Circuito administrativo de compras

Question 1

¿En qué consiste comprar?

Answer 1

Trata de adquirir bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa (p. ej. productos para comercializar, materia prima para fabricar, hojas para las impresoras de administración, entre otros).

Question 2

¿Cuáles son los pasos, en general, de un circuito administrativo de compras?

Answer 2

1. Solicitud de compra
2. Selección de proveedores
3. Adjudicar la compra
4. Recepción de mercadería
5. Almacenamiento de mercadería
6. Registro contable
7. Recepción de factura

Question 3

¿En qué consiste la solicitud de compra?

Answer 3

Surge la necesidad de reponer un bien, por ejemplo, un Almacén que detecta falta de productos.

Question 4

¿En qué consiste la selección de proveedores?

Answer 4

Se suele tener un abanico de proveedores, y en base a distintos criterios de búsqueda se selecciona la mejor opción para realizar la compra. En general, esta selección depende de lo que se quiera comprar. Esta tarea es realizada por el sector de Compras.

Question 5

¿En qué consiste adjudicar la compra?

Answer 5

Compras le realiza el pedido al proveedor seleccionado. Puede pasar que antes de efectuar una compra se realice un pedido de presupuesto.

Question 6

¿En qué consiste la recepción de mercadería?

Answer 6

Una vez efectuada la compra, el proveedor entregará la mercadería. La misma puede recibirla, por ejemplo, Recepción o Almacenes.

Question 7

¿En qué consiste el almacenamiento de la mercadería?

Answer 7

Una vez recibida y controlada (precios, cantidad, etc.), se almacena. La recepción de la mercadería y su almacenamiento pueden formar una única tarea dependiendo de quien se encargue de la misma.

Question 8

¿En qué consiste el registro contable?

Answer 8

Contaduría aumenta el stock, pero también aumenta la deuda porque no se realiza el pago en la transacción si no que queda pendiente.

Question 9

¿En qué consiste la recepción de la factura?

Answer 9

Cuentas a pagar indica la existencia de un pago pendiente luego de que Contaduría registre la factura.

Question 10

¿Cuáles son los sectores intervinientes en un circuito administrativo de cobranzas?

Answer 10

• Proveedor
• Almacenes y/o compras
• Recepción y/o almacenes
• Contaduría y cuentas a pagar

Question 11

¿Cuáles son los documentos intervinientes en un circuito administrativo de cobranzas?

Answer 11

• Solicitud de compra y/u orden de compra
• Pedido de cotización o presupuesto
• Presupuesto o cotización
• Remito
• Factura
Los dos últimos documentos son obligatorios por Ley.

Question 12

¿Qué modalidades de compra existen?

Answer 12

• Normales
• Extraordinarias
• Menores
• Importaciones (proveedores extranjeros)

Question 13

¿En qué consiste una compra normal?

Answer 13

Se suelen hacer de manera repetitiva. Por ejemplo, la adquisición de mercadería para luego comercializarla es normal para un supermercado. Para estas compras se suele pedir presupuesto.

Question 14

¿En qué consiste una compra extraordinaria?

Answer 14

No son frecuentes. Un ejemplo, es la compra de un local o una maquinaria. No son compras que hacen a la operatoria de la empresa.

Question 15

¿En qué consiste una compra menor?

Answer 15

Tampoco hacen a la operatoria de la empresa, pero tienen costos menores. Por ejemplo, comprar ganchos para una abrochadora. Para este tipo de compras no se pide presupuesto ni se llama a un proveedor, se utiliza el dinero de la caja chica.

Question 16

¿Por qué es recomendable que las compras estén avaladas por un informe técnico?

Answer 16

Por ejemplo, si se necesita comprar una computadora, el informe se puede usar para seleccionar al mejor proveedor y el mejor producto, y también para realizar la verificación cuando llega el mismo.

Question 17

¿Por qué debe firmar una autoridad una orden de compra?

Answer 17

Cuanto mas alto sea el monto de la compra, más alto va a ir la solicitud de autorización (respecto de los niveles jerárquicos), ya que los niveles superiores saben en qué situación está realmente la empresa.

Question 18

¿Por qué es importante que no existan vínculos comerciales entre proveedores y el responsable de selección de proveedores?

Answer 18

Es importante para evitar negocios que se realicen de manera privada para beneficiarse entre las dos partes.

Question 19

¿Por qué el volumen de una compra debe guardar relación con las reales necesidades de consumo?

Answer 19

Por ejemplo, si una empresa decide encargar de más (por ejemplo, por descuentos) pero no existe demanda como para vender todos esos productos, la empresa tendrá dinero inmovilizado.

Question 20

¿Qué es el punto mínimo de stock o punto de reposición?

Answer 20

Se fija un punto de reaprovisionamiento y, conforme las mercaderías se vayan agotando, se vuelve a hacer un pedido para completar el inventario. Este punto depende de cuanto tarda el proveedor en traer la nueva mercadería (para no quedar sin stock durante ese tiempo).

Question 21

¿De qué trata la constitución de seguros?

Answer 21

Cuando la entrega de lo comprado viaja por cuenta y riesgo de la empresa, deben existir seguros que cubran el traslado.