Gestão Arquivística Digital Flashcards
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Esse é o conceito de?
Documento Digital.
É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Esse é o conceito de?
Documento arquivístico.
É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos. Esse é o conceito de?
Documento arquivístico digital.
Como é denominada toda informação produzida ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, como resultado do exercício de suas atividades, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional, e que é utilizada como fonte de prova e/ou informação?
Documento Arquivístico Digital.
Como é chamado o processo de conversão de um documento
para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner?
Digitalização.
Com o surgimento da Lei 13.874/2019, o documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Correto.
Os documentos digitalizados terão os mesmos efeitos jurídicos dos documentos ___.
microfilmados
Como são denominados os dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos?
Metadados.
Quais as propriedades documentais que os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar? (5x) Dica: IRQCI
I - integridade;
II - rastreabilidade/auditabilidade;
III - qualidade/legibilidade;
IV - confidencialidade; e
V - interoperabilidade.
A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de
temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
Correto.
O processo de digitalização poderá ser realizado somente pelo possuidor do documento físico.
Errado. ( O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por TERCEIROS.)
Todo documento digital está armazenado fisicamente sobre alguma espécie de suporte. Como é chamado o suporte em que o registro digital é feito por meio de ondas eletromagnéticas sobre suportes que registram suas alterações, tais como discos rígidos, disquetes, e fitas?
Suporte magnético.
Todo documento digital está armazenado fisicamente sobre alguma espécie de suporte. Como é chamado o suporte em que o registro digital é feito por meio de alteração nas características de um suporte que reage à luz e, assim, registra as informações. Inclui os CD-ROMS, CD-Rs, DVDs (ROM, R e RW), etc. Possui validade estimada de cerca de 200 anos?
Suporte ótico.
Suporte circular plano, revestido por camada magnetizada que permite o armazenamento de dados. Essa é a definição de?
Disco magnético.
Suporte circular plano, com grande capacidade de armazenamento, em que se registram sinais visuais, sonoros ou audiovisuais, por gravação digital. Também chamado disco laser. Essa é a definição de?
Disco ótico.
Como é denominado o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição?
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Esse é o conceito de?
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD).
Como é denominado o conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um
órgão ou entidade?
Sistema de informação.
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Esse é o conceito de?
Gestão arquivística de documentos.
De acordo com a literatura arquivística, o sistema capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo
do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor, é denominado?
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto à implantação da gestão arquivística de
documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição ou desenvolvimento de sistemas informatizados,
independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados.
Correto.
Consideram-se ___ o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística
e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.
requisitos
A quem caberá, sempre que necessário, proceder à atualização do e-ARQ Brasil?
Ao CONARQ.
O e-ARQ Brasil está dividido em duas partes: a Parte I, Gestão arquivística de documentos, pretende fornecer um arcabouço para que cada órgão ou entidade possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos, e a Parte II, Especificação de requisitos para sistemas informatizados de
gestão arquivística de documentos, descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD.
Correto.
Como se chama o procedimento técnico que consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações:
* registro;
* classificação;
* indexação;
* atribuição de restrição de acesso;
* arquivamento.
Os objetivos desse procedimento são:
* identificar o documento como documento arquivístico;
* demonstrar a relação orgânica dos documentos?
CAPTURA.
A ___ é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes.
avaliação
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança. Como é denominado o conjunto de informações registradas, que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento digital ou SIGAD?
Trilhas de Auditoria.
___(2p) é uma sequência de bits que usa algoritmos específicos, chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a
integridade de um documento.
Assinatura digital
___(2p) é uma técnica, baseada em uma infraestrutura de
chaves públicas, de garantia da validade de assinaturas digitais.
Certificação digital
Modelo com especificação de requisitos a serem cumpridos pela entidade titular do arquivo no sistema de gestão arquivística com a finalidade de garantir a confiabilidade,
autenticidade e acesso aos documentos, orientar a implantação da gestão em acervos híbridos e fornecer
especificações técnicas, funcionais e metadados para orientar a avaliação/aquisição de sistema pré-existente, a especificação e o desenvolvimento de um sistema. Trata-se da definição de?
e-ARQ.
O ___ tem como objetivo indicar parâmetros para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, de forma a garantir a autenticidade (identidade e integridade), a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservação, tendo em vista a perspectiva da necessidade de manutenção dos acervos documentais por longos períodos de tempo ou, até mesmo, permanentemente.
RDC-Arq
O gerenciamento dos documentos de um repositório digital confiável deve estar de acordo com o modelo de referência ___, que estabelece a formação de pacotes de informação envolvendo os documentos digitais (informação de conteúdo) e seus metadados (informação de representação).
OAIS
Como é denominado o processo eletrônico que permite a identificação eletrônica de uma pessoa natural ou jurídica?
Autenticação.
Como é denominado o acesso pelo cidadão a serviço público prestado por meio digital, sem necessidade de mediação humana?
Autosserviço.
De acordo com a Lei 14.129/2021 do Governo Digital, quais são os componentes essenciais para a prestação digital dos serviços públicos na administração pública? (3x) Dica: BNSP/CSU/PGD
I - a Base Nacional de Serviços Públicos;
II - as Cartas de Serviços ao Usuário; e
III - as Plataformas de Governo Digital.
Os entes públicos poderão instituir ___(2p), abertos à participação e à colaboração da sociedade para o desenvolvimento e a experimentação de conceitos, de ferramentas e de métodos inovadores para a gestão pública, a prestação de serviços públicos, o tratamento de dados produzidos pelo poder público e a participação do cidadão no controle da administração pública.
laboratórios de inovação
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA), a ___ é a produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido.
microfilmagem
Por representar exatamente o documento original, o documento em microfilme possui validade legal como prova (valor probatório), tendo exatamente a mesma validade do
documento original.
Correto.
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de ___(qtd) linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
180
O resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, é denominado?
Microfilmagem.
Quais siglas representam a ENTRADA de dados em um computador via microfilme?
CIM (Computer Input Microfilm).
Quais siglas representam a SAÍDA das informações em formato de microfilme do computador?
COM (Computer Output Microfilm).
___(2p) é um documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Já o ___(2p) é um gênero documental que engloba os documentos digitais.
DOCUMENTO DIGITAL / DOCUMENTO ELETRÔNICO
Microforma em filme, cujas imagens ou fotogramas são dispostos em linhas paralelas ou colunas. Esse é o conceito de?
MICROFICHA.
A informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico é um documento arquivístico digital.
Errado. ( Essa é a definição de documento digital e não documento arquivístico digital.)
Quais são os requisitos necessários para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos? (4x) Dica: CAIR
I - Captura;
II - Armazenamento;
III - Indexação; e
IV - Recuperação.
Os documentos arquivísticos digitais, nas três idades, devem ser gerenciados por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
(SIGAD).
Errado. ( De acordo com a Resolução Conarq 25/2007, o SIGAD aplica-se somente as fases corrente e intermediária.)
Uma das indicações para a digitalização de documentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela
documentação.
Correto.
O conteúdo de bases de dados dinâmicas não pode
ser considerado documento arquivístico.
Correto.
É considerado baixo o custo de armazenamento de documentos arquivísticos tramitados em sistemas informatizados de gestão arquivística.
Errado. ( É ALTO tal custo.)
A eliminação de microfilmes deve ser feita por meio da destruição mecânica, devendo a incineração ser descartada para evitar que o material do microfilme polua o ambiente.
Errado. ( Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegração.)
Como é chamada a estratégia que se baseia no uso de recursos computacionais para fazer com que uma nova tecnologia possa funcionar com as características de outra que se tornou obsoleta?
Emulação.
De acordo com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, como é denominado o sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, assegurando sua autenticidade ao longo do tempo?
Cadeia de preservação.
A publicação do Conarq que trata sobre o tema
(Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes) indica, para microfilmes e
microfichas, o uso de tons de ___(cor) e resolução mínima de ___(qtd) dpi.
cinza / 300
A Resolução nº 10, de 06 de dezembro de 1999, trata da adoção de símbolos da “ISO” no processo de microfilmagem de documentos nacionais. ”ISO” são três letras que compõem a abreviatura de importante entidade de padronização e normatização que tem alcance mundial, criada em 1947, em Genebra, na Suíça, com o objetivo de aprovar normas internacionais dos campos técnicos que, em português, significam?
Organização Internacional para Padronização.
Após a microfilmagem, os documentos oficiais ou públicos com valor de guarda permanente poderão ser eliminados, desde que se garanta sua inutilização por completo.
Errado. ( Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda PERMANENTE, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.)
O formato de saída de arquivo digital é o ___ sem compressão.
TIFF
O formato de saída de arquivo digital é o TIFF com compressão.
Errado. ( SEM compressão.)
A resolução mínima para a digitalização de documentos é de?
300 dpi.
Como é chamada a tecnologia ou o conceito que permite controlar e gerenciar processos dentro de uma organização, de forma que as tarefas sejam executadas pelas pessoas competentes e com maior eficiência e controle?
Workflow.
Uma das primeiras tecnologias que facilitaram o armazenamento e o acesso a informações foi o microfilme – criado pelo francês Renée Dragon no século XIX. Pombos-correios transportavam mapas microfilmados, indicando as posições das tropas inimigas.
Correto.
Como é denominado o conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário?
Preservação digital.
Para a digitalização de conjuntos documentais compostos por plantas e mapas, os padrões técnicos mínimos que asseguram a qualidade da imagem são: ___ dpi de resolução; cor ____; e formato de arquivo ___.
600 / monocromático (preto e branco) / PNG
O armazenamento de documentos digitais, a fim de prevenir danos e garantir a autenticidade e o acesso pelo tempo determinado na tabela de temporalidade, deverá ocorrer em dispositivos de memória não voláteis, os quais devem ser monitorados constantemente. Nesse sentido, uma importante técnica utilizada é o ___, que corresponde à troca periódica de suporte.
refreshing
