Projekt, projektledning och projektorganisering (F10 och Hallin-Karrbom)

Question 1

Vad är ett projekt och vad kännetecknar ett projekt?

Answer 1

Omfattande/komplex uppgift - det är inte produkten som är projektet utan processen till resultatet

Tillfällig karaktär - (tidsbegränsat även om det finns exempel på långa deadlines)

Ofta utveckling/förändring

Osäkerhet om förutsättningar/villkor

Specificerad storlek - kan vara timmar, resurser, grupper osv.

Tvärfunktionellt i organisationen - inte ett måste i alla organisationer men finns med i alla de teoretiska defintionerna???

Question 2

Vad kännetecknar ett forskningsprojekt?

Answer 2

Hög grad av osäkerhet kring målet. När man forskar vet man inte vad man ska nå fram till men arbetsrutiner finns

Question 3

Vad kännetecknar ett utvecklingsprojekt?

Answer 3

Man tar fram en specificerad produkt, eller ett specificerat system. Vet att man ska landa i en viss typ av produkt men inte hur eller med vilka metoder. Det är heller inte nödvändigtvis helt säkert vad målet är.

Question 4

Vad kännetecknar ett anläggningsprojekt?

Answer 4

Ett stort antal aktörer är inblandade, resultatet har lång livslängd. Tydligt mål. Om man t.ex. ska bygga ett hus vet man hur det ska se ut.

Question 5

Vad kännetecknar ett installationsprojekt?

Answer 5

Komplex interaktion mellan systemteknisk utformning, organisatoriska behov och användarens outtalade krav

Question 6

Vad är stage-gate modellen?

Answer 6

Ett exempel på sekventiell utveckling (utveckling som sker strikt stegvis).

Projektsprocessen delas upp i fyra olika steg som alla föregås av avstämningar. (beställaren/styrgruppen utvärderar kostnader, tidsplan, eventuella risker, kvalitetskontroll osv)

1. Förstudie
2. Planering
3. Genomförande
4. Avslut

(Anna Jerbrant säger även att det finns ett ytterligare slutgiltigt steg: Effekthemtagning. Det är inte förrän man har lämnat över produkten till kunden som man kan stämma av effektmålen)

Question 7

Vad är målformulering?

Answer 7

När man får ett uppdrag är det ofta väldigt okonkret och generellt vad som måste göras. Projektledaren måste därför formulera resultatet (målet).

En målformulering är således ett dokument som beskriver projektet utifrån:

• Dess resultat (målet)
• Tillvägagångssätt i form av teknologi, samt interna och externa resurser
• Innehåller bland annat avgränsningar mellan projektet och dess omgivning

Question 8

Vad är projekttriangeln/måltriangeln?

Answer 8

En modell som beskriver hur projektets fokus är en avvägning mellan de tre faktorerna tid, kostnad och kvalitet.

Det går aldrig att maximera alla tre, men det går att optimera.

Question 9

Vad skiljer ett bra mål från ett dåligt mål?

TOLKAR JAG DET KORREKT?

Answer 9

Om det är:

• Mätbart/konstaterbart vs. Subjektivt/grader
• Fast vs. föränderligt

Question 10

Hur kan man se på projektmål som en del av något större?

Answer 10

Projektmålen bidrar till att uppnå Effektmålen som i sin tur bidrar till Verksamhetsmålen.

Question 11

Vad innebär scope drift?

Answer 11

Det finns en kunskapsparadox - när du vet som minst i början på projektet måste du fatta de största besluten, därmed jobbar man alltid med förändringar i målet. Dessa förändringar i fokus är scope drift. Om man låter målet förändras för mycket under tiden får man ofta problem i slutet

Question 12

Hur bör ett projekts målformulering vara? (tänk SMART)

Answer 12

Specificerat
Mätbart
Accepterat
Realistiskt
Tidsbegränsat

Question 13

Hur är ett projekts målformulering ofta, även om det inte är önskvärt? (tänk DUMB)

Answer 13

Dreamy
Unrealistic
Motivating
Bold

Question 14

Hur skiljer sig sättet en projektledare bör se på projektmålet från hur en medarbetare bör se på målet?

Answer 14

Projektets har ett övergripande mål och kan även brytas ner i huvudsakliga “små-mål”:

• delmål - arbetsaktivitets-fokuserade
• etappmål - kopplade till tid
• resultatmål - ett mellanting

Som projektledare måste du kunna se projektets övergripande mål och vara medveten om hur projektets mål kopplas till effektmålet (dvs syftet med projektet)

Medan du som medarbetare kan vara mer inriktad på det just DU ska utföra. Medarbetaren kan alltså fokusera på delmål, etappmål och resultatmål.

Question 15

Vad är skillnaden mellan projektmål och effektmål?

Answer 15

Projektmålen handlar ofta i stort om att vid ett visst datum, till en viss budget så skall vi ha åstadkommit dessa saker.

Effektmålen beskriver endast vilken förändring vi vill se och när vi vill se att förändringen har hänt.

Question 16

Vad är en projektplanering?

Answer 16

En handling som upprättats av projektledaren och projektgruppen.

• Beskriver hur projektets ska genomföras
• Baseras på kravspecifikation och resultatet av förstudien
• Fungerar som ett stöd för projektledare, projektteam och styrgruppen
• Kommunicerar innehåll och utveckling av projektets genomförande

Question 17

Vad är Work Breakdown Structure (WBS)?

Answer 17

En total, visuell bild av alla projektets arbetspaket

Visar inte hur vilken ordning arbetspaketen kommer i eller hur mycket resurser som krävs för varje

Question 18

Vad är Product Breakdown Structure (PBS) ?

Answer 18

Specifikation av de arbetsuppgifter som direkt krävs för att projektet ska nå sina produktmål

Question 19

Vad är en Task-responsibility matrix?

Answer 19

Lista över personerna som ska arbeta i projektet och deras uppgifter/arbetsområden, om jag tolkar det rätt…

Question 20

Vad är ett Gantt scheman?

Answer 20

Visar aktiviteterna som liggande staplar, utsträckta i tiden på en x-axel. Man kan även rita in pilar för att visa aktiviteters beroenden.

Question 21

Vad är Nätverksplanering?

Answer 21

Visualiserar beroende mellan aktiviteterna i ett projekt

Blocknätsdiagram: Arbetspaketen ritas som boxar som binds samman med linjer. Linjerna visar vilka aktiviteter som är beroende av varandra

Question 22

Vad är Program Evaluation and Review Technique (PERT)?

Answer 22

Bygger på antagandet att verkligheten kan förutsägas bara man har tillräcklig information och är därför inte alls tillämpbar på målsökande projekt.

Antar att en aktivitets tidsangivelse kommer ha en viss grad av felaktighet och noterar tre olika tider:

• optimistisk tid
• mest trolig tid
• pessimistisk tid

Och räknar med hjälp av dessa ut en tidpunkt när projektet med viss sannolikhet är färdig

Question 23

Vad är Critical Path Method (CPM)?

Answer 23

Bygger på antagandet att verkligheten kan förutsägas bara man har tillräcklig information och är därför inte alls tillämpbar på målsökande projekt.

Man försöker hitta den kritiska linjen - de aktiviteter som är tidskritiska för att nå målet och därmed identifierar man den kortaste möjliga tid projektet kan ta

Question 24

Hur kan man kombinera ett Gantt-schema, WBS och en nätverksplanering?

Answer 24

1. WBS för att se vilka arbetspaket som finns
2. Gantt-schema för att få en uppfattning om när de olika arbetspaketen ska utföras
3. Nätverksplanering för att se hur arbetspaketen beror av varandra (kanske minimera ledtiden mer här???)

Question 25

Vad är projektplanering bra för?

Answer 25

• Begränsad tid måste nyttjas effektivt
• Lånade mänskliga resurser måste nyttjas effektivt
• Övriga resurser måste nyttjas effektivt
• Ensar teamets uppfattningar
• Komplexa uppgifter kräver noggrann kronologi –att backa är att misslyckas
• En bra plan kan användas för uppföljning???

Question 26

Vad innebär målsökande projekt?

Answer 26

• Utgår från en vision, arbete mot delmål
• Är svårt att konkretisera på förhand

=> Lämpligt att använda Agila metoder

Question 27

Vad innebär målstyrda projekt?

Answer 27

• Utgår från tydligt mätbart förutbestämt mål
• Är möjligt att planera på förhand

=> Lämpligt att använda Stage-gate-modeller

Question 28

Vad gör en projektledare?

Answer 28

Management/genomförande (strukturell kompetens):

• Planerar
• Organiserar
• Tillsätter/kontrollerar resurser
• Följer upp

Ledarskap (relationell kompetens):

• Kommunicerar
• Leder

Question 29

4 principiella roller utöver projektledaren???

Answer 29

Beställaren
•Finansierar projektet
•Ägare av projektresultatet

Projektägaren
•Kopplar ihop projekt och moderorganisation
•Prioriterar mellan olika projekt

Resursägare
•“Äger” resurserna (medarbetare, utrustning mm) som används för projektets genomförande, typiskt linjechef

Projektgrupp
•Medarbetarna som utför arbetet i projektet

Question 30

Vad är milstolpemetoden?

Answer 30

(top-down-metod)

Projektets arbete (aktiviter som ska utföras) planeras utifrån målen och delmålen.

Question 31

Vad är arbetspaketsmetoden?

Answer 31

(bottom-up-metod)

Aktiviteterna som ska utföras formuleras först och sen funderar man på i vilken ordning de bör utföras för att uppnå målen