Gestão de Documentos e Arquivo Corrente

Question 1

O conceito de ___(2p) surge após a Segunda Grande Guerra, quando ocorre o fenômeno da explosão documental. Isso imediatamente torna necessária a criação de um procedimento que possa racionalizar e controlar o crescimento das massas documentais que passaram a ser acumuladas pelas organizações públicas e privadas.

Answer 1

gestão de documentos

Question 2

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento. Esse é o conceito de?

Answer 2

Gestão de documentos.

Question 3

A gestão de documentos pode ser dividida em três fases básicas. Quais são elas? Dica:PUD

Answer 3

I - Produção;
II - Utilização; e
III - Destinação.

Question 4

Como é chamada uma das fases básicas da gestão de documentos em que se decide quais documentos serão eliminados e quais serão mantidos permanentemente?

Answer 4

Fase de AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO.

Question 5

Quais são os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos? (2x)

Answer 5

I - o plano de classificação; e

II - a tabela de temporalidade.

Question 6

Como é denominado o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes?

Answer 6

Plano de Classificação.

Question 7

Como é denominado o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos?

Answer 7

Tabela de Temporalidade.

Question 8

Nos arquivos correntes e intermediários dos documentos de
arquivo indicados na tabela de temporalidade, os prazos de guarda são estabelecidos em anos ou, quando não é possível definir com exatidão o tempo, por uma ação (por exemplo “até a prestação de contas”).

Answer 8

Correto.

Question 9

Como é chamado o órgão central do SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo?

Answer 9

Arquivo Nacional.

Question 10

Como é denominado o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração?

Answer 10

ARQUIVO CORRENTE.

Question 11

Como é chamada a atividade de gestão de documentos onde se define o prazo de guarda e a destinação do documento: eliminação ou guarda permanente?

Answer 11

Atividade de AVALIAÇÃO.

Question 12

Como é chamado o grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela
elaboração de tabela de temporalidade?

Answer 12

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO.

Question 13

Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.

Answer 13

Correto.

Question 14

A Gestão de Documentos é definida como sendo o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente, intermediária e permanente, visando à sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Answer 14

Errado. ( Gestão de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária.)

Question 15

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Quais são eles?

Answer 15

I - Nível mínimo;
II - Nível mínimo ampliado;
III - Nível Intermediário; e
IV - Nível máximo.

Question 16

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de
Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis ((1) Nível mínimo, (2) Nível mínimo ampliado,
(3) Nível Intermediário e (4) Nível máximo). Qual desses níveis estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente?

Answer 16

Nível mínimo.

Question 17

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de
Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis ((1) Nível mínimo, (2) Nível mínimo ampliado,
(3) Nível Intermediário e (4) Nível máximo). Qual desses níveis complementa o nível anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário?

Answer 17

Nível mínimo ampliado.

Question 18

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de
Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis ((1) Nível mínimo, (2) Nível mínimo ampliado,
(3) Nível Intermediário e (4) Nível máximo). Qual desses níveis complementa o nível anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo?

Answer 18

Nível intermediário.

Question 19

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de
Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis ((1) Nível mínimo, (2) Nível mínimo ampliado,
(3) Nível Intermediário e (4) Nível máximo). Qual desses níveis complementa o nível anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação?

Answer 19

Nível máximo.

Question 20

A forma como os documentos são colocados nas unidades de classificação é chamada de ___, que é dependente da maneira como os usuários buscam os documentos.

Answer 20

ordenação

Question 21

A tramitação e, consequentemente, a atividade de protocolo são EXCLUSIVAS da fase ___ do ciclo de vida dos documentos.

Answer 21

corrente

Question 22

As atividades de recebimento e classificação de documentos encaminhados ao órgão são realizadas de maneira ___ no ___.

Answer 22

concomitante / protocolo

Question 23

Como é denominado o instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmegem e elimiação?

Answer 23

Tabela de temporalidade.

Question 24

A tabela de temporalidade determina os prazos de arquivamento corrente e intermediário, e a utilização dela é condicionada à aprovação por autoridade competente.

Answer 24

Correto.

Question 25

A aplicação do método ideográfico de arquivamento é considerada complexa.

Answer 25

Correto.

Question 26

O método de arquivamento que toma por base o local ou a procedência é chamado de?

Answer 26

Geográfico.

Question 27

Quais são as três fases básicas da gestão de documentos? Dica: PUD

Answer 27

I - Produção;
II - Utilização; e
III - Destinação.

Question 28

Os documentos de arquivo são classificados de acordo com a sua função.

Answer 28

Correto.

Question 29

O curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, é denominado?

Answer 29

Tramitação.

Question 30

Protocolo não tem poder de decisão, portanto não pode fazer avaliação de documentos muito menos a Tabela de Temporalidade.

Answer 30

Correto.

Question 31

São duas as possíveis destinações dos documentos: a guarda permanente ou a eliminação.

Answer 31

Correto.

Question 32

As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo.

Answer 32

Correto.

Question 33

Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados.

Answer 33

Errado. ( De acordo com Marilena Leite Paes, a utilização de métodos predeterminados é característica de bibliotecas. Os arquivos estabelecem classificação específica para cada instituição, ditadas pelas suas particularidades.)

Question 34

A determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário em uma tabela de temporalidade é feita, geralmente, na unidade de tempo ___.

Answer 34

ano

Question 35

A sequência para a organização dos documentos consiste em? (3x) Dica: COA

Answer 35

I - Classificação;
II - Ordenação; e
III - Arquivamento.

Question 36

A aplicação da tabela de temporalidade gera, necessariamente, um plano de destinação.

Answer 36

Errado.

Question 37

Como é denominado o processo realizado em intervalos irregulares que exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido?

Answer 37

Transferência permanente.

Question 38

Em um programa básico de gestão de documentos como é denominada a fase referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite?

Answer 38

Utilização.

Question 39

Como é denominado o processo realizado em intervalos irregulares que exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido?

Answer 39

Transferência permanente.

Question 40

Entre os processos gerais de gestão documental, como é denominado o processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual?

Answer 40

Identificação.

Question 41

A organização espacial dos documentos visando à sua recuperação, é o processo conhecido como?

Answer 41

Ordenação.

Question 42

A organização de arquivos é dividida em quatro etapas. Quais são elas? Dica: LD/ADC/P/IA

Answer 42

I- Levantamento de Dados;
II - Análise dos Dados Coletados;
III - Planejamento; e
IV - Implantação e Acompanhamento.

Question 43

Tratam-se de documentos agrupados sem qualquer cuidado com a sua conservação e preservação, e com sua organização ou tratamento adequados .A ausência de aplicação da tabela pode ser entendida como uma das causas da produção da massa documental acumulada, já que os documentos estariam acumulados nos setores de trabalho ou nos próprios arquivos ao invés de serem encaixados no ciclo documental. Esse é o conceito de?

Answer 43

Massas Documentais Acumuladas (MDA).

Question 44

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Nessa atividade é realizado o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Além disso, é analisado o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc. Essa atividade é conhecida como?

Answer 44

Levantamento de dados.

Question 45

A separação física dos documentos de acordo com a sua destinação: eliminação, transferência ou recolhimento é chamada de?

Answer 45

Seleção.

Question 46

Como é denominada a aferição da quantidade de documentos, de suas unidades de instalação ou do mobiliário e equipamentos utilizados no armazenamento dos mesmos?

Answer 46

Quantificação.

Question 47

O instrumento que deve ser aprovado pela autoridade competente e registra o ciclo de vida documental do órgão é denominado?

Answer 47

Tabela de Temporalidade.

Question 48

Ao elaborar um Plano de Classificação de documentos, quais são as características que você deverá apresentar no plano de classificação? (3x) Dica: SFF

Answer 48

I - Simplicidade;
II - Flexibilidade; e
III - Fácil assimilação.

Question 49

Quando, ao organizar um arquivo, a atenção é voltada para o acompanhamento, desenvolvimento e/ou crescimento da empresa ou órgão público, ajustando-se ao aumento de volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados, isso se caracteriza como ___ no gerenciamento de arquivos.

Answer 49

flexibilidade

Question 50

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente. Esse é o conceito de?

Answer 50

Gestão de Documentos.

Question 51

Os documentos do arquivo permanente têm valor? (4x)Dica: PIHC

Answer 51

I - Probatório;
II - Informativo;
III - Histórico; e
IV - Cultural.

Question 52

Os documentos que refletem a origem da instituição possuem valor secundário e são de guarda permanente.

Answer 52

Correto.

Question 53

A tabela de temporalidade e destinação final de documentos é um instrumento de destinação que determina os prazos de guarda documental, podendo ser utilizada independentemente do Código de Classificação de Documentos, pois são instrumentos autônomos.

Answer 53

Errado. (A tabela de temporalidade e destinação final de documentos é um instrumento de destinação que determina os prazos de guarda documental DE ACORDO com Código ou Plano de Classificação de Documentos.)

Question 54

Quais são as atividades do Arquivo Permanete? (4x) Dica: DARC

Answer 54

I - Descrição e publicação;
II - Arranjo;
III - Referência; e
IV - Conservação.

Question 55

Como é chamada a atividade do arquivo permanente que é o modo de organização dos documentos de valor secundário no arquivo permanente?

Answer 55

Arranjo.

Question 56

Na operação de arranjo, típica dos arquivos intermediários, os documentos são reunidos e ordenados adequadamente.

Answer 56

Errado. ( O arranjo faz parte do arquivo permanente e não do arquivo intermediário.)

Question 57

A centralização das atividades de protocolo e a descentralização de arquivos ocorre quando o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e de comunicação, e os arquivos são localizados juntamente aos órgãos responsáveis pela execução.

Answer 57

Correto.

Question 58

Os documentos do protocolo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características, referentes ao gênero, à espécie, à tipologia, à natureza do assunto, à forma e ao formato.

Answer 58

Errado. ( Os documentos do ARQUIVO podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características, referentes ao gênero, à espécie, à tipologia, à natureza do assunto, à forma e ao formato. )

Question 59

Os documentos que possuem caráter sigiloso e pessoal não serão registrados, pois não será permitido abri-los e coletar suas informações, desse modo, eles serão encaminhados diretamente ao seu destinatário. Assim, apenas os demais documentos, também chamados de ostensivos, serão registrados.

Answer 59

Correto.

Question 60

O protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de saída dos documentos de uma organização.

Answer 60

Correto.

Question 61

O arquivo em depósito consiste no conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, os quais pertencem a seu acervo.

Answer 61

Errado. ( ARQUIVO EM DEPÓSITO – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.)

Question 62

A propriedade da documentação continua a ser da administração que a produziu. Logo, só a esta será permitido o acesso aos documentos, podendo, entretanto, haver uma autorização para que outros os consultem.

Answer 62

Correto.

Question 63

A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos são armazenados pode ser a ordem em que são recebidos ou, ainda, pode ser utilizado qualquer outro critério de acordo com as possibilidades e conveniências.

Answer 63

Correto.

Question 64

Os símbolos ou as notações que forem atribuídos aos documentos pelo arquivo intermediário serão utilizados apenas para a localização no momento de atender a consultas.

Answer 64

Correto.

Question 65

Imediatamente após a conferência de eventual documentação transferida, deve ser providenciada sua limpeza e, caso seja necessário, sua desinfestação.

Answer 65

Correto.

Question 66

Pelo disposto no Decreto n.o 76.387/1975, no Brasil, o Arquivo Nacional passou a contar com uma divisão de pré‑arquivo, instalada em Brasília. Esse primeiro centro regional de arquivos intermediários deu início às atividades recebendo a documentação dos ministérios e dos outros órgãos do governo federal, a qual já fora produzida em Brasília, a partir de 1960, quando foi transferida a capital.

Answer 66

Correto.

Question 67

No contexto das atividades da gestão documental, a ___ tem dois objetivos: a preservação de documentos originais de guarda permanente e a substituição do suporte.

Answer 67

reprodução

Question 68

São objetivos da gestão de documentos a ___, a ___ e a ___(2p).

Answer 68

racionalização / eficiência / preservação da memória

Question 69

Os documentos só devem ser aceitos no arquivo corrente quando forem conhecidos o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento.

Answer 69

Errado. ( Todo documento já nasce na fase corrente, então pra estar na fase corrente, basta existir.)

Question 70

A gestão documental é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos na fase primária.

Answer 70

Errado. ( Gestão documental não é um ramo do arquivo, é um conjunto de procedimentos que operacionaliza a administração documental dos documentos nas fases correntes e intermediária. )

Question 71

O valor dos documentos de arquivo pode ser permanente ou temporário e é estabelecido conforme suas finalidades e respectiva vigência, sejam elas administrativas, legais, fiscais ou informativas.

Answer 71

Correto.

Question 72

Quais são as atividades dos arquivos correntes? (5x) Dica: PEAED

Answer 72

I. Protocolo;
II. Expedição;
III. Arquivamento;
IV. Empréstimo/Consulta; e
V. Destinação.

Question 73

Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de ____ documentais existentes em órgãos públicos.

Answer 73

espécies

Question 74

De acordo com o DTA temos 5 tipos de microfilmagem. Quais eles?

Answer 74

I - Microfilmagem de Complemento;
II - Microfilmagem de Referência;
III - Microfilmagem de Segurança;
IV - Microfilmagem de Conservação; e
V - Microfilmagem de Substituição.

Question 75

Como é denominada a microfilmagem que tem como objeto os instrumentos de pesquisa, para facilitar a consulta de documentos?

Answer 75

Microfilmagem de Referência.

Question 76

Como é denominada a microfilmagem para documentos de valor temporário, eliminados com vista ao aproveitamento de espaço e equipamento. Aplicada a documentos não históricos, ao contrário da microfilmagem de conservação ou preservação?

Answer 76

Microfilmagem de Substituição.

Question 77

Categoria Documental é outra forma de classificar os documentos. Segundo Bellotto, elas são estipuladas pelas gradações da representatividade jurídica dos conteúdos dos documentos que nelas se enquadram. Quais são as principais Categorias Documentais? (6x)

Answer 77

I - NORMATIVOS;
II - ENUNCIATIVOS;
III - DE ASSENTAMENTO;
IV - COMPROBATÓRIOS;
V - DE CORRESPONDÊNCIA; e
VI - DE AJUSTE.

Question 78

Os arquivos podem ser classificados como ____ quando mantidos por instituições educacionais, associações, igrejas ou entidades sem fins lucrativos.

Answer 78

institucionais

Question 79

No arquivamento vertical, os documentos são colocados ao lado ou atrás dos outros, o que possibilita uma consulta mais ágil.

Answer 79

Correto.