Sistemas e Métodos de Arquivamento Flashcards
Quais são as atividades que fazem parte da rotina de operações do arquivamento? (6x) Dica: IECCOE
I - inspeção;
II - estudo;
III - classificação;
IV - codificação;
V - ordenação; e
VI - a efetiva guarda do documento.
Como é denominado o tipo de arquivamento cujos documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou mover os demais?
Arquivamento VERTICAL.
Método de arquivamento define-se como uma sequência de operações que determina a disposição de um documento, em relação aos demais, em um fundo ou coleção. No decorrer dos anos, surgiram diversos métodos, criados de acordo com as necessidades das entidades acumuladoras. O método que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, claras e contrastantes é chamado de?
Método VARIADEX.
Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas, denominados?
I - Direto; e
II - Indireto.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento?
Etapa de INSPEÇÃO.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual deve o profissional fazer a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento ou coisa parecida)?
Etapa de ESTUDO.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas?
Etapa de CLASSIFICAÇÃO.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação?
Etapa de CODIFICAÇÃO.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa que consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto?
Etapa de ORDENAÇÃO.
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa que é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado. consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc, ou seja, é o arquivamento propriamente dito?
Etapa de GUARDA DE DOCUMENTOS.
Existem 2 tipos de arquivamento com base na disposição física dos seus documentos.
I - O tipo ___ em que os documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou
estantes; e
II - O tipo ___ em que os documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, sem
necessidade de remover os demais documentos ao redor.
I - Horizontal; e
II - Vertical.
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes. Quais são elas?
I - Básicos; e
II - Padronizados.
O método de arquivamento que para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice é considerado, quanto ao sistema, direto.
Errado. ( INDIRETO.)
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e Padronizados. Quais são os métodos básicos? (4x) Dica: AGNI
I - Alfabético;
II - Geográfico;
III - Numérico; e
IV - Ideográfico.
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e Padronizados. Quais são os métodos Padronizados? (5x) Dica: VASMR
I - Variadex;
II - Automático;
III - Soundex;
IV - Mnemônico; e
V - Rôneo.
Em relação ao método alfabético de arquivamento, quantas regras de alfabetação esse método possui?
13 regras.
Para organizar os documentos em um dado arquivo, as organizações implantam alguns métodos de arquivamento. São algumas formas de ordenar esses arquivos, que seguem alguns tópicos e regras na sua implantação, para facilitar sua localização do documento no arquivo. Isso posto, como é chamado o método que realiza a organização dos documentos por número atribuído a cada cidadão, implantado para organizar corretamente os documentos em que o número escolhido é o elemento principal para buscar a informação?
Numérico simples.
Qual é o método de arquivamento usado para fazer a organização dos documentos por data?
Método Numérico cronológico.
Os métodos de arquivamento são importantes porque permitem que os documentos sejam organizados e recuperados de forma eficiente, garantindo a integridade e a acessibilidade da informação. No arquivamento, como é denominado o método que tenha como elementos os números e as datas, baseados em datas de emissão, recepção, fabricação, entre outras?
Método Numérico Cronológico.
A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de uma instituição, tem como premissa o desenvolvimento de algumas etapas de trabalho. Quais são as etapas da Organização e/ou Administração de arquivos? (4x) Dica: LD/ADC/P/IA
I - Levantamento de dados;
II - Análise dos dados coletados;
III - Planejamento; e
IV - Implantação e acompanhamento.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método ALFABÉTICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?
Sistema DIRETO.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método GEOGRÁFICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?
Sistema DIRETO.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método NUMÉRICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?
Sistema INDIRETO.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?
Sistema DIRETO.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método IDEOGRÁFICO NUMÉRICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?
Sistema INDIRETO.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. Porém, existe uma exceção de um método de arquivamento que é considerado Semi-indireto. Qual é ele?
Método ALFANUMÉRICO.
Métodos de arquivamento numéricos são indiretos, pois exigem consulta a índices alfabéticos, que
fornecem o número correspondente ao documento arquivado.
Correto.
Como é denominado o método de arquivamento que é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação?
Método ALFABÉTICO.
Quando o principal elemento para o arquivamento é a
procedência, utiliza-se o método de arquivamento?
Método GEOGRÁFICO.
Como é denominado o método de arquivamento que é utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos métodos alfabético e geográfico), esse método é considerado indireto.
Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de arquivamento para localização?
Método NUMÉRICO.
Existem três tipos de métodos numéricos de arquivamento. Quais são eles?
I - Simples;
II - Cronológico; e
III - Dígito-terminal.
O método ___(2p) consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um método indireto!).
Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e
especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros).
numérico simples
Como é denominado o método de arquivamento que além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única
e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos. Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os
números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar
com números do que com letras?
Método Numérico Cronológico.
Como é denominado o método de arquivamento que surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número.
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares. Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura
não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização?
Método Numérico Dígito-Terminal.
Como é denominado o método de arquivamento que é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes quantidades de assuntos?
MÉTODO IDEOGRÁFICO.
Como é denominado o método de arquivamento que introduz as cores como elementos auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos. O funcionamento desse método se baseia em dividir os arquivos em seções menores, diminuindo o
campo de pesquisa. A grande vantagem desse método é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis?
Método VARIADEX.
Como é denominado o método de arquivamento em que as unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética e pela pronúncia dos nomes?
Método SOUNDEX.
Quais são os métodos de arquivamento padronizados que são considerados obsoletos? (2x)
Os métodos rôneo e mnemônico.
Como é chamado o método de arquivamento em que combinam-se letras, números e cores?
Método RÔNEO.
O método variadex pode utilizar, letras, números e cores.
Errado. ( O método Variadex utiliza letras e cores, mas não números.)
Qual método de arquivamento é aquele em que se trabalha com data?
Método numérico cronológico.
Para preservar sua memória ao longo do tempo, uma
instituição precisa gerenciar seu arquivo de maneira adequada. Segundo a arquivologia, entende-se por
arquivo o conjunto de mobiliário de aço e pastas suspensas que a organização adquire para organizar seus
documentos.
Correto.
A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes (ou de primeira idade). Como se chama a parte da pasta suspensa que fica em evidência, acima, com um visor onde se escreve o seu conteúdo?
Projeção.
Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados conjuntamente.
Errado. (Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de
acordo com sua base e condição de preservação.)
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.
Correto.
Agrupamento de temas correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias, ordenadas conforme a sequência rigorosa das letras. Esse é o conceito de?
ORDEM ENCICLOPÉDICA.
O método de arquivamento ideográfico que cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico é o?
Ideográfico Numérico Duplex.
Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. Esse é o conceito de?
Série.
O método de arquivamento ALFABÉTICO possui ___(qtd.) regras de alfabetação e ___(qtd.) regras de ordenação.
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A medida padrão para os documentos em papel é o ___(2p), que é obtido pela conversão da medida em metro cúbico.
metro linear
Quais são os métodos de arquivamento por assunto? (5x) Dica: EUDDD
I - Enciclopédico;
II - Unitermo;
III - Dicionário;
IV - Decimal; e
V - Duplex.
O método ideográfico numérico decimal dividi o conhecimento humano em ___ classes sendo 1 de generalidades. Parte da classe geral para a mais específica.
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Em relação aos métodos de arquivamento, o método ___ é um método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo.
mnemônico
O método de arquivamento alfabético pode ser subdividido em 4 tipos. Quais são eles? Dica: EGMV
I - Específico;
II - Geográfico;
III - Mnemônico; e
IV - Variadex.
O método de arquivamento por assunto é um método de fácil aplicação.
Errado. ( O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais.)
O método ___ consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada.
unitermo
O método ___, pertencente ao método alfabético, apresenta dificuldade na classificação, pois demanda a definição de uma palavra-chave para cada assunto a ser arquivado.
específico
O método ___ (uso de letras e números) não é considerado básico e nem padronizado, devido a possuir características específicas. Por essa razão, ele pertence ao sistema de arquivamento chamado semi-indireto
alfanumérico
O arquivamento pode ser horizontal ou vertical, a depender da disposição dos móveis que guardam os respectivos documentos.
Errado. ( O arquivamente pode ser horizontal ou vertical a depender do material que será arquivado.)
O método alfabético deve seguir regras de alfabetação e, entre os métodos de arquivamento, ele é, desde que considere o nome como elemento principal, o mais simples.
Correto.
No método geográfico para arquivamento de correspondências com outros países, alfabeta-se, necessariamente nesta ordem, o nome do(a) ___, da(o) ___ e do(a) ___.
país / cidade / correspondente
O método de arquivamento denominado ___(3p) permite a abertura ILIMITADA de classes, mas apresenta a desvantagem, caso não seja bem elaborado, com classes bem definidas, de que o arquivamento de documentos com o mesmo assunto possa ser realizado em mais de um lugar.
Ideográfico Numérico DUPLEX
Se, por um lado, o método Ideográfico Numérico Duplex cria classes ilimitadas, por outro, no ___(3p) nós criaríamos classes LIMITADAS, sendo isso sua principal diferença em relação ao Duplex.
Ideográfico Numérico DECIMAL.
Como é denominado o método de arquivamento, também conhecido como indexação coordenada, que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada?
Ideográfico Numérico UNITERNO.
O método de arquivamento Ideográfico Numérico UNITERNO é também conhecido como?
Indexação coordenada.
O método ____(2p) utiliza a combinação de letras e números e tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes.
alfanumérico decimal
