Controles internos generales Flashcards
¿Cuál es el objetivo principal de los controles internos?
Que los empleados no cometan un delito, como el robo, u errores.
¿En qué consiste la numeración de documentos?
El numero permite representar una secuencia, si la secuencia se interrumpe es porque algo no está bien, por lo tanto, permite llevar un control de la documentación. También sirve para identificar.
¿En qué consiste guardar los documentos anulados?
Cuando se anula un documento, el anulado debe quedar explicado (lo que antes se llamaba talonario cuando la documentación era física).
¿En qué consisten los controles cruzados?
Está dado por la existencia de distintas áreas que no tienen contacto entre sí y que se controlan las unas a las otras. A mayor cantidad de intervinientes en un proceso, menor es el riesgo de que se cometa un error o delito.
¿En qué consiste respaldar los movimientos de bienes con documentos?
Cuando un movimiento queda avalado por un documento, el mismo es prueba de lo ocurrido. Con lo cual, tiene utilidad fiscal o ante un inconveniente (externo u interno).
¿En qué consiste separar funciones y determinar responsables?
Al dividir las funciones en distintos sectores, cada interviniente es responsable de una parte del proceso, lo cual permite definir quién es el responsable si hay un inconveniente en el mismo.
¿En qué consiste el resguardo de registros contables?
La contabilidad es el espejo de cuál es la situación de una empresa. Contaduría, utiliza los documentos que respaldan las operaciones como referencia para avalar lo descripto en los asientos contables.
¿En qué consiste separar el manejo de fondos y registro de transacciones contables?
Si el cobrador quiere quedarse con una parte del dinero, en el comprobante deberá registrar menos de lo cobrado. Cuando dicho comprobante llegue a contaduría se identificará el robo porque no coincidirá con lo que hay registrado en las planillas de caja.
¿En qué consiste concentrar la responsabilidad de custodiar los fondos en una única persona?
La última persona que toca el dinero en una empresa es el tesorero, con lo cual, en el caso de un problema es el único responsable y encargado de dar explicaciones.
¿En qué consiste separar los fondos de cobranzas y los destinados a pagos?
Si existe una única “bolsa” donde ingresa lo cobrado y sale el dinero para pagos, es muy difícil controlar cuanto dinero tiene realmente la empresa.
¿En qué consiste rotar al personal que maneja los fondos?
Es para que el personal no se sienta seguro de que las operaciones se hacen siempre al mismo horario y con las mismas personas. El personal se estará cuidando en todo momento si existe incertidumbre sobre esto.
¿En qué consisten los arqueos sorpresivos?
Esto ocurre mucho en supermercados. Se le pide a la cajera que cierre su caja (imprimir el total del dinero que debería tener en la caja) y lo indicado por el sistema permite contrastar lo que debería haber y lo que hay realmente.
¿En qué consiste la realización de movimientos de fondos a través de Bancos?
Los bancos son una entidad mas que ayuda a tener control sobre los distintos movimientos, ya que llevan un estricto control de las entradas y salidas.
¿En qué consiste la liquidación y contabilización inmediata y general de las operaciones relacionadas con fondos?
Cuando se realiza un cobro o pago, inmediatamente se debe incorporar el movimiento al estado de la empresa. Cuanto mas tarde se incorpore la salida o entrada, más riesgo de cometer errores habrá y se sabrá tarde sobre el estado financiero y económico de la empresa, lo cual puede afectar en la toma de decisiones.
¿En qué consiste el control de un fondo fijo o caja chica?
Si se extrae dinero de una caja chica, se debe realizar un vale y luego del pago, justificar la compra con la factura y el vuelto. También se debe definir quien puede extraer dinero de la caja, como esta conformada y cada cuanto se reposiciona.
