Chapter 7: Identifying Project Risks

Question 1

What is risk in project management?

Answer 1

Risk is an uncertain event or condition that, if it occurs, can have a positive or negative effect on project objectives.

Στη Διαχείριση Έργων, ο risk (κίνδυνος) είναι ένα αβέβαιο γεγονός ή συνθήκη που, αν συμβεί, μπορεί να επηρεάσει θετικά ή αρνητικά τους στόχους του έργου, όπως το κόστος, το χρονοδιάγραμμα ή την ποιότητα.

Question 2

What is the Risk Management Plan?

Answer 2

The Risk Management Plan outlines how risk management activities will be structured, monitored, and controlled throughout the project.

Το Risk Management Plan είναι το έγγραφο που περιγράφει πώς θα εντοπιστούν, θα αναλυθούν, θα παρακολουθηθούν και θα αντιμετωπιστούν οι κίνδυνοι (risks) στο έργο.

Question 3

What is the Identify Risks process?

Answer 3

Identify Risks is the process of determining which risks might affect the project and documenting their characteristics.

Η Identify Risks είναι η διαδικασία αναγνώρισης και καταγραφής όλων των πιθανών κινδύνων (risks) που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το έργο, ώστε να γίνει κατάλληλη προετοιμασία για τη διαχείρισή τους.

Question 4

What are risk categories?

Answer 4

Risk categories group potential project risks into areas such as technical, external, organizational, and project management risks.

Οι risk categories (κατηγορίες κινδύνων) είναι ομάδες που βοηθούν στην οργάνωση και κατηγοριοποίηση των κινδύνων ενός έργου.

Συχνές κατηγορίες περιλαμβάνουν:
1. Technical Risks (Τεχνικοί Κίνδυνοι): Προβλήματα με τεχνολογία ή διαδικασίες.
2. External Risks (Εξωτερικοί Κίνδυνοι): Αλλαγές στην αγορά ή κανονισμοί.
3. Organizational Risks (Οργανωτικοί Κίνδυνοι): Θέματα πόρων ή προτεραιοτήτων.
4. Project Management Risks (Κίνδυνοι Διαχείρισης Έργου): Σφάλματα στον προγραμματισμό ή την εκτίμηση κόστους.

Question 5

What is a risk register?

Answer 5

A risk register is a document where identified risks, their causes, impacts, probability, and planned responses are recorded and tracked.

Το risk register είναι ένα έγγραφο που καταγράφει όλους τους αναγνωρισμένους κινδύνους (risks) του έργου, τις λεπτομέρειές τους, και τα σχέδια αντιμετώπισης.

Περιλαμβάνει πληροφορίες όπως:
1. Περιγραφή του κινδύνου
2. Αιτίες και πιθανές επιπτώσεις
3. Πιθανότητα εμφάνισης
4. Στρατηγικές απόκρισης

Χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και διαχείριση των κινδύνων καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου.

Question 5

What is the purpose of Qualitative Risk Analysis?

Answer 5

Qualitative Risk Analysis assesses the likelihood and impact of identified risks to prioritize them for further analysis or action.

Ο σκοπός του Qualitative Risk Analysis είναι να αξιολογήσει την προτεραιότητα των κινδύνων (risks) με βάση την πιθανότητα εμφάνισης και τον πιθανό τους αντίκτυπο στο έργο. Βοηθά στην εστίαση στους πιο σημαντικούς κινδύνους που χρειάζονται άμεση διαχείριση.

Question 6

What is Quantitative Risk Analysis?

Answer 6

Το Quantitative Risk Analysis είναι η διαδικασία μέτρησης των επιπτώσεων των κινδύνων (risks) σε αριθμητικούς όρους. Αξιολογεί την πιθανότητα και το κόστος των κινδύνων, χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως προσομοιώσεις και στατιστικές αναλύσεις, για να προβλέψει την επίδραση στο κόστος και το χρονοδιάγραμμα του έργου.

Question 7

What is the Probability and Impact Matrix?

Answer 7

A Probability and Impact Matrix is a tool used to prioritize risks based on their likelihood of occurring and the severity of their impact on project objectives.

Η Probability and Impact Matrix είναι ένα εργαλείο που βοηθά στην κατάταξη των κινδύνων (risks) βάσει της πιθανότητάς τους να συμβούν και του αντίκτυπού τους στο έργο.

Χρησιμοποιεί έναν πίνακα όπου:
Η κάθετη διάσταση δείχνει την πιθανότητα (probability).
Η οριζόντια διάσταση δείχνει τον αντίκτυπο (impact).

Αυτός ο πίνακας βοηθά να εντοπιστούν οι υψηλού ρίσκου απειλές που απαιτούν προτεραιότητα στη διαχείριση.

Question 8

What are the four main risk response strategies for negative risks (threats)?

Answer 8

Avoid, Mitigate, Transfer, and Accept.

Οι τέσσερις κύριες στρατηγικές απόκρισης για αρνητικούς κινδύνους (threats) είναι:

1. Avoid (Αποφυγή): Τροποποίηση του πλάνου για να εξαλειφθεί ο κίνδυνος.
2. Mitigate (Μετριασμός): Μείωση της πιθανότητας ή του αντίκτυπου του κινδύνου, ώστε να ελαχιστοποιηθεί η αρνητική του επίδραση στο έργο.
3. Transfer (Μεταφορά): Ανάθεση της ευθύνης του κινδύνου σε τρίτους, π.χ., μέσω ασφάλισης ή outsourcing.
4. Accept (Αποδοχή): Αποδοχή του κινδύνου και δημιουργία εφεδρείας αν συμβεί. (Αυτό συμβαίνει όταν ο κίνδυνος θεωρείται χαμηλός ή όταν η διαχείρισή του δεν είναι συμφέρουσα.)

Question 9

What is the difference between qualitative and quantitative risk analysis?

Answer 9

Qualitative risk analysis prioritizes risks based on probability and impact, while quantitative risk analysis assigns numerical values to assess overall risk exposure.

Η Qualitative Risk Analysis αξιολογεί τους κινδύνους (risks) με βάση την πιθανότητα και τον αντίκτυπο τους για να καθορίσει προτεραιότητες, χωρίς αριθμητικές τιμές. (based on probability and impact)

Η Quantitative Risk Analysis προσδιορίζει αριθμητικά τον πιθανό αντίκτυπο των κινδύνων, χρησιμοποιώντας μαθηματικά και στατιστικά εργαλεία για να εκτιμήσει το κόστος ή τις καθυστερήσεις που μπορεί να προκαλέσουν.

Question 10

What is a risk response plan?

Answer 10

A risk response plan outlines strategies for managing identified risks, aiming to minimize threats and maximize opportunities.

Το risk response plan είναι ένα πλάνο που καθορίζει πώς θα αντιμετωπιστούν συγκεκριμένοι κίνδυνοι (risks) στο έργο. Περιλαμβάνει τις στρατηγικές απόκρισης (π.χ., αποφυγή, μετριασμός) και τα βήματα δράσης για κάθε κίνδυνο, ώστε να μειωθούν οι επιπτώσεις του.

Question 11

What are the risk response strategies for positive risks (opportunities)?

Answer 11

Οι στρατηγικές απόκρισης για θετικούς κινδύνους (opportunities) είναι:

1. Exploit (Εκμετάλλευση): Εξασφάλιση ότι η ευκαιρία θα πραγματοποιηθεί.
2. Enhance (Ενίσχυση): Αύξηση της πιθανότητας ή του θετικού αντίκτυπου της ευκαιρίας.
3. Share (Μοίρασμα): Συνεργασία με τρίτους για από κοινού εκμετάλλευση της ευκαιρίας.
4. Accept (Αποδοχή): Αποδοχή της ευκαιρίας χωρίς πρόσθετες ενέργειες.

Question 12

What is the Risk Breakdown Structure (RBS)?

Answer 12

The RBS is a hierarchical representation of risks, categorized by their sources or areas of impact.

Το Risk Breakdown Structure (RBS) είναι μια ιεραρχική απεικόνιση που οργανώνει τους κινδύνους (risks) του έργου σε κατηγορίες. Χωρίζει τους κινδύνους σε ομάδες, όπως τεχνικοί, εξωτερικοί ή οργανωτικοί, για να διευκολύνει την αναγνώριση και τη διαχείρισή τους.

Question 13

What is a contingency plan?

Answer 13

A contingency plan outlines actions to be taken if a specific risk event occurs, to minimize its impact.

Το contingency plan είναι ένα εναλλακτικό σχέδιο δράσης που εφαρμόζεται αν προκύψει συγκεκριμένος κίνδυνος. Στόχος του είναι να μειώσει τις αρνητικές επιπτώσεις και να διασφαλίσει την ομαλή συνέχιση του έργου.

Question 14

What is a fallback plan?

Answer 14

A fallback plan is developed for high-impact risks that may occur if the primary risk response is not effective.

Το fallback plan είναι ένα εφεδρικό σχέδιο που ενεργοποιείται αν αποτύχει το αρχικό contingency plan για την αντιμετώπιση ενός κινδύνου. Χρησιμοποιείται ως δεύτερη λύση για να διασφαλιστεί ότι το έργο θα παραμείνει σε τροχιά.

Question 15

What is the Monitor Risks process?

Answer 15

Monitor Risks is the process of tracking identified risks, monitoring residual risks, and evaluating risk response effectiveness throughout the project.

Η Monitor Risks είναι η διαδικασία παρακολούθησης και ελέγχου των κινδύνων (risks) καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου. Στόχος της είναι να αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των στρατηγικών απόκρισης και να εντοπίζει νέους κινδύνους, ώστε να γίνονται οι απαραίτητες προσαρμογές.

Question 16

What is residual risk?

Answer 16

Residual risk refers to the risk that remains after risk response strategies have been implemented.

Το residual risk (υπολειπόμενος κίνδυνος) είναι ο κίνδυνος που παραμένει μετά την εφαρμογή στρατηγικών απόκρισης. Πρόκειται για τον κίνδυνο που δεν μπορεί να εξαλειφθεί πλήρως και πρέπει να γίνει αποδεκτός ή να παρακολουθείται.

Question 17

What is a trigger condition in risk management?

Answer 17

A trigger condition is an event or situation that indicates a risk is about to occur.

Το trigger condition είναι ένα σημάδι ή γεγονός που δείχνει ότι ένας κίνδυνος (risk) είναι πιθανό να συμβεί ή να ενεργοποιηθεί σύντομα. Χρησιμοποιείται για να ειδοποιήσει την ομάδα ώστε να εφαρμόσει το σχέδιο απόκρισης εγκαίρως.

Question 18

What is secondary risk?

Answer 18

Secondary risks are new risks that arise as a direct result of implementing a risk response strategy

Ο secondary risk (δευτερεύων κίνδυνος) είναι ο νέος κίνδυνος που προκύπτει ως αποτέλεσμα της εφαρμογής μιας στρατηγικής απόκρισης σε έναν αρχικό κίνδυνο.

Question 19

What is the Risk Register Update?

Answer 19

Risk Register Updates involve changes to risk priorities, response strategies, or new risks added to the register as the project progresses.

Το Risk Register Update είναι η διαδικασία ενημέρωσης του αρχείου κινδύνων (risk register) με νέες πληροφορίες, όπως νέους κινδύνους, αλλαγές στις εκτιμήσεις ή την κατάσταση υπαρχόντων κινδύνων, και τα αποτελέσματα των στρατηγικών απόκρισης.

Question 20

What is agile risk management?

Answer 20

Agile risk management involves continuous identification, assessment, and prioritization of risks in iterative cycles, allowing teams to adapt and respond quickly to changes.

Το agile risk management είναι η διαχείριση κινδύνων σε ένα ευέλικτο (agile) περιβάλλον. Σε αυτό το πλαίσιο, οι κίνδυνοι αναγνωρίζονται, αξιολογούνται και αντιμετωπίζονται συνεχώς σε μικρούς κύκλους (sprints), επιτρέποντας άμεσες προσαρμογές. Οι ομάδες παρακολουθούν τους κινδύνους τακτικά, μειώνοντας έτσι την πιθανότητα σοβαρών προβλημάτων καθώς το έργο εξελίσσεται.

Question 21

What is a bubble chart in risk analysis?

Answer 21

A bubble chart is a visual representation used in qualitative risk analysis to display risks based on their probability, impact, and other attributes like cost or time.

Το bubble chart είναι ένα εργαλείο οπτικής απεικόνισης στην ανάλυση κινδύνων (risk analysis) που δείχνει τους κινδύνους με τη μορφή “φουσκών” σε έναν πίνακα. Συνήθως, κάθε άξονας αντιπροσωπεύει διαφορετική διάσταση, όπως η πιθανότητα και ο αντίκτυπος, ενώ το μέγεθος της “φούσκας” δείχνει τη σημασία ή το κόστος του κινδύνου.

Question 22

What is a tornado diagram?

Answer 22

A tornado diagram is used in quantitative risk analysis to visually compare the relative importance of variables on a particular outcome.

Το tornado diagram είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται στην ανάλυση ευαισθησίας (sensitivity analysis) για να δείξει τον αντίκτυπο διαφορετικών κινδύνων στο τελικό αποτέλεσμα του έργου. Οι κίνδυνοι εμφανίζονται σε στήλες ταξινομημένες κατά μέγεθος επιρροής, με τη μεγαλύτερη στην κορυφή, δημιουργώντας το σχήμα “ανεμοστρόβιλου”.

Question 23

What is a decision tree in risk management?

Answer 23

A decision tree is a diagram that helps project managers assess risks by evaluating the various outcomes and their potential impacts.

Το decision tree είναι ένα διάγραμμα που βοηθά στη λήψη αποφάσεων στην risk management (διαχείριση κινδύνων), οπτικοποιώντας επιλογές, πιθανότητες και πιθανές επιπτώσεις. Περιλαμβάνει διακλαδώσεις που αντιπροσωπεύουν διαφορετικές αποφάσεις ή αποτελέσματα, επιτρέποντας την ανάλυση του κόστους, των κινδύνων και των ωφελειών κάθε επιλογής.

Question 24

What is Monte Carlo simulation in quantitative risk analysis?

Answer 24

Monte Carlo simulation uses probability distributions to simulate potential outcomes and calculate the likelihood of different risk scenarios.

Η Monte Carlo simulation είναι μια τεχνική ποσοτικής ανάλυσης κινδύνου (quantitative risk analysis) που εκτελεί χιλιάδες σενάρια για να υπολογίσει την πιθανότητα διαφορετικών αποτελεσμάτων σε ένα έργο. Χρησιμοποιεί τυχαίες τιμές για μεταβλητές όπως κόστος και διάρκεια, παρέχοντας μια κατανομή των πιθανών αποτελεσμάτων, ώστε να εκτιμηθεί το συνολικό ρίσκο με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Question 25

What is influence diagram in risk management?

Answer 25

An influence diagram is a graphical representation that shows the relationships among variables, decisions, and risks affecting project outcomes.

Το influence diagram είναι ένα γραφικό εργαλείο στη διαχείριση κινδύνων (risk management) που δείχνει τις σχέσεις μεταξύ αποφάσεων, γεγονότων και αποτελεσμάτων σε ένα έργο. Χρησιμοποιείται για να αναλυθεί πώς διαφορετικοί παράγοντες επηρεάζουν τους κινδύνους και την έκβαση του έργου, βοηθώντας στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων.