Chapter 6: Developing the Project Budget and Engaging Stakeholders Flashcards
Core Topics: Cost Management, Cost Estimation, Stakeholder Engagement, and Communication Planning.
What is the Cost Management Plan?
The cost management plan defines how project costs will be planned, structured, and controlled throughout the project.
Το Cost Management Plan είναι το έγγραφο που εξηγεί πώς θα εκτιμηθεί, θα διαχειριστεί και θα ελεγχθεί το κόστος του έργου.
What is the Estimate Costs process?
Estimate Costs is the process of developing an approximation of the monetary resources needed to complete project activities.
Η Estimate Costs (Εκτίμηση Κόστους) είναι η διαδικασία υπολογισμού του κόστους για κάθε δραστηριότητα του έργου, ώστε να φτιαχτεί ένας ρεαλιστικός προϋπολογισμός.
Οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται σε αυτή τη διαδικασία περιλαμβάνουν:
- Analogous Estimating: Εκτίμηση με βάση παρόμοια έργα.
- Parametric Estimating: Εκτίμηση με χρήση μαθηματικών μοντέλων.
- Bottom-Up Estimating: Αναλυτική εκτίμηση κόστους από κάτω προς τα πάνω.
- Three-Point Estimating: Εκτίμηση με τρία σενάρια: αισιόδοξο, απαισιόδοξο και ρεαλιστικό.
Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία του προϋπολογισμού, που θα χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση του κόστους κατά τη διάρκεια του έργου.
What is the difference between direct costs and indirect costs?
Direct costs can be directly attributed to the project (e.g., labor, materials), while indirect costs are overhead expenses not tied to a specific project (e.g., utilities).
Τα direct costs (άμεσα κόστη) αφορούν αποκλειστικά το έργο, όπως οι μισθοί της ομάδας του έργου.
Τα indirect costs (έμμεσα κόστη) είναι γενικά έξοδα, όπως το ενοίκιο γραφείου, που υποστηρίζουν το έργο αλλά δεν σχετίζονται μόνο με αυτό.
What is the Cost Baseline?
The cost baseline is the approved version of the project budget, excluding management reserves, and is used as a basis for comparison during project execution.
Το Cost Baseline είναι ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός του έργου που χρησιμοποιείται για να παρακολουθείς και να συγκρίνεις το πραγματικό κόστος με το προγραμματισμένο.
What is the Determine Budget process?
Determine Budget is the process of aggregating the estimated costs of individual activities or work packages to establish an authorized cost baseline.
Η διαδικασία Determine Budget είναι εκείνη κατά την οποία συγκεντρώνεις όλα τα επιμέρους κόστη από τις διάφορες δραστηριότητες του έργου για να φτιάξεις τον συνολικό προϋπολογισμό. (Cost Baseline)
Αυτός ο Προϋπολογισμός περιλαμβάνει:
- Όλα τα direct costs (άμεσα κόστη) και indirect costs (έμμεσα κόστη).
- Τις εφεδρείες (contingency reserves) για γνωστά ρίσκα.
- Τις εφεδρείες διαχείρισης (management reserves) για άγνωστα ρίσκα.
What is contingency reserve and management reserve in budgeting?
Contingency reserve is a portion of the budget allocated for known risks with identified responses, often referred to as “known unknowns.”
Η contingency reserve είναι ένα ποσό που προστίθεται στον προϋπολογισμό για να καλύψει γνωστά ρίσκα που μπορεί να επηρεάσουν το έργο.
Η contingency reserve διαφέρει από την management reserve, η οποία καλύπτει τα απρόβλεπτα ρίσκα (άγνωστα άγνωστα).
What are cost performance baseline and funding requirements?
The cost performance baseline is the approved version of the budget, while funding requirements refer to the total funds required to complete the project, including reserves.
Το cost performance baseline είναι το εγκεκριμένο όριο κόστους του έργου, το οποίο χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση της απόδοσης του κόστους κατά τη διάρκεια του έργου. Δείχνει πόσο θα πρέπει να ξοδευτεί σε κάθε στάδιο.
Τα funding requirements είναι τα χρηματοδοτικά ποσά που χρειάζεται το έργο σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα για να καλύψει τα έξοδα του, σύμφωνα με το προγραμματισμένο κόστος (baseline).
What is the Earned Value Management (EVM) technique?
EVM is a project performance measurement technique that integrates scope, time, and cost data to assess project progress and performance.
Η τεχνική Earned Value Management (EVM) είναι μια μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για να μετρήσει την απόδοση και την πρόοδο του έργου. Συνδυάζει το κόστος, το χρονοδιάγραμμα και την απόδοση για να δει αν το έργο παραμένει εντός προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος.
Βασικοί δείκτες της EVM είναι:
- Planned Value (PV): Προγραμματισμένο κόστος μέχρι ένα συγκεκριμένο σημείο.
- Earned Value (EV): Τιμή του ολοκληρωμένου έργου μέχρι το ίδιο σημείο.
- Actual Cost (AC): Το πραγματικό κόστος που έχει ξοδευτεί μέχρι τώρα.
What is Cost Variance (CV)?
Cost Variance is a measure of cost performance, calculated as CV = EV (Earned Value) – AC (Actual Cost). A positive CV indicates under budget, and a negative CV indicates over budget.
Το Cost Variance (CV) είναι ένας δείκτης που μετρά τη διαφορά μεταξύ του Earned Value (EV) και του Actual Cost (AC) ενός έργου.
Η εξίσωση είναι:
CV= EV − AC
- Αν η τιμή είναι θετική, το έργο είναι κάτω από τον προϋπολογισμό.
- Αν είναι αρνητική, το έργο είναι πάνω από τον προϋπολογισμό.
Βοηθά να καταλάβουμε αν το έργο ξοδεύει περισσότερα ή λιγότερα από τα προγραμματισμένα.
What is Cost Performance Index (CPI)?
CPI is a measure of cost efficiency, calculated as CPI = EV (Earned Value) / AC (Actual Cost). A CPI greater than 1 indicates cost efficiency, and less than 1 indicates inefficiency.
Το Cost Performance Index (CPI) είναι ένας δείκτης που δείχνει την αποδοτικότητα του κόστους στο έργο.
Υπολογίζεται ως εξής:
CPI = EV / AC
- Αν το CPI είναι μεγαλύτερο από 1, το έργο είναι πιο αποδοτικό από τον προϋπολογισμό.
- Αν το CPI είναι μικρότερο από 1, το έργο ξοδεύει περισσότερο από το προγραμματισμένο.
Ο CPI χρησιμοποιείται για να δούμε πόσο αποδοτικά χρησιμοποιούνται τα χρήματα στο έργο.
What is Estimate at Completion (EAC)?
EAC is the expected total cost of completing the project, taking into account current performance, and is calculated using different methods depending on the scenario.
Το Estimate at Completion (EAC) είναι η πρόβλεψη για το τελικό συνολικό κόστος του έργου, βασισμένη στην τρέχουσα απόδοση. Υπολογίζεται με διάφορους τρόπους, ανάλογα με το πώς εξελίσσεται το έργο.
Μία βασική εξίσωση είναι:
EAC= BAC / CPI
όπου BAC είναι το προϋπολογισμένο κόστος και CPI η αποδοτικότητα κόστους.
Το EAC βοηθάει να καταλάβουμε αν το έργο θα παραμείνει εντός προϋπολογισμού ή θα το ξεπεράσει.
What is the Communications Management Plan?
The communications management plan defines how, when, and by whom information will be administered and disseminated to project stakeholders.
Το Communications Management Plan είναι το έγγραφο που περιγράφει πώς θα διαχειρίζεσαι και θα διανέμεις τις πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους (stakeholders) του έργου. Περιλαμβάνει:
Τι πληροφορίες θα κοινοποιούνται.
Ποιος θα λαμβάνει αυτές τις πληροφορίες.
Πότε και πώς θα διανέμονται (π.χ., email, συναντήσεις).
Ποιος είναι υπεύθυνος για την παροχή των πληροφοριών.
Στόχος του είναι να εξασφαλίσει ότι όλοι οι stakeholders ενημερώνονται σωστά και έγκαιρα για την πρόοδο του έργου.
What are the key steps in Communications Management?
The key steps include planning communications, managing communications, and monitoring communications to ensure that information is properly distributed and understood.
Τα βασικά βήματα στη Communications Management είναι τα εξής:
1, Plan Communications Management: Σχεδιασμός πώς, πότε και με ποιον τρόπο θα γίνονται οι επικοινωνίες στο έργο.
2, Manage Communications: Διανομή και διαχείριση της πληροφορίας με βάση το σχέδιο επικοινωνιών, εξασφαλίζοντας ότι οι σωστές πληροφορίες φτάνουν στους κατάλληλους ενδιαφερόμενους.
3, Monitor Communications: Παρακολούθηση και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της επικοινωνίας για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες κατανοούνται σωστά και εγκαίρως από όλους τους stakeholders.
What is cost aggregation?
Cost aggregation involves summing the costs of individual work packages or activities to establish the project’s total cost baseline.
Το cost aggregation είναι η διαδικασία συγκέντρωσης του κόστους από όλες τις δραστηριότητες του έργου για να υπολογιστεί ο συνολικός προϋπολογισμός. (cost baseline)
What is the purpose of a communication requirements analysis?
Communication requirements analysis determines the information needs of stakeholders and identifies the most effective means of communication for each group.
Ο σκοπός της communication requirements analysis είναι να καθορίσει ποιες πληροφορίες χρειάζονται οι stakeholders (ενδιαφερόμενοι), ποιος πρέπει να τις λάβει, και πότε, ώστε να διασφαλιστεί αποτελεσματική επικοινωνία στο έργο.
