Sistemas e Métodos de Arquivamento

Question 1

Quais são as atividades que fazem parte da rotina de operações do arquivamento? (6x) Dica: IECCOE

Answer 1

I - inspeção;
II - estudo;
III - classificação;
IV - codificação;
V - ordenação; e
VI - a efetiva guarda do documento.

Question 2

Como é denominado o tipo de arquivamento cujos documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou mover os demais?

Answer 2

Arquivamento VERTICAL.

Question 3

Método de arquivamento define-se como uma sequência de operações que determina a disposição de um documento, em relação aos demais, em um fundo ou coleção. No decorrer dos anos, surgiram diversos métodos, criados de acordo com as necessidades das entidades acumuladoras. O método que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, claras e contrastantes é chamado de?

Answer 3

Método VARIADEX.

Question 4

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas, denominados?

Answer 4

I - Direto; e
II - Indireto.

Question 5

Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento?

Answer 5

Etapa de INSPEÇÃO.

Question 6

Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual deve o profissional fazer a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento ou coisa parecida)?

Answer 6

Etapa de ESTUDO.

Question 7

Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas?

Answer 7

Etapa de CLASSIFICAÇÃO.

Question 8

Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa na qual o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação?

Answer 8

Etapa de CODIFICAÇÃO.

Question 9

Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa que consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto?

Answer 9

Etapa de ORDENAÇÃO.

Question 10

Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Como é chamada a etapa que é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado. consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc, ou seja, é o arquivamento propriamente dito?

Answer 10

Etapa de GUARDA DE DOCUMENTOS.

Question 11

Existem 2 tipos de arquivamento com base na disposição física dos seus documentos.
I - O tipo ___ em que os documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou
estantes; e
II - O tipo ___ em que os documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, sem
necessidade de remover os demais documentos ao redor.

Answer 11

I - Horizontal; e
II - Vertical.

Question 12

Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes. Quais são elas?

Answer 12

I - Básicos; e
II - Padronizados.

Question 13

O método de arquivamento que para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice é considerado, quanto ao sistema, direto.

Answer 13

Errado. ( INDIRETO.)

Question 14

Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e Padronizados. Quais são os métodos básicos? (4x) Dica: AGNI

Answer 14

I - Alfabético;
II - Geográfico;
III - Numérico; e
IV - Ideográfico.

Question 15

Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e Padronizados. Quais são os métodos Padronizados? (5x) Dica: VASMR

Answer 15

I - Variadex;
II - Automático;
III - Soundex;
IV - Mnemônico; e
V - Rôneo.

Question 16

Em relação ao método alfabético de arquivamento, quantas regras de alfabetação esse método possui?

Answer 16

13 regras.

Question 17

Para organizar os documentos em um dado arquivo, as organizações implantam alguns métodos de arquivamento. São algumas formas de ordenar esses arquivos, que seguem alguns tópicos e regras na sua implantação, para facilitar sua localização do documento no arquivo. Isso posto, como é chamado o método que realiza a organização dos documentos por número atribuído a cada cidadão, implantado para organizar corretamente os documentos em que o número escolhido é o elemento principal para buscar a informação?

Answer 17

Numérico simples.

Question 18

Qual é o método de arquivamento usado para fazer a organização dos documentos por data?

Answer 18

Método Numérico cronológico.

Question 19

Os métodos de arquivamento são importantes porque permitem que os documentos sejam organizados e recuperados de forma eficiente, garantindo a integridade e a acessibilidade da informação. No arquivamento, como é denominado o método que tenha como elementos os números e as datas, baseados em datas de emissão, recepção, fabricação, entre outras?

Answer 19

Método Numérico Cronológico.

Question 20

A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de uma instituição, tem como premissa o desenvolvimento de algumas etapas de trabalho. Quais são as etapas da Organização e/ou Administração de arquivos? (4x) Dica: LD/ADC/P/IA

Answer 20

I - Levantamento de dados;
II - Análise dos dados coletados;
III - Planejamento; e
IV - Implantação e acompanhamento.

Question 21

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método ALFABÉTICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?

Answer 21

Sistema DIRETO.

Question 22

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método GEOGRÁFICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?

Answer 22

Sistema DIRETO.

Question 23

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método NUMÉRICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?

Answer 23

Sistema INDIRETO.

Question 24

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto.
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice.
O método IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?

Answer 24

Sistema DIRETO.

Question 25

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto. No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. O método IDEOGRÁFICO NUMÉRICO pertence a qual desses dois sistemas de arquivamento?

Answer 25

Sistema INDIRETO.

Question 26

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto. No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. Porém, existe uma exceção de um método de arquivamento que é considerado Semi-indireto. Qual é ele?

Answer 26

Método ALFANUMÉRICO.

Question 27

Métodos de arquivamento numéricos são indiretos, pois exigem consulta a índices alfabéticos, que fornecem o número correspondente ao documento arquivado.

Answer 27

Correto.

Question 28

Como é denominado o método de arquivamento que é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação?

Answer 28

Método ALFABÉTICO.

Question 29

Quando o principal elemento para o arquivamento é a procedência, utiliza-se o método de arquivamento?

Answer 29

Método GEOGRÁFICO.

Question 30

Como é denominado o método de arquivamento que é utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos métodos alfabético e geográfico), esse método é considerado indireto. Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de arquivamento para localização?

Answer 30

Método NUMÉRICO.

Question 31

Existem três tipos de métodos numéricos de arquivamento. Quais são eles?

Answer 31

I - Simples; II - Cronológico; e III - Dígito-terminal.

Question 32

O método ___(2p) consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro. Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um método indireto!). Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros).

Answer 32

numérico simples

Question 33

Como é denominado o método de arquivamento que além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos. Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar com números do que com letras?

Answer 33

Método Numérico Cronológico.

Question 34

Como é denominado o método de arquivamento que surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número. Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares. Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização?

Answer 34

Método Numérico Dígito-Terminal.

Question 35

Como é denominado o método de arquivamento que é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes quantidades de assuntos?

Answer 35

MÉTODO IDEOGRÁFICO.

Question 36

Como é denominado o método de arquivamento que introduz as cores como elementos auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos. O funcionamento desse método se baseia em dividir os arquivos em seções menores, diminuindo o campo de pesquisa. A grande vantagem desse método é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis?

Answer 36

Método VARIADEX.

Question 37

Como é denominado o método de arquivamento em que as unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética e pela pronúncia dos nomes?

Answer 37

Método SOUNDEX.

Question 38

Quais são os métodos de arquivamento padronizados que são considerados obsoletos? (2x)

Answer 38

Os métodos rôneo e mnemônico.

Question 39

Como é chamado o método de arquivamento em que combinam-se letras, números e cores?

Answer 39

Método RÔNEO.

Question 40

O método variadex pode utilizar, letras, números e cores.

Answer 40

Errado. ( O método Variadex utiliza letras e cores, mas não números.)

Question 41

Qual método de arquivamento é aquele em que se trabalha com data?

Answer 41

Método numérico cronológico.

Question 42

Para preservar sua memória ao longo do tempo, uma instituição precisa gerenciar seu arquivo de maneira adequada. Segundo a arquivologia, entende-se por arquivo o conjunto de mobiliário de aço e pastas suspensas que a organização adquire para organizar seus documentos.

Answer 42

Correto.

Question 43

A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes (ou de primeira idade). Como se chama a parte da pasta suspensa que fica em evidência, acima, com um visor onde se escreve o seu conteúdo?

Answer 43

Projeção.

Question 44

Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados conjuntamente.

Answer 44

Errado. (Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de acordo com sua base e condição de preservação.)

Question 45

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar.

Answer 45

Correto.

Question 46

Agrupamento de temas correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias, ordenadas conforme a sequência rigorosa das letras. Esse é o conceito de?

Answer 46

ORDEM ENCICLOPÉDICA.

Question 47

O método de arquivamento ideográfico que cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico é o?

Answer 47

Ideográfico Numérico Duplex.

Question 48

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. Esse é o conceito de?

Answer 48

Série.

Question 49

O método de arquivamento ALFABÉTICO possui ___(qtd.) regras de alfabetação e ___(qtd.) regras de ordenação.

Answer 49

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Question 50

A medida padrão para os documentos em papel é o ___(2p), que é obtido pela conversão da medida em metro cúbico.

Answer 50

metro linear

Question 51

Quais são os métodos de arquivamento por assunto? (5x) Dica: EUDDD

Answer 51

I - Enciclopédico; II - Unitermo; III - Dicionário; IV - Decimal; e V - Duplex.

Question 52

O método ideográfico numérico decimal dividi o conhecimento humano em ___ classes sendo 1 de generalidades. Parte da classe geral para a mais específica.

Answer 52

10

Question 53

Em relação aos métodos de arquivamento, o método ___ é um método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo.

Answer 53

mnemônico

Question 54

O método de arquivamento alfabético pode ser subdividido em 4 tipos. Quais são eles? Dica: EGMV

Answer 54

I - Específico; II - Geográfico; III - Mnemônico; e IV - Variadex.

Question 55

O método de arquivamento por assunto é um método de fácil aplicação.

Answer 55

Errado. ( O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais.)

Question 56

O método ___ consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada.

Answer 56

unitermo

Question 57

O método ___, pertencente ao método alfabético, apresenta dificuldade na classificação, pois demanda a definição de uma palavra-chave para cada assunto a ser arquivado.

Answer 57

específico

Question 58

O método ___ (uso de letras e números) não é considerado básico e nem padronizado, devido a possuir características específicas. Por essa razão, ele pertence ao sistema de arquivamento chamado semi-indireto

Answer 58

alfanumérico

Question 59

O arquivamento pode ser horizontal ou vertical, a depender da disposição dos móveis que guardam os respectivos documentos.

Answer 59

Errado. ( O arquivamente pode ser horizontal ou vertical a depender do material que será arquivado.)

Question 60

O método alfabético deve seguir regras de alfabetação e, entre os métodos de arquivamento, ele é, desde que considere o nome como elemento principal, o mais simples.

Answer 60

Correto.

Question 61

No método geográfico para arquivamento de correspondências com outros países, alfabeta-se, necessariamente nesta ordem, o nome do(a) ___, da(o) ___ e do(a) ___.

Answer 61

país / cidade / correspondente

Question 62

O método de arquivamento denominado ___(3p) permite a abertura ILIMITADA de classes, mas apresenta a desvantagem, caso não seja bem elaborado, com classes bem definidas, de que o arquivamento de documentos com o mesmo assunto possa ser realizado em mais de um lugar.

Answer 62

Ideográfico Numérico DUPLEX

Question 63

Se, por um lado, o método Ideográfico Numérico Duplex cria classes ilimitadas, por outro, no ___(3p) nós criaríamos classes LIMITADAS, sendo isso sua principal diferença em relação ao Duplex.

Answer 63

Ideográfico Numérico DECIMAL.

Question 64

Como é denominado o método de arquivamento, também conhecido como indexação coordenada, que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada?

Answer 64

Ideográfico Numérico UNITERNO.

Question 65

O método de arquivamento Ideográfico Numérico UNITERNO é também conhecido como?

Answer 65

Indexação coordenada.

Question 66

O método ____(2p) utiliza a combinação de letras e números e tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes.

Answer 66

alfanumérico decimal