Chapter 8: Planning and Procuring Resources Flashcards
Core Topics: Resource Management, Procurement Processes, Human Resource Planning, and Contract Types.
What is the Resource Management Plan?
The Resource Management Plan details how physical and team resources will be identified, acquired, managed, and controlled throughout the project.
Το Resource Management Plan είναι το έγγραφο που περιγράφει πώς θα διαχειριστούν οι resources (πόροι) του έργου, όπως το προσωπικό, ο εξοπλισμός και τα υλικά.
Περιλαμβάνει πληροφορίες για την απόκτηση, κατανομή, παρακολούθηση και αποδέσμευση των πόρων, διασφαλίζοντας ότι χρησιμοποιούνται αποδοτικά και σύμφωνα με τον προγραμματισμό.
What is the Acquire Resources process?
Acquire Resources is the process of obtaining team members, facilities, equipment, and other resources necessary for project completion.
είναι η διαδικασία εξασφάλισης όλων των resources (πόρων) που χρειάζεται το έργο, όπως προσωπικό, εξοπλισμός και υλικά. Στόχος της είναι να διασφαλίσει ότι οι κατάλληλοι πόροι είναι διαθέσιμοι την κατάλληλη στιγμή για την επιτυχή υλοποίηση του έργου.
What is the difference between physical and team resources?
Physical resources include tangible assets like equipment and materials, while team resources refer to the human resources assigned to the project.
Οι physical resources (υλικοί πόροι) είναι τα απτά στοιχεία που χρειάζεται το έργο, όπως εξοπλισμός, υλικά και εγκαταστάσεις.
Οι team resources (ομαδικοί πόροι) είναι τα άτομα ή οι ομάδες που εργάζονται στο έργο, δηλαδή το προσωπικό με τις απαραίτητες δεξιότητες και γνώσεις για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του έργου.
What is a RACI chart?
A RACI chart is a matrix that identifies who is Responsible, Accountable, Consulted, and Informed for each task or deliverable in the project.
Το RACI chart είναι ένα εργαλείο που καθορίζει ρόλους και ευθύνες σε ένα έργο, αναθέτοντας τέσσερις τύπους ρόλων:
R: Responsible (Υπεύθυνος για την εκτέλεση της εργασίας)
A: Accountable (Υπεύθυνος για την τελική απόφαση ή έγκριση)
C: Consulted (Συμβουλευόμενος, παρέχει πληροφορίες)
I: Informed (Ενημερωμένος για την πρόοδο)
Το RACI chart βοηθά στην αποσαφήνιση ρόλων και μειώνει τη σύγχυση στις ευθύνες της ομάδας.
What is the purpose of a Resource Breakdown Structure (RBS)?
The RBS is a hierarchical breakdown of project resources, similar to a WBS, but focusing on physical and human resources.
Το Resource Breakdown Structure (RBS) είναι μια ιεραρχική διάταξη που κατηγοριοποιεί όλους τους resources (πόρους) του έργου, όπως προσωπικό, εξοπλισμός και υλικά. Ο σκοπός του είναι να οργανώσει τους πόρους σε κατηγορίες, διευκολύνοντας τον προγραμματισμό, την κατανομή και τη διαχείρισή τους.
What is resource leveling?
Resource leveling is a technique used to adjust project schedules to accommodate resource constraints, ensuring that resources are not over-allocated.
Το resource leveling είναι η τεχνική που προσαρμόζει το χρονοδιάγραμμα του έργου για να εξομαλύνει τη χρήση των resources (πόρων). Στόχος είναι να αποφευχθεί η υπερφόρτωση των πόρων, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει αλλαγή στις ημερομηνίες έναρξης και λήξης του έργου.
What is resource smoothing?
Resource smoothing adjusts the schedule to level resources without changing the project’s critical path or delaying the project.
Το resource smoothing είναι μια τεχνική για τη βελτίωση της κατανομής των resources (πόρων) χωρίς να αλλάξει η τελική ημερομηνία του έργου. Προσαρμόζει το χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων εντός των επιτρεπτών ορίων για να εξομαλύνει τη χρήση πόρων, αποφεύγοντας περιόδους υπερβολικής ή μηδενικής χρήσης.
What is the Procurement Management Plan?
The Procurement Management Plan details how project procurement processes will be planned, conducted, and controlled.
Το Procurement Management Plan είναι το έγγραφο που καθορίζει πώς θα διεξαχθούν οι procurements (προμήθειες) στο έργο. Περιλαμβάνει τις διαδικασίες για την επιλογή προμηθευτών, τη διαχείριση συμβάσεων, και τον τρόπο παρακολούθησης της απόδοσης τους, διασφαλίζοντας ότι οι προμήθειες γίνονται έγκαιρα και σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου.
What are the three primary types of procurement contracts?
Fixed-price contracts, cost-reimbursable contracts, and time and materials (T&M) contracts.
Fixed-Price Contracts (Συμβόλαια Σταθερής Τιμής): Ορίζεται σταθερή τιμή για το έργο ανεξάρτητα από το κόστος ή τον χρόνο.Κατάλληλα για έργα με σαφείς απαιτήσεις.
Cost-reimbursable contracts (συμβόλαια αποζημίωσης κόστους): Ο πελάτης πληρώνει τα πραγματικά κόστη συν μια επιπλέον αμοιβή ή ποσοστό κέρδους.
Είναι χρήσιμα όταν οι απαιτήσεις του έργου δεν είναι απόλυτα σαφείς.
Time and Materials Contracts (Συμβόλαια Χρόνου και Υλικών): Χρέωση ανάλογα με τον χρόνο και τα υλικά που χρησιμοποιούνται, με συμφωνημένες ωριαίες ή ημερήσιες τιμές.
Χρησιμοποιούνται συχνά για έργα με μεταβαλλόμενες ανάγκες.
What is the difference between a request for proposal (RFP) and a request for quotation (RFQ)?
An RFP is used when seeking solutions from vendors, while an RFQ is used to obtain pricing for specific deliverables.
Η διαφορά μεταξύ Request for Proposal (RFP) και Request for Quotation (RFQ) είναι:
RFP: Ζητά προτάσεις για σύνθετες ανάγκες έργου, όπου ο προμηθευτής παρέχει λύσεις και μεθόδους. Χρησιμοποιείται για έργα που απαιτούν δημιουργικές ή εξειδικευμένες λύσεις.
RFQ: Ζητά προσφορές τιμής για συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες. Είναι κατάλληλο για απλές, καθορισμένες προμήθειες με γνωστά χαρακτηριστικά και απαιτήσεις.
What is a make-or-buy analysis?
A make-or-buy analysis determines whether it is more cost-effective to produce a deliverable in-house or to procure it from an external source.
Το make-or-buy analysis είναι μια διαδικασία αξιολόγησης που καθορίζει αν ένας οργανισμός θα κατασκευάσει/παράγει (make) ένα προϊόν ή υπηρεσία εσωτερικά ή θα το προμηθευτεί (buy) από εξωτερικό προμηθευτή. Στόχος είναι να επιλεγεί η πιο αποδοτική και οικονομικά συμφέρουσα επιλογή για το έργο.
What is the Conduct Procurements process?
Conduct Procurements is the process of obtaining seller responses, selecting a vendor, and awarding contracts.
Η Conduct Procurements είναι η διαδικασία επιλογής και ανάθεσης των procurements (προμηθειών) σε εξωτερικούς προμηθευτές. Περιλαμβάνει τη συλλογή προσφορών, την αξιολόγηση των προτάσεων, τη διαπραγμάτευση των όρων και την υπογραφή συμβάσεων, ώστε να εξασφαλιστεί η συνεργασία με τους κατάλληλους προμηθευτές.
What is source selection criteria?
Source selection criteria are standards used to evaluate vendor proposals and select the best-fit vendor for project procurement needs.
Τα source selection criteria είναι τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση και επιλογή προμηθευτών στις procurements (προμήθειες). Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν την τιμή, την εμπειρία, την ποιότητα, τον χρόνο παράδοσης και την τεχνική ικανότητα, βοηθώντας να επιλεγεί ο προμηθευτής που ανταποκρίνεται καλύτερα στις απαιτήσεις του έργου.
What is the Control Resources process?
Control Resources is the process of ensuring that project resources are available as planned and used effectively.
Η Control Resources είναι η διαδικασία παρακολούθησης και διαχείρισης των resources (πόρων) του έργου για να εξασφαλιστεί ότι διατίθενται και χρησιμοποιούνται όπως έχει προγραμματιστεί. Στόχος της είναι να εντοπίζει και να επιλύει προβλήματα στη χρήση των πόρων, διατηρώντας το έργο σε τροχιά.
What is the purpose of the Team Charter?
The Team Charter outlines the team’s values, agreements, and operating guidelines, helping to establish norms for team behavior and collaboration.
Ο σκοπός του Team Charter είναι να καθορίσει τους στόχους, τους ρόλους, τις ευθύνες και τις κατευθυντήριες αρχές της ομάδας έργου. Συμβάλλει στη δημιουργία κοινής κατανόησης και εναρμονισμένων προσδοκιών μεταξύ των μελών της ομάδας, ενισχύοντας τη συνεργασία και την αποτελεσματικότητα.
