Operational aspects of the company delivery department

Question 1

Какие задачи выполняет Кира?

Answer 1

Подготовка отправок для упаковки
Ведение партий отправок
Проверка упаковки
Анализ отправок и упаковок
Аналитика каждой партии
Отметка в CLIENTS, что упаковано
Работа с возвратами

Question 2

Кто отвечает за проверку упаковки и ведение партий отправок?

Answer 2

Кира

Question 3

Когда Кира обрабатывает группу “DELIVERY ISSUE NEW”?

Answer 3

10:00-12:00
17:00-19:00

Question 4

Сколько времени занимает проверка упаковки у Киры?

Answer 4

Около 3 часов

Question 5

Какие задачи решает Алиса в отделе отправок?

Answer 5

Контроль команды отправок
Проверка ТТН
Работа с возвратами
Отслеживание посылок и аналитика
Решение проблем с ТТН и почтовыми ошибками
Отметка в CLIENTS, что отправлено

Question 6

Какие отправки контролирует Алиса?

Answer 6

Турецкие, украинские и польские отправки

Question 7

В какое время Алиса занимается турецкими отправками и внутренними вопросами?

Answer 7

Турецкие отправки: 11:10-12:30
Внутренние вопросы отправок: 14:35-17:00

Question 8

Сколько времени занимает проверка и решение проблем с ТТН у Алисы?

Answer 8

3-4 часа

Question 9

В какие дни отправки передаются на почту?

Answer 9

По вторникам и четвергам

Question 10

Когда можно вносить правки к партиям отправок?

Answer 10

Понедельник и среда до 16:00

Question 11

Сколько партий отправок в среднем в очереди?

Answer 11

75-90 штук

Question 12

В какие временные промежутки проводятся проверки отправок?

Answer 12

1 круг: 10:30-12:00
2 круг: 17:00-19:00

Question 13

Что отправляется с Польши?

Answer 13

Весь теслин
Побыт ПК (в зависимости от ситуации)
Права DE (в зависимости от ситуации)
Визовый стикер (в зависимости от ситуации)
Код-95 пластик (в зависимости от ситуации)

Question 14

Что отправляется с Украины?

Answer 14

Документы для Турции (после получения ТТН)
Визовые стикеры (в зависимости от местоположения)
Рабочие контракты (в зависимости от местоположения)
Дополнительные бумаги

Question 15

Что отправляется с Турции?

Answer 15

Карта побыта ПК
Айди
Паспорта
Код-95
Права DE

Question 16

Сколько клиентов можно отправить в одной отправке в Польшу?

Answer 16

Максимум 4 клиента

Question 17

Как правильно указывать имена клиентов для отправки?

Answer 17

Все имена и фамилии должны быть указаны заглавными буквами
Пример правильного формата:
ОЛЕШКО АНДРЕЙ
ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА

Question 18

Какие компании можно выбрать для отправки в Польше?

Answer 18

GLS, DHL, UPS, FEDEX, InPOST (по Польше), DPD

Question 19

В каком формате указывать сумму наложенного платежа?

Answer 19

Пример: 9090 zlt (только в злотых)

Question 20

На каком языке должна быть информация для отправки?

Answer 20

Только на английском языке, без ошибок

Question 21

Что обязательно должно быть в информации на отправку?

Answer 21

Имя и фамилия получателя
Нельзя указывать название компании/ресторана/магазина

Question 22

Как правильно указать номер телефона для отправки?

Answer 22

Номер должен быть только один.
Обязательно указывать код страны, иначе это может вызвать проблемы с логистикой.
Номер должен быть точным, чтобы связаться с получателем.

Question 23

Примеры, как НЕ нужно указывать номер телефона.

Answer 23

003859242238
611344018

Question 24

В какие страны отправка невозможна?

Answer 24

Беларусь
Россия
Иран
Ирак
Сирия
Сомали
Англия
Афганистан
Израиль
Танзания

Question 25

Как правильно указать город в отправке?

Answer 25

Если это коммуна или муниципалитет, сначала указываем коммуну, затем город, всё в одной строке.

Question 26

Как правильно указать адрес для отправки?

Answer 26

Указывать улицу, номер дома, квартиру, обязательно прописывать, что есть что.
Для отелей/магазинов: указать улицу и номер, название отеля/магазина и номер апартаментов/магазина.

Question 27

Какие проблемы возникают при отправке на почтоматы?

Answer 27

Почтоматы увеличивают риск возвратов и проблем с доставкой.

Question 28

Какой формат индекса допустим?

Answer 28

Индекс — это набор цифр с пробелами или дефисами, иногда с двумя буквами. Пример: 21405, 7630-584, 1104 MT, D07A9K4

Question 29

Как понять, что это НЕ индекс?

Answer 29

Если в наборе цифр есть плюсы или это геоточка. Пример: 2Q79+2HC или 37.088344, 15.137338.

Question 30

Как заполнять информацию для отправки документов?

Answer 30

Указываем все документы точно и правильно, ориентируясь на список.
Документы из Польши: подписываются как права, прописка, медсправка, экзем-лист.
Документы из Германии: права-DE и т.д.

Question 31

Как прикрепить ссылку на папку для отправки?

Answer 31

Вставляем ссылку на папку для отправки команды, чтобы у всех был доступ. Личные ссылки с гугл-дисков запрещены.

Question 32

Что должно быть в папке на отправку?

Answer 32

Фото документа (побыт, права, паспорта, ID и т.д.). Если нет фото — видео, где четко видно имя, фамилию, даты и фото клиента.
PDF файлы всех бумажных документов. Они нужны, чтобы собрать ваш пакет. Если их нет, пропускаем отправку.
Фото бумажных документов.
Если у вас 2 и больше клиентов, создайте для всех отдельные папки с именами клиентов.
Обязательно:
Одна ссылка — несколько папок.
Не нужно подгружать две разные ссылки.

Question 33

Что такое наложенный платеж?

Answer 33

Возвратов наложенного платежа нет. Если получатель не забрал — переделка за ваш счет.
Если вы подали неправильную информацию — клиент не получит свою посылку.
Наложенный платеж действует только по территории Польши.
Посылки для наложенного платежа отправляем по пятницам.
В месте назначения она будет через 3-5 дней после отправки.
ТТН добавляю в ссылку.
Адрес для наложенного платежа меняется каждые 2-3 недели в шапке Google-формы для польских отправок.
Лучше, чтобы клиент приехал на несколько дней — всё может быть с логистикой.
Я не несу ответственности за отправки формата наложки, если с ней что-то случится.
Посылка может лежать на почте 6-7 дней с момента прибытия в финальную точку.
Об изменениях в отправке формата наложенного платежа мы пишем в группе «Official company» и в шапке формы на отправку в Польшу.

Question 34

Каковы правила заполнения формы на отправку в Турцию?

Answer 34

Не больше 4-х документов в отправке.
Мы не отправляем в такие страны: Беларусь, Россия, Иран, Ирак, Сирия, Сомали, Англия, Афганистан, Израиль, Германия, Танзания.
Начнем с шапки. Тут вы сможете увидеть актуальную информацию.
Дальше в перечне имен менеджеров выбираете своё.
Заполнение имени и фамилии клиента, документы которого вы отправляете.
Важно: Имя и фамилию указываем только КАПСОМ.

Question 35

Как правильно указывать имя и фамилию нескольких клиентов?

Answer 35

Если у вас 2-5 клиентов на отправку, указываете все имена и фамилии в таком формате:
ОЛЕШКО АНДРЕЙ
ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА

Неподходящие форматы:

ОЛЕШКО АНДРЕЙ/ПРОНИН СВЯТОСЛАВ/САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА
ОЛЕШКО АНДРЕЙ, ПРОНИН СВЯТОСЛАВ, САМОЙЛЕНКО АНТОНИНА
Олешко Андрей, Пронин Святослав, Самойленко Антонина
ОЛЕШКО АНДРЕЙ and ПРОНИН СВЯТОСЛАВ
ОЛЕШКО АНДРЕЙ & ПРОНИН СВЯТОСЛАВ

Question 36

Как будет отправляться отправка?

Answer 36

Мы не можем повлиять, какой компанией будет отправлена ваша посылка.
Иногда отправляют посылки компаниями, которые не входят в список, указанный в форме.

Question 37

Что необходимо знать при заполнении информации на отправку?

Answer 37

Имя и фамилия получателя должны быть указаны.
Номер телефона должен быть только один.
Всегда должен быть указан код страны.
Номер указываем точный, чтобы можно было связаться с получателем.
Примеры, как делать не нужно:
003859242238
611344018

Question 38

Как правильно указать страну и город для отправки?

Answer 38

Hassan Sembatya
+31624558445
Netherlands
Amsterdam
Kloekhorststraat 58
1104 MT
Как не нужно заполнять:

-Hassan Sembatya
-Amsterdam
+31624558445
-Kloekhorststraat 58
-Netherlands
-1104 MT

Question 39

Таблица отправок и как ориентироваться по цветам

Answer 39

Фиолетовый:

Есть доплата, но нет на руках. Отправить не можем.
Белый:

Ещё не пересмотрено.
Возможны проблемы:
Доплата не подтверждена в таблице заказов.
Ошибки в адресе или папке.
Требуется уточнение информации.
Желтый:

Проверено и подтверждено на упаковку.
Зеленый:

Упакован и готов к отправке.
Упакован на почте, ждем ТТН.
Синий:

Есть ТТН, отправлен в группу “ТТН” и добавлен в ссылку. Перенесен в “ГОТОВО”.

Question 40

Когда можно менять информацию на отправку?

Answer 40

Менять информацию можно только, если отправка светится белым, фиолетовым или желтым.

Если отправка светится белым, пишите комментарии или ожидайте сообщения в Telegram с уточнениями

Question 41

Группа “Delivery Issue New”

Answer 41

Важно для значимых отправок и информации о наложенных платежах.
Обрабатываются сообщения в группе 2 раза в день:
Утренний круг: 10:30–12:00.
Вечерний круг: 17:00–19:00.

Question 42

ТТН

Answer 42

ТТН появляются через 4-5 дней после отправки.
Сразу отправляются в группу “TTN” и загружаются в ссылку. Если ТТН есть, отправка светится синим.
Если отправка светится зеленым, ТТН еще нет.

Question 43

Возвраты

Answer 43

Польские отправки:

70% возвратов возвращаются.
Ждем возврата до 1 месяца и 10 дней. Если не возвращено, подаем на переделку.
Если по трекингу идет возврат, ждем 3 недели. Если не дошел — переделка.
Украинские и турецкие отправки:

Возвратов нет.

Question 44

Часто задаваемые вопросы

Answer 44

1. Почему моя отправка не отправляется?

Возможна неоплаченная доплата или ошибки в адресе. Уточните в таблице заказов.

2. Что делать, если по трекингу видно возврат?

Написать Алисе. Она сообщит, когда возврат будет на руках.
3. Что делать, если возврат пришел?

Создать новую отправку, указав комментарий “ВОЗВРАТ”.