ARQUIVOLOGIA Flashcards
O que são arquivos?
Para o DBTA
- Conjuntos de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza do suporte.
- Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
- Instalações onde funcionam arquivos.
- Móvel destinado a guarda de documentos.
O que é o princípio da proveniência?
Também chamado de princípio do respeito aos fundos ou método histórico, é o conjuntos de documentos de uma mesma proveniência, os arquivos devem respeitar a sua origem, devem respeitar o lugar de onde vêm, ou seja, a sua proveniência.
Qual a diferença de fundos abertos e fundos fechados?
Nos fundos abertos, novos documentos podem ser acrescentados pois a entidade produtora continua em funcionamento. Já nos fundos fechados, em geral não se pode mais acrescentar documentos pois a entidade produtora encerrou suas atividades.
O que o princípio da organicidade?
Para o DBTA a organicidade é relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
Dessa forma o princípio da Organicidade nada mais é do que a relação que é naturalmente estabelecida entre os documentos que são produzidos por uma mesma entidade produtora.
O que é o princípio da unicidade?
Independentemente de sua forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção.
O termo arquivo pode ser utilizado para denominar o local onde um acervo documental será conservado, bem como para designar um órgão governamental cuja finalidade é guardar e conservar documentações
Correto!
Quais as definições de arché, archeion e archivum?
Arché –> “Palácio dos Magistrados”,
Archeion –> “Local de guarda e depósito de documentos” e
Archivum -> “Local de guarda de documentos e outros títulos”.
A constituição do fundo arquivístico de determinado órgão público é resultado da aplicação do princípio da proveniência.
CORRETO!
Lembre-se do Princípio da Proveniência, que estudamos ao longo da aula: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também é chamado princípio do respeito aos fundos. Em relação aos fundos, lembre-se que o DBTA diz que são conjuntos de documentos de uma mesma proveniência e que é um termo que equivale à arquivo. Então, para não complicar, fundo e arquivo são sinônimos.
Os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
CORRETO!
o princípio da Cumulatividade/Naturalidade diz que
o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Lembre-se que ao longo do tempo a entidade vai natural e progressivamente acumulando documentos produzidos de forma orgânica e relacionados as suas atividades. Esse princípio está, portanto, diretamente ligado a própria definição de Arquivos.
O que são documentos?
Unidades de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
Informação: “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento”. É o significado que está contido em um suporte e, com ele, forma o documento.
Suporte: “Material no qual são registradas as informações”. Exemplos comuns de suportes são papel, microfilme, CD, DVD, pendrive, etc. Note que o suporte é o elemento físico que contém uma
informação. Os dois, conjuntamente, formam um documento.
Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. Exemplos: livro, caderno, mapa, planta, etc.
Definição de documentos
Documento é sempre constituído por Suporte + Informação, ou seja, o suporte é o material no qual são registradas informações. Exemplos: Papel, disco magnético, fita magnética, filme de nitrato, papiro, pergaminho, argila, CD, DVD, pen drive, entre outros.
(VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Os documentos são constituídos por elementos internos e externos, sendo que alguns teóricos incluem, também, elementos intermediários e de utilização.
Quando se classifica um documento em pré-original, original ou pós-original é o mesmo que classificálo segundo:
FORMA
A classificação de acordo com a Forma é também conhecida por Tradição Documental. Lembre-se que há um termo chamado “ingenuidade documental” que é o grau de relação de um documento com seu original. É disso que estamos falando quando nos referimos a classificação quanto à Forma do documento.
Em relação a sua forma um documento pode ser considerado uma minuta (pré-original), um original ou uma cópia (pós original). Há ainda elementos entre esses estágios, como os rascunhos, ampliações, etc.
Pela unicidade, cada documento deve assumir um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence no universo documental.
CORRETO
A classificação nada mais é do que o ato de reunir os iguais e segregar os diferentes. Essa atividade, para ser bem executada, precisa levar em consideração o contexto em que o item está inserido. Um mesmo documento pode assumir uma classificação dentro de um conjunto A e outra dentro do conjunto B.
Assim, a classificação deve estar atenta à Unicidade. Característica/Princípio esse que dá ao documento um lugar único dentro do conjunto o qual está inserido.
O que é o princípio da Organicidade?
Se um arquivo é formado por um conjunto de documentos que se originam de ações articuladas em prol da missão de uma entidade, tem-se que ele resulta em um todo orgânico cujas partes são inter-relacionadas de modo a fornecer o sentido do conjunto.
VUNESP 2019 O modelo orgânico corresponde ao princípio norteador da organização dos fundos com arranjo interno determinado pela estrutura, função e tipologia.
Princípio arquivístico segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Trata-se da definição do princípio:
Do respeito à ordem original
Atenção, algumas bancas podem utilizar os outros nomes dados a esse princípio, como: Ordem Primitiva ou Santidade. Ele orienta que seja conservado a ordem física ou intelectual dos documentos.
Qual o princípio arquivístico que, de acordo com as normas de descrição arquivísticas, norteia a organização da descrição do geral para o particular?
Respeito aos fundos
“O princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma consequência prática do princípio do respeito aos fundos”.
IMPORTANTE GRAVAR
Arquivo - é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por
uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de
seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro.
Biblioteca - é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente
para estudo, pesquisa e consulta.
Museu - é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,
estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Centro de Documentação - é o órgão de documentação que colige (reúne), armazena,
classifica, seleciona e dissemina toda a informação e documentos sob seu poder. Inclui
atividades da biblioteconomia, da arquivística e da informática.
O arquivo tem natureza natureza organizacional e operacional?
NÃO!
Natureza organizacional e operacional: esta é um pouco mais complexa. A natureza é na verdade orgânica, como vimos acima e não organizacional. O conceito “operacional” também não é o melhor a esta altura. Deveria ser usado o conceito “funcional” para arquivo. Dessa forma arquivos tem documentos que são gerados de maneira orgânica e funcional e não organizacional e operacional.
Artigo 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao
Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas,
públicas e privadas.
§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em
regulamento.
O mais importante é você gravar que o Conarq define a política nacional de arquivos e é o órgão central do SINAR - Sistema Nacional de Arquivos.
MUITO CUIDADO
Chamo atenção desse tema pois, embora muito específico, sempre foi um tema cobrado pelas bancas e que pode gerar confusão ao aluno. A partir de agora, se a banca não fizer qualquer referência ou citar a Lei 8.159/1991, o Conarq continua sendo “vinculado” ao Arquivo Nacional, porém, caso cite o Decreto 10.148/2019, o Conarq passa a ser “instituído no âmbito do Arquivo Nacional” e não mais vinculado.
Cuidado!!
ATENÇÃO
Inciso III - a redação antiga dizia que competia ao Conarq propor ao Ministro de Estado da
Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados. A nova redação diz que cabe ao Conarq, propor
ao mesmo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos (e não
normas legais) necessários ao aprimoramento e à implementação da política nacional de
arquivos públicos e privados.
Inciso X - a redação antiga dizia que competia ao Conarq propor ao Presidente da
República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse
público e social de arquivos privados. A nova redação diz que cabe ao Conarq, propor ao
Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública (e não mais ao Presidente da
República!) a declaração de interesse público e social de arquivos privados.
Inciso III - a redação antiga previa dois representantes do Poder Judiciário Federal no
Conarq. Na nova redação, a representatividade caiu para apenas um, embora o Executivo
e o Legislativo continuem com dois. Preste atenção pois não é algo intuitivo.
O órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) é a/o:
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos
A banca está se referindo ao Conarq, e toma como base a redação da Lei 8.159/1991 e não a nova redação do Decreto 10.148/2019, ou seja, refere-se ao Conarq como órgão vinculado ao Arquivo Nacional.
O que é o SINAR?
SINAR é um sistema composto por diversas organizações brasileiras (especialmente órgãos de documentação) relacionadas à Arquivística no país. Sua principal função é a implementação de uma política nacional de arquivos. Tem como órgão central o próprio Conarq.
O que é o diagnostico arquivistico?
O Diagnóstico Arquivístico é um instrumento de controle da eficiência organizacional. Este
tem por objetivo avaliar e planejar normas e procedimentos, tomar medidas corretivas,
controlar periodicamente a padronização da gestão de documentos e verificar os fatores
que limitam o funcionamento das áreas de Arquivo e Protocolo.
O princípio segundo o qual “os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos” é o da
PROVENIÊNCIA
Princípio da Proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds): Respeitar o órgão de origem mantendo separados os documentos de cada órgão e a ordem estrita da disposição dos documentos no interior de um fundo. Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds): segundo esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora.
Paes (2005) define a “unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa” como
DOSSIê
DOSSIÊ: unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa (PAES, p. 26, 2004).
FUNDO: é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, p. 97, 2005).
Qual princípio estabelece que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras?
Princípio da proveniência
Como é definida a teoria das trÊs idades?
Para o DBTA a Teoria das 3 Idades é a teoria segundo a qual os arquivos são “considerados
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso
por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário”.
Artigo importante para decorar
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
O que são arquivos correntes? ou primeira idade ou primeira fase?
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
O que são arquivos intermediários ou de segunda idade ou segunda fase?
São aqueles que não são mais de uso corrente, a consulta é restrita ao produtor.
Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo”, “pré-arquivo” ou “purgatório”.
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo.
O que são arquivos permanentes?
É a terceira e ultima fase do ciclo de vida dos arquivos.
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
Também chamado arquivo histórico.
Nesta fase do ciclo vital o arquivo e seus documentos passam a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Sendo assim os arquivos Permanentes devem situar-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público como centros culturais, de informação, Universidades, etc. Considerando que a consulta é liberada ao público (especialmente no caso de arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta adequadas.
Quais são as sete funções arquivisticas mais aceitas hoje?
Rosseau e Couture: São elas: criação / produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação.
Um documento que é classificado de acordo com sua espécie, significa que:
É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas.
(VUNESP/Pref. Itapezvi-SP/Arquivista/2019) De acordo com a terminologia arquivística, a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora é a definição de:
Organicidade
. Organicidade segundo Heloísa Bellotto é a qualidade
segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Note que este conceito se refere ao vínculo estabelecido entre as atividades da instituição e os documentos produzidos. É a isso basicamente que se atribui a Organicidade (produção orgânica de documentos, ou seja, relacionada as atividades da organização) e não as relações estabelecidas com o fundo, que remete a alternativa anterior que se refere à Unicidade.
O princípio, segundo o qual os arquivos devem se organizar conforme a competência
e as atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável por sua produção ou acumulação, é o da:
Proveniência O princípio da proveniência é um princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
Documento autêntico é aquele que:
É de fato o que parece ser. O princípio da Autenticidade diz respeito à qualidade
de um documento e não se relaciona com o seu conteúdo. Diz o princípio que o documentonão sofreu qualquer tipo de alteração, corrompimento ou adulteração.
) Em um arquivo histórico municipal, as coleções
privadas não devem ser misturadas aos documentos oriundos da administração municipal. Os princípios arquivísticos que provocam essa interdição no caso de assuntos idênticos e no caso de assuntos diferentes, são, respectivamente:
Princípio do respeito aos fundos em ambos os casos.
Os arquivos devem respeitar a sua origem, devem respeitar o lugar de onde vêm, ou seja, a sua proveniência. Dessa forma, ao ser arquivado em qualquer local e com base no princípio da Proveniência (ou do Respeito aos Fundos), este arquivo não deve nunca ser
misturado a arquivos provenientes de outros locais, ou de outros fundos. Isso vale para os dois casos do enunciado. O princípio também é conhecido por “Método Histórico”.
.(VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) No que diz respeito à acumulação, a qualidade que difere um documento de arquivo daquele que integra uma coleção é a:
Naturalidade
Atenção pois o princípio da Naturalidade é mais conhecido por Cumulatividade. Mas é necessário conhecer as duas definições. É exatamente este princípio que se relaciona ao caráter de formação progressiva, natural e orgânica dos arquivos. É com base nele que
um arquivo naturalmente produzido por uma entidade difere de outro adquirido ou colecionado, por exemplo, por uma biblioteca.
Ao conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento de documentos, dá-se o nome de
Gestão de documentos
Lei 8.159/91:
Art. 3º - Considera-se** gestão de documentos** o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
As saliências colocadas na parte superior das pastas de arquivo, em que se colocam os nomes pertinentes a cada uma, são denominadas
PROJEÇÕES
