Atividades de Protocolo Flashcards
Como é denominado o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos?
Protocolo.
Como é denominado o protocolo responsável pela autuação de documentos?
Unidade protocolizadora.
O ___ é uma atividade realizada no protocolo. É a entrada do documento na organização, o momento da sua chegada.
recebimento
Como é denominada a sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto
de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão?
Autuação.
Como é chamada a ação pela qual um documento recebido no protocolo passa a constituir processo?
Autuação.
A atividade de protocolo se constitui em algo fundamental no setor público no que se refere à gestão documental. Quais são as atividades típicas do setor de protocolo? (6x) dica: RERECLADISCOEX
I - recebimento;
II - registro;
III - classificação;
IV - distribuição;
V - controle da tramitação; e
VI - expedição de documentos.
Sempre que as correspondências são recebidas pelo protocolo devem ser classificadas em oficias ou particulares e, quando oficiais, em ostensivas ou sigilosas.
Correto.
O setor de protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de saída dos documentos de uma entidade. Como é chamada a etapa da atividade de protocolo que é caracterizada por enviar o documento ao seu destinatário, sendo este de outra instituição (destinatário externo)?
Etapa de EXPEDIÇÃO.
O ato pelo qual, por determinação legal ou a pedido
de uma das partes, se reúne temporariamente um processo aos autos de outra ação ou demanda, é conhecido como?
Apensamento.
Juntada é a inserção no processo ou documento de um novo documento protocolado, e deverá ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada mediante determinação. por despacho, de seu dirigente.
_____ é a juntada definitiva de um processo a outro, passando ambos a constituírem um só documento, obedecendo a numeração do mais antigo e será executada pela área administrativa interessada, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente.
Anexação.
Como é chamado o ato que consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um
novo processo?
Desmembramento.
O desentranhamento tem a mesma definição do desmembramento os quais consistem na retirada de
folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado. Porém, existe apenas uma característica que diferença o desmembramento do desentranhamento. Qual é essa característica?
O desmembramento ocorre com a função de formar um NOVO PROCESSO.
___ é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.
Tramitação
Como é chamado o ato de separar um ou mais processos juntados por apensação?
Desapensação.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Qual dessas atividades de protocolo descritas acima consiste na análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos?
CLASSIFICAÇÃO.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Qual dessas atividades de protocolo descritas acima consiste na elaboração de instrumentos de controle da entrada de documentos e da sua tramitação?
REGISTRO.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Qual dessas atividades de protocolo descritas acima consiste na preparação dos documentos que foram recebidos, classificados e registrados para serem encaminhados aos respectivos destinatários internos?
DISTRIBUIÇÃO.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Qual dessas atividades de protocolo descritas acima consiste no controle do curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa?
CONTROLE DA TRAMITAÇÃO.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Qual dessas atividades de protocolo descritas acima consiste no procedimento de remessa das correspondências ou documentos para outras instituições (destinatários externos)?
EXPEDIÇÃO.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. Qual dessas atividades de protocolo descritas acima consiste na sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão?
AUTUAÇÃO.
Como é denominado o conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações?
Protocolo.
Quais são as atividades que ocorrem na primeira fase de um arquivo, ou seja, na fase corrente? (6x) Dica: PADECE
I - Protocolo;
II - Arquivamento;
III - Destinação;
IV - Expedição;
V - Consulta; e
VI - Empréstimo.
Como é denominada a passagem de documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários?
Transferência.
Uma das prescrições para a expedição e a tramitação dos documentos sigilosos é o acondicionamento em envelopes duplos.
Correto.
Quais são os dois principais instrumentos de destinação de documentos?
I - tabela de temporalidade; e
II - lista de eliminação.
O controle de tramitação é a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais os documentos passam.
Correto.
O ___ é o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação.
protocolo
De acordo com o grau de sigilo dos documentos, no momento da expedição e da tramitação, deverão ser adotados procedimentos específicos, como, por exemplo, o uso de envelopes duplos, de modo que, no envelope externo, conste a identificação do destinatário e a indicação do grau de sigilo.
Errado. (De acordo com o decreto nº 7845/12: “o envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou do teor do documento”, mas sim no envelope interno.)
Na fase de ___, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens.
recebimento
As atividades dos arquivos correntes são divididas em quatro setores distintos. Quais são eles?
I - protocolo;
II - expedição;
III - arquivamento; e
IV - empréstimo/consulta.
Nos arquivos, a ___ corresponde à operação intelectual a partir da qual os documentos são analisados e a eles, ou às informações neles contidas, são atribuídos graus de sigilo, a fim de atender à legislação específica vigente.
classificação
Se o setor de protocolo receber um envelope lacrado, contendo o nome do colaborador da instituição e o cargo que ele exerce, o item deverá ser considerado como uma correspondência oficial.
Correto.
O protocolo não registra os documentos particulares dos funcionários.
Correto.
Após o recebimento e a classificação dos documentos no protocolo, os documentos devem ser ___ e ___.
registrados / movimentados
O ___ é a formalização do recebimento de um documento arquivístico nos formulários e sistemas utilizados para isso, incluindo a aposição do número de identificação e identificação dos metadados.
registro
No protocolo, o registro e o encaminhamento de documentos funcionam como centros de distribuição e redistribuição, em cujas rotinas está incluída a preparação das fichas de protocolo, em duas vias, que contêm diversas informações que facilitam o controle da movimentação dos documentos.
Correto.
O ato de registrar os dados das fichas de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida, é uma rotina inerente ao ___ e à ___(2p).
registro / movimentação de correspondências
Com relação ao processo de microfilmagem, à metodologia nele aplicada e às informações técnicas e bibliográficas que orientam o usuário, as ___ são folhas microfilmadas junto ao documento, as quais podem ser posicionadas no microfilme de forma inicial, intermediária ou final.
sinaléticas
Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data e assunto, entre outras informações.
Errado. ( Os documentos sigilosos e os particulares não serão registrados.)
O ___ dos documentos recebidos no protocolo é a identificação de pontos de acesso dos documento.
registro
___ é um conjunto de documentos que impliquem responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.
Processo
Como é denominado o termo que caracteriza a abertura de processo, devendo ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais?
Autuação/formação.
