Chapter 2: Assessing Project Needs

Question 1

What is the project charter?

Τι είναι ένα έγγραφο έργου;

Answer 1

The project charter is a document that officially starts the project. It outlines the project’s goals, key people involved, and the main things the project will deliver.

Το έγγραφο έργου είναι ένα έγγραφο που επισήμως ξεκινά το έργο. Περιγράφει τους στόχους του έργου, τα βασικά άτομα που εμπλέκονται και τα κύρια παραδοτέα του έργου.

Question 2

What is the purpose of the project charter?

Ποιος είναι ο σκοπός του εγγράφου έργου;

Answer 2

The project charter gives the project manager the authority to use resources and explains the project’s goals and key Stakeholders.

Το έγγραφο έργου δίνει στον διαχειριστή του έργου την εξουσία να χρησιμοποιεί πόρους και εξηγεί τους στόχους του έργου και οι σημαντικοί ενδιαφερόμενοι.

Question 3

What elements are typically included in a project charter?

Ποια στοιχεία περιλαμβάνονται συνήθως σε έναν χάρτη έργου;

Answer 3

Project purpose, objectives, high-level requirements, summary milestones, budget, and key stakeholders.

Σκοπός του έργου, στόχοι, απαιτήσεις υψηλού επιπέδου, συνοπτικά ορόσημα, προϋπολογισμός και βασικοί ενδιαφερόμενοι.

Question 4

What is the role of a project sponsor in the project charter?

Ποιος είναι ο ρόλος του χορηγού έργου στο έγγραφο έργου;

Answer 4

The project sponsor is the person who officially approves the project and supports the project manager during the project.

Ο χορηγός έργου είναι το άτομο που εγκρίνει επίσημα το έργο και υποστηρίζει τον διαχειριστή του έργου κατά τη διάρκεια του έργου.

Question 5

How is project viability (feasibility) assessed?

Πώς αξιολογείται η βιωσιμότητα (σκοπιμότητα) ενός έργου;

Answer 5

Through feasibility studies, cost-benefit analysis, and understanding stakeholder expectations.

Μέσω μελετών σκοπιμότητας, ανάλυσης κόστους-οφέλους και κατανόησης των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων.

Question 6

What is stakeholder identification?

Τι είναι η ταυτοποίηση ενδιαφερόμενων;

Answer 6

Stakeholder identification is the process of finding everyone who is affected by the project or can affect the project.

Η ταυτοποίηση ενδιαφερόμενων είναι η διαδικασία εντοπισμού όλων των ατόμων που επηρεάζονται από το έργο ή μπορούν να το επηρεάσουν.

Question 7

What is a stakeholder register?

Τι είναι ένα μητρώο ενδιαφερομένων;

Answer 7

A document that lists stakeholders, their interests, influence, expectations, and level of involvement in the project.

Ένα έγγραφο που καταγράφει τους ενδιαφερόμενους, τα ενδιαφέροντά τους, την επιρροή τους, τις προσδοκίες τους και το επίπεδο εμπλοκής τους στο έργο.

Question 8

Why is it important to assess stakeholder needs early in the project?

Γιατί είναι σημαντικό να αξιολογούνται οι ανάγκες των ενδιαφερομένων νωρίς;

Answer 8

Assessing needs early helps align the project with what stakeholders expect, manage their expectations, and secure their support for the project.

Η πρώιμη αξιολόγηση των αναγκών βοηθά να ευθυγραμμιστεί το έργο με τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων, να διαχειριστούν οι προσδοκίες τους και να εξασφαλιστεί η υποστήριξή τους.

Question 9

What is a business case, and why is it important?

Τι είναι μια επιχειρηματική περίπτωση και γιατί είναι σημαντική;

Answer 9

A business case explains why a project is necessary, what benefits it will bring, and how much it will cost (cost-benefit analysis). It helps decide if the project should go forward.

Μια επιχειρηματική περίπτωση εξηγεί γιατί είναι απαραίτητο ένα έργο, ποια οφέλη θα φέρει και πόσο θα κοστίσει. Βοηθά στη λήψη απόφασης για το αν το έργο θα προχωρήσει.

Question 10

What is project artifact maintenance?

Τι είναι η συντήρηση των αντικειμένων έργου;

Answer 10

Project artifact maintenance is the process of managing and updating key project documents, like the project charter and stakeholder register, throughout the project.

Η συντήρηση των αντικειμένων έργου είναι η διαδικασία διαχείρισης και ενημέρωσης βασικών εγγράφων του έργου, όπως το έγγραφο έργου και το μητρώο ενδιαφερομένων, κατά τη διάρκεια του έργου.

Question 11

What is the difference between a project and a program?

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ έργου και προγράμματος;

Answer 11

A project is a temporary endeavor to create a unique product, service, or result. A program is a group of related projects managed together for more benefits.

Ένα έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια για τη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος. Ένα πρόγραμμα είναι μια ομάδα σχετικών έργων που διαχειρίζονται μαζί για περισσότερα οφέλη.

Question 12

What is project integration management?

Τι είναι η διαχείριση ολοκλήρωσης έργου;

Answer 12

Project integration management ensures that all parts of the project work together, balancing competing needs and aligning with the organization’s goals.

Η διαχείριση ολοκλήρωσης έργου διασφαλίζει ότι όλα τα μέρη του έργου συνεργάζονται, ισορροπώντας ανταγωνιστικές ανάγκες και ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του οργανισμού.

Question 13

What is the project manager’s role in formalizing and publishing the project charter?

Ποιος είναι ο ρόλος του διαχειριστή έργου στη δημιουργία και δημοσίευση του εγγράφου έργου;

Answer 13

The project manager works with the sponsor and key stakeholders to create, review, and finalize the project charter before it is officially published.

Ο διαχειριστής έργου συνεργάζεται με τον χορηγό και τους βασικούς ενδιαφερόμενους για να δημιουργήσει, να εξετάσει και να ολοκληρώσει τον χάρτη έργου πριν από την επίσημη δημοσίευσή του.

Question 14

What is an assumption in project management?

Τι είναι μια παραδοχή στη διαχείριση έργου;

Answer 14

An assumption is something that is considered to be true or expected, but it has not been fully proven or verified.

Μια παραδοχή είναι κάτι που θεωρείται αληθινό ή αναμενόμενο, αλλά δεν έχει αποδειχθεί ή επιβεβαιωθεί πλήρως.

Question 15

What is the purpose of the project kick-off meeting?

Ποιος είναι ο σκοπός μιας συνάντησης έναρξης έργου;

Answer 15

A kick-off meeting brings together all stakeholders to discuss the project’s goals, roles, schedule, and expectations at the start of the project.

Μια συνάντηση έναρξης φέρνει μαζί όλους τους ενδιαφερόμενους για να συζητήσουν τους στόχους, τους ρόλους, το χρονοδιάγραμμα και τις προσδοκίες του έργου στην αρχή του έργου.

Question 16

What is cost-benefit analysis?

Τι είναι η ανάλυση κόστους-οφέλους;

Answer 16

Cost-benefit analysis is a method used to compare the costs and benefits of a project to determine its feasibility and profitability. If benefits outweigh costs, the project is considered viable.

Η ανάλυση κόστους-οφέλους είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται για να συγκρίνει τα κόστη και τα οφέλη ενός έργου για να προσδιορίσει τη βιωσιμότητα και την κερδοφορία του. Αν τα οφέλη υπερβαίνουν τα κόστη, το έργο θεωρείται βιώσιμο.

Question 17

What is a feasibility study?

Τι είναι μια μελέτη σκοπιμότητας;

Answer 17

A feasibility study is a check to see if a project is possible and worth doing. It looks at different areas like:
Technical: Can we use the right technology?
Economic: Will it make money?
Legal: Are there any laws we need to follow?
Operational: Can we support the project with our current resources?

Μια μελέτη σκοπιμότητας είναι μια έρευνα για να δούμε αν ένα έργο είναι εφικτό και αξίζει να γίνει. Εξετάζει διάφορους τομείς, όπως:
Τεχνική: Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη σωστή τεχνολογία;
Οικονομική: Θα αποφέρει κέρδη;
Νομική: Υπάρχουν νόμοι που πρέπει να ακολουθήσουμε;
Λειτουργική: Μπορούμε να υποστηρίξουμε το έργο με τους τρέχοντες πόρους μας;

Question 18

What is return on investment (ROI)?

Τι είναι η απόδοση επένδυσης (ROI);

Answer 18

ROI is a measure used to evaluate the profitability of an investment by comparing the gain or loss from the investment relative to its cost. It is expressed as a percentage.

ROI είναι μια μέτρηση που χρησιμοποιείται για να αξιολογήσει την κερδοφορία μιας επένδυσης συγκρίνοντας το κέρδος ή την απώλεια από την επένδυση σε σχέση με το κόστος της. Εκφράζεται ως ποσοστό.

Question 19

What are the two main types of project selection methods?

Ποιοι είναι οι δύο κύριοι τύποι μεθόδων επιλογής έργων;

Answer 19

The two main types are:
1) Benefit measurement methods: Compare the benefits of different projects (e.g., payback period, NPV, IRR).
2) Constrained optimization methods: Use mathematical models to select projects, mainly for complex projects.

Οι δύο κύριοι τύποι είναι:
1) Μέθοδοι μέτρησης οφέλους: Συγκρίνουν τα οφέλη διαφόρων έργων (π.χ., περίοδος αποπληρωμής, NPV, IRR).
2) Μέθοδοι βελτιστοποίησης με περιορισμούς: Χρησιμοποιούν μαθηματικά μοντέλα για την επιλογή έργων, κυρίως για περίπλοκα έργα.

Question 20

What is the payback period, and how is it calculated?

Τι είναι η περίοδος αποπληρωμής και πώς υπολογίζεται;

Answer 20

The payback period is the time it takes to recover the cost of an investment. It is calculated by dividing the initial investment by the annual cash inflows.
Example: If a project costs $100,000 and generates $25,000 per year, the payback period is 4 years.

Η περίοδος αποπληρωμής είναι ο χρόνος που χρειάζεται για να ανακτηθεί το κόστος μιας επένδυσης. Υπολογίζεται διαιρώντας την αρχική επένδυση με τις ετήσιες εισροές μετρητών.
Παράδειγμα: Αν το έργο κοστίζει 100.000 € και αποφέρει 25.000 € ετησίως, η περίοδος αποπληρωμής είναι 4 χρόνια.

Question 21

What are the decision criteria for NPV (Net Present Value) and IRR (Internal Rate of Return)?

Ποια είναι τα κριτήρια απόφασης για το NPV (Καθαρή Παρούσα Αξία) και το IRR (Εσωτερικός Συντελεστής Απόδοσης);

Answer 21

NPV: If NPV is positive, the project adds value and should be accepted.
IRR: If IRR is higher than the required rate of return, the project should be accepted.

NPV: Αν το NPV είναι θετικό, το έργο προσθέτει αξία και πρέπει να γίνει αποδεκτό.
IRR: Αν το IRR είναι υψηλότερο από την απαιτούμενη απόδοση, το έργο πρέπει να γίνει αποδεκτό.

Question 22

What is tailoring in project management?

Τι είναι η προσαρμογή στη διαχείριση έργων;

Answer 22

Tailoring is the process of adapting project management tools and processes to meet the specific needs of a project, depending on its complexity, risks, and environment.

Η προσαρμογή είναι η διαδικασία προσαρμογής των εργαλείων και διαδικασιών διαχείρισης έργων για να καλύπτουν τις συγκεκριμένες ανάγκες ενός έργου, ανάλογα με την πολυπλοκότητα, τους κινδύνους και το περιβάλλον του.

Question 23

The project manager needs to start a new project but isn’t sure if it’s a good idea. What should they do first?

Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να ξεκινήσει ένα νέο έργο, αλλά δεν είναι σίγουρος αν είναι καλή ιδέα. Τι πρέπει να κάνει πρώτα;

Answer 23

The project manager should conduct a feasibility study to assess whether the project is practical by looking at costs, benefits, and potential risks.

Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να πραγματοποιήσει μια μελέτη σκοπιμότητας για να εκτιμήσει αν το έργο είναι πρακτικό εξετάζοντας τα κόστη, τα οφέλη και τους πιθανούς κινδύνους.

Question 24

What is Project Integration Management?

Τι είναι η Διαχείριση Ενσωμάτωσης Έργου;

Answer 24

Project Integration Management makes sure that all parts of the project work together and support the organization’s goals. It involves managing different goals and balancing project limits.

Η Διαχείριση Ενσωμάτωσης Έργου διασφαλίζει ότι όλα τα στοιχεία του έργου είναι συντονισμένα και ευθυγραμμισμένα με τους στόχους του οργανισμού. Περιλαμβάνει τη διαχείριση ανταγωνιστικών στόχων και τον ισοσκελισμό των περιορισμών του έργου.

Question 25

What is a Benefits Management Plan?

Τι είναι το Σχέδιο Διαχείρισης Οφελών;

Answer 25

A Benefits Management Plan describes how the project’s benefits will be managed and monitored from planning to project completion, making sure the project provides value.

Ένα Σχέδιο Διαχείρισης Οφελών περιγράφει πώς θα διαχειριστούν και θα παρακολουθούν τα οφέλη του έργου από τον προγραμματισμό μέχρι την ολοκλήρωση του έργου, διασφαλίζοντας ότι το έργο προσφέρει αξία.

Question 26

A company is launching a new product and wants input from different departments. How should they manage this?

Μια εταιρεία λανσάρει ένα νέο προϊόν και θέλει εισροή από διαφορετικά τμήματα. Πώς θα πρέπει να το διαχειριστούν αυτό;

Answer 26

The project manager should create a stakeholder register to identify all departments involved, their interests, and how they can contribute to the project.

Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να δημιουργήσει ένα μητρώο ενδιαφερομένων για να προσδιορίσει όλα τα εμπλεκόμενα τμήματα, τα ενδιαφέροντά τους και πώς μπορούν να συμβάλουν στο έργο.

Question 27

During a project planning session, a stakeholder mentions they have additional needs not covered in the initial requirements. What should the project manager do?

Κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης προγραμματισμού έργου, ένας ενδιαφερόμενος αναφέρει ότι έχει επιπλέον ανάγκες που δεν καλύπτονται από τις αρχικές απαιτήσεις. Τι θα πρέπει να κάνει ο διαχειριστής του έργου;

Answer 27

The project manager should assess the new needs through requirements gathering and update the project charter or stakeholder register accordingly.

Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να αξιολογήσει τις νέες ανάγκες μέσω συλλογής απαιτήσεων και να ενημερώσει το έγγραφο έργου ή το μητρώο ενδιαφερομένων αναλόγως.

Question 28

The project team needs to decide whether to proceed with a project that has high costs and uncertain benefits. What analysis should they conduct?

Η ομάδα έργου χρειάζεται να αποφασίσει αν θα προχωρήσει με ένα έργο που έχει υψηλό κόστος και αβέβαια οφέλη. Ποια ανάλυση θα πρέπει να πραγματοποιήσουν;

Answer 28

The team should perform a cost-benefit analysis to compare the potential benefits of the project against its costs to make an informed decision.

Η ομάδα θα πρέπει να πραγματοποιήσει μια ανάλυση κόστους-οφέλους για να συγκρίνει τα πιθανά οφέλη του έργου με τα κόστη του και να πάρει μια ενημερωμένη απόφαση.

Question 29

After the project kick-off meeting, a stakeholder feels that their input was not considered. What should the project manager do?

Μετά τη συνάντηση έναρξης του έργου, ένας ενδιαφερόμενος αισθάνεται ότι η εισροή του δεν έχει ληφθεί υπόψη. Τι θα πρέπει να κάνει ο διαχειριστής του έργου;

Answer 29

The project manager should engage the stakeholder to understand their concerns, clarify their role in the project, and ensure their input is documented for future reference.

Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον ενδιαφερόμενο για να κατανοήσει τις ανησυχίες του, να διευκρινίσει τον ρόλο του στο έργο και να διασφαλίσει ότι η εισροή του θα καταγραφεί για μελλοντική αναφορά.