Capitolo 10 - Controlli interni Flashcards
Caratteristiche del collegio sindacale
Il collegio sindacale è l’organo di controllo interno delle s.p.a. nel sistema tradizionale, con funzioni di vigilanza sull’amministrazione della società
Dal 1974 per le quotate è stato introdotto un controllo contabile esterno da parte di una società di revisione; nel 1992 sono state introdotte norme per migliorare la professionalità e l’efficienza di quest’organo; nel 1998 si è affrancato il collegio sindacale dalle funzioni di controllo contabile, soluzione estesa anche per le altre s.p.a. nel 2003
La disciplina è diversamente articolata per le quotate e non quotate
Composizione, nomina dei membri e cessazione dalla carica deii sindaci
Nelle non quotate i sindaci formano un organo pluripersonale e collegiale composto da 3 o 5 membri effettivi, soci o non soci, a seconda di quanto stabilito dallo statuto. Devono essere nominati due sindaci supplenti
L’organo ha una struttura semirigida per le non quotate; per le quotate, fermo restando il numero minimo di tre sindaci, l’atto costitutivo può determinare liberamente il numero di sindaci
I primi sindaci sono nominati nell’atto costitutivo e successivamente dall’assemblea ordinaria. La legge o lo statuto possono riservare la nomina di un componente o più allo Stato o ad altri enti pubblici che abbiano partecipazioni nella società, e lo statuto anche ai possessori di strumenti finanziari partecipativi
Nelle quotate un membro effettivo del collegio sindacale deve essere eletto da parte dei soci di minoranza col sistema del voto di lista
Oggi i sindaci devono possedere requisiti di professionalità:
- Non quotate: almeno un sindaco e uno supplente devono essere scelti fra gli iscritti nel registro dei revisori legali, istituito presso il Ministero della Giustizia e oggi tenuto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze. Possono iscriversi nel registro persone fisiche in possesso di particolari requisiti di professionalità e onorabilità, che abbiano superato un apposito esame di ammissione, e società di persone o capitali con determinati requisiti. I restanti membri, se non iscritti nel registro, devono essere scelti tra gli iscritti iin albi professionali individuati con decreto del Ministero della Giustizia o fra professori universiatari di ruolo in materie economiche e giuridiche
- Quotate: i requisiti di professionalità sono fissati con regolamento del Ministro della Giustizia, che prescrive che un sindaco effettivo (su tre) o due (se più di tre) e in ogni caso un supplente devono essere necessariamente scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori legali dei conti che abbiano esercitato l’attività di controllo legale dei conti per un periodo non inferiore a 3 anni. Gli altri sindaci possono anche non essere revisori legali, ma devono in tal caso possedere predetermina requisi di professionalità di tipo giuridico-aziendale. Sono previsti anche specifici requisi di onorabilità. Trovano in oltre applicazione le regole sull’equilibrio fra uomini e donne nella composizione degli organi sociali
Ai sindaci si applicano le stesse cause di ineleggibilità previste per gli amm., ma sono previste ulteriori e restrittive cause di incompatibilità:
* Coniuge, parenti e affini entro il quarto grado degli amm. e degli amm. di società facenti parte dello stesso gruppo
* Coloro che sono legati alla società o a società facenti parte dello stesso gruppo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che possono compromettere l’indipendenza
Lo statuto può prevedere ulteriori cause di ineleggibilità e incompatibilità
Prima di accettare la nomina, i soggetti devono rendere noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti in altre società. Lo statuto può prevedere un limite al cumulo di incarichi, ma per società aperte un regolamento della Consob obbliga i sindaci ad informare la Consob e il pubblico di tutti gli incarichi di amminiztrazione e controllo ricoperti presso le società di capitali
Il compenso è predeterminato ed invariabile nel corso della carica: la retribuzione annuale, se non stabilita dallo statuto, è determinata dall’assemblea nell’atto di nomina per l’intero periodo di durata del loro ufficio
Restano in carica per tre esercizi e sono rieleggibili, e i sindaci scaduti rimangono in carica fino alla nomina dei nuovi. Costituiscono cause di cessazione dall’incarico prima della scadenza:
- Morte
- Revoca: l’assemblea può revocare SOLO se sussiste giusta causa e la delibera di revoca deve essere approvata dal tribunale. Quelli nominati dallo Stato o altri enti pubblici possono essere revocati solo dall’ente che li ha nominati
- Rinuncia: possono dimettersi in qualsiasi momento dall’incarico, con effetto immediato solo se è possibile la sostituzione automatica coi supplenti
- Decadenza: costituisce causa di decadenza dall’ufficio il sopraggiungere di una delle cause di ineleggibilità, nonché la sospensione o cancellazione dal registro dei revisori. Decade inoltre dall’ufficio il sindaco che, senza giustificato motivo, non assiste alle assemblee o diserta, durante un esercizio sociale, due riunioni del consiglio di amministrazione, del comitato esecutivo o del collegio sindacale
In caso di morte, rinuncia o decadenza, subentrano automaticamente i supplenti in ordine di età, fermo restando che un componente del collegio deve essere iscritto nel registro dei revisori legali dei conti. I supplenti restano tuttavia in carica fino alla successiva assemblea, che provvede ad integrare l’organo. La nomina e la cessazione dall’ufficio dei sindaci devono essere iscritte, a cura degli amministratori, nel registro delle imprese entro 30 gg.
Il controllo sull’amministrazione
Il controllo del collegio sindacale ha come oggetto l’amministrazione della società globalmente intesa e si estende a tutta l’attività sociale, al fine di assicurare il rispetto della legge e delle statuto e dei principi di corretta amministrazione
Il controllo dei sindaci ha carattere globale e sintetitico, le cui modalità sono rimesse alla discrezionalità tecnica del collegio e non ha solo carattere formale, ma anche il rispetto sostanziale degli amm. degli specifici obblighi di condotta loro imposti
L’opportunità e la convenienza delle scelte operative resta di competenza esclusiva degli amm. e nessun potere è riconosciuto ai sindaci per imporre o impedire atti di gestione che non violino la legge
La vigilanza riguarda anche l’attività dell’assemblea e può estendersi in ogni direzione: da qui il potere e il dovere dei sindaci di intervenire alle riunioni dell’assemblea, del cda e del comitato esecutivo e di impugnare le relative delibere
I sindaci svolgono anche una specifica attività sostitutiva dell’assemblea e/o degli amministratori: in particolare, devono convocare l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte per legge in caso di omissione da parte degli amministratori, e devono chiedere al tribunale che venga disposta la riduzione del capitale sociale obbligatoria per legge, ove l’assemblea non vi provveda e gli amministratori rimangano inerti
La legge pone a carico degli amministratori numerosi obblighi di comunicazione nei confronti del collegio sindacale, particolarmente intensi nelle società quotate, in cui gli amministratori devono riferire tempestivamente sull’attività svolta. Inoltre, con la riforma del 2003 in tutte le società il collegio sindacale può scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e di controllo e sull’andamento generale dell’attività sociale.
I sindaci hanno il potere-dovere di procedere in qualsiasi momento, anche indivdualmente, ad atti di ispezione e controllo, nonché di chiedere agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull’andamento delle operazioni sociali o su determina affari. Inoltre, il collegio sindacale (nelle quotate anche solo due membri) può, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere. Nelle quotate, ciascun sindaco è individualmente legittimato a convocare il consiglio di amministrazione o il comitato esecutivo. Si ricordino, inoltre, il potere riconosciuto al collegio di promuovere l’azione sociale di responsabilità contro gli amministratori e di sollecitare il controllo giudiziario sulla gestione
La revisone legale dei conti da parte del collegio sindacale e altre funzioni
Il collegio sindacale non svolge più la revisione legale dei conti della società: al riguardo, è oggi tenuto a vigilare solo sull’adeguatezza e sull’affidabilità del sistema amministrativo-contabile. Nelle non quotate, tuttavia, il suo consenso è ancora necessario per l’iscrizione all’attivo di alcune voci in bilancio. Conserva inoltre il potere di fare proposte all’assemblea in ordine al bilancio ed alla sua approvazione
Lo statuto può prevedere che anche la revisione legale dei conti sia esercitata dal collegio sindacale (in tal caso deve essere costituito interamente da iscritti nel registro dei revisori legali). Ciò non è consentito per:
* Le società tenute a redigere il bilancio consolidato
* Le società soggette a revisione legale come enti di interesse pubblico o come enti sottoposti a regime intermedio
* Le società controllate da un ente pubblico
Nelle società qualificate come ente di interesse pubblico, il collegio sindacale non esercita direttamente il controllo contabile, ma svolge la funzione di comitato per il controllo interno e la revisione contabile, preposto a vigilare sulla revisione legale e sull’indipendenza del soggetto incaricato di effettuarla, oltre che, in generale, sul processo di informativa finanziaria e sull’efficacia dei controlli interni
Al collegio sindacale sono infine devolute per legge altre funzioni di consulenza, di proposta e di amministrazione attiva che integrano e completano la principale funzione di controllo: fra l’altro, deve esprimere il proprio parere sulla determinazione da parte del consiglio di amministrazione della remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche e, nelle quotate, anche sulla nomina e sulla revoca della società di revisione contabile. I sindaci sono inoltre chiamati eccezionalmente a svolgere funzioni di amministrazione attiva quando vengono meno tutti gli amministratori, sia pure con poteri circoscri agli atti di ordinaria amministrazione e con l’obbligo di convocare con urgenza l’assemblea per la nomina dei nuovi amministratori. Infine, può svolgere la funzione dell’organismo di vigilanza in tema di reati di amministratori e dipendenti
Il funzionamento del collegio sindacale
Il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea e nelle quotate deve essere prescelto fra i sindaci eletti dalla minoranza; in caso di morte, rinunzia e decadenza, è sostituito dal sindaco più anziano sino alla successiva assemblea.
In via di principio, l’organo sindacale funziona collegialmente: come da art. 2404, deve riunirsi almeno ogni 90 gg (anche con mezzi telema ci, se consentito dallo statuto). E’ regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti; delle riunioni deve essere redatto processo verbale, sottoscritto da tutti gli intervenuti, da trascrivere nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale. Non sono previste autonome cause di invalidità delle deliberazioni del collegio sindacale
I sindaci possono avvalersi, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, di dipendenti e di ausiliari per lo svolgimento di specifiche operazioni di ispezione e controllo (nelle quotate anche di dipendenti della società), purché non versino in una delle situazioni di ineleggibilità previste per gli stessi sindaci; la società può tuttavia rifiutare agli ausiliari l’accesso ad informazioni riservate
L’attività di controllo può essere sollecitata da ciascun socio (art. 2408), che può denunziare fatti che ritiene censurabili al collegio sindacale, il quale è obbligato a tenerne conto nella relazione annuale all’assemblea. Quando però la denuncia provenga da tanti soci che rappresentano il 5% del capitale sociale (2% per le società aperte) o la minore percentuale prevista dallo statuto, il collegio sindacale deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all’assemblea
Responsabilità dei sindaci
I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico; sono inoltre responsabili, anche penalmente, della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e documenti di cui hanno
conoscenza per ragione del loro ufficio.
Sono responsabili in via esclusiva, solidalmente fra loro, per il danno imputabile solo al mancato o negligente adempimento dei loro doveri. Sono però responsabili in solido con gli amministratori per i fatti o le omissioni di ques ultimi, qualora il danno non si sarebbe prodotto se i sindaci avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica: in questo caso si ha quindi una responsabilità concorrente, ma i sindaci rispondono pur sempre per fatto proprio, anche se per un titolo diverso (culpa in vigilando).
All’azione di responsabilità contro i sindaci si applicano, in quanto compatibili, le norme dettate per l’azione di responsabilità contro gli amministratori
La revisione legale dei conti
Nelle quotate il controllo contabile è stato separato dal controllo sull’amministrazione, con l’affidamento dello stesso ad un revisore esterno, e con la riforma del 2003 la separazione è stata estesa a tutte le società per azioni;
Una riforma del 2010 (d.lgs. 27-1-2010, n.39) ha raccolto in un unico testo le principali disposizioni in tema di revisione legale dei conti, prima divise fra codice civile e tuf. Ciò nonostante, permane un corpo di regole speciali di origine nazionale e comunitaria per la revisione legale esercitata sulle società qualificate come “ente di interesse pubblico”.
Una parte della disciplina della revisione degli enti di interesse pubblico si applica anche ad un gruppo di società che fino al 2016 erano a loro volta qualificate come ente di interesse pubblico, ma poi in occasione di una direttiva europea del 2014 si è preferito assoggettare ad un regime intermedio
La revisione legale degli enti di interesse pubblico e di quelli sottoposti a regime intermedio deve essere inderogabilmente esercitata da un revisore legale esterno
Conferimento e cessazione dell’incarico del revisore
La revisione legale è esercitata da un revisore legale o da una società di revisione iscritti nel registro dei revisori legali dei conti (o dal collegio sindacale se possibile e previsto dallo statuto): il Ministero dell’economia e delle finanze esercita la vigilanza sugli iscritti nel registro, con ampi poteri informativi ed ispettivi, e può comminare sanzioni proporzionate alla gravità delle irregolarità o delle omissioni accertate.
Il revisore esterno è nominato per la prima volta nell’atto costitutivo, successivamente con delibera assembleare, su proposta motivata dell’organo di controllo
Il revisore legale o la società di revisione devono essere soggetti indipendenti dalla società controllata: fra società revisionata e revisore non devono sussistere situazioni tali da indurre un terzo informato, obiettivo e ragionevole a trarre la conclusione che l’indipendenza del revisore risulta compromessa. Il revisore è tenuto a dotarsi di un’organizzazione idonea a prevenire e rilevare tempestivamente le situazioni che possono compromettere la sua indipendenza: se non può garantire la propria indipendenza, non può accettare l’incarico e, se già in carica, deve dimettersi. Lo stesso vale per le società di revisione, con l’aggiunta che i soci e i componenti degli organi di amministrazione delle stesse o di società affiliate non devono intervenire sull’attività del
responsabile della revisione in modo da comprometterne l’indipendenza.
Per preservare l’indipendenza, la legge prescrive alcuni specifici divieti: il divieto di accettare regali o favori da parte della società revisionata o da qualsiasi ente legato a quest’ultima (salvo quelli di valore trascurabile) e il divieto di effettuare operazioni di invesmento o speculative su strumenti finanziari emessi o oggetto di sostegno da parte della società revisionata
Non può partecipare alla revisione chi ha intrattenuto rapporti di lavoro presso l’ente revisionato nel periodo di riferimento dei bilanci da revisionare o nel periodo di durata dell’incarico, se ciò determina rischio di conflitto di interessi; e viceversa coloro che hanno partecipato alla revisione non possono rivestire cariche sociali, né prestare lavoro autonomo o subordinato svolgendo funzioni dirigenziali di rilievo presso la società revisionata prima che sia trascorso almeno un anno dalla cessazione dell’incarico
Il compenso del revisore o della società di revisione è determinato dall’assemblea all’atto della nomina per l’intera durata dell’incarico e in misura sufficiente a garantire la qualità e l’affidabilità dei lavori; il corrispettivo può essere eventualmente adeguato durante lo svolgimento dell’incarico sulla base di criteri oggettivi predeterminati dall’assemblea nell’atto di nomina. L’incarico ha la durata di tre esercizi ed è rinnovabile senza limiti
L’incarico può essere revocato dall’assemblea solo per giusta causa, sentito il parere dell’organo di controllo, e contestualmente l’assemblea deve conferire l’incarico ad un nuovo revisore. La normativa regolamentare determina i casi in cui il revisore o la società di revisione possono dimettersi, fermo restando che può essere deciso anche di comune accordo, e in ogni casi in tempi e modi adeguati. Il vecchio revisore resta in carica in regime di prorogatio, ma comunque non oltre sei mesi dalla data delle dimissioni o della risoluzione del contratto. La società revisionata deve informare tempestivamente l’autorità di vigilanza e fornire adeguate spiegazioni sulle ragioni che hanno determinato la cessazione anticipata dell’incarico
La revisione legale degli enti di interesse pubblico e degli enti sottoposti a regime intermedio
Sono enti di interesse pubblico le società emittenti valori mobiliari quotati, nonché banche, imprese di assicurazione e di riassicurazione. La revisione legale di tali enti è sottoposta a regole speciali, a tutela dell’interesse generale alla correttezza delle informazioni finanziarie diffuse dagli stessi.
L’incarico deve essere conferito ad un soggetto iscritto nel registro dei revisori legali, fermo restando il potere di vigilanza (sul revisore) della Consob, che può fra l’altro richiedere notizie e documenti nei confronti di chiunque possa essere informato dei fatti, imporre la comunicazione anche periodica di dati e atti al revisore, ordinare di eliminare eventuali infrazioni ed irrogare sanzioni
L’attuale disciplina stabilisce il principio della rotazione periodica del revisore: la durata è di nove esercizi per le società di revisione e sette per i revisori legali persona fisica, ma l’incarico non può essere rinnovato se non sia decorso un termine minimo dalla cessazione del precedente di almeno quattro esercizi (cd. periodo di raffreddamento)
E’ rimesso alla Consob stabilire con regolamento le situazioni che possono compromettere l’indipendenza del revisore e le misure da adottare per rimuoverle.
L’attuale disciplina fa divieto al revisore, a tutti i soggetti facenti parte della sua rete, nonché ai soci, agli amministratori e ai controllori e ai dipendenti della società di revisione, di prestare una serie di servizi aggiuntivi all’ente di interesse pubblico che ha conferito l’incarico, nonché alla sua controllante ed alle controllate.
Per quanto riguarda i limiti al trasferimento di personale, la revisione legale non può essere esercitata da coloro che hanno rivestito cariche sociali presso l’ente di interesse pubblico, se non sono trascorsi almeno due anni dalla cessazione di tali rapporti (e viceversa)
L’ente di interesse pubblico è tenuto a dotarsi di un comitato per il controllo interno e la revisione contabile, che normalmene si identifica con l’organo di controllo, con il compito di monitorare e controllare l’attività del revisore, il quale deve presentare annualmente al comitato per il controllo interno una relazione aggiuntiva a quella sul bilancio, nella quale conferma la propria indipendenza ed illustra le metodologie adottate, segnalando eventuali criticità
In presenza di giustificati motivi, il revisore di un ente di interesse pubblico può essere rimosso anche dal tribunale, su richiesta dei soci che rappresentano il 5% del capitale sociale, oppure dell’organo di controllo o della Consob
Fanno parte del gruppo degli enti sottoposti a regime intermedio le società emittenti strumenti finanziari diffusi tra il pubblico in maniera rilevante, nonché alcune società operanti nel campo dell’intermediazione finanziaria e mobiliare. Tali enti restano soggetti ad una parte della disciplina della revisione degli enti di interesse pubblico (vigilanza della Consob, durata dell’incarico, servizi non-audit e trasferimento di personale): per tutte e le materie in cui non è disposta l’applicazione delle norme speciali in tema di enti di interesse pubblico, troveranno applicazione le previsioni generali sulla revisione legale delle altre società
Funzioni e responsabilità del revisore legale dei conti
Funzione principale del revisore legale è quella di controllare la regolare tenuta della contabilità e di esprimere un giudizio sul bilancio di esercizio e sul bilancio consolidato. L’attività di revisione è condotta verificando la corretta rilevazione nelle scritture contabili dei fatti di gestione e verificando che il bilancio di esercizio e quello consolidato siano conformi alle norme che li disciplinano.
L’attività di revisione è volta ad esprimere, attraverso un’apposita relazione, un giudizio sul bilancio, che può essere senza rilievi, con rilievi, negativo o impossibile da esprimere: negli ultimi tre casi espone analiticamente nella relazione i motivi della propria decisione, e negli ultimi due (in caso di ente di interesse pubblico o sottoposto a regime intermedio) informa tempestivamente la Consob. Il revisore legale svolge per legge anche aatvità di consulenza in particolari operazioni (parere su acconti dividendo, recesso, ecc…)
Il revisore ha diritto di ottenere dagli amministratori documenti e notizie utili per la revisione e può procedere autonomamente ad accertamenti, controlli ed esame di atti e documentazione. Speciali poteri sono poi attribuiti al revisore di gruppo (il revisore della capogruppo): essi ricevono i documenti di revisione dai soggetti incaricati della revisione delle società controllate, e possono chiedere ulteriori documenti e notizie; possono inoltre procedere direttamente ad accertamenti, controlli ed esami di documentazione presso le medesime società
Il revisore deve adempiere i propri doveri con diligenza professionale, mantenendo l’atteggiamento di giusta diffidenza (cd. scetticismo professionale) richiesto dal proprio ruolo di controllore, nonché nel rispetto dei principi deontologici elaborati dal Ministero dell’economia e delle finanze; è responsabile della verità delle sue a estazioni e deve conservare il segreto su fatti e documenti di cui ha conoscenza per ragioni del suo ufficio
Il revisore risponde in solido con gli amministratori per i danni derivanti dall’inadempimento dei loro doveri; nei rapporti interni, tuttavia, ciascun condebitore solidale risponde nei limi del contributo effettivo al danno
cagionato. Se revisore è una società di revisione, con la stessa rispondono in solido il responsabile della revisione e i dipendenti che vi hanno collaborato a cui sono direttamente imputabili gli inadempimenti o gli illeci , ma solo nei limiti del proprio contributo effettivo al danno cagionato.
Il termine di prescrizione dell’azione è di cinque anni dalla data della relazione di revisione sul bilancio, e riguardo alla competenza a deliberare l’azione, trovano applicazione analogica le regole sull’azione di responsabilità contro gli amministratori e i sindaci.
Organismo di vigilanza del d.lgs. 231/2001
L’organismo di vigilanza è un organo incaricato di vigilare sul funzionamento, l’osservanza e l’aggiornamento dei modelli di organizzazione e di gestione predisposti dagli amministratori al fine di prevenire la commissione di reati dai quali può conseguire la responsabilità amministrativa della società.
La sua costituzione è facoltativa, ma costituisce una delle condizioni poste dalla legge per esonerare l’ente da responsabilità amministrativa determinata da reati commessi dai propri organi o dipendenti
Nelle società di capitali l’organo di vigilanza può anche identificarsi con l’organo di controllo della società, ma negli enti di piccole dimensioni i suoi compiti possono essere svolti direttamente dallo stesso organo amministrativo. Ove costituito, l’organismo deve essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo.
