MCPA, Chapitre 2.3, Annexe C : Liste de contrôle : Coordination des conseils et consultants

Question 1

Quelles sont les différentes étapes de colaboration les conseils et consultants ? (7 items)

Answer 1

1. Avant la conclusion d’une entente ;
2. Phase des esquisses ;
3. Phase du projet préliminaire ;
4. Phase du projet définitif ;
5. Phase d’appel d’offres ;
6. Phase de l’administration du contrat ;
7. Phase de l’après-construction.

Question 2

Avant la conclusion d’une entente avec les conseils et consultant, quelles sont les étapes à réaliser avec les candidats potentiels ? (4 items)

Answer 2

1. Déninir les attentes ;
   a) préparer une définition claire des attentes envers chacun ;
   b) préparer des procédures de gestion d’un projet de conception ;
   c) préparer des procédures d’administration de contrat;
2. Réaliser des entrevues ;
3. Évaluer les candidats après les entrevues ;
4. Choisir les consultants.

Question 3

À l’étape des esquisses, quelles sont les responsabilités de l’architecte lors de la collaboration avec les conseils et consultants ? (6 items)

Answer 3

1. Organiser une réunion de démarrage du projet avec l’équipe de conception ;
2. Présentation des membres de l’équipe ;
3. Présenter l’ébauche de plan du projet pour commentaires ;
   a) la portée du projet de conception, la qualité, le calendrier et les plans de gestion des coûts ;
   b) le plan de gestion des communications ;
   c) le plan de gestion des risques ;
   d) le plan de gestion des modifications à la conception ;
4. Présenter le projet de conception exhaustif et survoler le projet de construction ;
5. Examiner le programme, le budget, les préférences du client par rapport aux systèmes ;
6. Discuter des principes généraux de conception.

Question 4

À l’étape du projet préliminiare, quelles sont les responsabilités de l’architecte lors de la collaboration avec les conseils et consultants ? (5 items)

Answer 4

1. Organiser des réunions et rédiger les PV ;
2. Informer le client de toute question importante découlant des réunions de l’équipe de conception ;
3. Examiner et résoudre les questions de coordination sur une base continue ;
4. Demander aux ingénieurs de :
   a) confirmer par écrit qu’il a effectué une recherche et un examen de tous les codes et règlements applicables ;
   b) mettre à jour son estimation du coût de construction ;
   c) préparer un devis préliminaire ;
   d) obtenir l’approbation écrite de tous les organismes de services publics et toutes les autorités compétentes au sujet de tous les branchements ;
   e) préparer des estimations des coûts de fonctionnement ;
5. Surveiller la progression du travail de chaque consultant et aviser promptement en cas d’insatisfaction.

Question 5

À l’étape du projet définitif, quelles sont les responsabilités de l’architecte lors de la collaboration avec les conseils et consultants ? (11 items)

Answer 5

1. Déterminer le calendrier, les procédures, les échéances :
   a) confirmer les normes relatives aux documents (protocoles liés à la distribution, système de couches, format de feuille, cartouche, format de devis) ;
   b) obtenir l’engagement de toutes les parties à fournir l’information en temps requis ;
   c) obtenir chaque semaine les dessins à jour des consultants ;
2. Organiser des réunions de coordination :
   a) résoudre les problèmes de coordination ;
   b) examiner les modifications apportées par chaque consultant ;
   c) vérifier que les consultants travaillent toujours sur la version la plus récente des plans ;
   d) surveiller la progression du travail de chaque consultant et aviser promptement en cas d’insatisfaction ;
   e) vérifier si les documents sont bien coordonnés entre eux et s’ils sont exacts et précis : aviser promptement les consultants de procéder à toute révision requise ;
   f) demander aux ingénieurs de signer et sceller leurs documents conformément aux règlements de leur ordre professionnel et aux exigences des autorités compétentes.

Question 6

À l’étape de l’appel d’offres, quelles sont les responsabilités de l’architecte lors de la collaboration avec les conseils et consultants ? (5 items)

Answer 6

1. Demander aux consultants d’assister à une séance d’information des soumissionnaires ou à une visite des lieux, au besoin ;
2. Demander aux consultants de répondre aux questions des soumissionnaires et de consigner toutes les réponses afin de faciliter la préparation des addendas en temps opportun ;
3. Demander aux consultants de se conformer à la politique définie en matière de variantes ;
4. Demander aux consultants préparer les addendas de leurs disiplines respectives ;
5. Après l’ouverture des soumissions, demander aux consultants :
   a) d’évaluer les prix des sous-traitants, les prix unitaires ou les prix des variantes de leurs disiplines ;
   b) d’aider à préparer les contrats séparés, s’il y a lieu;
   c) de participer aux négociations, s’il y a lieu.

Question 7

Lors de l’administration du contrat, quelles sont les principales étapes où l’architecte doit travailler en collaboration avec les conseils et consultants ? (4 items)

Answer 7

1. Tâches de bureau avant le début des travaux ;
2. Surveillance de chantier ;
3. Tâches de bureau pendant la phase d’administration du contrat ;
4. Réception de l’ouvrage.

Question 8

À l’étape de l’administration du contrat, quelles sont les tâches de bureau avant le début des travaux que l’architecte doit coordonner avec les conseils et consultants ? (3 items)

Answer 8

1. Transmettre aux consultants pour examen et commentaires les documents reçus de l’entrepreneur :
   a) le calendrier de construction;
   b) le calendrier de présentation et d’examen des dessins d’atelier et des échantillons ;
   c) la liste des valeurs ;
2. Demander aux consultants d’aider le client, au besoin, à présenter des demandes de branchement (services de gaz, d’eau, d’électricité, de téléphone et autres) ;
3. Revoir les attentes de l’architecte concernant :
   a) la protection, le respect de l’intention des documents contractuels;
   b) la politique de substitution ;
   c) la demande de n’accepter aucun compromis et de ne procéder à aucune négociation sans l’approbation préalable de l’architecte et/ou du client.

Question 9

À l’étape de l’administration du contrat, quelles sont les tâches spécifique à la de surveillance de chantier que l’architecte doit coordonner avec les conseils et consultants ? (4 items)

Answer 9

1. Clarifier les procédures de visite de chantier ;
2. Demander aux consultants de transmettre leurs rapports de visites de chantier à l’architecte et à l’entrepreneur ;
3. Insister sur le fait qu’aucune entente ne peut intervenir sans l’approbation de l’architecte et du client ;
4. Surveiller le rendement de chaque consultant et aviser promptement en cas d’insatisfaction.

Question 10

À l’étape de l’administration du contrat, quelles sont les tâches que l’architecte doit coordonner avec les conseils et consultants ? (8 items)

Answer 10

1. Rappeler aux consultants que toutes les communications à l’entrepreneur doivent passer par l’architecte ;
2. Confirmer toutes les discussions et les instructions par écrit ;
3. Rappeler que toutes les instructions et les confirmations doivent être émises par l’architecte ;
4. Coordonner le traitement des dessins d’atelier et des échantillons ;
5. Coordonner les modifications et instructions supplémentaires ;
6. Examiner et faire le suivi des rapports de visite de chantier ;
7. Examiner et faire des commentaires sur la version à jour du calendrier des travaux de l’entrepreneur, s’il y a lieu.
8. Examiner les tableaux de progression mensuels, évaluer le travail exécuté et les matériaux fournis, en relation avec les demandes de paiement de l’entrepreneur.

Question 11

À l’étape de l’administration du contrat, quelles sont les tâches spécifique à la réception de l’ouvrage que l’architecte doit coordonner avec les conseils et consultants ? (8 items)

Answer 11

1. Préparer des listes de déficiences et en faire le suivi ;
2. Assister aux démonstrations sur les équipements pour recevoir une formation et de l’information sur la résolution des problèmes ;
3. Effectuer la visite de l’achèvement substantiel ;
4. Examiner les documents soumis (garanties, certificats d’inspection, manuels, instructions de fonctionnement) ;
5. Effectuer la visite finale du chantier ;
6. Mettre à jour l’énoncé des principes de conception pour présentation au maître de l’ouvrage ;
7. Fournir une description des systèmes et mode de fonctionnement (zones, durabilité, consommation d’énergie, exigences d’entretien, durée de vie probable des composantes) ;
8. Préparer les dessins d’archives, s’il y a lieu.

Question 12

Quelles sont les tâches que l’architecte doit coordonner avec les conseils et consultants après la construction ? (3 items)

Answer 12

1. Examiner les vices rapportés au cours de la période de garantie ;
2. Procéder à l’examen de tous les vices et les déficiences rapportés avant l’expiration de la période de garantie d’un an ;
3. Aider l’architecte à administrer les corrections apportées par l’entrepreneur aux vices et déficiences survenant pendant la ou les période(s) de garantie prolongée.