F3 och K2 (Organisation och verksamhetsledning) Flashcards
Vad är skillnaden mellan organisation och verksamhet?
LITE KONSTIG
Verksamhet är den produkt eller tjänst man förmedlar
Organisation är den grupp som de som står bakom tjänsten ingår i
STÄMMER DETTA??
Vad är organisationsstruktur?
”alla de formella medel som en organisation använder för att dela upp och koordinera arbetet i syfte att skapa ett stabilt beteendemönster”
Vad kan påverka hur organisationsstrukturen ser ut?
- Hur arbetet kan fördelas för att vara effektivt
- Makt och prestige
- Tradition och vana
- Förväntningar från omvärlden
Vilka delar består organisering av?
- Att dela upp verksamheten (vem ska göra vad och vem ska bestämma över vem/besluta om vad)
- Horisontell specialisering
- Vertikal specialisering - hur många beslutsnivåer finns i en organisation? - Att samordna verksamheten (kommunicera vad som har bestämts)
- Vertikala förbindelser: överordnad-underställda
- Horisontella förbindelser: systerenheter
Hur kan man dela in efter horisontell specilaisering?
- Funktionella grupper baserat på färdigheter (t.ex på KTH där lärarna är indelade i olika skolor)
- Enheter utformade baserat på arbetstid (t.ex. dagskift, kvällsskift nattskift)
- Grupper organiserade utifrån produkter
- Grupper byggda runt företagets kunder (t.ex sjukhus: barnavdelning, gastroavdelning osv.)
- Geografiska grupperingar (om du t.ex. har organisationen utspridd i olika länder)
- Grupper organiserade utifrån processer
Vad finns det för olika sätt att samordna och styra?
- ÖMSESIDIG ANPASSNING: samordningen sker informellt. Berörda parter kommunicerar direkt.
- DIREKT ÖVERVAKNING: samordningen sker genom att en individ (arbetsledare) ger order och ansvarar för andras arbete.
- STANDARDISERING AV ARBETSPROCESSERNA: samordning sker genom att arbetets innehåll beskrivs utförligt i regler och instruktioner.
- STANDARDISERING AV OUTPUT: samordning sker genom att arbetsresultatet har standardiserats noga. (används t.ex. under löpande-band produktion)
- STANDARDISERING AV KUNSKAPER & FÄRDIGHETER: samordning sker baserat på att arbetarna har en speciell utbildning eller träning så att de besitter rätt kunskaper
När passar ett brett kontrollspann?
Med ett brett kontrollspann har man som chef hand om många olika individer som kanske gör många olika saker, då bör följande finnas:
- hög grad av standardisering av arbetet
- hög grad av likhet i arbetsuppgifterna
- stort behov av självständighet och självförverkligande hos medarbetarna
- stort behov av att reducera störningar i det vertikala informationsflödet i heierarkin
När passar ett smalt kontrollspann?
- stort behov av direkt chefsövervakning av arbetsuppgifterna
- stort behov av ömsesidig anpassning för att klara av arbetsuppgifter som är starkt kopplade till varandra
- stort behov hos medarbetarna att ha kontakt med chefen för att få hjälp och råd
- i situationer när chefen har ett stort antal andra arbetsuppgifter utanför sin chefsroll.
Vad är differentiering?
KOLLA UPP I BOKEN KAP 3/4
Hur man delar upp arbetsuppgifterna
Vad är integrering?
Hur man får samverkan och samordningen att fungera
När lämpar sig vertikal samordning?
Huruvida detta är lämpligt beror först och främst på om de anställda är beredda att ta order
Lämplig vid stabil miljö, förutsägbara uppgifter
- Formell makt
- Regler, standard och standardförfarande
- Planerings-och kontrollsystem
- Viktigt att det finns decentraliserade samordningsmekanismer så att initiativförmågan och kreativiteten inte kvävs helt.
När lämpar sig lateral samordning?
komplexa miljöer där snabba beslut måste kunna fattas, där hela beslutsunderlaget kanske inte är givet
Lämplig för komplex och föränderlig miljö •Möten •Arbetsgrupper och projektgrupper •Samordningsroller •Matrisstruktur •Nätverk
Vad är formell struktur och hur kan den utläsas i en organisation?
Med formell struktur avser vi den uppsättning huvudregler som vi försöker få att gälla i en organisation, speciellt med hänsyn till arbetsdelning och styrning. Reglerna behöver inte nödvändigtvis vara nedskrivna utan det kan exempelvis inom vissa yrken finnas traditioner för arbetsdelning och gruppsammansättning som medarbetarna tar för givet. Genom de formella systemen försöker organisationens ledning styra arbetsprocesserna.
Kan utläsas ur:
- Organisationsplaner
- Befattningsbeskrivningar
- Attesträtter - Innebär att styrelsen ger fullmakt till någon/några att godkänna fakturor
- instruktioner/direktiv
- formaliserade procedurer
- projektmodeller
- ekonomiskt ansvar
Vad är informell struktur och hur kan den utläsas i en organisation?
Informella strukturer bildas då det finns sociala behov hos medarbetarna som det formella systemet inte tillgodoser, t.ex. behov av kontakt och erkännande. Detta söker de anställda hos varandra och på så sätt uppstår olika grupper och sociala nätverk. I enklast form består denna informella organisation av grupper som talar med varandra och här kan det utvecklas en rad informella normer som reglerar de anställdas förhållande till organisationen.
Kan utläsas ur:
- personliga vänskapsband
- utbildning/ bakgrund
- lokalisering
- befordringsgång (om man har följts åt, varit varandras chefer)
- antagna förslag
- legender och myter
- gamla organisationsplaner
Vilken betydelse har de informella systemen i organisationer?
- Den informella strukturen täcker de sociala behov som medarbetarna har. Det rör sig om behov av social trygghet, behov av kontakt och samtal, behov av information och socialt stöd i många situationer.
- Den informella organisationen kompletterar det formella systemet. Regler och direktiv kan aldrig täcka alla de handlingar som ska utföras. Det kommer ofta att finnas behov av snabba kontaktmöjligheter och självständiga beslut på arbetsplatsen.
- Den informella organisationen medverkar till att förvränga intentionerna i den formella organisationen.
- De informella strukturerna, särskilt i större organisationer, utgör en grogrund för utveckling av en fientlig inställning till organisationen och ledningen.
