. Vorteilhaft ist dabei, dass alles Wichtige erläutert wird, weniger Wichtiges kann mit einem Verweis auf das Booklet entfallen. Diese Methode hat wohl die wenigsten Nachteile, weil sie den Erfolgsweg schildert.

Question 35

Wozu dient das Booklet? (3)

Answer 35

• Dokumentation der konzeptionellen Arbeit und dessen Ergebnisse
• Wichtige Entscheidungshilfe
• Möglichkeit, dass Dritte den Ausführungen folgen

Question 36

Welche Elemente hat ein Booklet zu enthalten? (10)

Answer 36

• Vorspann mit Nennung der Informationsquellen und Vorstellung der Teammitglieder
• Zusammenfassung des Auftrages und der Aufgabenstellung.
• Analyse und Fazits
• Kommunikative Aufgabenstellung und Herausforderungen
• Kommunikationsziele
• Zielgruppen
• Positionierung und Botschaften
• Strategie und kreative Leitidee
• Taktik mit Maßnahmen, Zeitplan, Budgetempfehlung und Evaluationsplanung
• Anhang mit Textbeispielen, Abbildungen und Untersuchungsergebnissen und Quellenangaben

Question 37

Welche Elemente hat ein Booklet zu enthalten? (10)

Answer 37

• Vorspann mit Nennung der Informationsquellen und Vorstellung der Teammitglieder
• Zusammenfassung des Auftrages und der Aufgabenstellung.
• Analyse und Fazits
• Kommunikative Aufgabenstellung und Herausforderungen
• Kommunikationsziele
• Zielgruppen
• Positionierung und Botschaften
• Strategie und kreative Leitidee
• Taktik mit Maßnahmen, Zeitplan, Budgetempfehlung und Evaluationsplanung
• Anhang mit Textbeispielen, Abbildungen und Untersuchungsergebnissen und Quellenangaben

Question 38

Wahr oder Falsch.

Für Booklets gibt es Standards.

Answer 38

Falsch. Für die Gestaltung der Booklets gibt es keine Standards. Häufig werden die Powerpoints-Folien, die auch zur Präsentation verwendet werden, als Grundlage genommen. Dabei sollte es aber keinesfalls bleiben. Die Dokumentation dient der Vertiefung, die Folien für die Präsentation der Visualisierung.

Question 39

Wie lang ist ein Booklet?

Answer 39

Je nach Zahl der Maßnahmen oder Menge der eingeschlossenen Gestaltungsvorschläge kann der Umfang eines Booklets zwischen 30 und 100 Seiten liegen.

Question 40

Nur zum Lesen: Zusammenfassung des Präsentations- und Dokumentationskapitels.

Answer 40

Präsentationen sind dazu da, die Ergebnisse der eigenen Konzeptionsarbeit den internen oder externen Klienten nahe zu bringen und sie von der Richtigkeit der empfohlenen Vorgehensweise zu überzeugen. Das Ziel heißt Zustimmung und Auftrag.

Wer maßgeschneidert präsentieren will, muss sich möglichst genau auf seine Zuhörer, die psychologische Dimension der Situation und ihren besonderen Rahmen einstellen. 30 Minuten Präsentation sollten nicht überschritten werden.

Man sollte:
* den Wettbewerb kennen: Da Agenturen in den überwiegenden Fällen im Wettbewerb präsentieren, helfen die Kenntnisse über die Konkurrenten, um sich in der Darstellung markant abzugrenzen.
* nicht aus dem Rahmen fallen: Im Spektrum zwischen Tischgespräch und multimedialer Inszenierung liegen die Spielvarianten für die Präsentationsform. Der Rahmen bestimmt die Form.
* die psychologische Dimension einschließen: Erwartungen des Auftraggebers, seine Position, seine Art zu denken, sein Interesse sind mit bestimmend dafür, wie präsentiert wird: knapp und faktenreich oder überschwänglich kreativ. Die Psychologie bestimmt die Dramaturgie.
* ein klarer, persönlicher Präsentationsstil: Nicht der aalglatte Vortrag beeindruckt, sondern Persönlichkeit, freie Rede und eine klare verständliche Sprache. Je überzeugter der Präsentator vom eigenen Konzept ist, umso überzeugender sein Vortrag.
* das maßgeschneiderte Team: Die Rollenteilung muss zuvor festgelegt und der Präsentationsablauf gemeinsam geprobt werden. Zum Team gehören bei einer Agenturpräsentation immer ein Geschäftsführer oder Büroleiter und die zukünftigen Ansprechpartner des Kunden, die eine möglichst hohe Affinität zu dem Auftrag haben sollten.
* eine überzeugende Dokumentation abliefern: Nach der Präsentation erhalten die Entscheider ein Booklet, in dem alle Schritte des Konzeptes sowie ein Zeit- und Kostenplan enthalten sind. Mithilfe dieser Dokumentation können auch nach mehreren Präsentationen noch Einzelheiten nachvollzogen und sogar Dritte in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.

Question 41

Wie lange sollte eine Präsentation maximal sein?

Answer 41

Ca. 30 Minuten.