Kapitel 7: Geschäftsprozessverbesserung

Question 1

Welche Ansätze zur Verbesserung der Leistung von Gesch.Proz. gibt es?

Answer 1

Prozessverbesserung (Continuous Process Improvement)

Prozesserneuerung (BUsiness Process Reengineering)

Question 2

Was ist Continuous Process Improvement?

Answer 2

Nicht nur einmalige Gestaltung und Beschreibung der Prozesse, sondern ständige Überprüfung und Verbesserung der Prozesse.

Eng verwandt mit dem japanischen Leitprinzip Kaizen (das Gute verbessern)

Vorgehensmodell zur Umsetzung: Deming-Rad

Nachhaltigkeit und Transparenz

Question 3

Was ist Kaizen?

Answer 3

Japanische Führungsphilosophie die eine kontinuierliche Weiterentwicklung anstrebt.

Kontinuierliche Verbesserung von Produkten, Prozessen und Arbeitshandgriffen in kleinsten Schritten durch die Mitarbeiter selbst.

Question 4

Wie ist der Ablauf ohne CPI?

Answer 4

Prozessgestaltung ->Implementierung-> Prozessdurchführung

Question 5

Wie ist der Kreislauf mit CPI?

Answer 5

Prozessgestaltung ->Implementierung-> Prozessdruchführung -> Stärken/Schwächen -> Prozessverbesserung -> Prozessgestaltung

Question 6

Welche Phasen hat der Deming PDCA Zyklus?

Answer 6

Plan

Do

Check

Act

Question 7

Was gehört zu Plan?

Answer 7

Problem abgrenzen

Ist-Situation analysieren und Ursachen erkennen

Verbesserungspotenziale abgrenzen und Teilziele festlegen

Maßnahmen entwickeln und planen

Question 8

Was gehört zu Do?

Answer 8

Maßnahmen durchführen

Question 9

Was gehört zu Check?

Answer 9

Soll/Ist Abgleich

Question 10

Was gehört zu Act?

Answer 10

Standards einführen und Folgeaktivitäten anstoßen

Question 11

Was sind Standards?

Answer 11

Handlungsleitfäden, die aus Handlungsanweisungen,
Regeln, Direktiven oder Richtlinien bestehen können.

Ohne Standards gibt es auch keine Verbesserung.

Question 12

Auf was geben Standards Antworten?

Answer 12

Was?

Wann?

Wie?

Womit?

Warum?

Zeitaufwand?

Question 13

Wie können Standards genutzt werden?

Answer 13

Intern definiert werden, als Vorgaben aus Prozesszielen, Kennzahlen etc.

Extern vorgegeben sein z.B. Best Practices /Reifegrad- Referenzmodelle)

Question 14

Wieso sichern Standards den CPI Prozess ab?

Answer 14

Da ohne Standards die Gefahr des Rückfalls in alte Muster besteht.

Question 15

Was ist die Leitfrage des Business Process Reengineering?

Answer 15

Wenn ich dieses Unternehmen heute mit meinem jetztigen Wissen, den zur Verfügung stehenden Ressourcen und beim gegenwärtigen Stand der Technik neu gründen müsste, wie würde es aussehen?

Question 16

Was genau ist BPR?

Answer 16

Fundamentales Überdenken und radikales Redesign von wesentlichen Unternehmensprozessen. Resultat sind messbare Verbesserungen in den Bereichen Qualität, Service und Zeit.

Question 17

Was bedeutet fundamentales Überdenken?

Answer 17

Keine Annahmen oder Voraussetzungen

Ignorieren des Ist Zustands

Wichtige Frage: Warum wird etwas gemacht?

Untergeordnete Frage: Wie wird es am besten gemacht?

Question 18

Was bedeutet radikales Redesign?

Answer 18

Keine öberflächlichen Änderungen

Keine Optimierung vorhandener Strukturen

Völlige Neugestaltung

Question 19

Was sind Auswirkungen des BPR auf Prozesse?

Answer 19

Reduzierung von Überwachungs-/Kontrollschritten

Ver-/Auslagerung von Prozesschritten

Single Point of Contact für Prozesskunden

Zusammenfassen von Prozessschritten

Mehrere Prozessvarianten

Question 20

Was sind Auswirkungen des bPR auf die Mitarbeiter?

Answer 20

Arbeitsplätze werden komplexer

Ständige Weiterbildung statt einmaliges Anlernen

Managerrolle verändert sich

Ergebnisorientierte Bezahlung

Organisationsstrukturen werden flacher

Eigenverantwortung statt Kontrolle

Question 21

Für wen eignet sich BPR?

Answer 21

Unternehmen die:

in Schwierigkeiten sind

Erkennen dass in der Zukunft massive Probleme kommen

Extrem erfolgreich sind und ein aggressives Management besitzen

Question 22

Wie erfolgreich ist BPR?

Answer 22

Ca. 50-70% der UN erreichten ihre Ziele nicht

Question 23

Was sind die häufigsten Fehler beim BPR?

Answer 23

Prozessoptimierung statt Redesign:

• UN wollen teures Redesign umgehen
• Alte Prozesse sind MA vertraut
• Weg des geringsten WIderstands

BPR ohne Opfer:

• MA müssen sich von gewohnten Abläufen trennen
• Unzufriedenheit mit neuen Aufgabenbereichen
• Möglicherweise Stellenabbau

Question 24

Was sind weitere Fehler bei BPR?

Answer 24

Projektaufgabe bei Widerstand gegen Veränderungen:

• Widerstand gegen Umbruch im Unternehmen ist vorhersehbar
• Management muss entsprechend vorbereitet sein

BPR bleibt beim Redesign stehen:
-Letztlich entscheidend ist die Qualität der späteren Umsetzung

Zu viele parallele BPR Projekte:

• Unternehmen müssen sich auf wesentliche Prozesse konzentrieren
• Überlastung des Managements und somit Vernachlässigung einzelner Projekte droht

Question 25

Lassen sich die Ansätze kombinieren?

Answer 25

Ja: Kurze BPR Phasen mit starken Veränderungen: - Beispielsweise im Rahmen einer größeren Softwareeinführung - Anpassung neuer Technik an veraltete Prozesse wird verhindert - Ausnutzung einer höheren Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter Langfristige CPI Phasen mit geringeren Veränderungen: - Einführung neuer Technologien und Referenzmodelle - Umsetzung von Erfahrungen (gemacht nach Einführung der Prozesse)

Question 26

Was sind Merkmale von BPR?

Answer 26

Ausgangspunkt: Neuer Prozess Ziele: Kundenzufriedenheit, Effizienz Umfang: radikal Häufigkeit: diskontinuierlich Durchführung; als Projekt Anstoß/Träger: von oben, Management, Projektteam Wirkung: breit, funktionsübergreifend Art der Veränderung: kulturell, prozessual, strukturell Risiko: hoch

Question 27

Was sind Merkmale von CPI?

Answer 27

Ausgangspunkt: Bestehender Prozess Ziele: Effizienz, Kundenzufriedenheit Umfang: Inkrementell Häufigkeit: Kontinuierlich Durchführung; als permanente Aufgabe Anstoß/Träger: von oben und unten, alle Mitarbeiter Wirkung: innerhalb des Prozesses Art der Veränderung: kulturell, prozessual, organisationales Lernen Risiko: gering