Chapter 3: Delivering Business Value Flashcards
Core Topics: Organizational Structures, Stakeholder Identification, Six Sigma, and Business Value Delivery
What is business value in project management?
Τι είναι η επιχειρηματική αξία στη διαχείριση έργων;
Business value refers to the short- and long-term benefits a project delivers to an organization, such as increased revenue, customer satisfaction, or market share.
Η επιχειρηματική αξία αναφέρεται στα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οφέλη που ένα έργο προσφέρει σε έναν οργανισμό, όπως η αύξηση εσόδων, ικανοποίηση πελατών ή μερίδιο αγοράς.
What is the role of the project manager in delivering business value?
Ποια είναι η βασική ευθύνη του διαχειριστή έργου για την παράδοση επιχειρηματικής αξίας
The project manager is responsible for ensuring the project delivers the expected business value by meeting goals and objectives on time and within budget.
Ο PM είναι υπεύθυνος να βεβαιωθεί ότι το έργο προσφέρει την αναμενώμενη αξία, πετυχαίνοντας τους στόχους εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού.
What are the three main types of organizational structures?
Ποιοι είναι οι τρεις κύριοι τύποι οργανωτικών δομών;
Functional, Matrix (Weak, Balanced, Strong), and Project-Oriented.
Λειτουργική δομή (Functional):
Οι εργαζόμενοι οργανώνονται ανάλογα με τη λειτουργία τους (π.χ. μάρκετινγκ, πωλήσεις, τεχνική υποστήριξη). Ο project manager έχει λιγότερη εξουσία. Τα projects διαχειρίζονται από κάθε τμήμα ξεχωριστά.
Δομή έργου (Projectized):
Οι εργαζόμενοι είναι οργανωμένοι γύρω από τα έργα. Ο project manager έχει πλήρη εξουσία πάνω στην ομάδα. Οι εργαζόμενοι εργάζονται κυρίως σε projects παρά σε σταθερές λειτουργίες.
Μητριαρχική δομή (Matrix):
Συνδυάζει τη λειτουργική (Functional) και την δομή έργου (Projectized). Ο project manager και ο functional manager μοιράζονται εξουσία. (Oι εργαζόμενοι αναφέρονται και στους δύο)
What is the difference between a weak matrix and a strong matrix organization?
In a weak matrix, the functional manager has more authority, while in a strong matrix, the project manager has more authority.
Weak Matrix: Ο project manager έχει περιορισμένη εξουσία.
Balanced Matrix: Ο project manager και ο functional manager έχουν ισότιμη εξουσία.
Strong Matrix: Ο project manager έχει περισσότερη εξουσία.
What is stakeholder analysis?
Stakeholder analysis is the process of identifying and prioritizing stakeholders based on their power, interest, and influence on the project.
Η stakeholder analysis είναι η διαδικασία αναγνώρισης των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders) σε ένα project και η αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο μπορούν να επηρεάσουν ή να επηρεαστούν από το έργο.
Είναι σημαντική επειδή:
Εξασφαλίζει ότι οι ανάγκες των ενδιαφερομένων λαμβάνονται υπόψη σε όλη τη διάρκεια του έργου.
Βοηθά στη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις προτεραιότητες και τη διαχείριση της επιρροής των ενδιαφερομένων.
Η ανάλυση πραγματοποιείται με εργαλεία όπως expert judgment, data gathering, data analysis και meetings.
What is a stakeholder engagement plan?
Τι είναι το σχέδιο εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholder engagement plan) ;
A stakeholder engagement plan outlines strategies for managing stakeholder expectations, engagement levels, and communication needs.
Το stakeholder engagement plan είναι ένα έγγραφο που καθορίζει πώς θα εμπλέκονται και θα επικοινωνούν οι ενδιαφερόμενοι (stakeholders) κατά τη διάρκεια ενός project. Περιγράφει τις στρατηγικές και τις μεθόδους που θα χρησιμοποιηθούν για να διασφαλιστεί ότι οι ανάγκες και οι προσδοκίες των stakeholders λαμβάνονται υπόψη.
Χρησιμότητα:
Καθορισμός Στρατηγικών: Καθορίζει πώς θα επικοινωνείς με τους stakeholders, ποιοι είναι οι στόχοι και ποια είναι τα μηνύματα που θα πρέπει να μεταφέρεις.
Ενημέρωση: Σημαντική για να διασφαλίσεις ότι οι ενδιαφερόμενοι είναι ενημερωμένοι για την πρόοδο και τις εξελίξεις του project.
Διαχείριση Σχέσεων: Βοηθά στη δημιουργία και στη διατήρηση θετικών σχέσεων με τους stakeholders, γεγονός που μπορεί να επηρεάσει θετικά την επιτυχία του έργου.
Αντιμετώπιση Προβλημάτων: Εξασφαλίζει ότι οι ανησυχίες των ενδιαφερόμενων μερών εξετάζονται και ότι υπάρχουν διαδικασίες για την αντιμετώπισή τους.
What is stakeholder engagement, and why is it important?
Τι είναι η εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholder engagement) και γιατί είναι σημαντική;
Stakeholder engagement is the process of keeping stakeholders involved and informed throughout the project, which is essential for managing expectations and securing support.
Η εμπλοκή ενδιαφερόμενων μερών (Stakeholder Engagement) είναι η διαδικασία όπου συνεργάζεσαι με όλους όσους επηρεάζονται ή ενδιαφέρονται για το έργο σου, με στόχο να κατανοήσεις τις ανάγκες και τις προσδοκίες τους και να τους κρατάς ικανοποιημένους. (Αυτοί οι ενδιαφερόμενοι μπορεί να είναι πελάτες, προμηθευτές, μέλη της ομάδας έργου, ή ακόμη και δημόσιες αρχές.)
Γιατί είναι σημαντική:
- Εντοπισμός Αναγκών (Identifying Needs): Σε βοηθά να καταλάβεις τι θέλουν και τι χρειάζονται οι ενδιαφερόμενοι.
- Μείωση Κινδύνων (Reducing Risks): Αν τους διαχειριστείς σωστά, μειώνεις την πιθανότητα να προκύψουν προβλήματα ή αντιδράσεις που θα επηρεάσουν το έργο.
- Ενίσχυση Υποστήριξης (Increasing Support): Όσο πιο καλά ενημερωμένοι και ικανοποιημένοι είναι οι ενδιαφερόμενοι, τόσο πιο πιθανό είναι να υποστηρίξουν το έργο.
- Επιτυχία Έργου (Project Success): Η επιτυχής εμπλοκή ενδιαφερόμενων μερών συμβάλλει στην έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου με τα καλύτερα αποτελέσματα.
Συνολικά, η εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών είναι μια κρίσιμη διαδικασία που συμβάλλει στη βελτίωση της ποιότητας και της αποδοτικότητας ενός έργου, ενισχύοντας τη συνεργασία και την κατανόηση μεταξύ όλων των συμμετεχόντων.
What is Six Sigma?
Τι είναι το Six Sigma;
Six Sigma is a methodology focused on improving quality by identifying and eliminating defects, reducing variability, and optimizing processes.
Το Six Sigma είναι μια μεθοδολογία που επικεντρώνεται στη συνεχή βελτίωση και στη μείωση των ελαττωμάτων σε διαδικασίες και προϊόντα. Η στρατηγική αυτή χρησιμοποιεί ένα σύνολο διαχειριστικών τεχνικών για να εξαλείψει τα ελαττώματα και να αυξήσει την παραγωγικότητα στο μέγιστο επίπεδο.
Σημαντικά σημεία:
Επικέντρωση στη διαδικασία: Το Six Sigma αξιολογεί μία διαδικασία κάθε φορά για ελαττώματα ή σφάλματα, χρησιμοποιώντας στατιστικές τεχνικές.
Μεθοδολογία DMAIC: Ακολουθεί τις φάσεις Define (ορισμός), Measure (μέτρηση), Analyze (ανάλυση), Improve (βελτίωση) και Control (έλεγχος) για να βελτιώσει υπάρχουσες διαδικασίες.
Στόχος: Στοχεύει στην εξάλειψη ελαττωμάτων, προσδιορίζοντας ότι δεν πρέπει να υπάρχουν περισσότερα από 3.4 ελαττώματα ανά εκατομμύριο ευκαιρίες.
Αυτή η μεθοδολογία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε βιομηχανίες παραγωγής και υπηρεσιών, καθώς παρέχει έναν στατιστικό και δομημένο τρόπο για τη βελτίωση ποιότητας.λη: Η μείωση των ελαττωμάτων οδηγεί σε εξοικονόμηση κόστους και αύξηση της ικανοποίησης των πελατών.
What is a power/interest grid in stakeholder management?
Τι είναι το πλέγμα ισχύος/ενδιαφέροντος (power/interest grid) στη διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών;
A power/interest grid is a tool used to categorize stakeholders based on their level of authority (power) and level of concern (interest) in the project.
Το power/interest grid είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται στη διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders) για να τους ομαδοποιήσει με βάση την ισχύ τους (power) και το επίπεδο ενδιαφέροντός τους (interest) για το project.
Χρησιμότητα:
Κατηγοριοποίηση: Οι ενδιαφερόμενοι ταξινομούνται σε τέσσερις κατηγορίες:
High Power, High Interest: Χρειάζεται στενή διαχείριση.
High Power, Low Interest: Χρειάζεται παρακολούθηση, αλλά όχι στενή εμπλοκή.
Low Power, High Interest: Χρειάζεται ενημέρωση και συμμετοχή.
Low Power, Low Interest: Μπορεί να παραληφθούν από την άμεση εμπλοκή.
Στρατηγική Επικοινωνίας: Το πλέγμα βοηθά στη διαμόρφωση στρατηγικών επικοινωνίας για κάθε κατηγορία, έτσι ώστε να διασφαλίσεις ότι οι ανάγκες και οι ανησυχίες των σημαντικών stakeholders θα ληφθούν υπόψη.
Εστίαση Πόρων: Βοηθά στην κατανομή πόρων και χρόνου για τη διαχείριση των stakeholders, εστιάζοντας σε αυτούς που έχουν μεγαλύτερη επιρροή και ενδιαφέρον.
Το πλέγμα ισχύος/ενδιαφέροντος είναι κρίσιμο για την επιτυχία ενός project, καθώς βοηθά στη σωστή διαχείριση των σχέσεων με τους ενδιαφερόμενους και στην επίτευξη των στόχων του έργου.
What are the key components of the Six Sigma process?
The key components are Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (DMAIC).
Ορισμός (Define): Καθορίζεις το πρόβλημα και τους στόχους του έργου.
Μέτρηση (Measure): Μετράς τις τρέχουσες επιδόσεις της διαδικασίας.
Ανάλυση (Analyze): Αναλύεις τα δεδομένα για να βρεις την αιτία του προβλήματος.
Βελτίωση (Improve): Κάνεις βελτιώσεις για να λύσεις το πρόβλημα.
Έλεγχος (Control): Εξασφαλίζεις ότι οι βελτιώσεις θα διατηρηθούν μακροπρόθεσμα.
What is a salience model in stakeholder management?
Τι είναι το μοντέλο σπουδαιότητας (salience model) στη διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών;
The salience model categorizes stakeholders based on their power, legitimacy, and urgency regarding the project.
Το salience model είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται στη διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders) για να προσδιορίσει τη σπουδαιότητα (salience) των stakeholders με βάση τρία κύρια χαρακτηριστικά: δύναμη (power), νομιμότητα (legitimacy) και επείγουσα ανάγκη (urgency).
- Ισχύς (Power): Πόσο μπορούν να επηρεάσουν το έργο.
- Νομιμότητα (Legitimacy): Πόσο νόμιμη ή έγκυρη είναι η συμμετοχή τους στο έργο.
- Επείγουσα Ανάγκη (Urgency): Πόσο άμεσα χρειάζονται προσοχή.
Ανάλογα με το πόσα από αυτά τα κριτήρια έχει κάθε stakeholder, καθορίζεται πόση προσοχή πρέπει να τους δώσεις. Με λίγα λόγια, το μοντέλο σε βοηθάει να διαχειρίζεσαι τους πιο σημαντικούς ενδιαφερόμενους πιο αποτελεσματικά!
How can adaptive methodologies (e.g., Agile) help deliver business value?
Πώς μπορούν οι προσαρμοστικές μεθοδολογίες (π.χ., Agile) να βοηθήσουν στην παροχή επιχειρηματικής αξίας;
Adaptive methodologies focus on delivering value incrementally, allowing for flexibility and quick adaptation to changes in customer needs or market conditions.
Οι προσαρμοστικές μεθοδολογίες, όπως η Agile, είναι προσεγγίσεις που εστιάζουν στη γρήγορη παράδοση αξίας και στην προσαρμογή στις αλλαγές κατά τη διάρκεια ενός έργου.
- Γρήγορη Παράδοση Αξίας (Fast Value Delivery): Η Agile χωρίζει το έργο σε μικρότερα κομμάτια (sprints), επιτρέποντας την παράδοση λειτουργικών προϊόντων πιο γρήγορα, ώστε η επιχείρηση να δει οφέλη νωρίτερα.
- Συνεχής Βελτίωση (Continuous Improvement): Οι ομάδες κάνουν συνεχείς αναθεωρήσεις και προσαρμογές, διασφαλίζοντας ότι το τελικό αποτέλεσμα ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης.
- Ευελιξία στις Αλλαγές (Flexibility to Changes): Σε αντίθεση με τις παραδοσιακές μεθόδους, η Agile επιτρέπει ευκολότερη προσαρμογή στις αλλαγές, εξασφαλίζοντας ότι το έργο θα συνεχίσει να προσφέρει αξία, ακόμα κι αν οι απαιτήσεις αλλάξουν.
- Συνεχής Συνεργασία με Πελάτες (Continuous Collaboration with Clients): Οι συνεχείς ανατροφοδοτήσεις από τους πελάτες ή τα ενδιαφερόμενα μέρη βοηθούν στην εξασφάλιση ότι το έργο προσθέτει πραγματική αξία στην επιχείρηση.
Συνολικά, οι προσαρμοστικές μεθοδολογίες βοηθούν στην ταχύτερη και πιο ευέλικτη παράδοση αξίας στην επιχείρηση, ικανοποιώντας τις ανάγκες των πελατών και προσαρμόζοντας τις διαδικασίες για την καλύτερη απόδοση του έργου.
What are the main differences between predictive and adaptive approaches in delivering business value?
Ποιες είναι οι κύριες διαφορές μεταξύ προγνωστικών (predictive) και προσαρμοστικών (adaptive) προσεγγίσεων στην παροχή επιχειρηματικής αξίας;
Predictive approaches (e.g., Waterfall) plan everything upfront and deliver value at the end, while adaptive approaches (e.g., Agile) deliver incremental value throughout the project.
Κύριες Διαφορές:
- Προβλεπτική Προσέγγιση (Predictive Approach) (Like Waterfall)
- Σταθερό Σχέδιο (Fixed Plan): Όλα σχεδιάζονται από την αρχή, με σαφή ορισμό του πεδίου εργασίας, του χρονοδιαγράμματος και του κόστους.
- Λιγότερη Ευελιξία (Less Flexibility): Δεν αλλάζουν εύκολα οι απαιτήσεις. Οι αλλαγές μπορεί να κοστίσουν χρόνο και χρήμα.
- Παράδοση στο Τέλος (Delivery at the End): Τα τελικά αποτελέσματα παραδίδονται μετά την ολοκλήρωση του έργου.
- Σταθερότητα (Stability): Καλύτερο για έργα με σαφή, αμετάβλητες απαιτήσεις. - Προσαρμοστική Προσέγγιση (Adaptive Approach) (Like Agile)
- Ευέλικτο Σχέδιο (Flexible Plan): Οι απαιτήσεις μπορεί να αλλάζουν καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου, και προσαρμόζεσαι γρήγορα στις ανάγκες.
- Υψηλή Ευελιξία (High Flexibility): Ευκολότερη διαχείριση αλλαγών. Το έργο προσαρμόζεται στις νέες ανάγκες της επιχείρησης.
- Σταδιακή Παράδοση (Incremental Delivery): Τα αποτελέσματα παραδίδονται σταδιακά, προσφέροντας γρήγορη αξία.
- Συνεχής Ανατροφοδότηση (Continuous Feedback): Καλύτερο για έργα με αβεβαιότητα, όπου οι απαιτήσεις μπορεί να αλλάξουν.
Κύρια Διαφορά:
Η προβλεπτική προσέγγιση είναι πιο άκαμπτη και παραδίδει αξία στο τέλος, ενώ η προσαρμοστική προσέγγιση είναι ευέλικτη και παραδίδει αξία σταδιακά και πιο γρήγορα.
Συνοψίζοντας:
Οι προγνωστικές προσεγγίσεις είναι καλύτερες για έργα που έχουν σαφή και σταθερά απαιτήματα, ενώ οι προσαρμοστικές προσεγγίσεις είναι πιο κατάλληλες για περιβάλλοντα που αλλάζουν γρήγορα ή όταν οι ανάγκες των ενδιαφερόμενων μερών μπορεί να εξελιχθούν.
What is and why is it important to manage stakeholder expectations?
Γιατί είναι σημαντικό να διαχειρίζεσαι τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων;
Managing expectations helps prevent misunderstandings, increases stakeholder satisfaction, and reduces the risk of project failure.
Η διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερομένων αναφέρεται στην διαδικασία που διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι που επηρεάζονται από το έργο κατανοούν τι μπορούν να περιμένουν από αυτό και ότι είναι ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα.
- Αποφυγή Συγκρούσεων (Avoiding Conflicts): Όταν οι προσδοκίες δεν ευθυγραμμίζονται, μπορεί να προκύψουν διαφωνίες που θα επηρεάσουν το έργο.
- Ομαλή Συνεργασία (Smooth Collaboration): Διαχειρίζοντας σωστά τις προσδοκίες, εξασφαλίζεις καλύτερη συνεργασία μεταξύ της ομάδας και των ενδιαφερόμενων μερών.
- Ικανοποίηση (Satisfaction): Όταν οι προσδοκίες είναι ξεκάθαρες και επιτυγχάνονται, τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι πιο ικανοποιημένα με το αποτέλεσμα του έργου.
- Επιτυχία Έργου (Project Success): Αν οι προσδοκίες δεν διαχειριστούν σωστά, μπορεί να μην επιτευχθούν οι στόχοι. Η σωστή διαχείριση οδηγεί σε μεγαλύτερη επιτυχία.
Με απλά λόγια, η σωστή διαχείριση των προσδοκιών κρατά όλους ικανοποιημένους και μειώνει τα προβλήματα στο έργο.
Συνοψίζοντας:
Η διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων μερών είναι κρίσιμη για την επιτυχία ενός έργου. Βοηθά στην αποφυγή παρεξηγήσεων, στην αύξηση της ικανοποίησης και στη μείωση των κινδύνων, ενώ προάγει τη συνεργασία και τη θετική επικοινωνία.
What is a stakeholder engagement matrix?
Τι είναι ο πίνακας εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholder engagement matrix) ;
A stakeholder engagement matrix maps out stakeholders’ current engagement levels and the desired engagement levels to ensure successful project outcomes.
Το matrix εμπλοκής ενδιαφερόμενων μερών (stakeholder engagement matrix) είναι ένα εργαλείο που βοηθά στη χαρτογράφηση της τρέχουσας και επιθυμητής εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders) σε ένα έργο. Χρησιμοποιείται για να κατανοήσεις καλύτερα το πώς οι stakeholders συμμετέχουν και πώς θέλεις να τους διαχειριστείς.
Κατηγορίες στο Matrix:
1. Αδιάφοροι (Unaware): Δεν γνωρίζουν για το έργο ή τον αντίκτυπό του.
2. Αντιτιθέμενοι (Resistant): Γνωρίζουν για το έργο, αλλά είναι αντίθετοι ή δεν το υποστηρίζουν.
3. Ουδέτεροι (Neutral): Γνωρίζουν για το έργο, αλλά δεν έχουν ισχυρή άποψη υπέρ ή κατά.
4. Υποστηρικτές (Supportive): Υποστηρίζουν το έργο και το θέλουν να πετύχει.
5. Πρωταγωνιστές (Leading): Ενεργά υποστηρίζουν και βοηθούν στην επιτυχία του έργου.
Χρήση:
Το matrix δείχνει την τρέχουσα και την επιθυμητή κατάσταση εμπλοκής κάθε ενδιαφερόμενου μέρους. Βοηθάει τον project manager να καταλάβει ποιους πρέπει να ενημερώσει περισσότερο, ποιους να κερδίσει ως υποστηρικτές ή ακόμα και ποιους να διαχειριστεί προσεκτικά αν αντιτίθενται.
Με λίγα λόγια, το matrix αυτό σε βοηθά να ξέρεις πώς να διαχειριστείς σωστά τους ενδιαφερόμενους, ανάλογα με το επίπεδο εμπλοκής τους!
