F9 (Grupper, team och roller) Flashcards
Vad är några olika egenskaper som kan skilja grupper?
Huruvida de är:
- Bestående (som finns hela tiden) eller tillfälliga
- formella/informella
- små/mellan/stora
Vilka fördelar finns det med små grupper?
+ kommunikation - det är lätt att kommunicera för att allt kan tas “runt fikabordet”
+ tolka känslor och kroppsspråk - Elin gissar vilt: för att kommunikation kan utföras öga mot öga och för att man känner varandra väl
+ feedback (man kan se resultatet av det man gör???)
+ hög ansvarskänsla
+ informell
Vilka nackdelar finns det med små grupper?
- sårbar ??? Elin gissar vilt: varje medarbetare fyller en stor roll
- familjeliknande konflikter kan uppstå
- kommunikation bygger på relationer
- få kompetenser & erfarenheter
Vilka fördelar finns det med mellanstora grupper?
+ kommunikation - Elin gissar vilt: lätt att kommunicera för att de inblandade finns nära varandra
+ tolka känslor och kroppsspråk - Elin gissar vilt: för att kommunikation kan utföras öga mot öga och för att man känner varandra någorlunda väl
+ feedback ???
+ hög ansvarskänsla
+ informell
+ balanserar uppgifts- och relationell kommunikation???
(I jämförelse med små grupper:
+ mer struktur på arbetet
+ ta in fler kompetenser
+ tydligare arbetsuppgift och leverans)
Vilka nackdelar finns det med mellanstora grupper?
- sårbar - Elin gissar vilt: varje medarbetare fyller en stor roll
- få kompetenser & erfarenheter
(I jämförelse med små grupper:
- tappar sammanhållning (måste inte bli så)
tips: arbeta medvetet med formell kunskap om team, teamroller och teamprocesser och hur man kommunicerar)
Vilka fördelar finns det med stora grupper?
+ många olika kompetenser & erfarenheter
Vilka nackdelar finns det med stora grupper?
- många relationer att hantera
- liten ansvarskänsla
- behöver formella strukturer
- kommunikation - man måste jobba mer med kommunikation eftersom att folk kan ha olika bakgrund osv
Hur ser en tillfällig informell grupp ut?
Uppkommer utifrån gemensamma intressen eller personliga förhållanden, föränderliga över tid.
Hur ser en tillfällig formell grupp ut?
Ad hoc-grupper: bildas med bestämt syfte & upplöses vid måluppfyllnad, t.ex. projektgrupper
Hur ser en bestående informell grupp ut?
Primärgrupper: nära kontakter, direkt samarbete, skapar ”vi”-känsla
Hur ser en bestående formell grupp ut?
Har en specificerad målsättning, t.ex. en styrelse, kommitté, en avdelning
Vad är en grupp?
Valfri samling människor som:
- Interagerar med varandra
- Är mentalt medvetna om varandra
- Uppfattar att de är en grupp
Vad är ett team?
En samling människor med:
- En tydlig uppfattning om teamets mål
- En uppsättning (kompletterande) färdigheter/kompetenser
- En uppsättning medlemsroller
- Belönas på teamnivå
Vad kännetecknar självstyrande grupper/team?
- Hög grad av autonomi i arbetet
- Socioteknisk sammankoppling - inom gruppen sker en samordnad optimering av både de sociala och de tekniska systemen.
Gruppen arbetar alltså:
1) med produkten eller tjänsten man ska leverera och tekniken kring det
2) med att utforma ledningsfunktion och organisation av arbetet med gruppens uppgifter (utveckla team)Sociotekniskt synsätt exempel: Det är skadligt för
organisationen att genomföra massiva
personalutbildningar (en “social” förändring) utan att
samtidigt också se över själva produktionstekniken -
utbildade människor som återkommer till en
oförändrad produktionslina kommer att bli mer
missnöjda än de var innan.
- Uppfyller psykologiska behov av: • Innehåll • Lärande • Beslutsfattande • Anseende, gemenskap, erkännande • Mening & sammanhang • Framtidsvision
Vad kännetecknar ett “bra” team?
Ett bra team har hög motivation och goda resultat tack vare följande egenskaper:
- Harmoniska - egenskaperna hos teamet måste vara harmoniska, man känner att det “syncar” mellan människor
- Välfungerande - goda strukturer, fastnar inte i praktikaliteter hela tiden
- God sammanhållning
- Effektiva
- Löser sina uppgifter
- Håller ihop
Vad påverkar teams prestation?
Hur prestationen ser ut påverkas direkt av:
Teamets förmågor:
- kunskap
- färdigheter
- utbildning
- tillgänglig information
Intern och extern motivation
Strategi:
- kommunikation
- samordning
Vilket i sin tur beror på:
- Organisationen som teamet är en del av
- Hur teamet är utformat
- Teamets kultur
Vad är Belbin?
Ett redskap som används i team. Individen tar ett test som utvärderar dennes beteenden och därefter beskriver vilka roller personen tenderar att ha i ett team. (Notera att beteenden och personligheter är olika saker i sammanhanget. Man mäter inte personligheter utan det omgivningen ser, det man själv ger uttryck för)
Belbins modell för teamroller:
People oriented roles: (ctr = “control”)
1) Coordinator
2) Team worker
3) Resource investigator
Thought oriented roles: (pms = “pms”)
1) Plant
2) Monitor-Evaluator
3) Specialist
Action oriented roles: (sic = “sick”)
1) Shaper
2) Implementer
3) Completer -Finisher
Hur agerar de roller som är “people oriented”?
1) Coordinator - Behövs för att fokusera på teamets mål, dra ut det bästa från team-medlemmarna och delegera arbetet på lämpligt sätt. Ser till att alla kommer till tals.
2) Team worker - Förhindrar relationsorienterade problem i gruppen och tillåter sålunda alla team-medlemmar att bidra på ett effektivt sätt. Eftersom de ogillar osämja kommer de att i det längsta undvika den.
3) Resource investigator - Bra på att utforska och rapportera tillbaka om idéer, utveckling eller resurser utanför gruppen. De är de bästa på att skapa externa kontakter och genomföra efterföljande förhandlingar.
Hur agerar de roller som är “thought oriented”?
1) Plant - Kommer med idéer. Plant behövs ofta i den inledande fasen i ett projekt eller när ett projekt saknar framgång.
2) Monitor-Evaluator - Bidrar med logik, gör opartiska bedömningar där så behövs och väger teamets alternativ på ett objektivt sätt. När plantern kommer med en galen idé ifrågasätter monitor-evaluatorn huruvida det är realistiskt (bra komplement till plant och vice versa om det görs på ett bra sätt)
3) Specialist - en person som tenderar att bara fokusera på fakta, inte bidra med sin personlighet eller sin approach
Hur agerar de roller som är “action oriented”?
1) Shaper - Ger den nödvändiga drivkraften till teamet så det fortsätter röra sig och inte tappar fokus eller fart, traditionellt den typiska chefrollen
2) Implementer - Storprojektledaren, behövs för att planera och genomföra användbara strategier och utföra dessa så effektivt som möjligt.
3) Completer-Finisher - Fokuserar på handling, kvalitet och innehåll. Pekar ut vad som saknas för att slutresultatet ska vara godtagbart. Används mest effektivt i slutet av uppgiften för att polera och granska arbetet. Detaljfokuserad.
Vad gör man om man saknar någon av rollerna i sin grupp?
Ett framgångsrikt team behöver alla roller. Är man t.ex. färre än 9 kan man undersöka vilken roll som saknas och utvärdera konsekvenserna av att den rollen saknas så att man är medveten om de eventuella problemen som kan uppstå. Sedan kan man försöka hitta någon som har den saknade egenskapen ganska högt upp i sin lista och be denna ha ett lite extra ansvar över den rollens “uppgifter”.
Den mest studerade variabeln i gruppdynamik-och grupplärande-forskning är “Psychological safety” (trygghet/tillit). Vad är typiskt för en “trygg” grupp?
- Medlemmarna respekterar varandra och varandras förmågor
- Medlemmarna är nyfikna och intresserade av varandra
- Medlemmarna känner att de får vara sig själva och säga vad de tycker utan att dömmas
- Man tror på att folk gör saker med goda intentioner- inte att folk endast gör saker för egen vinning vilket kan vara fallet i ett konkurrenskraftigt klimat
Vad blir konsekvenserna av att medlemmar uppfattar sitt team som “trygg”?
Om personer tror att teamet är ”tryggt”, kommer de i större utsträckning göra ”team learning behaviors” (sådant som hjälper hela teamet att lära sig och förbättras)
- Lyssna på feedback/synpunkter från andra
- Diskutera fel man upptäcker
- Söka information och feedback från kunder
- Dela med sig av sina idéer och synpunkter
Vad har gruppsammansättningen för betydelse för kollektiv intelligens?
Studier visar att sammansättningen i en grupp har stor påverkan på hur väl gruppen presterar. Det kan ha större påverkan än hur smarta, eller hur många smarta personer, man har i en grupp. Hur gruppen interagerar betyder mer.
Hur bidrar medarbetare till kollektiv intelligens?
Det handlar framförallt om att ingen dominerar gruppen, utan var och en kommer till tals, man ger sin ärliga mening, man tar varandras förslag på allvar, lyssnar intresserat osv. (då kan man ta till vara på många olika kompetenser)
Vad säger Fundamental Interpersonal Relations Orientation (FIRO) -teorin om grupper och deras framgång?
En grupp genomgår tre faser i sin utveckling och gruppernas effektivitet är beroende av hur man hanterar dessa faser.
Faser:
1) Tillhörandefasen
(1. 5 Övergångsfasen: gemyt)
2) Rollsökningsfasen
(2. 5 Övergångsfasen: idyll)
3) Samhörighetsfasen
Vad kännetecknar tillhörandefasen?
Det första stadiet i en nybildad grupps utveckling.
- Medlemmarna studerar varandra - vilka är vi i gruppen?
- Mycket erfarenhet, lite utbyte
- Energin fokuseras på individuella mål
- Rivalitet & konkurrens undertrycks - alla är måna om att bli accepterade
- Normer och roller är oklart
Vad kännetecknar övergångsfasen gemyt?
Deltagarna vill fortfarande gärna vara till lags - samtidigt som de känner sig allt mer hemma i gruppen och blir allt mer engagerade i den.
Från Brittas power-point:
- Välmående
- Vi-känsla
Vad kännetecknar rollsökningsfasen?
Den här fasen är den mest krävande i grupprocessen och tar längst tid att gå igenom.
- Roller & subgrupper utkristalliseras
- Kommunikation om arbete
- Konflikter (på gott och ont) - oenigheter rör i allmänhet kunskap, ledarskap och kompetens.
- Koordination av roller & subgrupper
Vad kännetecknar övergångsfasen idyll?
De underliggande konflikterna är synliggjorda, en gemensam identitet för gruppen börjar utvecklas och gruppmedlemmarna börjar förstå sina roller.
Från Brittas power-point:
- Stabilisering
- Platå i produktivitet
Vad kännetecknar samhörighetsfasen?
- Individer och team fungerar väl
- Medlemmar känner till egna & andras kompetens/kapacitet
- Medvetenhet om roller & gruppens dynamik/samspel
- Individuella olikheter accepteras
- Åsikter respekteras
- Konflikter om mål/metoder (inte relationer)
Vad händer när samhörighetsfasen har uppnåtts?
Gruppen kännetecknas av öppenhet och samhörighet. Löser problem effektivt.
Att samhörighetsfasen har uppnåtts betyder inte nödvändigtvis att gruppen har nått ett statiskt tillstånd.
Om t.ex en ny person kommer till, arbetssätt ändras eller grupper slås ihop, återgår gruppen från samhörighet eller rollsökning till tillhöra-stadiet igen.
Det är bra att vara medveten om och ta hänsyn till detta
Beskriv stegen i Tuckmans teori om grupputvecklingsfaser.
Forming - (Tillhöra) Här sätts struktur, mål och riktning
Storming - (Rollsökning) Konflikter uppstår
Norming - (Idyll???) Gruppen ser att vi inte kan ändra på allt och tycker att det är helt ok. Alla blir mer flexibla, inkluderande och olika åsikter och erfarenheter är bra. Samanhållningen växer sig starkare.
Performing - (Samhörighet) Uppdraget är prio och alla har koll på varandras kompetenser, styrkor och svagheter.
Adjourning - Uppgiften färdigställs och gruppen bryts upp
Hur bör en ledare agera i de olika grupputvecklingsfaserna? (FIRO och Tuckman)
Forming/Tillhöra - Tillhandahålla guidning & struktur
Storming/Rollsökning - Styrande, men lyhörd
Norming/Idyll??? - Delegerande och stöttande
Performing/Samhörighet - Delegerande och tillitsfull
Adjourning -Stötta avslut och uppmärksamma insatser
Hur bör en ledare leda i grupper med olika grad av engagemang och kompetens?
Grupp med varierande engagemang och hög kompetens
Stödjande - mycket stöd och lite styrning
Grupp med högt engagemang och hög kompetens
Delegerande - lite stöd och lite styrning
Grupp med högt engagemang och låg kompetens
Styrande - lite stöd och mycket styrning
Grupp med lågt engagemang och låg kompetens
Coachande - mycket stöd och mycket styrning
Vad gör en uppgiftsledare?
Bidrar till gruppens förståelse för uppgiften, mål och tillvägagångssätt
Genom att t.ex sätta mål, sätta strukturer, arbetsmetoder, säkra resurser åt teamet
Vad gör en social ledare?
Bidrar till gruppens förmåga att ”reparera sig själv” genom att uttrycka och bearbeta känslor och konflikter. Uppmuntrar kommunikation, stödjer självstyre, utmanar team-medlemmar att se längre än egenintresse
Vad gör en coachande ledare?
Ger frihet under ansvar
Utvecklar medlemmarnas och teamets egna förmågor att leda sig själva (förmåga att lösa konflikter, sätta mål, göra prioriteringar, fatta beslut) Lär ut, föreslår, demonstrerar, och ger feedback.
Varför är det dåligt att vara en kontrollerande/dominerande ledare?
För att en sådan ledare:
- Undergräver motivation och initiativ
- Blir flaskhals/propp
Vad innebär grupputmaningen grupptänkande (”Group think”)?
Man värdesätter gruppens sammanhållning för starkt, blir blind för andra åsikter (utanför gruppen, eller som hotar gruppens sammanhållning). Man luftar inte kritik för man vill vara lojal.
Vad innebär grupputmaningen ”Social loafing”?
Man anstränger sig mindre än man skulle gjort annars eftersom man ”försvinner” lite i gruppen. Någon annan tar hand om det. Känner inte personligt ansvar.
Vad innebär grupputmaningen polarisering?
Att man i grupp ”hetsar”/triggar varandra att ta mer riskfyllda (risky shift) eller mer försiktiga (cautious shift) beslut/handlingar än vad man skulle kommit fram till om man bara frågade en och en individuellt - men efter en gruppdiskussion är alla övertygade om att detta är det rätta.
Vad kan man ha för synsätt gällande konflikter?
FATTAR INTE RIKTIGT DEN SLIDEN???
Synsätt 1:
- Konflikter är onormala
- Konflikter bör undvikas
- Konflikter är påfrestande och störande
Synsätt 2:
- Konflikter är naturliga
- Konflikter är oundvikliga men bör hanteras tidigt
- Konflikter är berikande/utvecklande
Hur kan man agera i konflikter?
- Kämpa eller tvinga - Uppnå egna mål på den andres bekostnad
- Undvika - Talar ej om sin egen uppfattning, skjuter upp konflikt
- Kompromissa - Ingen förlorar, ingen vinner
- Anpassa - Uppfyller andras behov, betonar gemensamma intressen
- Samarbeta/samverka - Likheter och olikheter diskuteras, kreativa lösningar, ett vinna-vinna sätt
