Operational aspects of the company delivery department Flashcards
Какие задачи выполняет Кира?
Подготовка отправок для упаковки
Ведение партий отправок
Проверка упаковки
Анализ отправок и упаковок
Аналитика каждой партии
Отметка в CLIENTS, что упаковано
Работа с возвратами
Кто отвечает за проверку упаковки и ведение партий отправок?
Кира
Когда Кира обрабатывает группу “DELIVERY ISSUE NEW”?
10:00-12:00
17:00-19:00
Сколько времени занимает проверка упаковки у Киры?
Около 3 часов
Какие задачи решает Алиса в отделе отправок?
Контроль команды отправок
Проверка ТТН
Работа с возвратами
Отслеживание посылок и аналитика
Решение проблем с ТТН и почтовыми ошибками
Отметка в CLIENTS, что отправлено
Какие отправки контролирует Алиса?
Турецкие, украинские и польские отправки
В какое время Алиса занимается турецкими отправками и внутренними вопросами?
Турецкие отправки: 11:10-12:30
Внутренние вопросы отправок: 14:35-17:00
Сколько времени занимает проверка и решение проблем с ТТН у Алисы?
3-4 часа
В какие дни отправки передаются на почту?
По вторникам и четвергам
Когда можно вносить правки к партиям отправок?
Понедельник и среда до 16:00
Сколько партий отправок в среднем в очереди?
75-90 штук
В какие временные промежутки проводятся проверки отправок?
1 круг: 10:30-12:00
2 круг: 17:00-19:00
Что отправляется с Польши?
Весь теслин
Побыт ПК (в зависимости от ситуации)
Права DE (в зависимости от ситуации)
Визовый стикер (в зависимости от ситуации)
Код-95 пластик (в зависимости от ситуации)
Что отправляется с Украины?
Документы для Турции (после получения ТТН)
Визовые стикеры (в зависимости от местоположения)
Рабочие контракты (в зависимости от местоположения)
Дополнительные бумаги
Что отправляется с Турции?
Карта побыта ПК
Айди
Паспорта
Код-95
Права DE
Сколько клиентов можно отправить в одной отправке в Польшу?
Максимум 4 клиента
Как правильно указывать имена клиентов для отправки?
Все имена и фамилии должны быть указаны заглавными буквами
Пример правильного формата:
ОЛЕШКО АНДРЕЙ
ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА
Какие компании можно выбрать для отправки в Польше?
GLS, DHL, UPS, FEDEX, InPOST (по Польше), DPD
В каком формате указывать сумму наложенного платежа?
Пример: 9090 zlt (только в злотых)
На каком языке должна быть информация для отправки?
Только на английском языке, без ошибок
Что обязательно должно быть в информации на отправку?
Имя и фамилия получателя
Нельзя указывать название компании/ресторана/магазина
Как правильно указать номер телефона для отправки?
Номер должен быть только один.
Обязательно указывать код страны, иначе это может вызвать проблемы с логистикой.
Номер должен быть точным, чтобы связаться с получателем.
Примеры, как НЕ нужно указывать номер телефона.
003859242238
611344018
В какие страны отправка невозможна?
Беларусь
Россия
Иран
Ирак
Сирия
Сомали
Англия
Афганистан
Израиль
Танзания
Как правильно указать город в отправке?
Если это коммуна или муниципалитет, сначала указываем коммуну, затем город, всё в одной строке.
Как правильно указать адрес для отправки?
Указывать улицу, номер дома, квартиру, обязательно прописывать, что есть что.
Для отелей/магазинов: указать улицу и номер, название отеля/магазина и номер апартаментов/магазина.
Какие проблемы возникают при отправке на почтоматы?
Почтоматы увеличивают риск возвратов и проблем с доставкой.
Какой формат индекса допустим?
Индекс — это набор цифр с пробелами или дефисами, иногда с двумя буквами. Пример: 21405, 7630-584, 1104 MT, D07A9K4
Как понять, что это НЕ индекс?
Если в наборе цифр есть плюсы или это геоточка. Пример: 2Q79+2HC или 37.088344, 15.137338.
Как заполнять информацию для отправки документов?
Указываем все документы точно и правильно, ориентируясь на список.
Документы из Польши: подписываются как права, прописка, медсправка, экзем-лист.
Документы из Германии: права-DE и т.д.
Как прикрепить ссылку на папку для отправки?
Вставляем ссылку на папку для отправки команды, чтобы у всех был доступ. Личные ссылки с гугл-дисков запрещены.
Что должно быть в папке на отправку?
Фото документа (побыт, права, паспорта, ID и т.д.). Если нет фото — видео, где четко видно имя, фамилию, даты и фото клиента.
PDF файлы всех бумажных документов. Они нужны, чтобы собрать ваш пакет. Если их нет, пропускаем отправку.
Фото бумажных документов.
Если у вас 2 и больше клиентов, создайте для всех отдельные папки с именами клиентов.
Обязательно:
Одна ссылка — несколько папок.
Не нужно подгружать две разные ссылки.
Что такое наложенный платеж?
Возвратов наложенного платежа нет. Если получатель не забрал — переделка за ваш счет.
Если вы подали неправильную информацию — клиент не получит свою посылку.
Наложенный платеж действует только по территории Польши.
Посылки для наложенного платежа отправляем по пятницам.
В месте назначения она будет через 3-5 дней после отправки.
ТТН добавляю в ссылку.
Адрес для наложенного платежа меняется каждые 2-3 недели в шапке Google-формы для польских отправок.
Лучше, чтобы клиент приехал на несколько дней — всё может быть с логистикой.
Я не несу ответственности за отправки формата наложки, если с ней что-то случится.
Посылка может лежать на почте 6-7 дней с момента прибытия в финальную точку.
Об изменениях в отправке формата наложенного платежа мы пишем в группе «Official company» и в шапке формы на отправку в Польшу.
Каковы правила заполнения формы на отправку в Турцию?
Не больше 4-х документов в отправке.
Мы не отправляем в такие страны: Беларусь, Россия, Иран, Ирак, Сирия, Сомали, Англия, Афганистан, Израиль, Германия, Танзания.
Начнем с шапки. Тут вы сможете увидеть актуальную информацию.
Дальше в перечне имен менеджеров выбираете своё.
Заполнение имени и фамилии клиента, документы которого вы отправляете.
Важно: Имя и фамилию указываем только КАПСОМ.
Как правильно указывать имя и фамилию нескольких клиентов?
Если у вас 2-5 клиентов на отправку, указываете все имена и фамилии в таком формате:
ОЛЕШКО АНДРЕЙ
ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА
Неподходящие форматы:
ОЛЕШКО АНДРЕЙ/ПРОНИН СВЯТОСЛАВ/САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА
ОЛЕШКО АНДРЕЙ, ПРОНИН СВЯТОСЛАВ, САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА
Олешко Андрей, Пронин Святослав, Самойленко Антонина
ОЛЕШКО АНДРЕЙ and ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
ОЛЕШКО АНДРЕЙ & ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
Как будет отправляться отправка?
Мы не можем повлиять, какой компанией будет отправлена ваша посылка.
Иногда отправляют посылки компаниями, которые не входят в список, указанный в форме.
Что необходимо знать при заполнении информации на отправку?
Имя и фамилия получателя должны быть указаны.
Номер телефона должен быть только один.
Всегда должен быть указан код страны.
Номер указываем точный, чтобы можно было связаться с получателем.
Примеры, как делать не нужно:
003859242238
611344018
Как правильно указать страну и город для отправки?
Hassan Sembatya
+31624558445
Netherlands
Amsterdam
Kloekhorststraat 58
1104 MT
Как не нужно заполнять:
-Hassan Sembatya
-Amsterdam
+31624558445
-Kloekhorststraat 58
-Netherlands
-1104 MT
Таблица отправок и как ориентироваться по цветам
Фиолетовый:
Есть доплата, но нет на руках. Отправить не можем.
Белый:
Ещё не пересмотрено.
Возможны проблемы:
Доплата не подтверждена в таблице заказов.
Ошибки в адресе или папке.
Требуется уточнение информации.
Желтый:
Проверено и подтверждено на упаковку.
Зеленый:
Упакован и готов к отправке.
Упакован на почте, ждем ТТН.
Синий:
Есть ТТН, отправлен в группу “ТТН” и добавлен в ссылку. Перенесен в “ГОТОВО”.
Когда можно менять информацию на отправку?
Менять информацию можно только, если отправка светится белым, фиолетовым или желтым.
Если отправка светится белым, пишите комментарии или ожидайте сообщения в Telegram с уточнениями
Группа “Delivery Issue New”
Важно для значимых отправок и информации о наложенных платежах.
Обрабатываются сообщения в группе 2 раза в день:
Утренний круг: 10:30–12:00.
Вечерний круг: 17:00–19:00.
ТТН
ТТН появляются через 4-5 дней после отправки.
Сразу отправляются в группу “TTN” и загружаются в ссылку. Если ТТН есть, отправка светится синим.
Если отправка светится зеленым, ТТН еще нет.
Возвраты
Польские отправки:
70% возвратов возвращаются.
Ждем возврата до 1 месяца и 10 дней. Если не возвращено, подаем на переделку.
Если по трекингу идет возврат, ждем 3 недели. Если не дошел — переделка.
Украинские и турецкие отправки:
Возвратов нет.
Часто задаваемые вопросы
- Почему моя отправка не отправляется?
Возможна неоплаченная доплата или ошибки в адресе. Уточните в таблице заказов.
- Что делать, если по трекингу видно возврат?
Написать Алисе. Она сообщит, когда возврат будет на руках.
3. Что делать, если возврат пришел?
Создать новую отправку, указав комментарий “ВОЗВРАТ”.
